档案管理中保密工作的重要性及实践策略

文/海南师范大学 江瑛

新时期，档案管理部门的档案管理载体已经从纸质化载体逐渐向电子化载体过渡，对档案管理部门提出了更高的保密要求。档案管理部门要主动适应时代发展趋势，充分认识档案泄密对档案管理的危害性。当前档案管理部门在档案管理保密工作开展过程中存在一些亟待解决的问题，这些问题在一定程度上影响了档案管理工作的顺利开展和档案信息资源的有效保护。为了更好地开展档案管理部门的保密工作，切实保障档案信息安全，有必要对新时代档案保密工作相关问题进行探究。

一、档案管理中保密工作的内容

在档案管理过程中，应对保密工作的主要内容进行分析，档案管理过程中的保密工作主要包括如下方面：

（一）档案库房保密工作。无论是纸质档案还是数字档案，都需要一定的档案库房保存相应的载体和介质。档案库房管理是档案管理的重要内容之一，在档案库房保密工作管理过程中，应该按照国家的相关法律法规制定严格的库房管理制度和库房管理流程，既要注重库房的安全性，也要注重库房的保密性，唯有如此，才能够为档案信息提供安全有保障的物理存储环境。

（二）日常档案保密工作。日常档案管理工作涉及很多带有密级的档案，这些密级档案对于我国经济社会发展起着至关重要的作用，通过日常档案保密工作的开展，有利于档案信息资源安全，有助于促进我国社会主义现代化建设。

（三）做好档案保管期限和保密期限安全工作。从档案管理的角度看，部分档案具有保管期限和保密期限，有些档案在达到一定期限之后可以公开，甚至部分档案应该按照档案管理的相关规定进行销毁。从保管期限的角度看，保管期限既要看到档案内容的现实作用和历史作用，也要根据档案自身的保存价值作为判断依据，进而明确档案的保管期限。从档案保密期限的角度看，应根据档案公布是否会对国家和社会利益造成危害作为保密期限，如果档案公开不会影响国家安全，则应按照档案管理的相关要求对其进行解密。

二、档案管理中保密工作的重要性

档案管理中保密工作的开展，是为了有效防止档案信息泄密以免对国家安全以及社会和人民利益造成不良后果，通过开展保密工作，不仅有助于提升档案管理工作效率，也有助于提升档案资源利用效率。

（一）保密工作的开展有助于提升档案管理效率。档案保密工作本身是档案管理工作的重要组成部分，随着网络信息技术的不断发展，大量纸质档案转化成为电子档案，相应的档案管理人员也转变了传统的档案管理思路，将电子档案保密工作作为当前工作的重点。通过现代化的保密手段和保密技术对档案进行管理，不仅有助于节省成本，还有助于提升档案管理效率，能够快速对档案信息进行检索和分析。

（二）保密工作的开展有助于提升档案信息安全。档案管理工作是一项长期系统性工作，很多档案信息带有一定的密级，一旦这些带有保密性质的档案信息资源泄密，会严重危害国家和人民的利益，甚至会对社会产生不稳定因素。开展保密工作能够及时发现档案管理工作中的风险点，并借助现代技术手段对其进行弥补，有效地降低信息泄露风险概率。

（三）保密工作的开展有助于提升档案信息资源利用效率。随着档案信息化建设的推进，能够利用更为现代化的技术手段对信息资源进行收集，并建立相应的数据库，实现档案信息资源的分类存储。档案工作人员在授权的情况下，可以对档案数据库信息资源进行利用和共享，既有助于提升档案安全属性，也能够更好地发挥档案信息资源的价值和作用。

三、档案管理中保密工作开展现状

当前，虽然档案管理部门对保密工作有足够的重视，但由于理念落后，制度机制不完善，软件设施建设滞后等相关影响因素，在一定程度上影响了保密工作的开展，难以满足档案信息化建设的实际需要，这在一定程度上影响了档案信息安全。

（一）个别档案管理部门并没有给予档案保密工作足够的重视。很多档案管理部门主要领导还停留在传统的档案管理思路之上，对档案保密重要性缺少充分的认识，也没有结合档案信息化建设的实际需要对档案管理人员进行档案安全保密教育，更没有对档案安全工作开展所需要的软件设施给予足够的投入。由于主观意识落后，即使开展了保密工作，也难以对档案管理工作中可能出现的风险点进行及时的处置。加之部分档案管理人员保密意识不够，在档案管理工作过程中对于密级档案重视程度不足，没有严格履行相应制度机制，很容易给档案管理部门埋下安全隐患。

