PDCA循环在医疗设备档案管理中的应用

文/刘柳

PDCA循环由计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Action）四个阶段构成，最早由美国管理学家戴明提出，也被称为标准化质量管理理论。这一理论最早在传统制造业和电力企业质量管理领域得到运用，通过连续动态管理，能够对某一行业或领域生产和管理问题进行持续改进。探讨PDCA循环理论在医疗设备档案管理中应用的若干问题，有积极意义。

1 当前医疗设备档案管理工作面临的主要问题及难点

医疗设备是医院医疗水平和能力的重要体现，其档案管理事关医疗设备的更新与医疗技术的发展，事关医疗水平的提高和医疗卫生事业的发展。但当前部分医院医疗设备档案管理面临一些不容忽视的问题及难点。

1.1 没有形成医疗设备档案管理的相应制度

在医疗设备购置方面没有建立相应的归档制度，导致医疗设备重要档案材料及信息无法及时归档，容易造成医疗设备信息缺失和原始票据文件缺失，为后续医疗设备维护、维修带来不便。缺少统一的医疗设备档案管理制度，档案管理人员在具体工作中就可能产生随意性，对应收尽收的档案信息没有给予足够的重视，导致部分重要的医疗设备档案信息缺失。

1.2 一些医院医疗设备档案不齐全完整

在日常管理方面存在着医疗设备档案资料分散管理情况。医疗设备涉及多个科室，在管理过程中所形成的影像资料、操作手册、设备验收和日常维护资料容易出现各自保存现象，要想调用这些资料需要向多个部门协调，严重降低了医疗设备档案管理效率，也给医疗设备档案的齐全完整造成了隐患。医疗设备档案收集不仅要档案管理人员主动作为，还需要相关部门及人员密切配合，但目前还缺少相互间的沟通和协调。

1.3 医疗设备档案管理手段及技术落后

虽然部分医院在医疗设备档案管理中运用了先进的计算机网络系统，但由于缺少专业人才，医疗设备档案管理人员更愿意采用人工模式，未结合医院医疗设备档案管理的实际需要引入PDCA循环理论，不能适应实际工作需要。

1.4 忽视设备维修档案

医疗设备在使用过程中必然会涉及设备保养、零部件更换和维修等相关重要记录，一些医疗单位未将这些记录数据材料及时归档，难以对以往维修信息进行追溯，对于设备使用率、完好率就无法准确推断和判定，影响设备的管理和利用。

1.5 医疗设备档案借阅管理不规范

医疗设备在使用过程中难免会出现一些故障，这时就需要从档案管理部门查用相关医疗设备档案，为设备问题诊断提供依据。但当前部分医院在医疗设备档案管理过程中并没有形成统一、科学的借阅制度，借阅过程中随意性较高，很容易造成医疗设备档案信息损毁或丢失。

2 PDCA循环在医疗设备档案管理中应用的重要意义

运用PDCA循环理论能快速找到当前医疗设备档案管理存在的问题，针对问题制定相应的解决方案，使医疗设备档案管理更加契合医院工作需要。一般情况下，医院医疗设备众多，来源不一，在用途上有明显区别，所形成的档案数据也十分复杂多样。如果没有规范化、标准化的档案管理制度机制，势必会影响医疗设备档案管理质量。这就需要采用PDCA循环模式，通过对医疗设备管理各个流程的梳理，找到医疗设备归档管理利用中存在的问题，提出有针对性的解决策略，保证医疗设备档案管理质量，为科学管理提供扎实的理论支撑和数据支持。

实行PDCA循环管理模式，能对医院医疗设备档案管理全流程存在的问题进行梳理，制定科学有效的解决办法，改善医疗设备档案管理工作。PDCA循环管理模式涉及医疗设备档案管理的“计划→执行→检查→处理”全过程，有助于转变档案管理人员理念，改变传统粗放式管理模式，通过医疗设备精细化管理，对其购置情况、维修记录以及可能存在的安全隐患相关数据进行整合，为下一步检修工作提供依据，降低设备故障发生率，减少档案管理资源消耗，为医院设备安全运行提供保障。此外，在PDCA循环管理模式下，医疗设备档案存储、调用将会形成更为完善的制度机制，使档案管理人员更加严格地落实各项安全管理措施，提升医疗设备档案管理规范性。

