企业登记档案信息资源共享利用研究

王韵哲 潘世萍 史爱丽 金文光

摘要：随着商事制度改革的深入推进，社会上加速增长的企业登记档案利用需求与现有档案信息资源提供利用能力之间存在严重失衡，出现档案查询出证工作效率低、社会公众有怨言等一系列问题。本文以北京市市场监督管理局为例，对企业登记档案信息资源共享利用面临的困境进行分析，提出企业登记档案信息资源共享利用策略，以期缓解企业登记档案利用需求与提供利用能力之间的矛盾。

关键词：企业登记档案 档案信息资源 共享利用 困境 措施

商事制度改革是政府在商事主体准入环节出台的一系列改革措施，旨在通过“轻审批重监管”，激发以企业为主的市场主体的创造活力，提升经济发展内生动力，实现简政放权。党的十八大以来，我国商事制度改革经历了开始实施、积极推进到深入改革的历程，目前已取得显著成效。近年来，新登记企业数量迅速增加，企业登记档案数量快速增长，北京市市场监督管理局（以下简称“北京市市监局”）的档案案卷仅2021年增幅就达到了4000余卷，给现有企业登记档案管理工作，特别是在满足社会公众正常查档需求方面带来较大压力。因此，研究企业登记档案信息资源共享利用具有较强的现实意义。

企业包括企业法人、有限责任公司、股份有限公司、外商投资企业、私营企业以及外国企业代表机构。企业登记档案是以上主体在办理名称预先登记、开业登记、变更登记、延期登记、登记公告、年度检验登记时提交的材料，是市监局登记管理工作的历史记录，在登记注册行政许可工作及各类经济活动中起重要依据、凭证作用。[1]企业登记档案利用分为内部利用和外部利用。内部利用指市监局注册登记部门在办理业务时对企业原有登记材料的调取；外部利用既包括公、检、法、审计机关在办理各类案件时对企业登记档案的查询，也包括企业签订经济合同，解决产权、股权纠纷，保护自身合法权益时对企业登记档案的查询，同时也包括个人在进行工伤鉴定或者办理个人养老保险、工龄确认时需要获取企业登记档案作为凭据。

企业登记档案信息资源共享利用指的是利用现有网络条件，将企业登记档案信息资源逐渐从内网拓展到政务外网乃至互联网，实现跨层级（指同一地区各级市场监管部门）、跨部门（指同一地区不同政府部门）直至跨地域的快捷查询，使档案最终使用者（包括市监局内部、其他机关、企业及个人）无须借助查询主体即可实现企业登记档案的直接获取，有效提高企业登记档案信息资源的使用效率。

传统企业登记档案利用以纸质为主，存在档案查询与出证效率低、档案原件易损毁的问题。自1998年起，北京市市监局开始对历史档案进行数字化，并通过电子档案资源库，面向社会公众提供自助式触摸查询服务，有效缓解了档案利用的压力。

但随着商事制度改革逐步向纵深推进，社会公众对企业登记档案信息资源利用需求越来越大。据北京市市监局统计数据显示：2016—2020年，企业及委办局等各类主体档案查询量上升趋势明显，受对外查询服务时间及窗口数量的影响，实体及自助利用方式已无法满足日益增长的查询需求。为提高市场监管服务效能、提升用户满意度，对企业登记档案信息资源的共享利用建设已迫在眉睫。

2016年，为缓解加速增长的档案利用需求与现有档案提供利用能力之间的矛盾，北京市市监局与市教委、经信委、人力社保局、住建委、交通委、商务委、旅游委、文化局、卫计委、地税局、质监局、统计局、公安交管局等13个市级行政部门联合签发了《关于推进工商登记材料共享促进政府部门协同的工作意见》，对企业登记档案信息资源共享利用工作进行了初步尝试，一定程度上缓解了利用压力，但也发现了不少问题。

（一）档案资源建设质量不高

档案资源建设质量不高指的是用户查档存在“找不到”或者档案信息不全的问题。究其原因包括：档案人员配置不足、各业务处室人员不具备归档能力、开放鉴定工作缺乏规范性文件指导。首先，档案信息资源共享利用区别于传统纸质档案管理，其实现需依靠“系统”及“数据”来完成，這要求档案管理人员具备数据著录、数据管理及系统管理的能力。其次，由于企业登记档案在各业务处室形成，档案归档工作只是经办人员在履行其工作职责过程中“捎带”完成的工作，其归档能力有限。最后，由于企业登记档案涉及企业隐私，档案信息资源共享利用的实现必须建立在不侵犯企业隐私及安全性的基础之上，这就需要对企业登记档案进行开放鉴定，而就目前而言大多数市监局档案开放鉴定工作的责任主体尚未明确，存在相互推诿的现象。

（二）共享利用意愿不强烈

这里的“意愿”涉及三个方面：一是市监局是否有意愿开展档案信息资源共享利用工作，二是企业是否有意愿公开与其相关的企业登记档案，三是利用主体是否有意愿直接获取并利用所需档案信息。首先，从前文可知，北京市市监局已初步实现档案信息跨层级和部分跨部门的共享利用，表明北京市市监局有意愿开展档案信息共享利用工作，但并不代表其他地区的市监局也有相同的意愿，再加之档案信息共享利用的开展必然需要充足资金作为保障，而偏远贫困地区尚难具备此条件，这就意味着企业登记档案信息资源难以全面实现跨地域（指不同地区）共享利用。其次，由前文可知，企业登记档案信息资源共享利用工作的开展涉及企业隐私，企业是否愿意公开其相关档案信息资源及所愿意公开的程度都将直接影响档案信息资源共享利用工作的开展。最后，利用主体（指档案的最终使用者）直接获取所需档案信息势必会比借助查询主体获取所需档案信息要具备更多的条件，比如利用主体与市监局间应具备良好的网络关系，利用主体应学习并熟练掌握档案查询系统的使用方法等。但就目前而言，能够符合以上条件的利用主体并不多。基于此，存在利用主体共享利用档案信息资源意愿不强烈甚至无意愿的问题。

