清单制度在探究企业员工工作效率提升中的启示

常明珠 张斐然 惠超博 信世豪 陈芝棋

摘 要：我国多数小微企业存在员工工作效率不高且缺乏科学的员工培训制度和管理体制的问题，严重影响了我国小微企业的发展与经营水平的提升。小组成员对此进行了深入研究，目前阻碍企业员工工作效率提升的原因有：记忆和注意力谬误;排斥清单。归纳现有学术理论方法并基于实践不断创新，得出撰写清单的基本原则有：权力下放;简单至上;持续改善。将清单贯彻在小微企业之中的方法为：严格的岗前培训;企业管理者先于员工使用清单;在企业内树立榜样。

关键词：清单制度;工作效率;小微企业

中图分类号：F272.92   文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）16-0122-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.16.122

1 绪论

1.1 研究背景

目前我國多数小微企业存在员工工作效率较低、工作流程不严谨、错误率高的问题，原因在于小微企业缺乏一整套严谨的员工培训流程以及严格的管理制度，在技术岗位中更加强调经验优先。然而根据小组成员的调查分析显示，即使是经验丰富的老员工也会因为大意疏忽等原因出现错误，导致企业受到一定的经济损失，而利用清单严格执行的企业员工，其出错率只有靠经验执行任务的员工的12%。

1.2 研究方法

文章采用了文献调查法及对比实验法，细致研读了阿图·葛文德先生所著《清单革命》一书及数篇企业管理、清单执行的学术论文，总结文献内的优质理论方案，将理论方案应用于合作小微企业当中，对比应用前后的员工工作效率和企业工作氛围，并结合实际对理论方案进行修改，整理出最适合我国小微企业的员工工作效率提升对策，旨在改善我国小微企业现有状态，提高经济收益，促进我国市场经济的持续稳定发展。

2 阻碍企业员工工作效率提升的原因

2.1 记忆和注意力谬误

根据小组成员调查分析可得，我国多数小微企业缺乏对员工工作的专业培训，并且其理念仍然停留于20世纪80年代所倡导的经验优先，认为只要经验达到了一定的水平，就无须按照清单以及工作流程操作，因为多数经验丰富的员工认为清单的内容已经牢牢地刻在了脑子里。但根据调查，一些小的不起眼的错误往往会发生在经验丰富的员工身上，毕竟现代企业之中高科技仪器以及处理复杂的经营问题所需要的流程和步骤很多，员工很容易因为紧张或者状态不佳而遗漏检查某个小问题，小问题导致日后企业出现经营风险的概率是25%，企业很可能会因为25%的风险概率破产或出现重大危机。

拥有丰富的经验虽然在某种程度上较新员工更有优势，但是每位专家都非万能，无法在每次工作时都能清晰记忆每个工作步骤，故而经验优先的道理在现如今复杂的市场环境中并不能完全适用。

波音公司曾生产了一款299型轰炸机去做飞行实验，请了当时飞行技术最好的飞行员，而飞机刚飞行十分钟左右，飞机便撞向地面，当时人们只是在批评该型飞机质量不过关等，而调研组在调查的过程中发现，是因为飞行员在起飞的过程之中没有按步骤解锁升降舵和方向舵的自动锁定，而飞机的质量本身并没有什么问题，该飞行员过于信任自身的飞行技术，导致出现了非常低级的错误，之后每名飞行员在驾驶该型飞机时都会严格按照清单执行，最后该型飞机在第二次世界大战中发挥了重大的作用。纵使是经验丰富的员工严格对照清单执行，其工作效率也必然会超过以往。

2.2 排斥清单

在受调查的600名拥有丰富经验的员工之中，503名认为自身在工作的过程之中无须清单辅助，并且503名员工中有481名认为倘若在工作之中为其辅以清单，便认为是对其工作的不信任和人生中的耻辱。很多专业人士认为利用清单会显得自身如同没有工作经验一样，会让其他员工丧失对自身个人英雄主义的期望。

经验优先的理念在我国一直盛行，在改革开放以前技术复杂度不高、项目规模不大的情况下，该理念可以有助于快速高效的执行工作，但是在如今的环境之下，该理念不再适用。

3 撰写清单的基本原则

3.1 权力下放

清单革命的意义在于将过去自上而下的管理思想变更为自下而上的方式，利用清单让每一位员工清楚自身的权力边界，应该为企业做一些什么。

卡特里娜飓风在美国席卷时，民众受灾迟迟无法获得政府的援助物资，因为美国政府是一种自上而下的管理体制，基层官员都在等待上级部门发号施令，因为救援物资长时间未发放至民众手中，致使出现大量的抢劫、打砸事件，而在救援之中表现得最好的是沃尔玛公司，因为公司内每位员工都拥有各自的清单，清楚自身的工作范围，并且公司允许员工在遇到突发情况时做超出自身级别的决定，是典型的权力下放案例，在整个救援过程之中，沃尔玛共运送2498个集装箱的救援物资，并为灾民和指挥中心捐赠了价值达350万美元的物资，所以多数灾民认为是沃尔玛公司拯救了他们，而并非美国政府，原因就在于沃尔玛拥有清单，而政府没有清单，一个是自上而下的管理体系，一个是自下而上的管理体系。

