“嵌入式”军队审计归档管理模式研究

吴孟珠 郭兆博

一、引言

审计档案是国家档案的重要组成部分，军队审计档案由于其单位机密性高、涉及人群少等因素，一直以来保持着神秘的色彩。当前，随着军队大型审计项目不断涌现，审计部门的组织模式也逐渐趋于常态化，其归档资料数量庞大、归档链条长、涉及人员复杂的特点也成为了学界研究的兴趣点。随着新兴技术手段不断介入，传统的审计归档管理模式已出现了低效运转的不良态势，在模式研究方面，迫切需要档案归档管理模式创新与探索。

二、军队传统审计归档管理模式现状

（一）军队传统审计归档管理效率低下

军队单位所经手的审计项目事项复杂、时间跨度长，形成的归档资料数量庞大。采用传统审计归档管理模式，最终立卷归档环节易出现疏漏，难以进行过程控制并参与相关检查工作。造成这种现象的原因在于部队单位组织所属层级较多，相关项目的跨度时间及工作链条较长，致使档案部门在工作过程中难以保证项目的规范性及流程化作业，迫切需要新型审计项目档案归档管理模式介入。

（二）使用者偏好零散的文件而非归档之后的档案

当前军队单位信息化建设对信息流运转效率要求甚高，且在绝大数情况下以参考、浏览为主。因此从使用者偏好来看，原则上会更加倾向于从本地数据库直接调取完整的数据文件或信息资料。但目前的实际情况却是，使用者不到必须寻找审计档案时几乎不会主动启动档案管理系统去搜寻档案，他们会利用各部门人员沟通查找零散的文件信息，这种现象容易造成数据链的缺失与搜寻效率低下等问题。

（三）军队档案人员业务素质不能满足当下要求

目前，军队单位承担大项目审计档案归档管理的人员以本单位系统人员为主，涉及业务信息保密性对于社会人员招聘甚少，而档案部门专职人员往往不是对审计项目情况极为熟悉，加之军队单位间存在人员地域流动性较大，缺乏对入职人员统一培训与指导规划，这就造成了专兼职档案员自身的档案专业知识和审计业务水平较为一般，难以适应如今复杂的审计项目归档管理要求。军队档案人员业务素质不高的另一重要原因在于，军队单位没有建立起完善的档案工作责任制，缺少对于档案管理工作的宣传教育和培训，缺乏对档案法规和知识系统性学习。

二、军队“嵌入式”审计归档管理模式的必要性及现实意义

（一）提高大型审计档案归档效率

审计档案的主要组成部分是业务档案。因军队单位面临的审计工作业务量大、时间线长等原因，审计人员“重审计过程，轻归档工作”的现象尤为普遍。倘若前期过程没有对相关文件材料进行日常收集和整理，后期在立卷归档时就增加了整理难度。所以，“嵌入式”审计归档管理模式应用到审计项目开展过程的每个环节，有助于审计项目顺利开展并就相关文件数据资料进行汇总和收集整理，实现审计文件材料即时归档，极大地提高了军队单位审计项目资料归档效率。

（二）保障大型审计项目档案质量

就一般程序而言，审计项目主审掌握审计项目的整体进展情况及文件资料的收集工作。但在实行大型审计项目时，项目主审受制于工作分工，不能对审计全流程进行参与，更没有时间和精力参与立卷整理工作，这就使得整个项目立卷归档质量无法得到切实保障。然而，“嵌入式”审计归档管理模式的参与，实施前端控制和全程管理，在审计准备阶段就已介入，明确归档的规范性要求，这就使得审计主管能够对各环节遗漏的地方进行有效控制，及时发现并解决各类影响项目档案质量的问题，对档案质量出现的瑕疵进行查漏补缺。

（三）确保档案管理与服务工作现实需要

长久以来，档案管理与档案信息服务均存在机制体制与管理模式老化的问题，致使档案管理部门与社会各领域不能实现有效融合，档案需求使用者的使用服务无法得到高效保证。此外，档案内容服务效果和质量不尽如人意、信息网络时代造成的信息数据泛滥、需求多样性问题层出不穷，鲜有档案部门进行编研及推广工作，偶尔做出的编研产品也不能满足实际工作的需要，往往停留在理论及政策层面，缺少实用价值及实际意义，使得业界呼吁以新型审计归档管理模式配套应用来解决这一系列问题。

