搭建资金预算信息化平台创建集采集销方式下的资金管控体系

□任亚宁

一、成果提出的背景

资金预算管理是企业对货币资金管理的一项重要内容，它是风险管理与过程控制的有效手段。HY公司是国内特大型化学制药企业，为了满足“集中采购，集中销售”的运行模式，根据各子分公司与集中销售单位、集中采购单位的产品业务链关系创建全新的资金管控模式。本文以HY公司资金预算管理工作为例，就集采集销模式下的资金管控体系进行论述。

二、创新管理的主要内容及做法

(一)搭建资金预算信息化平台，创建集采集销方式下的资金管控。

1.信息化平台是资金管控的基础。HY公司财务部科学、合理地运用资金管控办法，来搭建信息化平台。主要表现有以下几种：建立预算控制责任制、细化预算控制体系。建立“现金池”，将资金归集到“现金池”，做好对资金的把控。进一步整合存量资源，建立“票据池”，充分发挥规模效应。对大额资金实施监管，完善大额资金审批流程。

2.在资金管控过程中采用资金集中管理。在资金管控过程中，把资金集中起来，资金由HY公司统一管理和使用。通过将资金集中管理的方式，将整个公司内资金重新整合和分配，使得资金的使用率提高，在资金运行过程中将金融风险降低。

3.在集采集销模式下，采用“集中回款、统一分配”的资金管理模式。物资供应分公司根据管理办法计算提供给HY公司各子分公司货物的价格，各子分公司按照物资供应分公司给出的价格付款；销售分公司和原料药出口业务部根据管理办法计算采购价格，按照采购价格对子分公司付款。在上述的集采集销的模式下，HY公司财务部制定了对子分公司采用“集中回款、统一分配”的资金管理模式。

4.模拟分厂制对资金管控—对分厂采取“收支两条线”的资金管理模式。模拟分厂制对资金管控的要求主要集中在对于模拟分厂收与支的管控，要求模拟分厂将收入资金全部上交到公司财务部，再由公司财务部根据子分公司提交的支付单据进行审核，审核通过进行支付，控制模拟分厂的资金支出。模拟分厂的生产、销售、回款等经营方式未发生变化，仅是对模拟分厂的资金进行管控，所以集采集销模式也适用于模拟分厂。

(二)主要实施步骤。

1.明确各公司购销关系、梳理资金管理流程。一是要梳理集采集销模式下各公司的业务链，明确物资供应分公司、原料药出口业务部、销售分公司与HY公司各子分公司之间的购销关系，从而分配资金。二是根据月度预算中各单位的(含模拟分厂)各项费用、成本支出的时间，并根据预算额度分配资金额度、明确付款的时间。

2.在搭建信息化平台的过程中运用财务信息化软件。

(1)制定有关HY公司的资金管控制度。HY公司根据公司的管理要求，运用资金信息化管理系统，制定了《资金预算管理办法》，办法中主要规定了资金预算的管控原则、方式和目标，主要原则如下：

①集中管理、统一管控的原则。建立票据池、现金池，将各子分公司的资金统一管理和调配。

②预算控制、逐级审批的原则。将各子分公司的收支进行预算控制，按照额度进行逐级审批

③严格操作、防控风险的原则。各公司要严格执行国家法律法规和公司颁布的各项制度，遵循内部牵制原则，开展资金收支活动，严控资金风险的发生。

(2)建立资金预算管控体系。为更好地对资金进行管控，在公司《资金预算管理办法》的指导下，对已有的资金预算报表进行整合，设计了八张报表，四张月度资金预算主附表，三张费用预算表，一张年表。

①管控维度。预算报表变成了内部管控、外部管控、现金管控、票据管控四个维度，改变了之前的单维度管控。通过四个维度的管控，实现现金流量合并报表的自动编制。将现金和票据分开，可以真实地反映回款情况，还能分析现金和票据的收付情况，使预算执行更精细。

②细化预算项目。将预算项目细化，主要是从经营活动和投资活动出发，将上述现金流量细化。

经营活动现金收支项目中，医药产品销售收入中细化了包括销售分公司回款、国际物流公司回款、内部子公司之间的回款以及外部公司回款的5个汇款来源，材料支出中细化了3个支出去向，包括物资供应分公司材料支出，内部子公司之间材料支出以及外部公司材料支出。

投资项目中，固定资产支出由原本的6大类，细化到每一类，并且每一类下都会有明细项目，此外，增加了一张“投资项目明细表”，使得公司对明细项目管控得更加严格。

③细化预算管控点。在资金管控方面，细化了预算管控点，主要设定了24个主控制指标，明细如表1所示。

表1

投资支出按照以上分类的项目进行预算控制，此外，涉及到更新和零购的项目要按照总额进行资金管控，涉及到费用的要按照部门预算进行资金管控。预算收支控制主要分为预算刚性控制、预算预警控制、预算提示控制。

(3)对大额资金加强审批控制，降低风险。HY公司在对资金进行管控的条件下，建立报账中心，设置审批流，对于资金支出的额度，突出公司“内外有别、大额管控”的思想，明确大额资金审批权限。在财务部收到拨付款申请后，要对付款事宜进行审核、并对该付款事宜按照审批权限进行逐级审批，将各子分公司的拨付款额度控制在预算范围内，降低资金风险。

(4)对费用进行细化，对费用进行控制。将各单位的管理费用、制造费用和营业费用同时纳入预算管控系统。实现对各部门单项费用的实时预算控制，有效地控制了不必要的开支，提供报销会计人员的管理效率，更为重要的是控制住各公司的各项费用，保证公司生产经营目标的实现。

(5)初步建立票据信息池，实施票据的集中调控。除建立“现金池”外，建立票据池。对票据进行统一管理，主要体现在：一是票据信息集中：各公司将票据在票据管理平台进行实时更新、做到日清日结；二是管理票据池：将票据信息归集、掌握票据信息；三是票据的开立和贴现：将票据进行统一管理，对于票据的开立或贴现进行集中操作。

(三)设计集采集销的资金管理方案。在HY公司采用集采集销的营销模式下，HY公司财务部采用了“集中回款、统一分配”资金管控模式。综合考虑外部回款率、必要支出、成本三个方面，制定资金分配的原则，从而对子公司的资金进行分配。

每月末编制下月资金预算，每旬根据销售分公司和原料药出口业务部的上月回款情况，结合子分公司上报的资金需求，结合子分公司(含模拟分厂)对现金与票据的使用比例考虑是否需要开立银行承兑汇票还是办理银行承兑汇票贴现业务，以及使用其他配置资金比例的手段。

对于集中采购的付款分配，根据供应分公司填报的子分公司(含模拟分厂)对其应付账款金额，以及本月的采购总计划(包括现金和票据的使用额度)。

(四)模拟分厂制的资金管理方案。财务部制定了分厂制的管理原则，即按照“收支两条线”的原则，各分厂分别设立一个支款户，用于日常开支；各分厂的回款收入全部回到本部收款户；在月度支出预算内，根据每旬支出计划，每旬向各厂下拨款，满足必要支出需求。

三、创新管理的实施效果

随着企业规模不断大型化，企业集团的成员企业分布于不同的产业链位置、不同的地域，他们面临的问题也有所不同，由于企业内成员资金分布不均衡很可能导致整个集团利益损失。因此加强资金管理成为企业管理层日益关注的问题。通过上述资金管理方案的实施，借助资金预算管理平台的推力，强化了资金预算管控的运行，实现资金余缺调剂、防控资金运营风险的目标。具体实施效果如下。

(一)资金管理流程再造。以细化资金管控环节、完善审批流程为重点，推进资金管理流程优化。

(二)资金预算与结算合一。完成资金预算系统上线，实现预算控制自动化、预算审批信息化、预算与结算二算合一，发挥预算对结算的同步控制。

(三)防控资金运营风险。通过对大额资金、投融资的预算控制，调控、引导资金流向，提高资金使用效率。

(四)建立“票据信息池”。实行全周期管理，锁定风险，有效调剂现金和票据的支付结构。

(五)加强了对子分公司资金集中调控力度。母公司及时掌握公司的财务资金变动情况，资金的流向受到公司管理层的控制及调控，形成有效的决策约束机制，从而进一步加强对子分公司的监督控制。

(六)资金逐步集中，资金使用效率明显提高。通过集采集销方式下的资金管控模式的实施，公司有效地减少了资金沉淀，在集采集销的采购和销售模式下，通过重新梳理和建立资金管控流程，实现销售分款与采购付款的联动机制，使得公司资金存量资源得以最大限度发挥作用。