档案管理人员职业素质和能力培养机制研究

赵曦

摘 要：随着社会发展以及科技的进步，档案在各行各业中的作用愈发显著，档案管理工作的重要性也日益突出。档案管理是一项集系统性、专业性、保密性和政策性于一体的工作，目前各行各业深知档案管理工作的重要性，也对档案管理人员的职业素质以及能力提出了新要求，力求做到与时俱进并且符合当代社会的发展。本文就当前档案管理人员职业素养展开讨论，分析档案管理人员在工作中存在的问题，并对档案管理从业人员职业素养以及能力培养的策略进行探讨。

关键词：档案管理人员;职业素质;能力

随着我国经济的高速发展以及人们生活水平的不断提高，档案在實际生活中的作用日益凸显，也使得社会对档案管理工作的要求越来越高。除此以外，现代化信息技术的高速发展也使档案管理工作进入了新阶段，网络化管理和信息化管理成为必然，档案信息的资源共享也变得愈发简单。在此背景下，档案管理人员的工作将会面临前所未有的挑战，如何才能在信息时代做好档案管理相关工作，确保档案管理能够符合时代需求，并采取有效措施，提高档案管理的有效性，这是当下档案管理人员需要思考的问题。而要解决这些问题，必须要从档案管理人员的职业素养以及能力着手，探索职业素养提升的有效途径，进一步强化档案管理人员的工作能力，如此才能提高档案管理工作效率。

一、档案管理人员职业素养现状

所谓档案管理人员的职业素养，是指档案管理人员在从事档案管理相关工作所需要具备的素质以及修养。随着社会进步，各种职业为人们提供了生存的基本条件，而要从事这些职业，就必须要有基本的职业素养，如此才能够更好地完成相关工作。通常情况下，档案管理人员职业素养分为七个部分，分别为思想政治素养、职业道德素养、专业技能素养、科技文化素养、人际交往素养、生理心理素养以及学习创新素养。这七大素养是档案管理人员高效完成相关工作重要支撑，也是社会对于该岗位人才的基本要求。对于档案管理人员来说，职业素养会直接影响到档案管理工作效率，也会对管理工作质量以及水平产生一定影响。

随着社会各界对于档案管理工作重视程度的提高，越来越多专业档案管理人员走上了工作岗位，这部分人员有足够的知识储备，拥有专业且系统的档案学知识，对档案管理相关法律法规也非常了解，能够熟练运用自己学习的知识来完成档案管理工作。由于这部分人员较为年轻，因此他们更容易适应信息技术给档案管理工作带来的便利，也能够将互联网技术和档案管理技术进行融合，更适应互联网环境下的档案管理运作模式。除去这部分专业人员以外，档案管理从业人员也有不少是通过转岗或是兼职的形式到岗，这部分人员由于没有进行系统的专业知识学习，因此业务素质不高的情况比比皆是，加之年龄较大，对于先进技术的接收能力较弱，难以满足现代化的档案管理需求，使档案管理工作的发展受到一定阻碍。因此，就目前情况来看，档案管理人员职业素养提高势在必行，这也是档案管理工作进一步发展的重要因素，更是发挥档案重要作用的关键所在。

二、档案管理人员工作中存在的问题

在新的背景条件下，档案管理人员的工作也有了新要求，以往的档案管理工作模式难以与时代相匹配，也难以顺应社会的发展，使档案的重要作用难以发挥，给档案管理工作的开展带来阻碍，严重影响相关工作的正常进行。作为档案管理工作人员，除了要认真执行党和国家的方针政策以外，还需要刻苦学习各项专业知识，提高思想政治水平以及业务能力水平，才能更好地完成工作。互联网背景下，档案管理工作必然要依托于先进技术，以此提高工作效率，但如今，不少档案管理人员出现工作热情缺失、学习懈怠、创新不足等情况，严重影响工作的正常运行，也对工作模式的创新产生阻碍。

