《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88—2021）的主要内容述评及思考

魏歌

摘要：《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88—2021）为企业PDM系统电子文件归档和电子档案管理提供了方法和指南，其颁布实施完善了我国专业领域电子档案标准体系。在明确该标准主要特点与现实意义的基础上，通过对标准主要内容的介绍与分析，提出了术语使用的规范性有待提升、部分内容有待完善和细化等建议。

关键词：产品数据管理（PDM）系统 电子文件归档 电子档案管理

Abstract：The Specification for product data？ management（PDM） system electronic documents archiving and electronic records management（DA/ T 88—2021）provides methods and guidelines for the electronic documents archiving and electronic records management of the enterprise PDM sys？ tem， and its promulgation and implementation im？ prove the standard system of electronic archives in professional field. On the basis of clarifying the main characteristics and practical significance of the standard， through the introduction and analysis of the main content of the standard， suggestions such as the normative use of terminology need to be improved and some content need to be im？ proved and refined are proposed.

Keywords：productdatamanagement（PDM） system；electronic documents archiving；electronic records management

作為企业核心业务系统，产品数据管理（PDM）系统（全文简称“PDM系统”）通过对产品相关的数据和过程进行集成化管理，有助于促进企业信息的集成和共享，缩短产品研发及生产制造周期，并实现全生命周期的产品质量管控。PDM系统中形成的电子文件是企业重要信息资源，对其进行及时归档和科学管理将有助于留存企业核心资产，增强企业竞争优势，为企业全面数字化转型提供坚实数据基础。为进一步规范PDM系统电子文件归档与电子档案管理，推动档案信息化更好地服务于重点行业领域发展[1]，2021年5月26日，国家档案局发布《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88—2021）（以下简称《规范》）。《规范》的发布为PDM系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理提供了方法和参考。为更好地学习和理解《规范》的各项条款和要求，本文分析了《规范》的主要特点及意义，对《规范》的主要结构和重点内容进行了详细介绍和解读，并提出了进一步改进的建议。

（一）适用范围较为明确

《规范》在“1范围”中明确提出“本文件适用于企业产品数据管理（PDM）系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作”。这表明：其一，《规范》适用的组织机构类型为企业而不是事业单位或社会组织。《规范》更多地立足于企业发展的视角，内容更符合企业实践，对企业的指导意义更强。其二，《规范》适用的业务系统类型为PDM系统。作为我国专业领域的电子档案标准，《规范》着眼于企业PDM系统本身的特点，明确了电子文件归档的相关要求。《规范》在借鉴与参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/ T 18894—2016）核心思想和通用性要求的基础上，充分把握PDM系统与其他业务系统之间的差异，制定相关条款，使适用范围更加明确，针对性和指导意义更强。例如，《规范》指出PDM系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主，与设计相关联的项目管理类电子文件、试验类电子文件等应同时归档；针对PDM系统本身所具有的文件格式多样、结构复杂等特点，《规范》明确了二维图样、三维数模电子文件的归档格式，并在附录部分补充了PDM系统电子档案的增设元数据类型。

（二）内容完备性好

《规范》详细描述了PDM系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法，从顶层设计、组织保障、业务保障等不同方面提出归档管理要求。首先，《规范》从顶层规划层面对企业开展PDM系统电子文件归档和电子档案管理的总体要求和工作流程进行了说明和梳理。其次，通过明确各归档参与主体——PDM系统主管部门、档案部门、信息技术部门、业务部门等的职责，《规范》为各部门各司其职，相互配合推进PDM系统电子文件归档和电子档案管理提供了良好的组织保障。最后，《规范》不仅对电子文件归档要求、捕获、分类、立卷、检测接收、归档接口功能与建设等方面予以详细规定，而且也对电子档案的整理、存储、保管、利用、统计、鉴定处置等全流程业务提出了具体的要求。此外，《规范》还以附录的形式补充了PDM系统电子档案的元数据类型、不同类型电子文件的归档范围与保管期限表、电子档案分类表、电子档案“四性”检测方案等。