无论是从医院医疗设备档案管理还是安全使用角度看，将PDCA循环管理模式运用到医疗设备档案管理中都具有重要的意义。

3 PDCA循环在医疗设备档案管理中的应用过程及要求

应结合新时代医疗设备档案管理需要，明确其应用过程及要求，构建科学合理的PDCA循环管理模式。

3.1 制定计划

将PDCA循环理论运用于医疗设备档案管理，能针对存在的问题制定相应的管理计划，有效预防档案管理过程中可能出现的问题。在计划制定过程中，一方面，应充分调动医疗设备档案管理人员工作积极性，对医疗设备档案进行全面收集、归档和科学的开发利用；另一方面，加大对医院档案管理人员的教育培训，避免盲目操作行为的出现，提升医疗设备档案管理水平。针对医院医疗设备档案管理存在的问题，按照规范化和标准化要求加以改进，切实保障医院医疗设备档案管理的实效性和完整性。应采用PDCA循环法持续分析医疗设备档案管理的难点和重点，对医疗设备档案管理进行优化和改进。如对档案资料收集不齐全、档案技术更新速度慢、设备档案管理不规范等问题，制定具体的实施计划表。

表1 医疗设备档案管理实施计划表

要完成上述目标，应进一步提升医疗设备档案管理规范化水平，结合医疗设备在招投标、采购、使用、维修等过程所产生的相关信息资料，全面收集文字、图像、视频、音频等多种形式的文件材料。应以医疗设备档案管理计划为依据，对医疗设备档案信息数据进行分析，为其档案管理提供决策依据。应按照国家相关制度要求，如《医疗器械分类目录》等规范建档，结合医院固定资产类别需要，要求每一台医疗设备都建立固定资产台账和卡片，明确医疗设备取得日期、采购主管单位、型号规格、品牌、设计使用年限、金额等相关内容，并对每一台医疗设备进行编号管理，保障每台设备档案数据齐全完整。

3.2 管理执行

在实际工作中，既要做好医疗设备纸质档案信息保存，也要做好电子档案信息的收集整理。应通过对医疗设备档案信息的全面整合，对纸质档案信息和电子档案信息进行对比，明确有无问题。发现问题，需与信息生成部门进行核对，确保电子档案信息和纸质档案信息一致，对档案信息资料进行分类管理。

一是完善档案管理内容。医院应结合医疗设备档案管理实际情况，建立一套科学合理的医疗设备档案管理制度机制，加大对档案管理人员的教育培训，要求管理人员严格落实医疗设备档案管理相关制度要求。应完善医疗设备档案管理内容。以新出台的《档案法》和《医疗器械使用质量监督管理办法》等相关法律法规制度为依据，进一步明确医疗设备档案整理标准、归档范围、归档时间、交接程序；档案材料归档范围应含医疗设备申购材料、前期准备材料、招投标材料、设备验收材料、设备使用材料、维修保养材料、检测材料、报废材料以及其他相关材料等，确保相关档案材料全面、真实、可靠。同时制定医疗设备档案分类方案，明确医疗设备档案借阅流程和具体责任，确保医疗设备档案在使用过程中的完整性、有序性。定期对医疗设备档案相关内容进行检查，发现问题，及时解决。

二是加强设备档案全周期管理。对新采购的设备应及时建档，并根据档案目录对相关档案材料进行补齐，因人为因素或其他不可抗因素无法补充的，则需标明具体情况，有利于后续档案管理。对于招标采购后的医疗设备，应对相关档案资料进行全面收集汇总，单独建立医疗设备档案专盒或者专柜进行保存和管理；设备验收之后，采购经办部门及人员应将涉及设备相关材料、结算材料单独归档，确保从医疗设备申请开始到医疗设备报废处置整个设备全生命周期档案资料的齐全完整。