1.职业技能缺失，能力缺乏

当下，档案管理相关工作人员多数是兼职或者转岗人员，而且年龄结构相对失衡，多数人员年纪较大，这与档案管理工作发展有莫大的关系。这部分档案管理职工的业务技能多数是以传帮带的形式获得，并没有经过专业技能培训，也没有经过系统学习，因此他们的职业能力水平相对低下，技能也有所缺失。实际上，如今多数企事业单位也意识到了人才引进的重要性，开始引入高学历人才去完成档案管理相关工作，不少高等院校的人才并非来自档案学相关专业，虽然有比较强的学习能力，但由于非专业毕业，因此到工作岗位以后，难免会出现力不从心的情况，也不能够将所学用于工作之中。这部分人员只能从头学习，加之原有岗位人员的专业技能不足，在如此环境下无基础学习，只会让这部分人员朝着非专业化的方向越走越远，与实际的档案管理岗位需求严重脱节。除此以外，对于引进档案学相关专业的学生来说，职业技能也有所缺失，当下我国档案专业的教学课程设置存在不少问题，更加专注于理论上的教学，对于学生的实践性学习并不重视，导致学生知识结构相对单一，且所学技能无法满足当今时代对档案管理相关工作的需求。在新时代背景下，档案管理工作对于相关岗位人员的要求更高，专业技能的缺失会为工作带来更多麻烦，没有专业知识储备的职工在工作中也会感到更加吃力，难以胜任档案管理相关工作，工作热情也会逐渐消失，最终影响到工作的顺利进行。

2.工作激情缺失，热情不足

工作热情对于一项事业的发展来说尤为重要，但是档案管理工作相对来说较为烦琐，而且多数为重复性工作，在付出大量时间以及人力资源成本以后，所取得的成绩和效果也不能立刻显现，因此很多时候档案管理相关人员在该岗位工作伊始或许会信心满满，但随着时间的推移以及工作的重复度越来越高，他们也会出现失去工作激情情况，这也是常说的“职业倦怠”。档案管理相关工作的单调性、重复性会使得这种情况更加严重，相关员工极易产生“职业倦怠”的情况，缺乏工作热情，一旦出现，将会对其心理和生理造成影响，进而对工作的正常进行产生阻碍。从认知上来看，从业人员之所以会出现缺乏工作激情的情况，多数是因为对岗位认知不足，认为自己的工作地位低下，没有任何意义和价值，每天做的事情都是重复性的工作，烦琐且无关紧要，难以对自己的职业产生认同感和成就感，因此对工作的激情也会逐渐消磨殆尽，甚至会出现工作拖拉以及不认真细致的情况，严重影响工作的正常进行。7A49B570-D97A-43E1-9482-EE8A66FC3087

3.学习精神缺失，工作被动

随着时代的变迁，各种新兴技术的兴起使得档案管理工作也面临着更大的挑战，因此要求档案管理人员必须要牢抓学习关，积极提升自己的专业技能，不断学习新的知识，以此适应新时代对岗位的需求。而实际上，由于档案管理人员构成等种种原因，从事档案管理相关人员依然偏向于固守传统档案管理工作的需求，依照以往的档案管理模式进行工作。传统的档案管理模式固然有其优势，但是任何工作都需要紧跟时代步伐，缺乏学习精神的人多数为了贪图便利而选择沿用以往的工作方式，如此只会让工作脱离时代发展，让实际工作时时处于被动局面，并造成工作落后。

4.创新精神缺失，得过且过

档案管理是日新月异的，也是紧跟时代步伐的，不创新就意味着会被时代淘汰。但是，当下不少的檔案管理人员认为创新是别人的事，而自己只需要遵循守则，得过且过的思想非常严重，这严重阻碍档案管理工作的开展。新时期的档案管理工作不再是以往的接收、整理与保管那么简单，而是需要学会利用高科技手段以及现代化知识对档案进行管理，只有不断地创新管理模式，才能够向社会提供最优值的服务。实际上，如今多数档案管理人员的受教育程度参差不齐，不少人员都属于继续教育模式培养的专职人员，自身所储备的档案管理相关知识不足，更多的只是当作谋生的方式，缺乏职业认同感，因此他们对于自己的岗位没有更深入地认识，更偏向于得过且过，不求有功，但求无过的思想极为严重，工作创新更是成为空谈。

三、档案管理人员职业素养和能力培养策略

1.把好入口，提升专业技能

为了进一步提高档案管理工作效率，提高从业人员的职业素养以及能力，必须要做好从业人员入职的相关工作。档案管理相关部门需要规范档案管理从业人员的准入规则，要设立一定的门槛，把好岗位入口，从根源解决职业素养问题。新的从业者应当是本专业或者是相近专业的专业人员，而转岗人员也应当经过正规培训，并且获得相应的职业资格证书，方可从事档案管理。档案管理部门在员工新入职时，应当做好岗前培训相关工作，其中包括相关法律法规的学习，以《档案法》为基准，学习专业的档案管理相关知识，也需要学习现代档案管理技术以及其他学科的专业知识，进一步完善从业者的知识结构，让其充分认识到档案管理的重要性，并且具备一定的档案管理能力。在入职以后，部门应当定期举办培训活动，并且组织职工参加专业机构举办的培训活动，同时要积极组织企事业各单位间的交流活动，探索档案管理的先进技术以及更好的管理办法。相关部门要出台政策，鼓励从业人员不断进修，提升自己的专业技能，促进从业者自身素质的全面提升。

