基于物联网技术的智能化档案管理路径分析

文/潍坊市中医院 刘振宇

档案资料是社会各部门、各企业间的联系纽带，在为整个历史发展和社会发展提供信息的同时，记录和见证了我国发展的全过程，是我们经济发展的良好借鉴。通过对档案的调取和利用，不仅能够完整展现社会各个领域的发展历程，更能总结经验、吸取教训，在新的发展思路和方向中找到更好的策略，执行更好的计划。随着时代的发展和进步，传统的档案管理工作已经无法适应社会的需求，智能化技术的引入，促进和推动档案管理工作的开展，使得信息化建设成为可能，更对整个档案管理方式的维护创造了条件。强化档案管理工作的智能化运行，不仅能够适应当前社会发展对于档案管理的要求，更能确保整个档案管理模式的发展和变革。通过物联网技术的应用，将档案管理工作的效率成倍提高，无论从管理工作所需的软硬配件、技术、设施，还是对于档案资料的自动化搜集、整理、存档、保管等，都得到了更高水平的提高，特别是针对档案管理不同的环境要求、条件要求等，给予了智能化管控，解决了人力尚无法操作的情况下各种不同形式档案资料的保存、管理，提升了智能化档案管理工作的质量。

一、物联网在档案管理中应用的必要性及可行性

（一）物联网在智能档案管理中的必要性。物联网是互联网时代的新兴产物之一，也是一种综合的信息化、电子化技术，它的出现实现了真正的物体、网络间的联系，有利于对物体的智能化识别、定位、跟踪和管理。在部门间的联系过程中，面对海量的档案资料，如果通过物联网技术作为媒介，则能够更好地进行智能化管理和应用。首先，物联网技术应用于档案管理工作，是档案工作发展的必然结果。对于档案管理工作来说，其需要实现信息化、数字化、智能化，这不仅是管理方式的转变，更是对于档案管理环境及其他条件的改善。例如，通过物联网技术，可以远程控制档案馆的温度，使其减少外界因素对档案材料的损坏，确保档案资源的安全性。另外，通过进行实时监控，确定资料的保存安全。其次，对于档案管理工作中人工依赖较重的各项环节，完全可以通过物联网技术进行智能操作，在信息资料批处理技术下，减少对人员的需求，提高档案资料的智能化搜集、整理、存档等工作量，保障了档案资料管理工作流程的便捷，大大提高了管理效率。

（二）物联网在智能档案管理中的可行性。作为新兴的信息产业，物联网技术已经在诸多行业发挥了有效应用，更具有良好的广阔前景。物联网技术在各个领域中应用广泛，实现了档案管理工作的解析。我国信息产业部也正是通过物联网技术进行全面改革，获得有效的档案管理数据。因此，国家信息产业部门，通过技术支持和政策支持，鼓励将物联网技术应用于智能档案管理工作中去。国家档案管理部门重视物联网技术的探索，也在积极探索高效的档案管理流程，促进档案管理模式的变革。只有将管理质量和管理效率相结合，才能促进档案管理部门的发展，才能满足档案管理的需求。

二、智能化管理在物联网应用中的关键技术

物联网技术是互联网时代的新兴产物，它实现了互联网与物体的智能联系，通过在互联网上进行操作，从而实现对物体的控制和管理。通过关键的RFID技术，将物体的信息以电子信息或电子标签的形式储存，增设普通电子设备到智能设备的转换功能，而这种数据间的交互完全可以通过中央处理器进行，改善了管理效率。随着科学技术的进步，电子信息或电子标签通过更小、更精密的纳米元件进行识别，即我们所谓的纳米识别，其中保存的各种资料、信息都可以进行直接读写和传输，然后通过计算机的中央处理器进行数据分析，确定操作指令，凭借各种指令来进行物品信息的智能控制和管理。正是由于该类技术的有效应用，显著提高了海量信息的搜集、整理和存档时效。可见，物联网技术表现出了多方面的优势，使得智能化档案管理过程更加便捷，也是互联网时代档案管理工作发展的必然结果。

