关于抗战后民国南京市政府档案的管理工作分析

摘 要：为进一步加强民国南京市政府抗战后档案管理工作的落实质量，为合理开发及科学利用民国档案信息资源创造良好铺垫，给予大众更为便捷的档案信息数据获取服务，工作人员需以总结民国档案工作开展的综合现况为着眼点，深层次研究契合时代发展趋势的档案工作办法，优化系列档案工作完成效果。对此，本文将从梳理抗战后民国南京市政府档案工作的思路入手，探究抗战后民国档案工作的侧重点，推动我国民国档案管理工作进入新阶段。

关键词：抗战后民国南京市政府;档案工作;档案管理

现阶段，档案工作人员在民国档案管理作业中，均以严格遵守全宗原则为落脚点，依照档案管理产生的常规规律，对抗战后民国南京市政府档案加以案卷级的全面整理，逐步构建出包括全宗、人名、地名、案卷等多样目录的民国档案体系，以及民国档案机读目录数据库，促进我国民国档案管理工作提升了新台阶。然而，在我国社会发展新形势下，关于民国南京市政府的档案信息开放程度日益增长，促使一些传统的档案整理工作措施难以匹配时下档案利用的现实性需要，甚至成了限制档案管理效果不断提高的制约因素，亟须工作人员调整升级。

一、关于抗战后民国南京市政府档案的工作思路

1.革新技术

為贯彻现代化档案管理新思想，针对民国南京市政府档案的管理工作需紧握信息化时代发展新机遇，审视信息化创新变革新方向，将计算机等信息技术有机整合于档案管理工作中。为了保证档案信息化管理成效，工作人员可着力获得政府部门、高校等组织主体的大力支持，如与高校信息管理专业建立合作关系，协同设计研制出针对民国档案的信息化管理新系统，即馆藏档案目录数据库、专题档案数据库等。通过操作多元性信息技术统筹管理民国档案，创新搭建出立体化、多维度、“横向到底、纵向到边”的民国档案数据检索新体系，为健全建立一体式、分布式的南京市全城档案共享资源库创造良好铺垫。

除此之外，工作人员可以“十三五”档案信息化管理系统建设情况的客观评估为切入点，立足实况，制订出可行性“十四五”信息化档案管理系统建设规划，并着手数字化民国档案馆的合规建设，创新引用超融合新结构完成对现有架构的改良优化。依托互联网技术，推出分布式民国档案共享平台，将可公开、可流通的抗战后民国信息向大众公布、传递，便于其以线上的形式高效获取需求信息。加大民国档案数据信息资源的实际利用率，引领各地民国档案管理工作。

2.转化成果

针对抗战后民国南京市政府档案管理工作还应着重围绕档案的保护、研究、开发等重点工作展开。工作人员需根据当地城市发展战略、城市规划建设、城市管理现况，结合馆藏民国档案的多样实际，推动民国档案编研、承办民国档案展览活动等工作有序开展，积极转化档案管理工作成果。

为向社会传播民国档案知识，弘扬抗战红色文化，工作人员还可与媒体机构或新媒体平台等主体，牵头开展民国档案文化大型公益宣传活动，迎合建党百年社会主旋律下大众对精神文化的热烈追求。

3.发展人才

南京市民国档案馆应注重践行“人才是创新、发展原动力”的现代理念，提高对档案管理人才培养的重视程度。站在优化人才培育机制、实践人才培养工作、发挥人才培养作用等多角度，强化民国档案管理人才队伍的打造力度，建设出能力强、潜力足、活力充沛的研究型及应用型民国档案管理团队，保证技术人才优秀、青年人才资源储备充足。

一是提高民国档案管理队伍的准入门槛。档案馆在招聘民国档案管理工作人员时，可在岗位招聘条件中的工作经验、学历文凭、资历背景、职业成就等方面严苛设定，在民国档案管理队伍建设的源头处严格把关，充分保障工作人员的职业专业素养、职业道德素养均可高度契合岗位标准，实现档案管理团队的精英化打造。由专业人才领导民国档案工作队伍推进日常作业，不断增强民国档案管理工作实效。

二是加强现有档案工作人员的教育培训。档案馆应着力邀请档案管理领域权威学者定期开展专业化、系统化的培训活动，培训主题可为信息化档案整理技巧、实用性档案管理方法、珍贵保密性档案储存方式等，带领工作人员深度解读。拓展工作人员对民国档案管理工作的认知全面性，深化其对民国档案管理重要性的理解，逐步增强工作人员职业专业性，多方位保证民国档案管理工作落实效果。