当一家企业能够完美的利用清单，才能实现权力的下放，是一种管理思想的转变。

3.2 简单至上

在编写企业员工清单时需要牢记简单至上，因为设立清单的初始目的就是能够使工作更加清晰明确、简便可行，万不能事无巨细地将所有事情填写在清单之上，需要将工作之中的关键点全部写上即可，并且描述语句一定是简单且每位员工都清楚的术语，优秀的工作清单应是每句不超过二十个字，让员工在对照清单完成工作时能够十分明确。

抓住关键点，就能做到简单而有效的方法。制作清单时需要不断地观察整个流程，观察哪个部分是最为重要的，能够产生决定性作用的事物。

3.3 持续改善

在制定清单时的市场环境以及设备技术不会始终不出现改变，并且最初制定的清单也并非最符合员工工作习惯的，需要每一位员工以及管理者随时能够根据需要改变工作清单，并且所发生的改变不能违背权力下放和简单至上两大原则，在工作之中也会发现更多值得改进的地方，将其添加至清单之中，倘若一直固守初始清单，清单对企业员工工作效率的提升效果也不能达到最高水平。

4 如何将清单贯彻在小微企业之中

4.1 严格的岗前培训

根据小组成员的调查显示，我国小微企业管理者缺乏对岗前培训的正确认识，认为在工作之中也能磨砺员工的个人工作能力，并且也因为岗前培训会使企业投入一定的资金，为了节约经营成本也会删除或简化岗前培训，这是极其严重的错误。在实际工作之中磨砺员工，其出错时所耗费的成本仍然是企业的资金，而且出错也会导致企业残次品數量增加或项目跟进速度过慢。据统计，经历岗前培训的员工出错率只有未经过岗前培训员工的1/5，所以应当将资金投入到更有益的岗前培训当中而非让员工在工作之中试错。

在岗前培训当中应当将清单执行理念贯彻到每一位新员工心中，员工在刚入职之时是最为谦虚、学习能力最强的时候，倘若在员工入职一段时间后培养其清单工作的能力，难免会因为员工对自身经验的信任而轻视工作清单，并且在培训的内容之中课程应当设置为企业经营理念15%、清单工作流程55%、员工认真的工作态度30%，小组成员在调查中曾经遇见岗前培训全程培养员工对企业经营理念和创始人经营过程的认知学习，实际上虽然这样的培训能够提升员工对待企业的认同度，但是工作效率的提升更多地应当依靠严谨的工作流程。

4.2 企业管理者先于员工使用清单

在很多小微企业之中，由于管理者缺乏一定的管理学习背景，管理者对如何科学管理缺乏足够的认知，在企业之中执行某项规定时，仅要求员工执行，自身不予遵守，造成极其恶劣的影响，使员工心中存在不公平的感受，甚至认为管理者是在剥削利用员工，所以管理者需要在公司内率先严格遵守清单制度，为员工做出榜样，并且更加自律也是有助于企业未来的长足发展。任何时候管理者都是企业发展的决策者及重要分析人员，每日认真完成工作是有益的，绝非目前社会上所倡导的管理者就能放松，一切交予员工处理的思想。

管理者严格遵守清单制度也能拉近与员工之间的距离，建立更多的认同感，有助于提升企业内部的人际和工作氛围，真正将工匠精神贯彻到企业内的每一个部分。

4.3 在企业内树立榜样

树立榜样可以增加被表扬者的社会荣誉感，并且可以加快企业内部其余员工的清单学习速度，但是在企业内部树立榜样绝非推崇个人英雄主义，两者有实质性的差别，个人英雄主义更加推崇一人解决问题，而树立榜样是将公司内贯彻清单制度较好的员工的经验介绍于他人学习，后者是建立在团队合作之上的，因为现如今的知识、环境等因素的复杂性，仅靠一人是无法全然掌握的。

例如曾经的建筑业只需找到某个建筑专家就能指挥工人建设，而现如今的建筑建设包含水、管道、结构、电路等多方面知识，很难找到懂得所有知识的专家。在其他行业都是如此，更加强调团队合作，并且如果是新合作的团队，团队在执行工作之前需要进行简单的自我介绍，需要每个人都能熟悉对方，因为在新团队遇见问题时，常常有不敢说和管理者不让说的现象存在，在正式工作之前增加团队的交流次数，清楚每一位成员的工作经历与优势所在是很有必要的。

5 总结

清单可以减少工作的失误，为客户带来更好的服务，并且清单思想是适合各行各业的，利用此方法改善现有的工作状况，提高员工工作效率，减少失误，从而提高公司的整体经营水平。

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[作者简介]常明珠（2001—），女，陕西商洛人，延安大学经济与管理学院，研究方向：会计学;张斐然（2000—），男，上海人，上海第二工业大学智能制造与控制工程学院，研究方向：机械电子工程;惠超博（2002—），男，陕西渭南人，延安大学化学与化工学院，研究方向：应用化学;信世豪（2001—），男，山东淄博人，宝鸡文理学院电子电气工程学院，研究方向：电气工程及其自动化;陈芝棋（2001—），男，安徽安庆人，宝鸡文理学院政法学院，研究方向：思想政治教育。