（四）适应国家治理和监督体系的制度安排

军队审计作为国家治理发展的“推进器”和深化改革的“催化剂”，在国家治理监督体系中，审计归档管理工作正渐渐从中央到地方纳入到以国家治理为核心的政治制度体系建设中来。面对如今复杂的国际政治经济形势，各机构改革如何主动融入到国家治理体系大格局之中，既努力推动被审计单位、部门和相关领域的制度创新和结构变革，又积极探索自身在审计目标、任务定位、方法措施等创新之处，已经成为当下亟须破解的难题。

三、“嵌入式”军队审计归档管理模式的构建

（一）“嵌入式”军队审计归档管理模式要素分析

1.军队单位。军队单位也称作武装组织力量，系指保护国家、人民利益安全的武装组织及其力量群体。军队单位的常规任务是维护国家及人民利益，以及应对潜在的国家或地区发动战争等。“军队”的叫法多样，有些国家不称其为“军队”，例如日本将武装力量称为“国民自卫队”，德国则称为“联邦国防军”。军队单位的组织形式也很多，包括陆、海、空等部队组织，也有高校、科研院所、医院等下属单位。本文研究的军队单位，则是指为军队服务的所有单位组织群体。

2.审计档案部门。审计档案部门是指单位组织设计的，建立审计档案并负责管理审计档案的搜集、整理、立卷、保管、使用、编纂、统计及鉴定活动，同时记录监督组织日常审计业务活动的单位部门。审计档案部门遵守严格的规章制度流程，由档案部门人员在单位运行活动中确定原始记录性信息。需要贯彻落实政府有关档案工作的相关法律、法规及各种规章制度。此外，审计档案部门还需要配合有关机构做好审计档案的移交和处理工作，审计档案部门为单位组织提供经验证据、总结过往历程起着独特的作用。

3.审计档案使用者。本文中，审计档案使用者指的是在军队单位工作中对审计档案有需求的个人或机构。审计档案使用者既是军队单位审计档案部门管理者的服务对象，也是审计档案部门管理者创新和发展的源泉。各单位在审计档案使用过程中应规范审计档案借阅制度，及时办理续借手续。通过审计档案使用者的反馈及需求变化，不断给审计档案部门管理者提出新的挑战，挖掘其潜在价值并开发到极致。在这一过程中，审计档案使用者应注意档案资料的安全保密，不得传播档案内容，并要保证案卷的完整与安全，严禁勾划、涂改、拆卷、剪裁和撕页。通过不断地满足审计档案使用者的需求，提高审计档案的开发利用价值，保障审计档案的质量需求。

（二）“嵌入式”军队审计归档管理模式流程分析

军队单位“嵌入式”审计归档管理包括审计准备（前端控制）、审计实施（业务嵌入）及审计报告（立卷归档）这三个阶段，归档工作从准备阶段的明确归档要求、实施阶段的审计数据材料收集整理、报告阶段的立卷归档形成良性的循环模式，达到“事前介入，事中跟踪，事后汇总”的“嵌入式”归档管理流程，实现档案工作与审计工作的有效融合，具体流程如图1所示。

图1 “嵌入式”军队审计归档管理模式流程

1.审计准备：前端控制。军队审计归档管理的前端控制是指对文件材料的搜集、分类、整理的过程，在该进程中通过及时干预以保证文件材料的真实可靠，进而提高审计案卷的归档质量，确立档案标准化和规范化的归档流程。军队单位在日常运行中，涉及的大型项目活动较多，在大型审计项目准备阶段就进行前端控制的介入，加强前端控制管理，不仅有助于审计部门及时了解审计工作方案、审计方法及法律法规，也有利于与被审计单位建立起顺畅的沟通渠道，从而让审计人员在准备阶段就树立起档案意识，并按照归档要求进行文件材料的搜集、分类和整理等工作。当涉及到诸多合作单位共同完成的大型审计项目时，由于各单位、各部门管理者的要求不完全一致，因此开展审计前其准备阶段的统一规范要求、统一流程标准就显得格外必要。

