煤炭企业档案管理的重要性及实践思考

摘 要：本文簡要概述了煤炭企业档案管理在宣传以及人力资源管理工作方面的重要性，对其当前在大数据环境下的管理现状进行分析，重点对其档案管理工作中存在的意识不足、技术不强、制度落后以及效率较低的问题进行梳理，并针对以上问题提出了强化意识、加强技术、健全制度、信息建设、人才管理以及加强档案安全性等对策，以望借鉴。

关键词：煤炭企业;档案管理;信息化管理

对于煤炭企业而言，档案管理工作非常重要，尤其在煤炭行业不断发展、档案管理日渐完善的情况下，其档案数量不断增加，此时需要提高对档案管理工作的重视，如果依然采用传统方法进行档案记录和管理，非常容易出现资料缺失或遗漏问题，因此需要对煤炭企业档案的管理现状和存在问题进行积极探讨，采取更先进的管理手段落实档案管理工作。

一、煤炭企业管理的重要性

科技飞速发展，煤炭行业的竞争也十分激烈，其作为经济发展中的重要支撑，在如今的大环境中面临着诸多挑战，为了在市场经济中站稳脚跟，必须要做好档案管理工作。由于煤炭企业业务范围非常广泛，拥有复杂的组织结构，员工数量众多，企业规模通常较大，因此，对煤炭企业的档案管理工作有更高要求。煤炭企业的档案管理工作包含较多内容，优秀的档案管理工作者能够帮助煤炭企业更顺利地开展宣传工作，为煤炭企业节省人力、物力，帮助煤炭企业避免不必要的损失。除此之外，做好档案管理工作，还能够帮助企业更好地进行人力资源管理，使煤炭企业健康化发展。对于煤炭企业而言，人力资源管理工作是非常重要的工作，完成度较高的人力资源管理能够帮助企业做大做强，在当今大数据背景下人力资源管理工作面临着诸多困难，因此煤炭企业需要更加重视档案管理工作，对其人事档案进行完善，进而达到持续有效地为煤炭企业服务的目的。

二、煤炭企业档案管理现状

煤炭企业的档案数量较多，管理的难度较大，随着数字时代的降临，大数据已经成为人民群众生活和工作中必不可少的一部分，在数字化背景下，档案管理的长远发展迎来了希望。档案管理工作效率发生了巨大提高，但由于档案数字化的推进需要充足的资金支持，还需要先进设备进行基础设施支持，而目前看来，部分煤炭企业并没有做好融合大数据的准备工作。

并且，档案数字化技术属于较为先进的科学技术，其操作方式相对于传统的档案管理方式而言比较困难。档案管理人员大多并不具备此项技能，导致其工作与电子化技术脱节。如今还存在部分工作人员怠惰不前的现象，其对于新兴技术报以漠视态度，个人思想觉悟尚未跟上时代的发展步伐，导致其工作效率极低，也不利于档案管理。

三、煤炭企业档案管理实践中的困难

1.意识不足

当前大部分煤炭企业在应对档案管理工作时意识不足，其尚未认识到档案管理在煤炭企业发展中的重要地位，对档案管理工作要求较低，导致其在查找档案资料时需要花费大量时间，也没有彻底落实电子化档案管理，并未意识到档案管理工作需要跟随企业现代化发展步伐，导致档案管理与企业发展严重脱节，为煤炭企业的其他工作带来困扰。

2.技术不强

在进行档案管理时，依靠传统手段进行海量档案的有效管理难度较大，在大数据浪潮之下，部分煤炭企业的档案管理工作缺乏技术性。在图像采集档案信息时没有根据实际需要对采集技术进行合理利用，档案存储时也存在一定技术难题。部分煤炭企业在利用信息化技术推进档案数字化管理时难以做到与时俱进，往往会由于技术不强而导致档案管理存在一定缺陷。

3.制度落后

煤炭企业在进行档案管理工作时需要依靠完善的制度保障，而部分企业针对此项工作建立的管理制度不够全面，没有对工作人员提出具体的工作要求，对其工作评判也较为随意，缺乏严格的规章制度，导致档案管理人员在进行档案管理时没有全面的制度支撑，在实际开展管理工作时或随意散漫或缩手缩脚，同时缺乏合理的奖罚制度，使档案管理人员的工作积极性不高。

4.效率较低

部分煤炭企业的档案管理工作并未跟上大数据的发展步伐，完成档案管理数字化建设，导致其在进行档案整合与管理时，在实际操作过程中非常容易出现档案缺失的问题，并且管理效率较低，在需要查找资料的时候往往由于资料过多而难以准确定位到需要的档案资料。部分煤炭企业虽然应用现代化的管理方式，但由于其设备、技术落后等原因，也无法保证档案管理的效率与安全。