三、推进智能化物联网档案管理的实践性分析

（一）强化档案管理工作的智能化建设。随着各行业各部门档案管理工作信息化、数字化建设的开展，档案管理的配套设施也应该进行一定的升级改造，除了计算机软硬件的更新外，还需要促进各种互联网技术、多媒体设备的应用，例如传感器、扫描器、监控摄像头等，应该根据要求进行物联网技术的强化。由于档案资料的形式多样，主要表现为音频档案和视频档案等内容，在展示、使用和保存方面需要硬件设备的支持，为此，智能化技术的出现给档案资料管理带来了便捷，更为其科技化、电子化提升打下了基础，为使用者带了视觉和听觉等感官上的享受，强化档案管理工作的服务能力及水平。

（二）强化档案管理的智能化手段应用。改变传统的档案管理模式，积极开展档案管理工作信息化、智能化建设，不仅能提高档案的利用率，更是当今社会发展对于档案管理工作的要求，能提高档案管理工作智能化建设效率。首先，要从转变相关工作人员的思想观念开始。通过对相关人员的培训，强化其档案管理工作智能化的重要性和必要性，促使其调整心态，转变思维，能够从智能化服务意识方面加强对档案管理工作智能化的适应，改变原有的工作模式和内容。在思维进行转变的同时，通过专业的智能化档案管理工作流程，进行新模式下的工作内容，强化提高智能化认识。其次，通过各种互联网技术的加持，整合利用各种智能设备对于档案管理工作的使用，提高应用效率。特别重要的是，学习数字化分析档案资料，通过重点提取和分类管理等释放和展现档案资料的实用价值，提高档案资料的使用效率。

（三）对相关职能机构进行科学性的改革。相比传统的档案管理工作，尽管面对海量的档案资料信息，智能化档案管理能够较大程度释放人员压力、财政压力和物料投入压力，且通过更为流畅、便捷的工作流程，体现出智能化档案管理工作高效、高质的特点，完全不同于传统档案人工调取的繁琐，在具体的档案调取、使用上更便捷、更迅速，提高了档案的利用率。因此，对档案管理机构进行合理改革，特别是人员管理和制度的制定，优化整个档案管理工作流程，构建更为科学的档案共享平台，提供更为优质的服务理念和内容，从而提高档案管理工作水平和管理质量，为行业发展和社会需求贡献力量。

四、物联网技术进行档案智能化管理的对策分析

（一）物联网可以提高软硬配件配备水平。档案管理工作中的软硬件设备，是物联网技术应用的基础和先决条件。智能化档案管理工作，对于计算机软硬件有一定的要求。在物联网技术的加持下，对于环境中的其他硬件设施，也有相应的要求，这就提高了档案管理工作中各项设施的水平，特别是档案资料保管室内的温湿度感应器、烟感器等，通过这些配件的数据存储，满足各物件的信息数据分析应用，完成物联网技术的现实应用。因此，物联网技术下的智能档案管理工作需要加大投入的资源、资金，确保物联网技术的有效使用和档案管理水平的提高；同时，各种如硬件的配置要具有一定的兼容性，确保可以通过统一的系统或者平台来进行分类管理，支持响应统一的控制指令和信号的接收、反馈等。如：感应层主要是采集档案管理中的各种信息，网络层则是控制互联网环境，保证网络交互的稳定性和可靠性等。

另外，在将物联网技术应用到智能化档案管理工作时，要确保根据档案管理要求条件、程度的不同，而建立不同保密级别的权限模式，并注重网络交互的稳定性和安全性。根据档案管理的需求，在物联网的识别技术中通过指纹、身份等权限进行档案资源的分类管理，不仅能够保证档案的真实完整性，更能提高档案的安全性。通过设备的升级更新，加上加密技术的应用，完善档案管理智能化建设，为智能化档案管理工作提升管理能力和管理水平。

