浅谈《装备承制单位知识产权管理要求》的实施工作

马全亮等/中国航天系统科学与工程研究院

为规范装备承制单位的知识产权管理体系，全面推进装备承制任务知识产权工作高质量发展，助推装备建设创新发展和提质增效，我国在2017年底出台了《装备承制单位知识产权管理要求》（GJB9158-2017）（以下简称《国军标》）。《国军标》以《企业知识产权管理规范》为基础，以A+B的形式，增加了在装备预先研究、型号研制、生产、维修保障等各阶段以及招投标、合同订立履行等各环节知识产权工作的特殊要求。随着《国军标》的逐步推行，装备承制单位中的知识产权管理面临着更高、更规范的要求。

一、《国军标》贯标现状

按照上级要求，装备承制单位要在若干年之内建立符合《国军标》的知识产权管理体系，完成体系贯标工作，全面提升知识产权管理水平。2021年，第一批装备承制单位已经完成了《国军标》贯标工作，取得一定效果，但仍存在一些典型问题。

一是政策落实不到位。部分装备承制单位对于上级要求贯彻不到位，还未开展《国军标》贯标工作，知识产权工作管理、工作流程中存在薄弱环节，许多单位还未建立专利分级分类管理制度，无法有效实施专利动态管理。

二是风险防控不充分。近年来各单位知识产权管理人员频繁更迭现象明显，人力资源部门和知识产权管理部门的联动仍然有待加强，对新员工入职、离职对企业所带来的知识产权风险认识不足，制度落实不到位、管理不完善，对人员流失导致的科技成果流失风险管控力度不够。

贯标工作启动后，需要对照《国军标》标准，对单位目前的知识产权管理现状进行摸底诊断，以查找和定位存在的问题，形成诊断报告，确定后续贯标工作的重点内容。诊断工作一般采用文件资料审查、员工访谈、领导访谈、各部门现场审查等方式。普遍存在的问题，诸如知识产权管理文件中未见《国军标》中涉及到的装备采购过程中的知识产权管理特殊要求等。

三是体系建设不完善。部分装备承制单位虽然已经开展贯标工作，但是对于贯标工作的过程了解不充分，计划设置不合理，缺失一些体系建设过程中必要的过程、步骤和内容，导致建立的体系不完善，不能完全覆盖《国军标》的要求以及单位内的实际需求。

二、《国军标》贯标的体系建立和实施过程

装备承制单位进行《国军标》贯标工作，建立和实施体系的过程应包括如下几个方面。

1.工作启动，成立领导小组

贯标工作启动过程中要强调领导重视的原则。单位决定贯标后，首先应由单位的最高管理者在最高管理层中任命专人作为管理者代表，负责建立、实施和维护知识产权管理体系，确保管理成效和运行的有效性等。多数情况下，贯标单位任命主管本单位知识产权业务的副总为管理者代表，并能够做到人员变动时及时更换。同时，成立由最高管理者、管理者代表、单位内部科研项目主管部门、人力资源主管部门、财务资源主管部门、知识产权主管部门等主管领导组成的贯标领导小组，以及由各部门知识产权专员组成的贯标工作小组，共同协商、推进知识产权贯标各项工作。

制定知识产权贯标工作计划，并具体明确各事项完成日期。随后，召开贯标工作启动会，传达最高管理者要求，公布管理者代表和贯标领导小组以及工作小组成员，明确各部门职责，要求全员配合；公开贯标工作计划，宣布全面启动贯标。此外，可同步举办知识产权贯标工作培训会，针对知识产权贯标基础知识、标准条款解读等内容进行宣贯和培训。

2.调查诊断，完成诊断报告

贯标工作启动后，需要对照《国军标》标准，对单位目前的知识产权管理现状进行摸底诊断，以查找和定位存在的问题，形成诊断报告，确定后续贯标工作的重点内容。诊断工作一般采用文件资料审查、员工访谈、领导访谈、各部门现场审查等方式。普遍存在的问题有，诸如知识产权管理文件中未见《国军标》中涉及到的装备采购过程中的知识产权管理特殊要求等。

