高校数字化档案安全管理体系探究

文/河南开放大学 贾艺玮

在对高校进行数字化档案管理中，可以进行针对性管理，并且方便了教职工对于信息的检索。不仅如此，在高校的档案管理中使用数字化，可以对于高校的档案进行全面管理。但是在发展的过程中存在着一定的问题，需要高校从多个方面进行安全风险评估，并且对于可能出现的风险进行有效控制，才能避免高校的档案管理存在风险。

一、高校档案数字化安全管理的相关概述

（一）内涵。高校的数字化管理中，信息安全是首要关注的内容，需要保障信息的安全使用以及信息系统安全运行。从安全管理技术层面看，在高校进行档案数字化安全管理，需要确保档案管理设备有效恢复。从安全管理的要求来看，高校想要进行数字化的安全风险评估，需要从管理制度、机构人员以及相关的管理措施入手，并且及时完善管理人员的配置，对于高校的数字化安全措施需要不断加强，才能充分发挥技术的优势，有效处理高校档案信息化管理存在的问题，实现档案信息整体的安全性。

（二）档案信息化建设的特点。首先，是速度较快，在信息化时代，数据处理的过程是不断提速的，为高校档案信息管理带来极大的方便；其次，在数据使用方面是丰富的，对于高校中的各种信息以及活动有着不同类型的记录，这导致工作人员在档案整理过程中工作量繁重。有效运用信息化可以对档案进行快捷整理，在节省时间的同时，避免档案管理混乱；最后，档案的保管需要智能化、安全化。数字化的档案在管理以及查询的过程中，不会对于档案产生二次伤害，在档案内容转移的过程中，可以更好地进行大容量储存。与此同时，在档案管理的过程中，需要对于电子档案进行安全管理，并且需要对于信息内容进行各种形式的备份，防止信息的损害，也增强了高校档案数字化的发展与安全性能的提升。

二、高校档案管理信息化建设的重要性

（一）加强高校档案建设的内在需要。高校的信息资源是重要内容，有利于学校的发展需要，因此在发展的过程中，需要进行高效率的管理，并且提供信息的保存以及查询功能，方便高校师生及管理人员查询信息化内容，也为高校自身的发展做出了突出贡献。

（二）是高校发展的功能需要。在高校的档案运用过程中，除了对于高校的相关信息进行记录外，同时提升了学校的建设水平，展现了学校的教学发展，方便高校进行科教成果的评估以及职称的评定等等，有效提高教师的教学水平，促进高校转型发展。

（三）提升高校的管理效益。对于历史久远的高校来说，自身的学校发展史是档案管理的重要内容。随着档案信息的不断增多，继续使用传统的档案信息管理方式，不利于高校的档案发展，也不能高效保存档案，在相关档案信息查询的过程中，不能快速进行内容的查询，造成人力方面的浪费。对此，高校在档案信息化建设的时候，需要进行存储方式的更新发展，才能在工作中提升档案管理的效率，节省大量的人力、物力以及财力，提升高校档案工作的效率。

（四）推动资源的共享。高校的档案信息化建设，需要通过大数据建立电子档案馆，充分发挥学校信息资源的利用效率，不用再进行人工查询，节省了大量的人工以及时间。不仅如此，还可以充分利用档案资料，增强学校之间的互动以及资源的共享，更好地促进学校档案信息资源的使用。

三、高校数字化档案安全管理存在的问题

（一）人为失误造成的安全隐患。在高校的数字化档案管理中，可能因为不专业操作造成安全隐患，比如造成档案文件的误删，或者是因为档案管理人员自身的安全意识不足导致密码设置简单容易被攻破等。除了这些问题之外，也需要注意档案的真实性。对于虚拟的电子数据来说，在修改以及删除方面的危险程度很高，相对于纸质文件，电子文件在删除或者是修改的过程中，不会留下任何痕迹，可能造成对于档案的损害。