（三）条款具有可操作性

作为指导企业开展PDM系统电子文件归档和电子档案管理的标准和指南，《规范》对相关业务提出了明确可行的执行要求，具有较强的可操作性。例如，《规范》对电子文件组件原则、归档方式、归档周期、不同类型电子文件的归档格式要求、立卷规则等做了详细说明，企业可直接据此选择合适的归档方式、归档时间等，并基于组件原则、归档格式要求、立卷规则等开展归档工作。此外，企业档案部门可以以《规范》对PDM系统和电子档案管理系统归档接口功能的详细规定为参考，向技术部门提报系统功能开发需求，提升档案部门与技术部门的沟通效率。

《规范》共分为6章30小节，6个附录。具体框架结构如表1。附录A到附录F包括：PDM系统电子档案元数据、PDM电子文件归档范围与保管期限表、PDM系统电子文件归档元数据示例、PDM系统电子档案分类表、PDM系统电子档案“四性”检测方案、电子档案离线存储载体存储结构。《规范》

（一）“范围”和“规范性引用文件”

“1范围”部分明确提出《规范》适用于企业产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理工作。《规范》通过描述企业PDM系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的基本方法，为企业科学有序地开展相关工作提供标准和参考，同时也为档案主管部门对企业相关工作进行业务指导和监督提供了依据和模板。

在“2规范性引用文件”部分，《规范》明确了术语和定义、元数据属性描述方法、元数据归档格式、档号编制方法、档案编目、离线存储载体管理、档案统计等方面应当参考的标准或规范。这表明了《规范》具有继承性、衔接性与协调性的特点。

（二）“术语和定义”

通过明确术语和定义，《规范》能够确保标准的制定者与执行者使用相同的概念范畴，进而有助于《规范》的各项要求更好地被企业和各主管部门理解和执行。《规范》中的术语或直接引用之前相关标准的定义，或在原有基础上进行修改。此外，还针对性地新增了“产品数据管理系统”“系统显示名”“计算机文件名”等与企业PDM系统电子文件归档相关的专业术语。

（三）“总则”

《规范》明确提出了企业开展PDM系统电子文件归档与电子档案管理的总体要求，共包括六点内容（具体见表2）。一是定位和整体规划层面，《规范》要求以“资产视角”[2]强化对PDM系统电子文件的价值认知，以“纳入”思维推动PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作。其一，《规范》明确了PDM系统电子文件作为“企业的核心信息资产”对企业的价值和意义，要求以资产管理的理念开展归档和管理工作，充分引起企业管理者、业务人员及档案人员的关注和重视。对任何一项工作来说，领导和全体人员的高度重视有助于为其提供必要的人、财、物等各方面保障，保证其高效、稳定地开展。其二，《规范》要求企业以系统的思维将PDM系统电子文件管理“纳入”企业整体电子文件管理之中，实现统筹规划和整体推进，这体现了顶层设计的思维。二是明确管理的基本原则和基本目标。PDM系统电子文件归档与电子档案管理的基本原则是坚持全程管理、前端控制、集中统一，对PDM系统电子文件实施全生命周期管理；基本目标是要确保电子档案的“四性”，即真实性、完整性、可用性、安全性。三是严格过程性要求。《规范》要求PDM电子文件归檔和电子档案管理的整体工作程序规范，规定应采用技术手段对归档与管理的全过程进行监控。四是提出明确的业务要求。《规范》要求在综合调查的基础上，制定归档方案、保管期限表、元数据方案、访问控制规则及利用等规范，并严格依照规范开展工作。五是明确组织人员要求和最终目标。其一，《规范》要求，所有涉及PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工，相互协作，其中包括但不限于档案部门、信息技术部门、业务部门等。业务系统电子文件归档作为一项涉及档案部门、业务部门、信息技术部门等多个主体的系统性工程，更需要各部门之间分工协作，实现“1+1=1”的效果。《规范》不仅体现了协同治理[3]的理念，而且还与“十四五”规划中“加强部门协同”的要求相契合。其二，《规范》明确了电子文件归档工作的最终目标是要“通过规范的电子档案管理，服务于产品管理、风险控制、资产保护等”。这表明了《规范》要求档案部门树立业务驱动理念[4]，保持档案工作与企业发展同频共振，及时将档案规范化管理的成果转化为推动企业业务能力提升和长远发展的资源和动力。六是提出软硬件基础设施要求。《规范》要求企业配备必要的信息化基础设施和信息安全设置，保障电子档案管理系统的正常运行和信息安全。