通过调查诊断，进一步了解单位的知识产权管理需求，明确知识产权目标以及竞争对手的知识产权状况，同时，对本单位的知识产权管理组织架构以及组织架构中各部门的知识产权责任和职能进行策划。调查诊断这一阶段最大的收获是找到单位知识产权管理与《国军标》标准要求的差距，确定单位目前存在的知识产权管理风险点，以便建立体系时能够有针对性地进行改进。

3.编制文件，完善管理体系

贯标单位掌握本单位知识产权管理情况后，下一步需要编写知识产权管理体系文件，构建体系。明确知识产权方针和目标，并将目标分解到具体完成部门，明确知识产权管理机构及职责，并要求单位的人力、财务、科研、保密、采购等资源管理部门提供工作协助，同时结合不同工作事项，制定各工作的控制程序。

其中，编制体系文件是贯标工作的重点任务。知识产权管理体系文件要达到能够说明知识产权管理组织架构、传达管理者责任和要求、明确各项工作的步骤和方法的效果。体系文件从内容上可以分为知识产权手册、知识产权规章制度、知识产权管理控制程序文件及记录表单，通过上述体系文件，能够覆盖单位内各个环节、各个事项的知识产权管理工作，从而建立起完善的知识产权管理体系。

各单位编制体系文件后组织相关部门进行讨论、评审、补充，以完善体系文件，并由单位的最高管理者签署实施。管理体系在刚开始运行时，各单位会遇到很多理解不到位的问题，即各部门、不同工作人员对知识产权管理的工作要求或流程理解程度不同。这就需要各单位在发布实施运行后，分层次地对全体人员进行培训，指导本单位员工正确并全面理解各项知识产权管理工作的实施。

4.召开大会，体系颁布实施

各单位编制体系文件后组织相关部门进行讨论、评审、补充，以完善体系文件，并由单位的最高管理者签署实施。管理体系在刚开始运行时，各单位会遇到很多理解不到位的问题，即各部门、不同工作人员对知识产权管理的工作要求或流程理解程度不同。这就需要各单位在发布实施运行后，分层次地对全体人员进行培训，指导本单位员工正确并全面理解各项知识产权管理工作的实施。

在实施过程中，各单位还会发现一些制定文件时未考虑到的因素，这就需要在运行过程中不断对体系进行完善，体现PDCA的过程。同时，各管理部门在实施运行过程中，都应按照体系文件形成运行期间的记录，一方面供单位内部内审，另一方面供上级机关检查评估贯标效果。

5.内审管评，持续自我改进

一般情况下，知识产权管理体系在运行3个月后，应当实施内部审核，对本单位知识产权管理体系运行实施的情况进行检查。内部审核主要目的，一是验证本单位的知识产权管理体系运行情况是否符合原本设定的目标要求；二是及时发现存在的问题并深入分析原因，及时改进。最终形成内部审核报告，对运行情况进行综合评价。

贯标单位一般需要每年举行一次管理评审，同时在单位内部发生重大变化时适当增加年度管理评审次数。管理评审由最高管理者组织实施，对知识产权方针、目标落实情况，内部审核及改进的情况，单位承担装备采购任务的知识产权创造、运用、保护和管理情况，经营目标、策略及新产品、新业务规划、知识产权风险评估等信息进行审核，以明确管理体系是否需要改进并进一步明确改进建议。

6.验收评审，评价贯标效果

当前，针对《国军标》的贯标工作，采用验收的方式考察成果，对各单位的贯标情况进行评价，具体包括文件审查和现场验收。

在文件审查阶段，被查单位需要按照要求收集、整理文件细目中涉及到的实施计划、诊断报告、体系文件、规章制度、记录文件、证据文件等内容。容易出现的问题包括知识产权手册中存在未能全面覆盖国军标标准要求的情况，尤其是有关装备承制单位的特殊要求，还存在记录文件提交不全、合同证明文件缺失等问题。针对文件审查阶段的问题，均需要进行材料补充和整改，文件审查通过后，可实施现场验收。

