“互联网+”时代医院综合档案管理的探索

2022-06-15 12:50陈红
档案与建设 2022年5期
关键词:档案管理互联网+医院

陈红

随着“互联网+”时代的迅猛发展,各行业领域产生了颠覆性变化。医疗行业也不例外,医院信息化管理已成为时代发展的风向标。因此,“互联网+”时代背景下医院综合档案管理改革势在必行。建设数字化、信息化档案管理系统对医院发展有着极为重要的影响。笔者以兴化市人民医院为例,通过医院新推行的“一三三制”创新工作管理模式,深化“互联网+”应用,共同探索“互联网+医院综合档案管理”的方法。

兴化市人民医院始建于1925年,前身为德国教会医院,现已发展为集医疗、教学、科研、急救为一体的现代化三级乙等医院,位列全国县级医院综合实力排名第35位。医院综合档案室成立于1993年,是兴化市三星级档案管理单位,作为医院管理工作的重要组成部分,综合档案管理对提升医院服务质量和综合管理能力有着重要的作用。2021年,医院推行了以创新引入问题为导向的“一三三制”管理模式。“一三三制”工作法即以问题为导向的总体要求,畅通一个问题报告渠道,形成三个整改清单(问题清单、措施清单、责任清单),建立三项制度(督查制度、监督制度、责任追究制度),努力打造“更清晰地掌握情况、更及时地发现问题、更动态地管理问题、更迅速地解决问题”高效工作运行机制。

一、 医院综合档案管理存在问题及原因分析

秉承“发现问题、解决问题也是发展”的管理理念,推动问题清单梳理整改工作,医院成立综合档案管理工作组,办公室设在院办,工作组对医院综合档案管理情况进行了前期调研,发现部分问题:

1. 基础设施配置不够齐全

医院综合档案室以文书档案为主,涵盖基建、设备、人事、科研、财务等多方面的档案,内容较多,载体形式多样。

医院综合档案管理不论基础设备还是软件系统都比较陈旧。对于日新月异的信息化系统来说,医院综合档案标准化建设很落后,医院文书档案管理系统与现代化的信息管理系统平台不兼容,同时也不能和财务、人力资源系统等互联互通。而且医院尚未建立自动化办公系统,所有的文书档案都是人工编制,工作烦琐,查询困难。想要查找档案,只能通过档案管理人员手动查找,这样耗时耗力,结果还不尽如人意。滞后的基础设施在很大程度上影响了医院综合档案管理工作的开展。

2. 档案管理队伍较为薄弱

截至2021年底,兴化市人民医院有职工1400余人,其中专技人员1300余人。综合档案管理工作人员只有2人,其中1人是两年前从其他岗位调任档案管理岗位,另外1人是原档案室退休返聘人员。唯一一名图书情报管理专业的硕士被安排在人力资源部工作。档案管理队伍显然难以适应与时俱进的档案信息化管理要求。

3. 综合档案管理体系亟待完善

医院综合档案管理工作的有序开展离不开完整的管理体系。医院在管理职责和管理部门上未明确划分准确的范围,这使得档案管理较为混乱。由于医院没有先进的信息化档案管理系统,各科室重要的档案资料没有纳入综合档案管理,而是各自保存。部分档案管理人员思想陈旧,一些重要的档案资料没有及时纳入档案管理的范围,经常会出现重要档案资料缺失的情况。

为确保问题梳理工作有效,“一三三制”领导小组建立了“日报告、周检查、月小结”的工作机制。形成常态化动态工作管理,每月召开一次座谈会,总结查找出医院综合档案管理问题的根源,主要是医院对档案管理的重视程度不够,其主要精力集中在医疗和科研两大方面,未能认识到档案建设对于医院信息化建设的重要性。而且在综合档案管理理念上也存在偏差,认为档案信息化管理相较于现在的纸质档案管理,只是储存方式发生了变化,并未认识到建立档案数据库的重要意义。

