浅谈卫健系统新冠肺炎疫情防控档案规范化管理

赵培云

摘 要：梳理疫情防控档案的特点，初步总结疫情防控档案对抗击疫情的作用，阐述疫情檔案的构成及涉及模块，分析卫健系统针对新冠肺炎疫情防控档案规范化管理对策，从信息化建设、补充档案资料、加强档案分类管理、健全激励制度等视角解读疫情防控档案管理的流程、要点及优化方式。为确保文件材料应收尽收，在疫情档案归属范围内需健全保障措施、明确职责划分，为抗击新冠疫情及应对后续突发公共卫生事件提供有力保障。

关键词：新冠肺炎疫情;文件材料归档;档案管理

自新冠肺炎疫情暴发以来，各国均受到不同程度影响，引发国际社会广泛关注。我国各级党委及政府部门遵照中央指示，秉持高度集中、落实负责、迅速执行的理念，为打赢这场无硝烟的战争提供有力支持。我国在短时间内控制了新冠疫情，卫健系统作为疫情防控的基础，日均信息汇入及处理量十分庞大，为有效应对下次突发公共卫生事件，需大力研究卫健系统疫情防控档案规范化管理。实现资料规划、有序、高效收集，为归档与管理提供保障，发挥档案部门优势，为疫情防控、数据处理与调用奠定基础。

一、疫情防控档案的特点

国家档案局在新冠肺炎疫情暴发时下发重大指令，表示新冠肺炎疫情档案是党、政府及民众抗击疫情的真实写照，对后续类似工作具有充足参考价值，需有效收集疫情档案资料，并将其汇总分类。从理论视角分析，疫情防控档案具体指国家机构、个人或社会组织在紧急卫生活动中汇集而成的有价值的数据资料，包括文字记录、图表记录、电子档案。疫情防控档案作为应对传染病工作中形成的最原始记录，可反映抗击疫情过程中各项工作执行的是否科学，并可为科学防控提供参考。疫情防控档案涉及疫情发生、疫情恶化、疫情控制或结束等阶段产生的资料，疫情防控档案具有如下几个特点。

1.文件资料涉及范围广且内容较多

疫情防控档案涉及疫情发展全周期文件资料，包含传染病病发地点及扩散趋势、病人基本资料（年龄、性别、职业、住址、行动轨迹等）、感染者死亡资料等。总的来说，疫情防控档案能有效反映传染病的规律及特点。除此之外，卫生健康部门、教育部门、工业部门、交通运输等部门在疫情防控过程中会生成文档资料，归属于疫情防控档案。

2.价值高

常规来讲，疫情防控档案可有效反映各地疾病发展情况，卫生健康机构可通过疫情防控档案对各地疫情进行客观评定，以此制定有效整治措施，应对突发公共卫生事件，避免疫情进一步恶化及扩散。除此之外，疫情防控档案中包含传染病毒的生物特征、感染特性、遗传基因等信息。此类信息可作为疫苗研发、药物研制的重要参考，可提升民众对传染性病毒的认识。近年来，病毒从野生动物转移到人类身上的概率大大提高，疫情防控难度愈来愈大。因此，疫情防控档案的价值随之提高。

3.具有一定机密性，安全管理级别高

疫情防控档案部分内容由国家保密局直属管辖，根据《卫生工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，不经过国家及上级指示，国家管辖区间内的所有社会组织或个人均不可公开疫情防控档案资料。具体包括疫情走势分析、疾病与机体作用关系的数据、病发数和死亡数、重大卫生事件防治流程及具体情况等。除此之外，针对生物活性病毒、人体标本均归属于疫情防控档案，具体划分为实物档案。实物档案管理过程中安全级别较高，不经过批准与备案不可擅自开展研究工作，避免病毒泄露或传播。加强疫情防控档案管理具有落实生物安全防护作用。从整体分析，疫情防控档案具有涉密程度高且安全管理要求高的特点。

4.时效性强且随机性大

新冠肺炎疫情抗击期间分秒必争，所以收集的档案信息具有非常强的及时性。在疫情数据的持续变化下，各层级政府均对防控措施进行调整与优化，国家下发的公共政策落实到基层部门时均进行适当调整。如果上级部门获取不到基层部门精准的档案资料，将无法制定有效的处置措施。因此，疫情防控档案具备极强的及时性与精准性，紧跟疫情发展动态。同时，抗疫期间没有定数，一切均可调控，人员、抗疫方式、民众反映、政府决策均需动态调整及变化，说明疫情防控档案随机性较强。