在现场验收阶段，文件审查阶段存在的问题也会被作为重点审查内容，现场查看证据。值得注意的是，由于涉及管理部门较多，准备文件审查的部门有可能拿不到全面的材料，但在现场审查阶段，人力、财务、研发等相关部门应积极配合，尽可能提供专家审查需要查阅的相关记录文件。

三、《国军标》贯标实施的问题分析

2021年，各军工集团内均开展了较大范围的《国军标》贯标工作，《国军标》知识产权管理体系效果已初步显现，但《国军标》贯标实施过程中还存在一些问题。

1.领导重视度不够，推进困难

单位领导层对贯标工作的重视程度不足，领导小组和工作小组成员对贯标工作认识也不一致，导致贯标工作的具体主管部门或主管人员在开展工作时遇到一些难以克服的阻碍，例如难以协调其他部门进行配合、难以按照计划节点进行推进等等。

2.文件编制不明确，互相推诿

编制知识产权管理体系文件是知识产权管理体系建立的基础，而且体系文件涉及到单位的知识产权规章制度、控制程序文件、记录表单等。但是有些单位在编制体系文件过程中人员不足、职责分工不明确，导致部门之间互相推诿。同时，编制的文件只注重表面内容，不能深入细致地梳理各文件的作用范围、控制流程等。

3.装备采购项目管理不够细致

根据《国军标》要求，装备采购项目立项论证阶段、型号研制论证阶段均需开展知识产权检索分析工作，目前贯标单位往往仅对甲方提出需求的项目和型号开展知识产权检索工作，未能全面铺开落实。同时，按照标准要求，装备投标书应明确自有知识产权情况、国内外专利情况、知识产权预期目标、侵权风险及防范措施。但个别单位未能落实，不注重投标书中的知识产权内容。

4.审核监督不到位，不能及时改进

个别单位首次建立知识产权管理体系并通过认证或验收后，在后继年份未能做到定期开展内部审核或管理评审。这将导致不能及时对照标准，跟踪发现知识产权管理体系运行过程中存在的问题，也就不能及时采取补救措施，无法达到持续改进的效果。

四、解决措施和建议

1.加强领导对贯标工作的重视

领导重视是推动单位贯标顺利实施的关键因素，直接影响贯标工作的顺利开展。需要加强对单位主管领导和部门主管领导的知识产权贯标宣贯，提高管理层对知识产权规范化管理的认识，发挥单位知识产权贯标工作领导小组的监督、推动、协调作用。比如，主管领导参与到知识产权管理体系文件编制全过程，协调编制过程中的各部门资源，以便有序推进知识产权管理体系的建立。

2.加强文件编制管理，细化责任分配

知识产权管理体系文件内容上涉及知识产权方针、目标、组织架构及职责、文件控制流程等各方面，在编制过程中，应当加强文件编制管理，细化编制文件内容，明确各部门编制体系文件的职责分配，为后续知识产权管理体系运行奠定良好理论基础。

3.立足单位实际，抓住实施重点

各贯标单位在知识产权管理组织架构、知识产权管理流程等方面存在一定差异，知识产权管理体系建立和运行应结合各单位实际情况，尤其是装备建设项目管理情况，应进行针对性管理。并在实施过程中注重与实践的结合，总结经验和问题，以建立和完善本单位知识产权管理情况。同时，可以选取典型装备承制项目，进行试点实施，以帮助查找知识产权管理体系文件运行实施过程中的问题，突出重点内容。

4.内部及时审查，逐步改进完善

按照运行实施进度，定期开展内审和管理评审，针对实施过程中的问题进行讨论、改进。并适时邀请专业机构人员与单位内部的知识产权管理人员共同定期进行审查，从专业角度查找本单位知识产权管理体系存在的问题，及时改正，逐步完善知识产权管理体系。