《规范》明晰了PDM系统电子文件归档和电子档案管理过程中，PDM系统主管部门、档案部门、信息技术部门、业务部门的责任与义务，这为各部门立足自身职能、发挥协同作用提供了参照。其中，PDM系统主管部门主要负责PDM系统归档功能建设的组织和保障工作。档案部门主要围绕归档接口和电子档案管理两个重点开展工作，一是负责提出归档需求、参与系统接口的实施、负责归档接口测试及日后运行检测；二是负责电子文件的接收，电子档案的整理、保管、统计、利用和组织期满电子档案的鉴定、处置。信息技术部门主要负责响应和处理档案部门提出的系统功能需求、问题反馈，开发、测试和运维归档接口，参与期满电子档案的销毁工作，为PDM系统电子文件归档和电子档案管理提供技术支持。业务部门主要负责待归档电子文件的质量审核、提交归档，和期满电子档案的鉴定。其中，业务部门对待归档电子文件的质量检查责任在“5.3归档要求”下的“5.3.4捕获”部分被再一次强调，这是“前端控制”思想的体现，将电子文件质量的管控前移至文件的形成与流转阶段。同时，由业务人员——文件形成者对电子文件进行质量把关，也有助于保证电子档案的“四性”，确保归档后电子档案与生成时一致。

《规范》以图示方式全面展现了PDM系统电子文件归档与电子档案管理流程，该流程涵盖电子文件及其元数据的捕获、归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等各个重点环节。整体工作流程的清晰呈现有助于各部门从宏观上把控整项工作的来龙去脉和重要节点，更好地认识和履行自身职责，使彼此配合更加高效，确保PDM电子文件归档与电子档案管理目标的实现。

（四）“PDM系统电子文件归档”

在归档范围与保管期限方面，结合具体应用场景，《规范》明确了PDM系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主，同时应当将与之相关联的项目管理类、试验类、制造类、客服类、市场与销售类、供应商类电子文件归档。在附录部分，详细列举了上述七类电子文件的归档范围与保管期限表，为企业进一步制定符合其工作实际的制度提供了直接的参考和依据。“5.1.3”中指出档案部门、业务部门、PDM系统主管部门应共同确定本单位PDM系统电子文件归档范围与保管期限表，这是“4.1.5总体要求”中协同治理理念的具体体现。

归档要求方面，《规范》首先提出了PDM电子文件归档有在线归档和线下归档两种方式。其中，在线归档对企业软硬件基础设施要求较高，通过PDM系统和电子档案管理系统归档接口实现，可选用Web Service归档接口和中间库归档接口。其次，就归档时间来说，企业可根据自身具体的业务类型和工作周期选择实时归档或定期归档。再次，《规范》对于电子文件及其元数据归档格式的要求充分关注了对电子档案凭证性的维护及其长期保存的需要。例如，《规范》要求文本类电子文件一般采用版式文件格式归档，根据需要同时保存原始格式；二维图样和三维数模电子文件以原始格式和版式文件格式、中性格式同时归档；元数据根据归档接口类型采用XML、ET、DBF等格式归档。最后，《规范》还针对捕获、分类、立卷、档号编制、归档、检测接收等环节提出了具体要求。