三是建立档案工作人员沟通交流平台。档案馆应以线上、线下会议等多种形式，为档案工作人员提供实践互动的契机空间。引导工作人员就当下档案管理难点问题加以细致探讨，共享档案管理作业经验办法，提升民国档案管理工作效率。

二、针对抗战后民国南京市政府档案管理的工作重点

1.注重开发民国档案信息

分析针对抗战后民国南京市政府档案管理工作的突出性现存问题有：档案案卷标题概括不精准、不全面，如部分标题仅为某份文件主题的归纳，而非全部案卷内容的总结等，引发这些现象的因素较多，与档案本身具有较大关系。即有的民国档案案卷一份即可多达百页，实际内容往往触及了众多主题，如人物、事件等，导致案卷标题的准确拟定难度较大。此外，民国档案机读目录数据库的建立需以档案案卷细化目录制定为基础，在当今民国档案向外开放力度逐步增长的背景下，如果案卷标题不够准确，就可能造成严重的危害。例如，档案误检率只高不下，需在控制下使用的档案文件难以控制等。造成工作人员开展档案作业时常处于被动状态，不利于民国档案信息利用率的稳步提高。同时，在民国档案经工作人员整理后，其整理单元已形成，且长期固定，这也可与馆藏目录标准体系恰好对应。因此，在处理现存民国档案管理问题，推进新一轮民国档案整理作业过程中，工作人员应遵循利用基础这一根本原则，正视民国档案实体的各类情况，实施“螺旋上升式”的系统整理，弃用传统档案整理方法，重新审核民国档案案卷标题与具体内容的一致性，完成“见错纠错”。

由于“出错”标题的案卷普遍具有档案内容冗杂，且多为主题案卷的特点，为将案卷内容施以精简揭示，工作人员常运用“挂一漏万”工作措施，即挑选卷内重点、忽视其他。这就致使未被概括、揭示的其他案卷资料可能成为历史“死信息”，难以再被发现、利用，或是采用“概括大概念”的作业手段，将民国档案案卷的细化内容上升至大概念，导致内容揭示不当，削弱了案卷原有的“个性”。对此，针对具有多主题内容的民国档案来讲，为保障档案信息整理成效，工作人员应以细化整理单元为作业要点，再次整理档案的文件级、文件组合级，深度开发现有民国档案数据信息资源。

2.完善机读目录数据库信息

依照我国“民国档案著录细则”，著录对象可分为案卷级、文件级这两种类别。简单来讲，“案卷级”的著录主要以“一卷档案”为主，我国馆藏民国档案机读目录数据库则是以这种案卷级为单位标准所完成的著录标引;“文件级”的著录对标对象常为案卷内记录同一事件的多份资料文件，或是单份文件。客观来讲，我国民国档案专用机读目录数据库现设置的案卷级标引尚不足，检索工具片面、单一，其作业功能疲软，远不如性能丰富的信息化检索工具。以理论视域分析，案卷作为具有密切关联的海量文件资料的“集合体”，内容琐碎，尤其是单主题的“一卷式”民国档案案卷。“一卷式”民国档案内含的主题较多，常以“多主题”形态展现。若工作人员在标引著录作业中，仅对一个案卷著录单元加以标引，限制标引分类数量，将使得案卷信息的概括揭示滋生出“意犹未尽”的主观感受。对此，为保证这些多主题的民国档案案卷能够与其对标文件级的设定整理相匹配，工作人员需依照案卷主题，在将其拟定文件级后，再标引著录单元，确保档案机读目录数据库中民国档案信息数据的完善，并以此为前提，构建案卷有机结合文件级标引的民国档案信息检索体系。

3.坚决保护档案实体安全

由于档案馆是我国档案信息永久保存的权威基地，所以档案馆工作人员工作职能应是馆藏档案文件的安全保存、正当开发及科学引用，而开发及利用工作顺利推进的前提是档案资料实体的绝对安全。民国档案作为我国珍贵的历史档案信息，在时间推移下，其制作年代愈发久远，使得档案实体损毁的可能性、严重性逐步提高。这种损毁不仅有纸张自然老化、字迹模糊的破损，还有因民国档案信息的开放展览，使得实体频繁应用，从而造成的人为磨损、偷窃、恶意毁坏等。为有效预控民国档案实体免受损坏，工作人员需加大档案实体管理力度，着重保证民国档案实体的安全性。

