人事档案数字化建设的前期准备工作

徐丽丽

摘  要：随着信息技术的不断发展，人事档案正在呈现出数字化的发展趋势，这对人事档案管理工作的高效开展产生了非常积极的影响。本文主要分析人事档案数字化建设的前期准备工作，从而为人事档案数字化建设工作的高效开展奠定坚实的基础。

关键词：人事档案;数字化建设;前期准备

在当前的社会发展过程中，信息技术已经在各行各业得到了非常广泛的应用，并取得了非常不错的应用效果，为各行各业的发展灌注了新的生机和活力。在这种时代背景下，档案管理部门逐渐意识到传统人事档案管理的局限性，并积极开展人事档案数字化建设工作。

一、筹集建设资金

人事档案包括个人信息、德才表现以及工作经历等多项内容，涵盖的内容非常广泛，这对计算机、扫描仪以及服务器等基础设施有着较高层次的要求[1]。因此，在开展人事档案数字化建设的前期阶段，档案管理部门必须根据当前的实际情况和内在需求，不断加大对建设资金的筹集力度，从而为基础设施建设工作提供强有力的资金支持，进一步促进后续数据储存、数据交换、数据验收以及数据备份等工作的高效开展。

二、为工作人员提供必要的培训

人事档案数字化建设对工作人员的专业水平和综合素质有着较高层次的要求，因此，在开展人事档案数字化建设的前期阶段，档案管理部门应为工作人员提供必要的培训，使得工作人员能够熟练掌握人事档案数字化建设的专业知识和操作技能，并且帮助工作人员树立良好的信息安全意识，切实提高档案管理队伍的专业化水平，使得人事档案数字化建设工作能够呈现出规范化的发展趋势。

三、丰富人事档案材料收集

在开展人事档案数字化建设的工作实践中，材料收集占据着非常关键的地位。针对这种情况，档案管理部门必须结合当前的实际情况和内在需求，科学确定人事档案的材料收集范围和内部管理权限，广泛收集德、能、勤、绩、廉等多方面材料，切实提高人事档案的安全性。除此之外，档案管理部门还应对近年来形成的职称材料、学历材料、年度考核表、人员任前考察档案审核表、人员任免审批表、奖惩材料以及续聘合同等材料进行全面收集，并对存在缺失的档案信息进行有效补充，在经过仔细鉴别之后归档，使得各项材料能够切实满足人事档案数字化建设的内在需求，进一步提高后续人事档案数字化建设的工作质量和工作效率[2]。

四、全面落实人事档案材料整理工作

为了进一步提高人事档案数字化建设的有序性和可靠性，档案管理部门应全面落实人事档案材料整理工作。在此过程中，档案管理部门应以个人为基本出发点，对档案材料进行科学合理的鉴别、分类、排序、编目、技术加工以及装订，切实提高专门案卷的条理性和系统性。对于档案材料的鉴别工作而言，工作人员应检查档案材料是否满足齐全完整、填写规范、内容真实、文字清楚以及手续完备等内在特征[3]。在完成分类和排序工作之后，工作人员应醒目标注档案编号和档案页码等信息，保证标注位置的科学性和合理性，从而为档案材料的数字化录入提供良好的便利条件。在装订档案的过程中，工作人员应将档案材料各边进行有效对齐，并在纸张的左侧进行装订打孔，切实提高档案材料装订的齐整性、结实性和美观性，有效避免出现倒页、掉页、压字以及文件损坏等不良现象。如果存在左侧空白相对较少的问题，那么工作人员要根据实际情况，对其进行必要的托裱。

五、选择优质的技术服务公司

在开展人事档案数字化建设的具体实践中，仅仅依靠自身的力量来开展各项工作是远远不够的。针对这种情况，档案管理部门应从人事档案数字化建设的具体需求出发，选择优质的技术服务企业。在选择技术服务企业的过程中，档案管理部门应对以下几方面内容进行全面考察：其一，技术服务企业是否具备完善的涉密资质;其二，技术服务企业是否能够正确把握人事档案数字化建设的发展方向和内在需求;其三，技术服务企业是否拥有专业的工作团队和先进的技术支持;其四，技术服务企业是否专注于研究探索档案和标准信息资源领域;其五，技术服务企业是否能够熟练完成高清图形制作、原始图像制作、档案材料扫描、数据备份、数据审核等工作;其六，技术服务企业是否能够根据国家的法律规定，完成对项目合同书的起草;其七，技术服务企业是否具备安全保密、软件升级以及软件维护等工作能力;其八，技术服务企业是否具备良好的工作经验，在行业内是否具备完善的口碑[4]。

六、创新人事档案管理制度

在当前社会的发展过程中，传统模式下的人事档案管理制度已经无法满足数字化建设的内在需求。因此，档案管理部门必须结合人事档案数字化建设的内在特征和具体需求，有效创新人事档案管理制度，使得人事档案管理工作能够朝着数字化、制度化和高效化的方向不断行进。在此过程中，档案管理部门要深入分析人事档案管理的工作现状，根据实际情况制定科学合理的人事档案管理规章制度和数字档案查阅审批制度，实现对档案查询人员具体行为的全面监测，并对档案阅读过程进行详尽可靠的日志记录，从而提高人事档案信息数据的安全性。

七、结束语

在信息技术迅猛发展的现代社会，传统模式下人事档案管理的弊端正在逐渐显现出来，全面落实人事档案数字化建设工作，已经成为档案管理部门实现可持续发展的重要举措。在此过程中，档案管理部门应结合人事档案管理的实际情况和发展需求，积极做好建设资金筹集、工作人员培训、人事档案材料收集、人事档案材料整理、技术服务公司选择、人事档案管理制度创新等前期准备工作，从而为后续数字化建设的高效开展提供良好的先决条件。

参考文献：

[1]马云娜.干部人事档案数字化前期准备流程[J].办公自动化，2020，25（24）：25-26.

[2]杨璐.简述干部人事档案数字化建设的前期准备工作[J].办公室业务，2020（03）：153+155.

[3]黄华阳.干部人事档案数字化建设准备工作的思考[J].黑龙江档案，2019（05）：75-76.

[4]唐萍萍.企業档案数字化前期准备工作应注意的几个问题[J].兰台世界，2017（S1）：75-76.