社区档案数字化建设现状及对策分析——以湖州市吴兴区为例

文/湖州学院 王安淇

《城市社区档案管理办法》认定的社区档案，是城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。社区档案包括文书类、科技类、会计类三个大类，细分有社区发展档案、居民信息档案、流动人口档案、社区活动档案、党群档案等，这些社区档案真实地记录着社区的发展历程，保存着居民的信息，帮助社区人员进行社区管理。

全面推进数字化转型是现代社会的总趋势，随着现代技术的高速发展，数字化技术被广泛运用到日常生活中，成为当前推动社会发展的核心驱动力。与此同时，现代档案包含的信息量越来越大，信息的种类和形式也越来越丰富，传统而单一的档案机制显然已不能满足信息时代档案工作的需求。我国的档案工作远远滞后于经济社会的发展，档案相关领域的数字化建设既是顺应时代要求的举措，也是切合自身发展的需要。国家出台相关政策推动各领域的档案数字化建设，大至国家综合档案馆，小至普通社区的档案都在逐渐从传统档案向数字化转型。对于普通社区来说，档案数字化建设是刚刚起步的新领域，由于档案数字化建设还未设置统一的标准，造成了不同社区档案数字化存在着各式各样的问题。

一、社区档案数字化建设意义

（一）促进城市人文发展。湖州市吴兴区的许多社区建于20世纪八九十年代，保留着许多社区建造初期的档案，从多方面记录着湖州城市发展历程。这些老旧档案数量众多、内容杂乱，分散在吴兴区的各个社区中，不利于研究人员开展工作。

社区档案数字化建设能够以多种方式直接或间接保存社区档案信息，更容易进行信息统计整理，有助于完善社区档案整体连贯性，扩大社会影响力。从而实现全网的档案资源共享，吸引更多的研究人员参与湖州社区档案研究，为研究湖州城市现代发展历程提供新的机会。

（二）提高社区工作成效。根据第七次人口普查数据，吴兴区常住人口为712595人，这样庞大的人口基数，产生了大量形式各异的档案信息。数字档案能够在互联网云端实现异地备份，进行社区之间的信息共享，以线上代替线下，减少现实档案存储空间，通过档案的信息，能为居民提供针对性的服务，提高社区服务的满意度。

社区在进行日常档案工作时，数字档案比纸质档案更好调取，其特点能使档案及时归档，计算机的精准搜索功能还能够在一定程度上规避纸质档案查准率、查全率低等问题，充分发挥档案价值，提升社区档案服务的正确率从而提高社区档案的工作效率。

（三）利于档案原件保护。吴兴区社区内的老旧档案多为纸质档案，社区将纸制档案转变为数字档案后，在日常使用中会更加安全。社区普遍缺少保存档案的专业设备，经常会造成纸质档案的损坏。对于易损的纸质档案，经过数字化处理后能够有效代替原件使用，避免了许多珍贵社区档案在使用档案原件查阅中被频繁调用而磨损等问题，有效延长原件的保存时间。另外，一些字迹褪变、模糊的纸质文件可以通过计算机技术重现出来。在扫描技术的应用下，可以生成相应的数字影像，后经过计算机图像处理技术，一些褪变的字迹也可以被识别出来。档案数字化技术能有效防止档案信息缺失，有利于档案原件的保护修复工作。

二、社区档案数字化建设现状

湖州市吴兴区的大多数社区都具有一定规模的档案管理体系，每个社区内档案数量都达到千量，大型社区更是达到万量，档案均是直接存放在社区内，并依托于本社区的档案建设水平进行管理。

文章结合实际情况，抽样调查了吴兴高教区周边的月河街道A社区、飞英街道B社区、龙泉街道C社区和凤凰街道D社区。通过对比后，发现目前吴兴区社区档案建设现状如下。

（一）社区档案管理方面。具体情况如下：1.社区档案数字化发展不均衡。A和D社区均保存5000件左右的档案，并已基本完成档案数字化工作，C社区有近1万件档案，社区内数字档案与纸质档案兼有，B社区有4000件左右的纸质档案，档案数字化工作处于起步状态。可见吴兴区社区档案数字化发展呈现不均衡的状况。2.社区档案数字化利用效率低。吴兴区社区档案数字化的利用会局限于地域性，社区档案的利用服务工作就好像传统的档案利用工作一样，总是处于特定的地域范围内，有自己特定的服务对象和相对集中、较为稳定的用户群。它的地域性就是指特定的社区，它的针对性就是指特定的社区内的居民或者组织。A和B社区地理位置靠近其他社区，档案信息利用均是一个街道里的周边社区进行线上档案信息的交流，而街道与街道之间的整体大数据互通则需要政府牵头，自发交流较少。这样仅局限于小社区间的数字档案交流，久而久之形成习惯会在一定程度上影响到整个吴兴区社区数字档案的开发利用。

（二）社区档案工作人员方面。具体情况如下：1.社区工作人员档案意识淡薄。在调查的社区中，受社区资金与档案人才缺少的影响，社区大多只聘请1名专业档案工作人员，A和D社区需要其他工作人员兼职开展档案管理工作，这些负责社区档案的工作人员多数没有档案相关专业背景，工作人员缺少档案专业知识和素养，甚至有些工作人员不知社区档案的定义。C和B社区档案工作人员需要同时负责全部居民的数字档案信息，无法兼顾到每一个居民的档案信息的完整程度，在这种困境下，社区只能分发给空闲的工作人员一起整理，但这部分人员不固定，在安排上也是随意分配，使得社区档案数据信息对接上存在问题，甚至还有借调过来的工作人员存在随便应付的情况，导致社区录入的部分档案信息多有缺失和错误。2.社区工作人员档案服务以被动为主。对服务对象、档案需求的变化，档案部门势必要调整相应的工作思路、服务策略、利用模式等。社区档案的最大特点是社区居民参与，现在的吴兴区社区档案服务理念已经由原来社区档案只为政府或党政等上一级机关提供档案服务的观念，逐渐转化为以社区居民为中心的服务理念。

从实际来看，社区工作人员的服务以被动为主，主要分为两个方面：一是社区中缺少档案数字化工作审查部门，目前国家并未给社区明确的档案数字化管理制度，工作缺少上级督促，D社区的工作人员只有到年末才会整理整个社区的数字档案。二是部分社区工作人员受到传统观念影响，认为数字档案是属于社区需要保密的一部分，不能主动给普通居民提供档案数字阅览渠道。

（三）社区居民方面。具体情况如下：1.缺少档案意识。从调查情况看，吴兴区老式社区普遍存在着居民年龄偏大、文化水平偏低的现象在社区档案建设中的参与度低，甚至有居民未参与社区档案建设的情况。多数居民对于档案的认知趋近于无，不了解自己与社区档案之间的关系，也不了解社区中的数字档案该如何调取使用。而了解且会去使用数字档案的居民，只有关乎自己需要使用档案时才会去社区查阅、调取档案并利用档案的信息，不仅会使得社区档案服务的工作进展受到影响，还影响社区档案在日常生活中的普及发展。2.流动人口档案参与度低。湖州市近年来不断出台吸引外来人才留湖的政策，吸引了众多高素质人才前来工作。对于这部分人群的档案信息，绝大多数社区采取的是能收集则收集，而对于不能收集的档案，社区方面只能放弃或是直接忽略，流动人口档案一直是社区信息量偏少的档案类别。

由于缺少社区指引，高素质的流动人口从始至终都不会参与临时居住社区的数字化档案建设与利用，他们有能力参与并为当地数字档案的建设提出相应的建议，但现今不仅无法在数字化建设中发挥优势，社区档案还会缺失这类流动人口居民的档案记录，造成社区整体档案查全率下降。

三、社区档案数字化建设提升措施

档案数字化建设是社会发展的趋势，社区档案工作是社区治理体系的重要组成部分。创新社区治理，是适应共建共治共享格局和精准精细专业标准的需要。当下是后疫情时代，在尽量避免面对面交流的要求下，档案数字化建设显得尤为重要。由此需要针对吴兴区社区的实际状况，因地制宜，创新社区档案数字化工作，建立健全社区档案管理工作制度。

（一）完善档案地区制度建设。2020年6月20日，全国人大常委会通过新修订的《档案法》，新增了“档案信息化建设”专章，为档案工作全新变革与转型、创新和发展提供了较为充分的法律保障和参考依据。而与社区档案相关的最新法律是在2015年制定的《城市社区档案管理办法》，社区档案目前缺少具体且先进的法律规定。

在不违反《城市社区档案管理办法》前提下，吴兴区政府可以结合区内老式小区的情况，制定相应细则，如鼓励每个社区配备档案阅览室供居民使用，规定一位区内档案工作人员最多管理的数字档案量，防止工作超出负荷的情况发生。政府也可以将社区档案数字化管理工作纳为社区日常工作考核指标之一，激励社区档案数字化自我提高。

（二）提升社区数字档案的安全度。社区数字档案多存放在社区平日使用的电脑中，为防止数字档案数据遭受电脑病毒、黑客攻击等情况，社区可以联合湖州市档案馆，学习档案馆保存数字档案的安全措施，平日也可向档案馆咨询更多保管中的细节。

在档案数字化的过程中，也需要注重安全性。B社区选择的是档案外包机制，档案的外包机制是将社区内的所有档案交由外面的第三方机构进行制作。在实施数字化外包之前，社区需要合理选择安全的外包公司，做好充足的外包分析，加强项目实施过程中的安全监管，落实安全保密责任，以确保原档案实体和信息内容的绝对安全。

（三）注重流动人口档案管理。吴兴区政府可以联合各社区建立针对租客等流动人员的专门临时档案库，在内部进行统一管理，社区拥有调取居住在该社区流动人口社区档案的权利。流动人口在政府办理临时居住证明的同时，可以将自己的档案录入政府的系统中。之后需要更新档案时，本人与社区服务中心的工作人员沟通后，社区便能够从政府的档案库中调取相应的人员档案信息进行更改，流动人口离开后档案也可以调入下一个社区电子数据库中，引导流动人口积极参与社区档案的建设。解决流动人口档案问题的同时，也突显出数字档案信息互通的便利性。

（四）重视社会档案意识宣传。“互联网+”、大数据、云计算、人工智能等现代信息技术不断取得突破，在各行各业中的运用，更是提升了社会大众对于信息的认知度。现阶段，可以先由社区内部的工作人员加强对社区居民的档案管理的宣传和教育。通过工作人员平日分发通知单、宣传手册，在业主群进行宣传等方式，扩大社区对档案信息的宣传力度，在潜移默化中使居民逐步重视档案工作。

（五）建设居民远程利用渠道。事实上，浙江省在档案数字化上一直走在全国前列。积极为民众提供远程利用档案渠道，如“浙江省档案馆牵头建设的全国首个跨省域档案查询利用平台——长三角民生档案跨区域一体化在线查档平台”即是典型代表之一。这一平台已成功上线婚姻登记、独生子女等档案跨省远程利用功能。

四、结语

吴兴区社区的数字化利用平台建设应该考虑到该区的老年居民众多、对数字化不敏感的现状，平台应该设置老年人专用的操作简化系统，让老年人群也有机会参与社区档案建设中。档案是全民都能够利用的信息资源，不应该受到外部介质的限制。社区的档案机构要真正把档案工作视为社区基础工作的重要任务之一，为每一位居民提供应有的档案服务。