二、卫健系统新冠肺炎疫情防控档案规范化管理的措施

1.完善疫情防控档案管理体系

新冠肺炎疫情属于突发公共卫生事件，其影响之大远超非典。虽然我国在抗击非典疫情中已经重视档案管理工作，并汇总文档资料，但管理流程科学性不足。与此同时，受病毒特异性、覆盖范围、传播速度等影响，新冠疫情档案管理无法沿袭非典疫情档案管理体系。因此，有必要深入分析新冠疫情档案规范化管理制度，从收集、分类、归档、保管、利用等视角修改与完善管理流程，并提取疫情防控档案共性管理条例，提高其普适性，以此有效应对突发公共安全卫生事件。

根据疫情防控档案规范化管理需求，需多措并举，以前瞻性为管理基础。疫情档案管理工作是一项十分艰巨的任务，档案管理者需认识自身责任，可脚踏实地、主动作为，有效反馈疫情信息。做好文档资料汇总、实物档案保存等工作，为新冠疫肺炎情防范提供有力帮助。首先，需提前介入、指导先行。档案管理需早布置、早实施、早规划、早落实。围绕各地集中收尾人员，提取有利资料，把握信息收集关键时期，同时介入档案管理工作流程，组织专人对疫情防控部门及人员进行业务指导，让档案管理工作与疫情抗击同步进行，实现精准对接;其次，调集社会力量，全方面收集社会档案资料。为避免机关人员返岗造成文档缺失或遗漏，建立采取分批接收方式，提前做好信息接收与移交工作，将疫情防控期间的各类资料以报表、图片、录音、录像、实物等形式汇总与整理，为档案归档提供有力帮助;最后，疫情防控部门应将档案管理工作作为日常事务之一，做好打持久战的准备，保证抗击疫情防控期间档案工作不掉队、不滞后。同时，推行随时收集材料、随时归档体系，精准把握一手疫情防控资料，关注疫情防控日常档案收集工作。例如，疫情防控初期，可成立专项工作小组，指挥疫情防控工作及档案收集工作，合理调度疫情档案收集保护及防疫工作，保障疫情防控和档案处理完美对接。疫情防控黄金期，卫健部门需派遣专人到各单位检查档案情况，对出现的档案管理问题及时指正。74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9

2.加强疫情防控档案分类管理工作

实现卫健系统疫情档案防控规范化管理，需重点關注档案分类管理。各单位需派遣专人到管辖单位、部门或乡镇报送疫情档案资料，明确规定档案最迟报送时间。卫健系统档案室需安排专门管理者处理各类疫情档案资料，记录档案到达时间，并将其分类整理，同时将档案拷贝到数据库，开设新冠肺炎疫情防控专区。此外，依照疫情防控档案性质与类别进行分类，如根据信息来源可分为医疗救治类档案、督导督查类档案、疫情数据统计类档案、物资保障类档案、民生类档案、新闻与舆论类档案，按照类型编制制定编号，存放到单独档案柜。相同档案卷宗可依照档案类型再次细分，如纸质文件、电子档、录像、音频、图片等。

疫情防控期间，各级防控领导班子应将全部档案作为全宗，将医疗类档案作为一类进行汇总与整理。就本次新冠肺炎疫情而言，医护救治工作是重中之重，包括重症、急症、轻症感染者救治，还包括核酸检测、防控部署，兼顾党务人员、一线工作者、临调人员，档案交叉性十分复杂。为避免档案资料相互交叉，需在单位原档案基础上单独设立大类进行归档处理。通俗讲，就是将材料数量多的档案单独处理，材料数量少的档案不可单独设类。

3.补充档案资料

在网络技术的高度发展下，信息的录入方式发生巨大变化，全国信息呈现深度交融状态，信息记录方式及涉及面十分广泛，记录形式也更加多样。卫健系统疫情防控档案规范化管理中需注意疫情防控文件资料的丰富性、及时性与有效性。结合信息技术，推行线上与线下指导联合模式，将疫情防控救治相关文件资料收集处理，保证资料的齐全、可用且真实。总体来讲，疫情防控档案需能真实反映疫情防控期间基层部门工作实务，可反映疫情抗击的全貌。