三是更新医疗设备档案管理软硬件设施设备。定期检查医疗设备档案存放环境，对医疗设备档案室的防高温、防潮、防火、防虫措施进行检查，并配备完善的监控系统和消防设施，张贴医疗设备档案管理相关制度，将医疗设备档案管理工作落实到人。定期更新医疗设备档案管理硬件设施。对计算机、打印机、扫描仪、温度计、档案盒、干湿剂、档案柜等相关档案管理设施应经常检查，对损毁或缺少的硬件设备要及时的添加，保障档案室硬件设备充足可用。应引进适合医疗设备档案管理的软件系统，积极推进医疗设备档案管理信息化建设，通过现代信息技术实现对医疗设备档案管理的数字化、信息化、智能化，进一步提升医疗设备档案管理水平。

四是组织档案人员培训学习。医疗设备档案管理工作涉及的设备多，设备档案资料时间跨度大，需要档案管理人员具备专业知识和相应的业务能力。因此，医院在医疗设备档案管理过程中必须组织档案管理人员进行业务学习和定期培训，进一步强化档案管理人员的管理意识、服务意识和专业技能。一方面，通过系统教育培训，使档案管理人员和相关职能部门充分认识医疗设备档案管理的重要性、必要性，对医疗设备在购置、使用和维修过程中的档案信息进行全面收集和整理。利用工作交叉环节，由档案管理人员对业务人员和具体设备操作人员进行培训，进一步明晰设备档案管理的相关要求。另一方面，坚持认真负责态度，切实保障医疗设备档案的完整性。在培训过程中既要注重理论知识的培训，将PDCA循环理论相关知识作为培训内容，提升档案管理人员的问题意识，也要注重实践能力的培养，切实保障档案管理人员和相关业务人员明晰医疗设备档案的管理流程和归档要求，明确自身岗位职责，严格按照相关要求落实好医疗设备档案管理工作。

3.3 检查阶段

在检查阶段，从医疗设备档案管理的大局出发，成立监督检查小组，组长应由医院分管领导兼任，对检查工作进行全面部署，形成和组织落实检查方案。重点对医疗设备档案的收集、交接、整理、归档、利用、开发、共享等相关工作进行全面督导检查。还应明确医疗设备档案管理过程中是否存在问题，分析问题产生的原因并及时加以解决。如在医疗设备档案核查过程中，应全面掌握医疗设备的购置时间、金额、相关责任人、维修情况等相关数据，明确其中是否存在遗漏问题，及时更新医疗设备档案相关信息，为下一步设备使用和维护提供客观、科学、系统的依据。具体检查时，应按照常规检查和突击抽查相结合的方式进行。监督检查小组应每季度对医疗设备档案管理工作情况进行检查，重点查看医疗设备档案目录是否完整，医疗设备档案内容是否与设备相关信息相匹配，医疗设备档案管理是否科学规范等，并对存在的问题提出反馈意见。同时每季度应进行一次突击抽查，随机抽查设备档案资料，通过设备信息与档案信息进行对比，看是否存在问题，为下一次循环管理提供数据资料。

3.4 总结改进

医院医疗设备档案管理是一项长期的复杂工程，利用PDCA循环法中的计划、实行、检查及处理4个阶段进行规范和完善，能够更好地发现医疗设备档案管理中存在的问题，有助于提升医疗设备档案管理质量，减轻档案管理人员工作压力。在具体工作开展过程中，应做好医院医疗设备档案管理工作经验总结，进一步明晰医疗设备档案管理具体标准，同时将发现的问题回归到PDCA循环，持续对医疗设备档案管理模式和手段进行改进。应结合医疗设备档案管理实际需要，对医疗设备档案制度进行优化，明确医疗设备档案借阅和归档流程，制定职能科室医疗设备档案管理细则，为医疗设备档案管理工作开展提供制度依据。如发现问题，就要查摆问题原因，并对相关责任人进行追责，同时还要组织各部门进行讨论，对于出现的问题拿出解决方案，为下一步医疗设备档案管理计划落实提供依据，进一步提升医院医疗设备档案管理水平。

综上，PDCA循环管理模式有助于提升医院医疗设备档案管理规范化和标准化水平，对于优化医院医疗设备档案管理制度机制，切实保障医疗设备档案管理的完整性、系统性具有重要意义。该理论和方法的应用，有助于医院档案管理人员查找问题、分析问题、解决问题，以达到医院医疗设备档案管理精细化、智能化、科学化管理目标。