档案管理实现信息化建设的策略初探

王瑞莲

摘要：近些年，得益于我国科技水平的提升，促使人们生活品质有了很大的改观。以信息技术、计算机技术、网络技术为首的高新技术现今已经普遍地运用在了多个领域之中。在档案管理的情况下，可以通过建立基于信息的档案管理系统来更新档案管理方法。优化档案管理水平的同时，保证档案管理效率得到显著提升。鉴于此，本文围绕如何创新档案管理，实现档案管理信息化的有效路径做出了相应的阐述与探究，以供参考。

关键词：档案管理;信息化建设

引言：如若相关的各个档案管理部门，他们仍然使用传统的纸质档案管理方法来管理每个文件，不仅无法及时从档案中抽调出所需的档案信息，会浪费大量的时间在进行对纸质档案的翻找中，容易造成档案存放的混乱，而且由于档案存放时间过长，产生纸质档案遭受到破坏的不良现象。因此，各个档案管理单位，顺应时代发展的步伐，我们都需要创新自己的档案管理理念，建立健全电子档案管理制度和政策，实施档案信息化管理。真正保存好各个档案文件，进而使得能够使得人们快速查找所需的档案资料，促使档案管理的信息化发展。

1档案管理信息化建设的现状

1.1缺乏健全的档案管理信息化建设规范

我国档案管理信息化虽然没有受到计算机信息技术发展速度的影响。但是，这种现代管理模式的发展滞后，建立档案管理信息化的标准不完善，处于相对落后的阶段。首先，我国的档案管理信息化建设没有完善的建设标准，根据我国对各大城市档案管理部门进行调查统计能够了解到达到了现代化标准的档案单位只有五个，而且这五个档案管理单位距离管理要求之间还是具有较大的差距的。很多的档案管理部门在对档案信息进行管理时没有正确的依据进行借鉴，这种形势下导致档案管理单位在对档案进行管理时常常出现各自为政，各部门之间互不兼容的情况。另外，我国没有一个约束力较强的档案管理信息化建设制度，有些地区档案管理意识和强度薄弱，导致档案管理信息化建设制度自身的作用不能得到更好的落实，有些地区的档案管理部门在对档案进行管理时甚至毫不避讳的违背建设标准，让我国档案信息化发展进程受到严重影响。

1.2档案管理人员计算机操作技能普遍较低

在信息技术、计算机技术日渐普及化的进程中，愈来愈多的人们在努力学习计算机操作技能，以期提升自身的综合素质。但基于各地经济的发展状况存有差异性，所以很多地区在信息化建设、信息系统的应用程度方面存在不同，比如一些一线、二线经济发达的城市，已经设置了信息化档案管理部门，但在一些经济水平滞后的城市仍旧在沿用老旧的档案管理手段、设备，信息技术的应用力度也呈现出了明显的不足，因而很难确保我国档案管理的整体水平。

2档案管理实现信息化建设的策略

2.1科学合理应用电子档案

尽管现在各个单位都在创新自身的档案管理理念，进行对档案的信息化管理，但是仍然存在着许多的管理问题，导致实际的电子档案管理效果极为低下。其中一方面是因为档案管理设备的落后，这使得相关的档案管理人员空有管理能力，却无法运用自身的管理能力建设信息化电子档案，将其运用到实际的单位工作与社会之中，使得档案管理的效率与效果，都在呈直线式下降的过程中。另一方面，是因为档案管理人员不会合理地运用储存空间，在将档案输入到电子数据库的过程中，往往不会根据档案的类型和性质等等，进行档案中项目的细致划分，使得电子档案数据库中的资料繁多且复杂，进行实际的查阅工作时非常困难。为彻底改变档案人员在运用电子档案中的各种问题，高层的档案管理领导者，应对档案工作人员进行系统化的档案工作培训，使其自身能够具有科学合理应用电子档案的意识和能力，进而将其运用在实际的档案管理过程中，有效提高信息化档案管理的效果。与此同时，应引入符合档案管理需求的电子设备和设施，使得档案工作人员能够运用电子软件，进行各种不同类型档案的合理存档，杜绝因为电子软件的故障问题，而导致档案工作人员在工作中的各种失误，从而使得每一份档案都能够得到及时且良好的电子储存。以此，使得单位中能够逐渐形成一个完善的电子档案库，不仅能够方便档案工作人员与基层管理人员的档案管理需求，减轻其进行档案管理的人力物力，提高自身的管理效率与效果，还能够使得单位进行对档案资料的及时查阅，使得档案管理工作能够朝着信息化的方向快速发展。

2.2加大档案管理人员的技能培训力度

现实中，档案管理人员是接触档案资料的第一人，能够直接对档案信息做出各项操作处理。然而，在实际落实档案管理工作时，经常会因为档案管理人员缺少责任意识而没有认识到其个人本职工作的关键性，所以无法保证档案管理效率达到预期标准，更加不能实现档案管理的信息化。为了改善这样的现状，相关单位应当定期对档案管理人员实施专业培训，以此充实相关人员的知识储备量的同时，提升其自身的专业技能水平，进而为档案管理效果的提高提供保障。

2.3落实档案管理责任制

站在档案管理人员角度来看，唯有实施责任制，将档案管理职责细化给每一个档案管理人员，才能够在应对突发事件时，在极短时间内将责任人找出，追究相应的责任。如此一来，便可显著约束档案管理人员的工作行为，活化他他们的责任意识，降低档案管理工作的失误率。与此同时，还应对档案管理人员的工作流程实行严加监管，制定相应的管理程序，以矫正档案管理流程，切实提升档案管理成效，确保档案资料的精准性、真实性，从而为单位各项管理活动的有效开展提供助力。

结束语：综上所述，在档案管理工作的发展历程中进行档案信息化管理是必经之路，更是时代发展需求，档案管理单位要积极响应国家政策方针，让群众足不出户即可获取和处理档案信息，为群众提供更便捷的档案获取途径。因此作为档案管理部门应当积极研究档案管理信息化建设的相关内容。從国家的角度而言更应当大力推进档案管理信息化发展，每一个档案管理单位都要为信息化建设投入人力物力财力，对档案管理工作中存在的问题进行及时的发现和解决，使得档案管理信息化能够得到全面发展。

参考文献：

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