四、加强煤炭企业档案管理的实践措施

1.增强意识

要想加强煤炭企业档案的高效利用，使档案管理工作在当前大数据的环境之中取得进步与发展，必须要提高煤炭企业领导者对档案管理的重视。在进行档案管理过程中，只有将煤炭企业领导层的档案管理意识提高，才能够将档案管理工作在企业中的地位提升，进而帮助档案管理工作更加顺利开展，把档案管理的作用最大化，扩大此类工作的影响力以取得更好的管理成果。尤其对于档案管理涉及内容较多的煤炭企业而言，只有不断提高档案管理意识，才能够跟上时代的发展。

2.加强技术

在大数据时代下进行档案管理的关键技术有图像采集、档案存储等，要想更好、更快地进行煤炭企业的档案管理，需要加强对先进技术的应用。电子类型的档案是由图像共同组合而成的，其将各个图像实时融合，最终形成了电子化档案。图像的采集技术主要有三种标准，一种是TWAIN，另一种是WIA，还有一种是ISIS。一般来说，应用TWAIN和WIA标准的较多，其都可以从扫描仪以及各种相机设备中进行图像的采集，从图像采集相应的对话框之中取得图像的文件，并且都能够利用编程方式来进行图像的采集。相对来说，TWAIN的对话框能够为其提供更丰富的选择以及更先进的设备。同时，TWAIN的传输模式比WIA多了一种本地模式，且大部分的TWAIN能够将上次扫描的相关设置保存下来，而WIA没有此类特征。在实际的应用过程之中发现，TWAIN能够有更优秀的扩展性以及兼容性，且被多数设备支持。在实际应用过程中，煤炭企业应当选择合适自身企业档案管理的采集方式。电子档案的图像存储格式丰富多样，单一静态的格式有BMP、PCX等，多图融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的电子档案如果存放于单一图像中则会获得多份材料，而对其进行分别存储的话则会对其信息的完整性进行了破坏，在后续的查看过程中难以快速获取全部资料，因此档案电子化时，大多是将采集到的单一图片汇总起来，构成多页的文件档案。在档案电子化的过程中，PDF成为最常见的应用格式。在管理电子档案存储时，还需要选择适当的文件系统或数据库，在实践验证之后发现，数据库存储更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技发展的势头非常迅猛，档案管理技术的更新换代极快，因此还需要及时对技术进行更新以获得更完备的性能，保障档案数据的安全以及录入信息的效率。如今煤炭企业中档案管理技术仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不断更新电子化技术才能够保证档案管理工作更方便、更快捷、更安全。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE

3.健全制度

為了更好地进行煤炭企业的档案管理工作，加强煤炭企业档案管理发展步伐，需要制定一套科学合理的管理制度，充分保障档案管理在煤炭企业内部的地位，发挥其巨大优势，有效增强档案管理效果。在进行档案管理的过程中需要做到集中领导，对档案管理工作进行分层负责，同时做好其监督控制工作。煤炭企业需要向各个管理人员发布档案管理的具体任务，在落实电子化档案管理时应当指派专门的信息技术人员对档案管理人员进行指导和监督，确保档案的管理责任能够落实到具体个人，避免档案管理人员产生置身事外心理。同时，需要建立健全考核指标体系，监督档案管理人员妥善完成指标。在建设相关制度时，需要清晰梳理煤炭企业档案管理工作，同时要明确设置工作规范标准与严格要求，在此基础之上，构建完整的档案管理制度，方便档案管理人员能够依照制度进行日常工作，杜绝其工作上的侥幸心理。煤炭企业可以依据该制度对档案管理工作进行定期检查或抽查，了解该制度的实际落实情况，判断档案管理人员的工作水平，对档案管理人员的工作态度和能力作出正确判断。