（二）物联网可以实现档案自动化生成及管理。传统的档案管理工作，离不开人工对于档案资料的收集、整理、归档、保存等环节，智能化档案管理工作，在减少人力物力财力的条件下，更为迅速地将海量的档案资料进行整理归档，缩短工作时间，提高工作效率。由信息技术发展而来的物联网技术功能复杂，首先具有的就是信息的批处理能力，特别是针对纸质档案转化为数字档案而言，通过物联网技术这个途径，将纸质档案通过扫描识别功能，进行分类整理，同时进行智能读写，将每一份纸质档案整理制作成数字档案，成功提交数字信息或标签，为后续的物联网技术控制打下基础。同时，在人工档案整理和分类中，可以通过计算机为档案制作数字标签，然后再通过扫描、识别等功能，将扫描的信息进行整合，找出重点及要点，输入中央处理器，对档案资料进行深加工。另外，由于电子标签的特异性，完全可以将其安装或者贴合在档案资料盒、袋表面，在具体的工作中，工作人员可以通过扫描电子标签，提取档案资料的具体内容并进行分析，而不用对纸质档案打开、翻找等就可以完成具体的调取和分析工作，减少了损伤。其次，在高度智能化和物联网技术化的档案管理工作中，智能机器人的出现和加入，更强化了对于档案保护的重要性，完善了其安全性。将智能机器人作为中央处理器指令的最终执行者，可以远程控制并指导其工作内容，进而提高档案资料的准确度和高效性。根据工作需要向机器人发送档案管理指令，在接收指令的同时，智能机器人通过物联网技术进行分析，找到档案的同时通过电子标签提取档案内容，再通过物联网技术传递到档案管理平台，使用者通过各自的权限能力进行调取和查阅，从而安全地完成整个档案资料的使用流程。整个过程没有人工对档案管理环境的破坏，没有对档案资料的损毁，有效监控了档案管理工作流程，提高了档案资料利用率。

（三）物联网可以完善档案存储环境监控系统。实时监控是物联网技术对于智能化档案管理工作的另一项有力保障。通过合适的硬件、设备的安装、连接、入网等，能够将实时画面转化成数字信息，通过物联网技术传输到中央处理器，完成档案管理工作的智能管控。将档案馆中的监控摄像头连接入网，通过物联网技术进行摄像头角度的调整，监控拍摄范围内的环境、人员及各种动向、情况，特别是对于突发情况的监控和报警，能够及时对档案资料等进行抢救，避免造成不可逆的损失，特别是对于易损毁的纸质资料，无论水、火、污染等，都会影响其安全性及保存质量。例如，在档案室中安装各种感应设备，增加报警器，连接监督管理人员，一旦出现险情，管理人员能够立即反应，并进行快速处理，切实保障档案资料的安全性和完整性。另外，物联网技术控制的门禁设施可以有效阻止危险人员对于档案资料的破坏和盗取。在智能监控下，对于进入人员的信息进行扫描和上报，可以及时排除危险人员，保障档案资料的安全，避免事故的发生；更可以通过对进入人员的追踪，确保档案管理的系统安全，提高整体的智能化档案管理工作的安全性和有效性。

五、结语

在档案管理工作智能化建设中加入物联网技术，是一种非常新颖和科学的管理方式。通过物联网技术，将各种形式的档案资料和网络、计算机等进行相互关联，将传统的档案通过数字化技术转化成电子标签，通过计算机对电子信息的指令实现智能档案管理工作中管理环境的调控，对档案资料的高效管理和利用，不仅弥补了传统档案管理的不足，更对智能化档案管理工作提供了便捷和安全性，实现了信息化、智能化的要求。通过物联网技术，深化了档案资源的开发利用，优化了档案管理过程，提升了档案管理服务水平，为档案管理工作带了新局面，更为科技发展、社会发展提供了高效动力。