归档接口方面，《规范》明确指出PDM系统归档接口和电子档案管理系统接口所应具备的功能，并提出归档接口建设管理的基本要求。分析发现，本节内容充分融入“前端控制”的理念和思想，同时，《规范》也切实关注了PDM系统电子文件版本变更频繁、数据关系复杂等特点，并有针对性地提出相关归档要求。

第一，《规范》通过在PDM系统中嵌入归档要求、开发归档接口实现电子文件的有效归档，充分体现了前端控制的思想。一是将电子文件归档要求延伸到PDM系统设计之中，要求“归档接口宜与业务系统同设计、同开发、同测试和同实施，未开发归档接口的业务系统应及时通过二次开发实现”；二是将分类方案、组卷排序及编号规则等配置于业务系统归档模块，系统完成电子文件及其元数据的捕获后自动进行分类、立卷、排序、赋予档号，这与国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）中对业务系统归档管理的功能要求相符合，即业务系统应具备形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据的功能。“前端控制”思想指导下开展PDM系统电子文件归档有助于业务部门更好地了解并落实电子档案管理的要求，实现业务部门与档案部门在电子文件归档与电子档案管理上的标准统一、目标一致，从而优化归档管理流程，提升管理效率，从源头上确保电子档案的真实完整、可靠安全。

第二，通过在接口功能和捕获环节提出相关要求，《规范》确保了电子档案与PDM系统中发生版本变更的电子文件始終保持统一。PDM系统作为一个复杂的动态数据管理系统[5]，产生的设计类电子文件、图样文件等不可避免地会发生变更、修改，这时需要及时对电子档案管理系统中的电子档案进行更新，保证电子档案内容的有效性、有用性。因此，《规范》在电子文件捕获环节要求“电子文件归档后PDM系统电子文件如发生更改或作废，应将新版文件或作废说明文件另行捕获归档，并将相关关联关系以元数据形式同步归档，确保归档电子文件状态与PDM系统一致”。同时，《规范》还具体规定了PDM系统归档接口和电子档案管理系统接口的功能，以确保电子档案管理系统中的电子档案与PDM系统中电子文件状态保持一致。例如，《规范》要求PDM系统的归档接口“应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统”，电子档案管理系统接口“应能够正确解析升版、作废等电子文件变化信息，并按约定规则与对应电子档案关联”。

第三，《规范》充分关注产品零部件等数据之间的关系，要求对其进行提取和解析，并与电子档案相关联。PDM系统是围绕产品开展数据管理的业务系统[6]，其数据的逻辑线条有两个，一是纵向上产品从设计、研发、试验、制造生产等整个生命周期地向前推进关系，二是横向上产品各类零部件构成的整体与部分关系。对产品设计、生产各流程及各个零部件之间的关系数据进行有效归档有助于记录数据的关联关系，呈现产品的数据结构，保证归档的完整性并实现对档案之间固有的有机联系性的维护。为此，《规范》要求PDM系统的归档接口具备以下功能：一是能够提取零部件装配关系，以及其他数据对象之间的关联关系，二是能够以文件实体关系元数据形式传递至电子档案管理系统；相应地，电子档案管理系统接口“应能够正确解析零部件上下级关系，以及其他数据对象之间的关联关系，并按约定规则与对应电子档案关联”。

（五）“电子档案管理”

“PDM系统电子文件归档”面向PDM系统中产生的电子文件，各个环节工作主要由业务部门主导，其他各部门配合完成；“电子档案管理”面向已经归档的电子文件，即电子档案，主要由档案部门主导进行电子档案的整理、存储、保管、提供利用、统计、鉴定处置等。