（二）硬件设备存在危险。随着无纸化办公的不断发展，高校在档案数字化过程中，对于网络的依赖性是不断增加的。因此对于设备来说，需要有质量以及运行的保障。对于不同的使用者来说，他们的电脑操作能力是不同的，在使用的过程中可能会对硬件设备造成损害，影响电子信息的使用或者是丢失，这是目前高校数字化档案管理中需要重视的问题。在目前的数字化档案管理中，无论是硬盘或者计算机故障，还是其他硬件存储功能的损坏，都会对于信息造成一定的伤害。同时，信息不能及时保存导致数据丢失，也是经常发生的事情。除此之外，对于一些高校的系统软件来说，更新的速度比较慢，不能满足档案数字化管理的需要，还有一些年代比较久远的档案，在读取的时候并不能得到全面的信息，这些问题导致数据面临着一定的技术难题。

（三）网络病毒的入侵。在信息化时代，人们对信息的获取更加便捷化，可是信息的真实性对人们采集信息造成了一定的困难。在信息化时代，互联网方便人们生活的同时，对于垃圾软件以及虚假信息很难进行辨别，导致人们的观念受到误导。这也是高校档案信息化管理体系可能面临的问题，如果遇到带有病毒的垃圾邮件，会对于系统造成破坏，一旦管理程序后台受到网络病毒的攻击，会危害数字档案的存取。

四、高校数字化档案安全管理体系构建措施

（一）提升高校档案管理的安全意识。为了更好地促进高校档案信息化管理系统的构建，需要提升管理人员自身的安全管理意识。首先，需要对于网络安全进行一定的宣传教育，使得工作人员清楚工作的内容；其次，需要加强专业人才的培养，进行相关制度法规的学习，不断完善档案管理系统体系的建设，积极组织相关的档案安全管理活动，从根本上解决档案可能存在的安全隐患，提升档案的安全性能。需要高校档案管理工作人员积极努力，增强自身的安保意识，避免档案的流失或损坏。在档案的借阅中，需要进行相关机制的建立，并且需要按照流程进行档案的查阅，通过预防措施更好地建立安全管理体系。

（二）建立安全的管理体系以及技术保障。在高校档案信息化管理过程中，需要核实档案信息查询或者外借人员的身份信息，同时加强对于高校档案信息管理人员的工作监督，制定明确的考核内容以及评价机制。在档案管理过程中，需要系统规范进行档案的录入，明确档案的风险等级，对于可能存在或者是出现的风险进行补救，对于管理人员的操作进行监督。与此同时，需要对于网络病毒进行科学有效的防范，对于重要的信息进行加密处理，保证其在传输过程中的完整性以及准确性，并且需要对于存储信息进行全方位的病毒清扫，保证传输过程的安全。除此之外，还需要加强高校防火墙的设置，有效抵制入侵者，并且高度重视防火墙的安全防护，安排专业的网络技术人员加强防火墙设置，并进行定期检测。

（三）及时对于档案管理系统进行更新。高校在不断深化数字化档案建设的过程中，需要进行体系的完善，才能对于数字化档案管理进行系统性更新，保证档案更好地为高校师生服务。充分发挥档案应有的功能，及时进行最新系统的运用，有效提升档案管理的使用效率，并且积极进行高端软件的研制并运用，使得高校拥有自主研发的网站以及电子信息数据，并且根据发展的需要，及时进行档案管理体系的调整。

（四）完善网络安全实现档案资源共享。在完善档案的信息化后，还需要保护个人以及档案的隐私安全，对于硬件进行有效防护，并定期对其进行安全性能的维护，保障软件的正常使用，避免网络病毒入侵造成不必要的损失。档案数字化建设完成后，需要对其进行多元化的管理，可以进行相关小程序或者是服务平台的建设，进行档案资源的更多功能研发。在档案建设的过程中，需要积极和校园同行进行沟通，并让用户及时进行反馈，快速解决这些问题，更好地为高校的档案信息化建设尽一份自己的力量。

五、结语

在高校档案数字化建设过程中，需要根据实际存在的问题进行针对性解决，需要相关的工作人员和高校自身的平台相结合，更好地利用信息化技术保障档案信息化安全，不断提高高校档案管理工作的质量与效率，使得高校档案在信息化时代可以得以更好地利用及存储，方便师生的使用。