档案资料涉及：抗击新冠肺炎疫情期间我国公民自发组织的公益捐款，或志愿者自发筹集资金，将其归纳到疫情防控档案;对社会组织与个人捐赠的物质情况转化为凭证或记录;新冠肺炎疫情防控期间居民居家生活情况及社会氛围，对抗疫情时有关视频与图片进行汇总与收集;收录一线工作者工作事迹，了解一线人员敬业精神，以迎难而上为主题，塑造最美逆行者;记录各地抗疫期间市容市貌，了解国民对待疫情的谨慎态度及对国家政策的支持;反应新冠肺炎疫情抗击者尤其是一线工作者珍贵工作图片及录像，收录抗日日记、工作日志、心得体会。例如，在我国湖北武汉新冠肺炎疫情暴发时期，多省份派出医护者支援，可将其作为纪实性档案资料，完整反映抗疫期间国人众志成城。同时，抗疫期间众多家庭设置“土味”标语，应用喇叭广播形式反映抗疫的重要性。补充档案资料可将“我知道你为了谁，我也要知道你是谁”为主题，建立新冠肺炎疫情防控专家及医务工作者档案资料。收集各地医疗部门驰援专家和医护者资料，将其真实姓名、性别、出生年月等基本资料归纳处理，以此为日后应对突发类公共卫生安全事件提供人员保障。

4.健全激励制度

卫健系统疫情防控档案规范化管理若想突出成绩，必须健全激励制度。档案专业职称评审机构评审过程中应将抗疫人员优先对待。针对奋战抗击新冠肺炎的医务工作者、新闻采编、疫苗研制人员等，在评定职称或人才评选过程中应推行激励措施，鼓励社会各界人才主动加入抗击新冠肺炎疫情的队伍中。档案工作作为防控工作的重中之重，档案资料需突出显示有突出贡献的技术人员，对职称评定给予优先权。此外，针对档案管理人员，也应健全激励制度，引导管理者主动参与文档汇编与整理，对表现优异的人予以物质或精神奖励，对渎职者予以处罚。

5.执行档案整理标准

以《录音录像档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《实物档案整理规则》等执行档案整理与归档工作。以各项条例为基础，保证新冠肺炎疫情防控档案可及时收录、有效整理、全面管理。档案整理过程中涉及生物安全的档案应依照生物安全防护标准及规范开展。疫情结束后，各级部门需依照法律规定向单位移交档案，结合国家综合档案管理规章送往终端管理部门，当疫情防控机构撤除后，此类机构生命周期内的资料汇总为档案资料移交国家综合档案馆。

6.推行电子文件单套制管理

首先，新冠肺炎疫情是我国近百年重大突发公共卫生事件之一，其形成的文件资料数量多且涉及范围广泛，大部分资料均以电子文档形式呈现。其次，随着信息技术的持续发展，电子文件管理逐步推行电子化单套制归档技术，电子文件的电子化归档可实现远程操控，并可多份备案或上传云平台存储。电子文件单套制管理不再受疫情人员地理位置受限或无法面对面归档的影响，可提升档案归档的及时性与有效性。总体而言，探索电子文件电子化单套制管理有助提高归档速率，提升档案的有效性，同时可为其他领域档案管理提供参考。

7.加强信息化建设

信息化建设的优势分为很多方面。首先，加强信息化建设可全面推进无纸化档案管理。其次，新冠肺炎属于传染类疾病，纸质文档传递过程中易造成病毒感染，从而引发继发性病毒感染，通过信息技术可实现网络办公，省去纸质文档传送环节。档案管理者可利用信息化办公系统对文件进行存档管理，对疫情防控档案进行归档、整理与调取。根据档案管理要求，借助信息化办公系统可实现登记、编号、档案存放、加密、调阅及权限管理的一体化管理。针对新冠疫情防控期间产生的纸质文档，可采用RFID技术或二维码技术提取其中文字或图表，将其与后台数据库连通，以此对疫情防控档案管理全流程进行跟踪及智能操控，降低纸质卷宗翻阅，从而避免人体与档案接触频次较多而损坏档案。

三、结语

卫健系统疫情防控档案规范化管理是新时代的重要课题，研究疫情档案管理具有充分的现实意义。目前，在多种因素影响下，档案管理工作尚有一定改善空间，亟须有关人员在摸索与总结中不断优化管理体系。疫情防控档案规范化管理不仅关乎新冠肺炎疫情抗击成效，更关乎国家日后面对应急事件的处理能力，因此需加大疫情防控档案管理研究力度。

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（作者单位：利津县卫生健康发展服务中心）74E84B52-77D2-44D7-A66C-1BCDE3321CD9