2.恰当激励，营造竞争工作氛围

就档案管理从业人员角度看，如果上级赏罚分明，工作环境舒适，晋升空间充足且福利待遇良好，那么在工作中也会更有动力。因此，档案管理部门需要建立合理的绩效评定规则，要做到赏罚分明。绩效考评的主要内容要与岗位职责以及工作目标一致，重点在于岗位职责的考核以及工作成绩的考核。考核成绩可以按比例进行汇总，分为日常考核、月度考核、季度考核以及年度考核等。依照人力资源管理的相关理论，推动人们努力工作的最主要动机依然是回报，而绩效考核的结果也需要与回报挂钩，这对于档案管理人员在工作岗位的成长以及发展来说至关重要。

考核人员必须要及时将考核结果反馈给对应的负责人，对于从业人员的优点，要给予充分肯定，要给出实例作为补充，不可空谈，这对其他职员有激励作用。除此以外，对于职员存在的缺点以及不足之处，相关领导也要明确指出，同时还要了解问题的原因，要认真听取职员对工作状态改进的看法，也要倾听职员对于自己工作能力以及工作方法等的想法，对于有利于工作发展的建议，可以适当采纳。考核结果要与奖惩制度挂钩，也要与职位晋升以及薪资调整挂钩，充分体现多劳多得，有付出就有收获的原则，要打破原有僵化的用人管理模式，利用激励机制与考评机制配套施行，在本部门内创建良好的竞争环境，充分调动岗位从业人员的工作积极性，只有如此，才能够让档案管理工作进入合理轨道，才能进一步提升档案管理人员的自信心。

3.增强素质，提高职业道德素养

职业道德素养并非一朝一夕可以养成，而是会受到周遭环境的影响而改变，因此增强职工素质，提高职业道德素养必须要从环境着手，良好的工作环境不仅能够凝聚工作人员的心，还能够塑造合格的档案管理人员，更能够进一步推动档案管理工作的良性发展。档案管理人员要做好相关工作，扎实牢靠的专业技能是必需的，但是日常工作中养成的职业道德也是必不可少的。部门领导可以通过组织各类型与职业道德素养有关的活动、讲座甚至是交流会，让职员清楚地知道档案管理工作的重要性，强化职员的工作意识，让职工时刻严格要求自己，在原则性问题上要摆正态度，追求工作中的每一个细节，从日常工作的方方面面体现一个合格的档案管理从业者的高尚素质，要时刻牢记职业道德的重要性，更好地服务于档案管理工作。

4.加强学习，提升自身职业素质

当前社会发展已然进入快车道，因此档案管理工作人员也不能够止步不前，而是需要不断进行学习，不断提升自己。单位要鼓励档案管理人员自主学习，不能过度依赖集中培训等方式被动接受知识，而是需要根据自己的实际情况进行学习目标的自主选择，也需要根据自己所确定的目标来选择有效的学习内容，搜索学习资源，提升自己的综合能力。将自主学习与档案管理工作相结合，实际上就是在不断地汲取新知识，不断提升自己，特别是在出现新技术、新理论时，自主学习方式能够更好地帮助从业人员将知识内化，进一步提升自己的工作能力。除此以外，档案管理部门领导还需要了解工作人员所需，以岗位能力的提升为主要目标，分阶段安排培训学习。当档案管理工作出现新理论以及新技术时，要及时组织员工共同学习讨论，并且根据全新的理论以及技术，订正现有的档案管理工作相关规章制度，完善各种管理规范内容，不断提升档案管理人员的工作能力。在阶段性工作完成以后，企业可以了解员工对于培训的需求，清楚分析工作过程中存在的不足，并且组织有针对性地培训学习活动，让员工有针对性地提升某一项技能。而对于部分通过自我学习提升综合素质的职工，要给予恰当的鼓励，也可以将这部分结果体现在绩效考核之中，并恰当给予鼓励，以此激励从业人员提升自身的职业素质。

四、结语

总而言之，时代在不断改变，科技也在不断进步，随之而来的是新机遇和新挑战。档案管理工作对于企事业单位的发展来说尤为重要，也关乎个人的发展，因此档案管理人员必须充分认识到档案管理工作的重要意义，要不断提升职业素质，也要不断加强自己的工作能力，以适应新时代档案管理工作需求，为档案管理工作提供更好服务。

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（作者单位：山东省菏泽市单县人力资源和社会保障局）7A49B570-D97A-43E1-9482-EE8A66FC3087