信息时代档案管理工作面临的问题和对策

王金龙

摘要：随着社会以及科学技术的不断发展，信息技术与数字化管理技术在我国事业单位档案管理工作中逐渐得到了应用，并且也发挥出了前所未有的作用。对此，本文一方面对信息时代档案管理工作面临的问题进行了介绍;另一方面又提出了一系列对策，以此来为有关工作从业人员提供参考与借鉴。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

引言：

与过去传统的档案管理工作相比，信息化档案管理工作在查阅方便度与物理储存空间占用上都有着非常明显的优势，并且还能在很大程度上提升档案信息的安全性，实现相关部门档案信息的有效整合。那么信息化时代下档案管理工作究竟还存在着哪些问题，又如何对其进行针对性的解决，这正是本文的写作目的所在。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）档案管理人员专业能力有待提高

档案管理是一项综合性比较强的工作，但是从很多事业单位的表现来看，对于档案管理工作的开展往往缺乏足够的重视，甚至会专门安排即将退休或者是文化水平较低的职公负责档案管理工作。也正是如此，由于缺乏专业的背景或者档案整理技能，对于现代化的信息管理技术也缺乏有效的应用，从而导致档案会出现混乱或者资料缺乏的情况，甚至还可能造成档案资料的遗失，进而造成了档案利用效率低下。

（二）缺乏档案保密措施

在信息化时代下，无论是电子形式的档案还是传统纸质形式的档案，都需要提升其保密性能，否则就有可能面临信息泄露的风险，尤其是在档案资料的借阅过程中，如果未能对档案资料进行科学的分类，那么很有可能出现混合涉密文件的情况。并且电子档案资料还可能会存在数据丢失、被黑客入侵等风险，因此做好相应的档案保密措施是极其重要的。但是从实际情况来看，部分事业单位的档案管理人员并不具备这样的意识，从而导致其档案管理工作存在着很多的安全漏洞[1]。

二、信息时代档案管理工作的对策探析

（一）转变档案管理人员的认知，提高其信息化素养

如今随着时代的不断进步，信息技术更多地在档案管理中发挥了重要的作用，所以对于当前事业单位的档案管理人员来说，首先需要明确认识到档案精细化管理与信息化管理开展的意义所在，从而增强档案意识。这样才能在此基础之上形成端正的工作态度，才能保障一些具体的工作要求的充分落实。其次，在档案管理工作开展中还需要引入一些信息技术以及新兴的管理技术，并对其相关的档案管理人员开展信息技术上的培训，强化这些人员对计算机的使用，提升其信息技术意识。最后，还需要结合实际的情况建立科学的档案管理体系，并不断加强法制化以及制度化的建设，从而做到对档案管理人员的行为进行引导与制约，并明确其具体的责任。最后，档案管理人员还需要主动转变观念，基于档案的类型与内容进行等级的划分，对于等级较低的档案，可以在进行备份之后向社会上的需求者进行开放，供其查看。对于等级较高的档案，则需要实现备份保存，并建立严格的档案保存制度，从而确保事业单位档案管理工作的正常、稳定開展[2]。

（二）强化对档案资料的安全管理

虽然电子储存方式在一定程度上提升了如今档案管理工作的安全性，但也并不是绝对的安全，也存在着档案信息泄露与丢失等风险。对此，就需要重视安全管理工作的有效开展，首先可以运用时间戳技术与数字签名技术，这样就能对电子档案的内容与来源实现更强有力的管理，从而有效确保整个事业单位档案资料的安全性。其次，则是应用创设复合式身份标识技术，这一技术主要是通过多种技术方式与算法的整合，来强化凭证库管理机制。从而使得电子档案在应用过程中其原始档案资料并不会受到损害，并对档案应用的范围也实现了控制[3]。具体来说就是，在档案工作人员或者资料查阅人员在对电子档案进行搜索与调用的过程中，所提供的是电子档案的副本，这样就能避免出现对电子档案原件恶意破坏以及篡改的现象。

（三）加强对档案管理工作的组织领导

在对事业单位档案管理的重要性进行正确认识的基础之上，还需要加强对档案管理工作的组织领导。对此，需要设立专门的机构部门来开展档案管理工作，并在此基础上形成相对完善的人员管理制度，并为其创造更加良好的基础环境、办公条件、引进相应的信息设备，只有这样，才能充分发挥信息技术在档案管理工作中的效果，促进其工作效率以及工作质量的不断提高。

三、结语

综上所述，虽然在新时代背景下借助于信息技术的应用，能够使事业单位的档案管理工作变得更为便利，但是想要使其档案管理水平得到进一步提升，还应当及时转变档案管理人员的认知，提高其信息化素养，强化对档案资料的安全管理以及加强对档案管理工作的组织与领导。只有这样，才能充分发挥出信息化技术、信息化设备在档案管理工作中的成效，促进我国事业单位档案管理工作水平的不断提高。

参考文献：

[1]王丽华. 浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J]. 发明与创新：职业教育， 2020（5）：1.

[2]杨晓宁. 浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J]. 计算机产品与流通， 2020（7）：1.

[3]任富霞. 信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J]. 办公室业务， 2020.（4）：12.