2.审计实施：业务嵌入。军队单位审计归档管理流程的第二步是审计实施阶段，该阶段要通过业务嵌入对审计档案工作进行合理的筹划安排，以确保归档进度与项目实施进度同步。在业务嵌入环节最重要的就是根据档案管理规定，结合被审计单位的实际需要，制定出具体可行的管理制度，明确审计组长及其团队成员在审计现场档案管理各个环节中的职责及任务。同时，业务嵌入也要结合当前的信息技术条件，将电子文件与纸质文件进行区别处理。例如纸质文件应存入审计项目专用柜，对审计档案文件柜进行编码以备后期的立卷归档。此外，在涉及军队单位大型审计项目实施过程中，审计项目组应该设置专职档案员来辅助项目主审进行档案归档工作。既要做到边审计边搜集整理，又要及时发现潜在的审计档案质量问题，确保文件资料收集的完整性、规范性。业务嵌入环节也要求归档责任人对归档质量进行严格把关、统一检查，以确保审计质量各环节万无一失。

3.审计报告：立卷归档。军队单位审计归档管理模式的最后一道工序是立卷归档，这项工作既是审计工作的导向，也是最终结果。其主要内容是指将军队审计工作中各个阶段搜集、分类的文件材料按照相关规范进行整理。在立卷归档环节，各个项目分别自立成卷，不得将几个审计项目合并立卷。需要注意的是，最终立卷的文件材料应以结论性、证明性、立项性为标准进行排序，将结论性文件材料按重要程度进行排列；证明性文件材料按与报告所列问题和审计评价意见相应顺序排列；立项性文件材料按文件形成的时间顺序进行排列。卷内文件材料的排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件材料在前，次要文件材料在后；汇总性文件材料在前，原始性文件材料在后，等等。审计档案规范立卷的目的，主要是方便日后的查阅、复检、开发、利用。规范的审计档案可清晰地展示项目审计的过程、内容和成果，同时也明白地展示了审计工作的水平和质量，比如审计定性是否准确、结论是否稳妥、证据是否可靠、程序是否合法，等等。

（三）军队“嵌入式”审计归档管理模式技术手段分析

1.互联网嵌入审计归档管理应用。互联网时代带来了大量的数据、资料、文件等错综复杂的信息资源，如何高效整合并实现快速搜索成为每一个档案管理人员需考虑的首要问题。要想实现对审计档案高效管理，就必须充分引入互联网技术，实现互联网技术的嵌入，让互联网技术充分打造丰富的网络环境建设，在档案管理工作中实现数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，满足档案使用者的个性化需求。同时，在各项功能中还提出了具体要求，从而使档案资源共享具有更大的实际意义。审计档案资源管理作为军队管理工作的基础，也是军队信息化建设的转型部分。要通过互联网技术引入，带动档案审阅服务模式创新，实现信息多跑路、使用者少跑腿的管理效果。比如，通过互联网平台推出档案管理APP软件，审阅者通过提前预约节省等待时间，也减轻了档案管理人员工作量，最大的效果是提升了查阅者的用户体验。

2.文件归档全程观理念嵌入（详见图2所示）。全程观理念嵌入，是指基于文件生命周期理论出发，对现行文件、档案资料搜集整个过程的全面控制及科学管理。军队单位审计项目涉及周期长、链条多的特点，不仅需要审计工作与档案工作保持同步，更应该实现项目前期、中期、后期的全程跟踪，把审计项目档案的运行过程全面控制起来，以最大限度地确保档案的齐全、准确。文件归档全程观理念嵌入，有利于做到审计工作与档案管理的同步，项目实施初期动员工作人员积极参与项目管理，确定归档要求；项目实施中期全程跟踪，检查容易忽略的细节管理；项目最终审批前进行档案初检，为项目档案验收严格把关。