（三）缺乏相应资金保障

传统纸质档案数字化、全程电子化及业务标准相统一是企业登记档案信息实现跨层级、跨部门、跨地域共享利用的基础性条件。但无论是传统纸质档案数字化还是全程电子化，以及跨层级、跨部门、跨地域共享利用档案信息资源都必然会对网络条件、硬件设施、操作系统及数据库等提出更高要求，需要大量资金作为保障，而就目前整个大环境而言，受历史原因、现实和自身因素的影响，档案工作或多或少都存在经费不足的问题。

（四）缺乏相应技术支持

2014年2月，國家企业信用信息公示系统正式上线运行。此系统是全国企业、农民专业合作社、个体工商户等市场主体信用信息填报、公示和查询的桥梁。同理，企业登记档案信息资源要实现跨层级、跨部门、跨地域共享也需搭建相应的“桥梁”，即共享渠道。为保证该桥梁具有坚固的“根基”，档案资源体系和利用体系建设必须更加完善，特别是对档案信息资源安全体系建设提出了更高的要求，而这些都需要技术支撑。缺乏相应技术支撑也成为制约企业登记档案信息资源共享利用目标实现的主要因素。

要推进企业登记档案信息资源共享利用工作，必须进行体系化建设，具体参见图1。

（一）制度层

制度层是企业登记档案信息资源共享利用体系化建设的基础。国家档案主管部门应与国家市场监管部门合作出台相应政策性文件，以明确各地区市场监管部门档案共享利用工作计划、档案业务标准规范及档案信息资源共享利用系统平台建设标准规范等。各地市场监管部门应依据本单位实际情况，细化规范要求，落实建设经费，制定开放鉴定标准，划分档案利用主体权限等。

（二）机制层

机制层是企业登记档案信息资源共享利用体系化建设的推动力。共享利用工作的推进需要多方联动、相互配合、协同构建。我们应为企业登记档案信息资源共享利用营造良好的社会文化及网络环境，采取正激励与负激励、内部激励与外部激励相结合的方式，充分激发各方主体共享档案资源的积极性。

（三）技术层

技术层是企业登记档案信息资源共享利用体系化建设的桥梁，应用技术的研究应立足快捷查询和安全传递。

1.RPA（Robotic Process Automation，流程自动化机器人）替代查询主体完成查找任务。RPA系统通过运用大数据、人工智能、云计算等技术，能够操作企业登记档案信息资源用户图形界面（GUI）元素，模拟查询主体与计算机交互过程，替代人工完成大批量、可重复性任务，实现对存量数字化图像内容的批量智能自动识别预处理和精确查找定位[2]，保证图2路径b的有效性与可行性。

2.区块链+CA数字证书规避风险。区块链作为一种透明、可追溯、不易篡改的分布式账本数据库，能够有效预防企业登记档案信息资源被篡改，有利于档案信息资源信任共享机制建设，能够最大限度实现档案信息资源的释放与共享。同时，借助CA数字证书（即法人一证通）能够准确确定档案用户（社会企业、个人和各市属委办局）身份，自动识别档案用户权限，为档案用户带来方便（“一次申请，重复使用”）。

（四）保障层

保障层是企业登记档案信息资源共享利用体系化建设顺利推进的前提条件。

1.加强档案资源建设。没有档案资源的高质量就没有档案事业的高质量。实现企业登记档案信息资源共享利用，应在按时保质完成纸质档案数字化的基础上，加强对数字化副本与全程电子化之后形成的原生电子档案的一体化归档管理，保证档案数据的完整性，并通过建立资源共享、运转高效的信息化体系，保证档案信息资源的互联互通。

2.强化档案人员建设。在推广企业登记档案信息资源共享利用的大背景下，市场监管部门档案机构及档案人员配置也应“推陈出新，与时俱进”。比如引进数据处理人才，加强与技术部门的合作，在档案部门内设专门的档案共享利用小组等，以便更高效地推进档案信息资源共享利用工作。

近年来，北京市市监局一直在积极探索“档案+互联网”“档案+人工智能”等多种档案利用模式。2019年，《国务院办公厅关于做好优化营商环境改革举措复制推广借鉴工作的通知》做出了面向全国推广借鉴北京“容e查”改革举措的决议。随着商事制度改革的进行，通过流程再造、高效协同推进企业登记档案信息资源共享利用，满足民众更多元化的需求，既是数智时代对智慧市场监管的要求，也是档案工作高质量发展的必然选择。

*本文系国家档案局“人工智能技术在工商档案管理中的应用研究”（课题编号：2018-X-23）和北京市档案局“数字化改革下市场主体档案共享利用研究”（课题编号：2021-22）科研项目阶段性研究成果。

注释及参考文献：

[1]史爱丽.论工商部门企业登记档案资源开发利用的必要性[J].北京档案，2012（7）：34-35.

[2]陈会明，史爱丽，王宁，金文光.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战——以北京市市场监督管理局为例[J].档案与建设，2019（7）：53-56.

作者单位：1.北京联合大学应用文理学院档案系2.北京市市场监督管理局档案管理中心3.北京东方基业科技发展股份有限公司