二、 “互联网+”时代医院综合档案管理的探索

“一三三制”领导小组根据工作组整理的问题,制定了整改清单及责任清单,将责任落实到人,由分管院长牵头,院办负责整改落实,以责任落实推动工作落实。

1. 改善综合档案管理环境,加大软硬件建设力度

硬件设施是医院综合档案管理信息化发展必不可少的物质基础。根据综合档案管理工作人员的数量,每人配备一台配置较高的计算机,以便日常工作的顺利开展。再根据实际情况配备扫描仪、除尘设备、除湿机、录像机等辅助设备,并做好定期维护工作。

软件建设是推进医院综合档案管理信息化建设的一项核心工作。组织综合档案管理人员到上级主管部门和综合档案管理工作做得较好的医院去学习,了解各家单位软件系统的运行情况,完成考察情况分析报告;结合医院实际情况,重新购置适合医院的档案软件,如将日常档案管理办公系统集成到医院信息管理系统,并与财务、人事部门等的信息系统兼容,做到真正意义上的“互联网+综合档案管理”。

2. 加强综合档案管理人才队伍建设

医院综合档案管理队伍的能力和素质对医院综合档案管理水平有着直接影响。作为“互联网+”时代综合档案管理工作人员,不仅要具备档案管理专业知识,同时还要掌握计算机实际操作技能。首先制定全面、系统的培训方案,组织综合档案管理人员进行专业知识和实际操作能力的学习培训。其次,定期加强对综合档案管理人员的考核,定期检查工作的时效及质量,了解档案信息化管理操作的熟练程度,确保医院档案始终处于安全保管状态。再次,制定优秀档案人才的长期培养规划,培养专业档案管理工作人员,储备人才,以推进医院档案工作可持续高质量发展。

3. 创新管理理念,构建网络管理体系

医院管理者应改变工作思维,主动创新管理理念,采用“互联网+综合档案管理”新模式,构建现代化信息管理系统和资源共享系统,推动医院各科室在资源共享系统中及时归档、便捷利用,努力提升档案管理工作效率,实现真正意义上的办公自动化。

4. 多措并举筑牢安全防线

“互联网+综合档案管理”工作开展后,网络安全问题是醫院又一项工作重点,加强数据安全防护须臾不可松懈。首先,可以采用现在使用较多的公钥加密方法对医院机密文件进行加密,以确保在数据传输过程中的机密性,有效解决医院综合档案存储、传输过程中的信息安全问题。

其次,数据备份和恢复。“互联网+综合档案管理”系统中须先建立档案备份库,当每一份纸质档案变成电子档案时,每一份数据都必须根据要求进行备份。同时,可以运用云空间、光盘、磁盘等对数据进行二次备份,即使电子档案破损、整体丢失或出现其他状况,也可以通过数据备份进行恢复。

最后,医院应该制定网络安全培训计划,定期对综合档案管理工作人员进行网络安全培训,强化其保密意识,并进行严格考核。每一台计算机都必须安装正版的杀毒软件及高性能防火墙,以防信息遭到非法攻击。同时要求档案工作人员每月进行病毒查杀和软件升级,每季度对档案管理系统进行维护和升级。医院综合档案数字化、信息化工作在“一三三制”工作模式下实现了跨越式的提升。

“互联网+”对医院综合档案管理是一种新挑战,初期可能会存在信息化系统功能探索不全面等情况,但只要直面困难、坚定信心、勇于创新,就能切实将综合档案管理融入“互联网+”,在医院高质量发展进程中进一步彰显档案作为。

参考文献

[1]林薇.“互联网+”时代医院综合档案管理探讨[J].城建档案,2021(6):86-87.

[2]王晓丽.“互联网+”环境下医院档案管理的创新探讨[J].黑龙江档案,2021(4):42-43.

[3]张少强.“互联网+”下医院档案管理的方法创新探究[J].基础医院与调查报告,2021(4):288.

[4]王辉.“互联网+”环境下医院档案管理的创新探讨[J]. 魅力中国,2021(43):28-29.

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