图2 文件归档全程观理念嵌入示意图

3.档案部门硬件设施功能嵌入。前文我们已经提到了以互联网技术为典型驱动的软件管理应用，然而，在实际工作中要保证档案管理系统的高效运行，应具备完整的输入设备、中央处理器、输出设备等硬件设施。当前，海量的信息资源占据了档案归档工作的大部分空间，由于电子文件的特性决定了其存储的软件要求比较苛刻，不同于纸质档案的物理存放，电子文件需要依靠大型存储器实现资料存储。所以只有具备相应的硬件设施环境，才具有从电子文件形成部门向档案管理部门移交归档的技术保障。对于电子文档的整理，按优先顺序应该分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。同时，为保证电子档案信息的稳定性，要定期对电子设施进行检查和维护。此外，还有必要在军队预算中增加一些大容量、高速度的硬件及服务器，加大必要的硬件投入，逐步改善档案部门现有的设备状况，让军队单位的硬件设施跟上时代更新的步伐。

（四）“嵌入式”军队审计归档管理模式内容分析

1.人员结构的嵌入。军队审计项目在确定审计组团队之前，应该搭配好合适的档案管理人员共同嵌入项目组。然而现实情况是，由于军队单位的特殊性，审计部门及档案部门难以配备专职档案管理人员，故难以确保团队人员的科学配置。所以，现实的做法是在审计组成团队中挑选出负责档案工作的兼职档案员，采用这种临时性的调度工作来解决档案管理人员的资源稀缺问题。临时性人员的嵌入，应随审计项目开展同步进行审计文件材料的收集整理。同时，伴随着军队单位大型审计项目的运作过程而发挥作用，赋予其充分的职权并配合项目主审完成文件材料的归档工作。此外，人员结构的嵌入还可以通过审计档案管理培训等形式，让其充分深人档案工作流程，潜移默化地接受档案管理的理念和文化，明确各个环节的质量控制标准。

2.技术空间的嵌入。如今已经进入信息化管理的飞速迭代时代，档案管理也迎来了各种现代信息技术手段的更新运用，新兴技术手段在档案管理工作中的比重在不断增加。审计档案工作管理也是如此，新兴技术革新一步步嵌入到审计归档管理模式之中。在嵌入性理论指导下，技术的嵌入打开了档案工作的空间应用，借助各种新通信技术手段不断丰富档案信息网络平台，如利用嵌入式系统对网络信息资源进行有效集成、对审计档案使用者的需求偏好进行检索、感知与数据挖掘，并以此将档案信息以移动互联形式进行定向推送，更好地满足档案信息用户的需求，通过人脸识别及智能互联服务，实现审计档案的非接触式远程服务体验，促使档案利用变得更为方便实时，以此形成个性化、知识化、全程化的融合并提升至新的高度。

3.归档空间的嵌入。归档空间的嵌入主要是指档案工作全面参与各专业领域具体业务分支并进行有效融合的过程，在管理制度、组织体系、团队建设与信息平台等方面建立起良性管理规范。归档空间的嵌入包括部门嵌入、内容嵌入和平台嵌入三个方面。归档空间的嵌入管理，有助于审计档案管理模式优化，建立起相互信任、共生、共赢和依赖关系，是审计归档管理各个要素间形成伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式，保障档案工作者与所涉及专业领域业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展情况以及存在的热点和难点问题，提高档案收集、管理、服务水平和质量。当然，归档空间的嵌入作为审计归档管理模式的关键步骤，应以人员结构的嵌入安排与技术空间的前期嵌入为有效前提，在保持各要素稳定发展的同时增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。

四、结语

军队单位“嵌入式”审计归档管理模式，是融合互联网信息时代发展的新趋势，也是军队单位同审计部门、审计档案使用者协同发展的新选择。基于“嵌入式”审计归档管理模式更易贴近审计工作实际和档案归档管理要求，因此开发出来的产品更加具有针对性和实用性。本文关注“嵌入式”技术的审计档案管理模式，既注重管理模式要素的分析，又对审计归档管理模式流程进行了前瞻性设想，对采用的相关技术手段进行提前预判、融会贯通分析，相信该研究能使档案工作与审计工作高效融合，在信息时代能够展示出广阔的发展前景和价值空间。