在PDM电子档案存储与保管环节，《规范》进一步强化档案安全意识，尤其强调电子档案长期保存的目标和需要。第一，《规范》要求进行PDM电子档案在线存储时，应通过实施增量备份和全备份，以及双机热备的方式尽可能消减电子档案的安全风险；第二，《规范》要求对电子档案以件（含元数据）为存储单元的保存信息包实施离线存储，以进一步降低电子档案长期保存风险；第三，《规范》强调多套备份，要求电子档案离线存储介质应制作3套以上；第四，《规范》要求通过电子档案的全程动态管理，从动态中寻求恒久，及时对电子档案进行格式转换、存储介质转换、存储介质迁移、电子档案及其元数据的迁移等确保电子档案的长期可读、永久真实。

《规范》的整体内容充实、系统，具有较强的针对性和可操作性，对于推进企业PDM系统电子文件归档和电子档案管理具有重要指导意义。笔者认为《规范》还存在一些尚待完善的地方。

（一）《规范》中术语使用的规范性有待提升

“5.3.4捕获”存在对“捕获”和“归档”概念的混用。根据《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014），捕获是适时获取电子文件及其元数据的方法与过程，归档是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。这表明了归档不等于捕获，两者在产生背景、操作对象、操作时间、管理视角等方面都有所区分，具体见表3。《规范》中将捕获、分类、立卷、赋予档号等都视为归档前的准备工作，“捕获”是归档的基础，但“5.3.4捕获”下面的五项操作要求指向性比较模糊，“5.3.4.1”“5.3.4.3”和“5.3.4.5”是关于捕获的要求，包括捕获对象、格式转换、对新版文件或作废说明文件另行捕获归档的要求；而“5.3.4.2”和“5.3.4.4”则倾向于说明归档的要求，包括归档前业务部门人员的质量检查责任、归档信息包构成等。建议：（1）将“5.3.4.2”和“5.3.4.4”两条规定调整至“5.3.8”归档部分；（2）在“5.3.4捕获”下面增加对电子文件及其元数据捕获的具体要求、捕获范围等。

（二）《规范》中部分内容有待完善和细化

《规范》多次强调业务部门人员对归档电子文件质量检查的责任，但对于具体的检查内容和工作节点需进一步明确。基于前端控制的理念，《规范》提出业务部门人员的归档检查责任，其目的是将不符合归档要求的电子文件及其元数据由文件形成者直接鉴别、筛选、补充完善，从而提升归档的质量和效率。但文中对于业务部门开展质量检查的标准和内容没有明确给出，是否遵循“四性”检测的要求？还是仅仅对归档电子文件及其元数据格式进行检查？且在“4.3工作流程”中也未体现业务部门的审核环节。建议：（1）基于上一条建议的修改结果，将“5.3.4.2”调整至“5.3.8”归档部分后，增加业务部门进行质量检查的具体内容，进一步增强《规范》的可操作性；（2）为了将业务部门提交归档前进行的质量检查和档案部门接收时进行的“四性”检测区分开，建议将“5.3.9.1”调整为“电子档案管理系统应对归档信息包进行‘四性’检测”；（3）在“4.3”工作流程部分图1中“捕获、分类、立卷、归档”修改为“捕获、分类、立卷、质量检查、归档”。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家档案局.中办国办引发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2021-01-29].https：//www.saac.gov.cn/daj/tou？ tiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2]刘越男.数据治理：大数据时代档案管理的新视角和新职能[J].档案学研究， 2020（05） ： 50-57. DOI： 10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2020.05.007.

[3]吴志杰，王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档：问题、理念与策略框架[J].档案学通讯，2020（4）：79-86.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2020.04.012.

[4]馮惠玲，刘越男，等.电子文件管理教程（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2017：47.

[5]杨银斌.PDM系统中档案管理探讨[J].陕西档案，2011（5）：43-44.

[6]秦巧云.档案管理系统与PDM系统集成的设计与实现[D].上海交通大学，2013.

作者单位：中国人民解放军国防大学