4.加强信息化建设

对于档案数量较多、档案管理工作量较大的煤炭企业而言，需要以更快的速度进行信息化建设，才能够更好落实档案管理工作。尤其对于自动化的煤矿企业而言，其涉及的信息化数据较多，传统的档案管理方式之下工作量非常大，将区块链技术应用其中则可以改善这一问题。区块链技术能够快速对相应的数据进行处理，极大减少档案数据录入的时间，将工作人员的压力减轻不少。同时，煤炭企业中的部分档案工作还具有易变性特点，因此对数据的管理提出了更高要求。区块链技术能够利用其不可篡改性特点，每一次变动产生的数据会被实时传输至区块链上，每个节点上的数据只有在其他节点全都验证无误之后才能够被判定有效，将其链接到区块链中，而没有通过验证的数据则被判定为错误数据，被拒绝链接，同时每一个区块上都会带有各自的时间戳用以记录数据传输的时间，一旦信息遭到篡改则会留下修改的痕迹，因此档案管理人员可以通过区块链严密进行档案管理操作，确保每次归档的数据都是真实且其变更过程不会消失。此外，部分档案还会发生数据重复现象，因为煤炭企业处于不断发展的过程之中，其档案涉及的内容越来越多，因此会出现大量重复的数据，导致其管理工作进度缓慢。区块链技术则能够对重复的数据进行分类管理，其自治性能够帮助管理人员分担数据识别、整合、分类的工作，当管理人员在进行数据搜索过程中能够快速处理重复数据并将其作出对比，让管理人员对重复性的数据以及重复原因一目了然。在全球信息化大环境下，只有积极进行信息化建设，才能够提高煤炭企业中的档案管理效率。

5.其他措施

（1）强化人才管理。为避免煤炭企业档案管理人才的流失导致企业难以正常开展档案管理工作，需要积极引进优秀人才。在招聘过程中，优先录取综合能力较强的人员，在面试前先通过大数据和云计算方式对面试员工进行严格筛查，确保其符合煤炭企业档案管理需求，探讨其对档案管理未来发展的认知，要求其能够顺应时代的发展提高自己的工作能力。要想档案管理工作在当前环境中取得进步与发展，必须要重视档案管理人员的素质培养。一方面煤炭企业应当对档案管理人员积极开展培训工作，组织档案管理人员进行培训，培训内容除了档案管理的常规工作之外，还需要包括各种先进技术的应用，如图像的采集、存储技术、数据库的维护与升级等，在日常培训中加强其档案管理能力。另一方面企业还需要对其进行严格的绩效考核，将其信息化管理工作与绩效考核结合起来，让其了解档案的管理工作与其奖惩息息相关，进而摆正其工作态度。除了做好人才招募之外，还需要做好人才挽留。一方面是企业文化，让员工认同企业能够极大增强企业的凝聚力，让档案管理员工发自内心热爱工作，热爱煤炭企业并对企业产生归属感。利用先进的大数据，在潜移默化中让档案管理员工认同企业文化。另一方面需要注重人力资源工作，工作人员需要对提出离职的档案管理员工做好数据分析，必要时对其进行电话回访，了解其离职原因，邀请其对企业提出改进意见，再将获得的数据进行汇总整理和分析，从而制定出相应的对策来解决此类问题。只有利用好大数据与云计算思维，才能够为煤炭企业留住优秀的档案管理人才，并不断调整企业的相关制度，采取针对性措施进行档案管理人才的挽留。

（2）加强档案安全性。对于煤矿企业而言，档案管理工作的实践还需要注意档案的安全性，尤其在应用信息化技术进行档案管理时，需要重点关注其信息安全。档案管理人员需要具备强烈的数据安全意识，在平时的档案管理工作中积极应用备份软件进行信息备份，保障企业中的数据不会缺失。同时，在查阅电子档案的数据内容时，必须要按照严格规定进行，如使用人脸识别技术、指纹识别技术等手段来保证用户的合法访问，确保数据发生问题时能够将责任落实到具体个人。此外，还需要积极应用数据加密技术进行安全防护，确保企业档案的数据安全。数据加密需要安排专业信息技术人员管理，不仅需要对数据本身进行加密，还需要对其传输的全过程进行加密。一般在档案管理中采取的加密方式是密钥加密，该方式能够增强数据的保密性，同时技术人员还需要及时安装好防病毒补丁，保障档案系统网络的信息安全，充分利用防御系统，彻底拦截不法分子对档案信息网站的攻击，避免数据泄漏的情况发生。

五、结论

总而言之，煤炭企业的档案管理在企业发展中具有相当大的作用，其能够帮助企业落实宣传工作，还可以完善人力资源管理方面的工作，只有做好档案的管理才能够保证企业后勤工作顺利进行。为了在煤炭企业中更好进行档案管理，传统的管理方式已经不适用于当下企业的发展，需要提高管理意识、加强管理技术、健全管理制度、加强信息建设，进一步提高档案管理的质量与效率。

参考文献：

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[5]王西峰.科技创新管理工作在煤矿企业中的作用探讨[J].企业改革与管理，2021

（作者单位：陕西彬长矿业集团有限公司矿区生态建设分公司）

基金项目：中国管理科学研究院教育科学研究所：大型能源企业数字化档案管理模式研究（项目编号：JFYF3983）。

作者简介：常娜（1984—），女，汉族，陕西咸阳人，本科，馆员，研究方向：国企档案管理。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE