浅析会计档案管理对会计工作的重要性

陈梦非 辽宁省沙地治理与利用研究所

随着国家经济的飞速发展，信息技术也在不断创新，企业和单位的会计管理水平提出了更高的要求，只有会计管理工作实现优化提升，才能帮助企业和单位在激烈的市场竞争中占据突出地位。会计档案具有记录性和价值性等特点，在日常企业和单位会计管理工作中占据着突出的作用。围绕着相关会计内容进行全面了解、全面分析，然后详细记录，这对会计工作和管理工作实施都有重要的影响。国内的会计管理水平和国外相比，还存在着一定的差距，面对这种情况，需要从思想层面认识到会计档案管理的重要，这样才能够帮助做好会计工作。

一、会计档案的突出特点和重要作用

（一）会计档案的特点

对于会计档案，它的特点包含专业性、广泛性、严密性、发展性这四大特点。

1.专业性

会计档案都是围绕着单位会计工作所展开的，具有独特的业务特点，所以会计档案具有专业性。会计档案从载体上分为了会计凭证、会计账铺、会计报表、其他会计核算以及在会计管理过程中手工填制的会计资料[1]。另外一种形式就是以数据存在的非纸质会计档案，例如在财务工作中产生于财务系统上的处理过程或结果性数据导入电子档案的。会计档案以及相关储存在磁盘、光盘、磁带内的电子档案。在会计档案中，凭证、账簿和报表都具有表格的特点，它们有固定的填写格式，通过数据来反映单位经营的状况。会计档案的装订和保护也有着鲜明的特点，这就构成属于会计档案的专业性。

2.广泛性

凡是能独立核算的单位，都会形成会计档案。无论是企业还是事业单位、行政机构，会开展一系列的经济活动，其中的会计档案主要是联系企业和事业单位经营活动过程中所产生的各项会计资料，所以涵盖面十分广泛。在这个过程中形成的会计档案也要设置专门的档案管理部门进行保存，会计档案具有广泛的特点。

3.严密性

会计档案的严密性也是十分突出的，会计部门通常会在会计年度产生数量庞大的会计资料，这些资料之间联系密切，由原始凭证到记账凭证，再根据记账凭证填写会计账薄，最后要根据会计账簿出具会计报告，所有的资料联系十分密切，它们的产生也有一系列流程。会计档案和其他档案资料相比，内部的规律性极强，从中能感受到任何一项经济活动从开始到结束的全过程。在这个过程中，会计档案的整体性得到了保障。只有这样才能帮助单位围绕这些快档案做出综合理性的分析，每个单位都有自己独特的会计档案，所以这些档案对于外部而言是处于相对保密的状态，因此会计档案具有严密性的特点。

4.发展性

会计档案的发展性伴随着社会的不断发展，在经济活动中信息技术和经济的联系日益密切，例如传统以现金为主的交易方式，已经转化为当前的数字支付、手机审批。这样的情况下，会计档案也出现一系列的变化，电子发票、电子汇款单等现代化的会计档案应运而生，这些让会计档案的形式不断丰富。同时随着新时期内单位相关经济活动的变化，新的经济类型出现也需要新型的会计档案，这对会计档案的内容和形式有一定的影响，所以会计档案具有发展性的特点。

（二）会计档案的突出作用

1.总结经济管理经验，奠定参考基础

会计档案是对反映一个单位经济活动和收支情况的各项经济指标所进行的基本数据分析，最终会得出一个全面的评价。围绕着结论可以对单位内的财务管理工作，会计工作提出建议和对策，还可以借助会计档案做好会计分析，为单位未来的发展计划提供准确的参考会计档案中，真实详细地记录了单位各项经济活动的收支过程。尤其是生产经营类单位，在这个过程中涉及到了全年的物资成本、人力成本、生产成本和生产经营状况。通过这些专业的数据，可以帮助单位在制定今后预算出算时有更加科学、专业的参考数据，为企业和单位的长远发展、高质量发展奠定基础。

2.便于开展核算工作，落实责任

当前政府职能的转变，由机关事业单位所带头的政务公开、财务公开制度深入发展，各种贪污腐败的现象已经无处遁形。廉洁二字在现阶段的事业单位内部已经深入人心。在这个过程中会计档案能够对单位内日常经济活动中所取得成绩进行相关的分析，也可以及时的发现出来的问题，这样就能帮助单位自身做好核查[2]。另外通过会计凭证能够查明各项经济业务是否符合国家的政策、制度。会计档案是一个集体及个人经济活动最原始的记录，一旦后期出现相关的经济责任，就可以会计档案作为一手资料，帮助案情梳理，明确责任归属，透过会计档案的详细资料，将责任落实到个人。

3.综合经济活动情况，做好保障

会计档案具有突出的史料价值，以史为鉴，才能帮助单位以坚定的步伐迈向更加光明的未来。作为单位内部各项经济活动的珍贵史料记载，会计档案在经济研究过程中相当突出。单位内整理的会计档案能够为各种经济活动提供原始凭据，也可以对经济活动的情况进行客观真实的评价，它具有特殊的参考价值。围绕着国家的宏观经济政策方面来看，国家制定相关计划时，一定要研究相关单位在会计档案中所展现出来的情况，这样才能够帮助决策更加科学化、专业化的制定。否则脱离了快档案中所记录的各项经济活动信息，盲目地制定决策，就会导致决策无法贴近单位发展的实际情况。

二、会计档案管理对企业和单位会计工作的突出意义

（一）提升工作效率

现阶段的会计档案工作中，做好档案管理工作能够帮助会计工作高效率的落实。在单位日常活动中，各类交易他都不是一次性完成的，而是通过多笔交易才能达成。这个时候通过跨级档案来发挥突出作用，全面、直观、明确的展现整个交易的完成进度和完成比例。借助这些历史跨越档案信息，可以为会计工作做出有效的指导，帮助提高会计工作的整体效率。

（二）提供依据保障

会计档案对会计分析和会计查都起到积极的推动作用。会计分析和会计稽查都离开会计档案作为依据。在企业和单位开展的经济计划经济活动决策中，需要大量真实可靠的会计信息，会计的纸质版档案能够作为会计查实的书面证明资料，数据版的资料则更方便于核查单位做好检查统计工作。两种档案形式共同记录着跨单位的经济业务信息，对这两种档案进行重视，能帮助单位后期各项会计核算和资产清查活动的开展。在这些原始依据下，推动相关工作的落实更有科学性[3]。

三、会计档案管理存在突出问题

现阶段，围绕会计档案管理主要存在的问题就是思想层面缺乏重视，没有完善的管理制度作保障，档案因保管不当出现了漏损问题。这些情况直接给企业和单位会计工作的顺利开展带来了消极影响。

（一）思想层面缺乏重视

在当前单位中，会计档案管理工作十分重要，但在现阶段会计档案管理中，大部分的单位、企业领导都缺乏对会计档案管理工作重视，因为主观意识上的认知，从上而下就缺乏了对会计档案的管理。久而久之，会计工作可以打印管理，不能实现密切联系，影响企业和单位的长远发展。在财务管理过程中，最主要的就是会计档案管理，但这个细节很容易被企业和单位的会计、财务人员所忽略。现阶段，部分企业和单位意识到了档案管理重要性，但是在实际财务管理工作中，会计管理人员缺乏对财务数据分析、整理、归纳和总结，久而久之，造成会计档案管理室去专业化和规范化，最终的管理效果也无法得到提升。这些情况都是因为思想层面对会计档案管理重视程度不够所导致的。

（二）制度层面缺乏完善

在会计档案管理中，普遍缺乏完善的管理制度，这些情况直接影响会计档案管理工作的专业发展。会计档案管理本身并不会给企业和单位带来经济效益，所以大部分的企业和单位仅关注资金层面管理，忽略了会计档案管理工作。这主要是因为他们思想上没有产生认知，在具体行动上就缺乏相关的制度进行落实，这样的情况直接造成会计档案管理制度缺乏。经济社会的高速发展，会计档案管理工作也受到企业的关注，但是围绕着会计档案管理制度建设的过程中还存在着非常突出的现象。部分单位和企业没有完善的管理制度，即使有些单位有会计档案管理制度，但缺乏完善性，缺乏针对性，没有结合单位实际情况进行制定，只是根据宏观的会计档案管理制度来进行实施。这样的情况下缺乏对档案的立卷归档严格保护。也无法根据制度的要求来做好档案的查阅，不能快速找到档案。因为制度不完善，造成整体会计档案管理过程中，会计人员的工作效率无法得到提升。