（二）档案保密划分不够准确。根据我国《保密法》的相关规定，产生国家秘密事项的相关单位应该根据国家秘密及其密级范围定密。虽然《保密法》从宏观层面上赋予了产生国家秘密事项的相关单位定密自主权。但由于缺少相应的配套制度，很多密级确定还需要县一级机要保密部门指导，县一级机要保密管理部门由于对各单位定密范围定密内容了解得不够准确，因此在档案资料密级确定上很容易出现定密不准确的问题，甚至将一些本应定密的文件当作普通文件处理，在一定程度上影响了档案保密工作的规范化和标准化建设。

（三）档案信息化建设增加了泄密风险。随着网络信息技术的不断发展，为档案管理部门档案信息化建设提供了新的技术支撑，但同时也增加了档案非传统的安全危险。特别是大量新型档案存储介质的出现，增加了涉密档案被恶意泄露、恶意篡改的风险。加之部分人员利用黑客和木马病毒等技术攻击档案管理部门档案信息系统，也在客观上增加了档案泄密风险。因此如何应对档案管理中的风险已是档案管理部门思考的现实问题。

四、档案管理中保密工作实施的优化策略

为完善档案保密工作，既要提升档案管理部门主要领导的保密意识，也要建立档案保密管理长效机制。结合档案信息化建设实际，需要把更为现代化的技术手段运用到档案保密工作之中，进一步提升档案保密工作的能力和水平。

（一）完善档案管理制度。首先，要结合档案管理实际需要制定更为严格的保密管理制度。档案管理部门要对现有的保密制度进行梳理和分析，结合档案信息化建设的现实需要，对档案保密制度进行修改和完善。尽量做到言简意赅、内容充实、覆盖全面，进而为档案保密工作落实提供更有针对性的指导，同时也能够提升保密工作的管理效率。要结合保密工作的实际需要，对档案管理岗位的具体职责进行明确划分，设置科学合理的档案使用权限。要求档案管理人员在岗位上要认真负责，严格遵守保密管理原则和相关制度机制。一旦发生档案泄密事件，要按照相关制度要求追究相关人员的法律责任。进一步提升档案管理人员的安全意识和责任意识。其次，要积极推进档案保密工作一体化管理，要将加强档案管理一体化建设作为当前档案管理部门的工作重点，要通过制度对档案保密工作内容进行划分，加强与其他部门的交流和互动，及时对档案信息资源进行收集和整理，确保档案信息资源的完整性和系统性。

（二）加强对档案利用的监督。档案管理部门主要领导要给予档案保密工作足够的重视，要充分认识到档案信息资源只有得到充分利用才能够发挥其特殊的功能和作用，不能一味地强调档案保密工作或将保密作为挡箭牌，影响档案信息资源合理的开发和利用。要出台切实可行的政策，加大对档案利用的监督，进一步延展档案保密工作的覆盖范围，通过档案利用监督确保档案信息资源安全。一方面，要构建更有针对性的档案利用监督体系，要求档案工作人员在档案资源利用开发过程中严格按照保密工作的相关要求开展工作，并结合工作实际对档案利用中可能存在的风险问题进行查找，争取将安全风险点消灭在萌芽状态；另一方面，要加强对档案管理人员的教育培训，档案管理人员既是档案安全工作的执行者，也是档案信息资源利用开发的落实者，只有档案管理人员具有较高的保密意识和综合素质，才能够完成好档案信息资源的开发利用和安全保密工作。

（三）完善档案网络信息安全保障。随着网络信息技术的不断发展，档案管理部门更加注重档案信息化建设，相应的档案管理利用了更为多样化的技术手段。因此，如何保障档案信息安全成为保密工作开展的重点。从技术层面看，应构建更为完善的防火墙系统，抵御外部的黑客和病毒侵入。档案管理人员应定期对档案信息管理平台进行病毒查杀，及时扫描计算机是否存在病毒，切实保障档案信息数据安全。为了有效防止密集档案数据泄密，除了要严格落实保密制度外，还应对用户设置相应权限，提升密级档案安全等级，并定期对用户权限和密码进行更换，以确保档案信息安全。要加强对网络信息管理平台的维护和管理，对于发现的安全隐患要第一时间处理，为档案保密工作的开展营造良好的外部环境。

五、结语

档案管理部门主要领导应从宏观层面协调档案保密工作开展与资源利用之间的关系，在保障档案信息资源安全的基础之上，结合经济社会发展需要，对档案信息资源进行有效利用。要对档案管理人员进行系统的教育培训，引导档案管理人员树立正确的保密意识，在档案信息资源开发过程中要做好自我监督，真正地将保密工作落到实处。