一是客观检验、鉴定现有民国档案实体的损坏程度，将已达到重新修装、修裱需要的档案及时送交有关部门处理，延长档案年限寿命。

二是对已完成二次修装，且无须裱糊的馆内民国档案文件加以编页，并固定卷宗文件次序，保障档案文件完整性。

三是操作系列信息化技术，翻拍、扫描珍贵的民国档案文件，以光盘等不同形式完成档案数据的信息化保存，制出“拷贝版”档案文件。继而代替档案原件加以利用、展览，规避档案原本在实际利用中发生被盗、损毁等问题。

4.强调民国档案分级及鉴定

抗战后民国南京市政府的档案数量多、情况复杂。即民国档案案卷主题类别多元，广泛覆盖了党政、企业、社会组织机构、人物、文书、科技档案等主题。同时，档案卷宗内容丰富，主要记录了我国抗战后民国时期中的时代演变、社会变迁，涉及了经济、文化、军事、党务、社会、外界等多领域。这些民国档案元素的共存，决定了我国民国档案管理工作是一项大型工程。因档案馆在民国档案管理工作中人力、物力、财力方面的投入规模极为有限，需要工作人员谨慎利用现有资源，科学谋划、有序推进民国档案文件的管理作业，而非盲目进行。对此，工作人员可以现存民国档案资料的分级鉴定为管理突破口，根据档案价值将民国档案客观划分出三个级次，为后续民国档案的实体保护、信息利用、资源开发提供便利条件。同时，工作人员在民国档案管理作业中，应以分级结果为依托，秉持“轻重缓急”作业原则，以民国档案重要性的差异，逐次推进整理工作。以前瞻视角构建出全局性的档案管理长远规划，充分保障对抗战后民国南京市政府档案的管理工作完成质量。

处于我国民国档案开放性逐渐提升的时代，保护民国档案文件信息安全的现实意义愈发明显。但同时，若因保证档案信息安全，将可对大众开放的宝贵民国档案信息划进控制应用范畴中，不仅是工作人员的失职，更是对大众的不公。

因此，针对民国档案信息的开放鑒定工作同样应得到重点关注。在开放鉴定作业中，工作人员需严谨审核国家安全、外交、国防、军事等有关国家利益的档案文件，在确定可能触犯国家安全后，将其予以暂缓开放处理，维护现存民国档案资料信息的安全。

在传统民国档案管理思想主导下，民国档案的管理工作可分为六大板块，即信息收集、文件整理、档案鉴定、资料储备、信息统计、档案应用。其中，民国档案的鉴定通常为保管期限、实体存毁的确定。然而，在当今档案管理领域健康发展的时代，民国档案鉴定工作出现了新项目、新内容，即民国档案的开放、分级鉴定等。当下，我国民国档案实质属性基本均属永久保存。对此，传统观念下的档案鉴定工作已不能匹配如今民国档案管理。

另外，对于民国档案时下新型鉴定作业而言，其与档案整理工作较为相似，同样需仔细阅读、认真分析档案案卷具体内容，二者前期作业目标、内容、流程具有一致化特点。因此，新型鉴定工作可交由民国档案整理人员负责，或是牵头完成。在勇于打破传统民国档案鉴定旧理念的前提下，兼并、集成档案鉴定环节，科学推进民国档案实体的分级鉴定及开放鉴定工作。

三、结语

综上所述，处于信息化时代新背景下，民国档案管理工作迎来了创新机遇及新考验。站在某一角度分析，可将民国档案管理引申为特殊性知识开发、知识利用，具有较强的价值作用。对此，当代档案管理工作人员在日常整理民国档案作业中，应顺应我国社会发展主流趋势。在充分保护档案资料安全、完整的基础上，通过各类信息技术的灵活运用，科学开发民国档案信息资源，健全档案机读目录数据库，合理分级、精准鉴定现有民国档案资料，确保珍贵的抗战后民国南京市政府档案可得到正当保管、使用，给予社会大众真实、准确、可靠的民国信息数据，驱动我国民国档案管理早日收获工作新成绩。

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（作者单位：重庆图书馆）

基金项目：抗战大后方专业媒体研究，编号：2017ZDKZ10。

作者简介：林志平（1984—），女，汉族，江西上饶人，本科，馆员，研究方向：图书资料档案。