（三）会计档案管理出现损漏

会计档案的资料形成需要一定时间的积累，然而现阶段因为单位业务的发展、单位搬迁、库房改建，会造成一部分快档案无法得到有效的保管出现缺漏的情况。甚至有些纸质档案在保管过程中，因保管不当出现损毁，这些情况都会影响到会计管理工作的顺利开展[4]。另外伴随着会计档案管理朝着信息化方向发展，大部分的单位没有对信息化的含义进行明确认定，只是将纸质档案转化为电子信息档案进行管理。这样的简单形式转化无法让会计档案管理发挥积极的作用，造成现阶段会计档案的管理信息化程度不高。

以上会计档案出现了这些问题，除了本身的制度、思想不动时之外，还与会计人员综合能力有限、综合素质参差不齐有密切的关系。正是因为这些情况，给单位的发展带来极大的影响。

四、优化会计档案管理工作的有效途径

（一）思想层面加强认知

对于会计管理工作中出现的问题，首先需要企业和单位从思想层面加强认知，内部做好全面的宣传，让企业全体人员可以认识到会计档案管理工作的重要性，并在从企业和单位内部自上而下的让领导层对会计档案管理工作进行重视，这样才能进一步的让员工层面形成会计档案重要性的认知。在这样的认知下，企业和单位经营过程中要通过对会计档案管理工作的关注、会计档案的使用来突出会计档案管理工作重要性。作为企业和单位的领导与会计档案管理人员，要转变传统的观念，正确认识会计管理工作。企业和单位要追加对会计档案管理的投资，这样才能帮助企业在会计档案管理中实现会计工作优化发展，带动企业和单位的长远发展。在这个过程中，单位和企业相关领导要响应国家相关政策，发挥模范带头作用，让会计档案管理的重要性，真正的落实在每一个员工心中。

（二）科学的制定会计管理制度

围绕着制度制定层面，要建立健全完善的会计档案管理制度。会计档案管理制度要依据中华人民共和国档案管理法、会计档案管理办法等相关法律法规，并结合企业单位内部的实际来进行制定。不同企业单位的性质、特色不同，发展世界经济特点都有所不同，所以在制定相关会计档案管理制度过程中，一定要与时俱进的对制度进行完善[5]。这样才能够帮助会计管理制度真正的发挥作用。在这个过程中，围绕着会计档案的借阅工作，通过制度明确规定，对于电子和书面两种资料的记录形式、制约制度都要做好管理。另外围绕着不同类型的快档案要进行分类，分年度的整理，这样才能够避免出现会计档案遗漏和错放等问题，提高会计管理工作综合质量，在寻找这些资料时，能够快速的找到相关资料。企业和单位在完善档案管理制度的过程中，还要通过制定来积累经验，发现问题，解决问题，帮助会计档案管理制度能够得到持续的优化。

（三）会计档案管理的严格审查

围绕着会计档案的管理，要定期对会计档案存放的库房进行排查，这里存放的大多是一些纸质档案。另外在当前信息化时代，会计档案管理工作朝着现代化方向发展，这些电子信息资料做好统一的保管。围绕会计档案管理的基础工作进行规范，企业和单位要给会计档案管理人员提供相关的学习平台、学习机会，让他们可以不断学习优秀企业快档案管理中的各项方法、经验。为会计管理工作的发展提供保障。此外对于会计档案管理人员也要做好综合培训，企业和单位要想长期稳定发展，不仅需要具备资金，还需要大量的人才。人才作为企业和单位发展的内在推动力，在当前时代企业和单位的会计档案管理人员，需要经过专业的培训来提高自身的素养，人员培训要围绕着常态化、制度化方向发展，这样才能够不断提高会计档案管理员的综合意识，让他们能够做好对快档案管理，灵活地应用信息技术帮助会计档案管理朝着安全化方向迈进。除此之外，对于人才的储备，除了对现有人才进行培训之外，还要透过线上线下平台招聘更多优秀的人才加入企业，推动会计档案管理工作的发展。

五、结束语

综上所述，做好会计档案管理工作，对企业和单位的发展有着突出的作用。会计档案管理与会计工作之间的联系密切，会计工作开展需要以会计档案资料为基础，因此围绕着会计档案管理工作进行分析，发现存在问题并提出相关的途径帮助其优化。这样才能帮助企业。朝着科学化、专业化方向发展，让企业和单位的发展目标良性调整。现阶段随着信息化办公方式的开展，对会计档案管理又提出了新的要求，也给会计档案管理带来了新的挑战。在这样的情况下，会计档案管理工作要与时俱进的调整，认识其重要性，这样才能帮助会计档案管理，在企业单位的发展过程中发挥突出的价值。