如何有效发挥现代国有企业秘书职能

文/中条山集团山西北铜新材料科技有限公司 刘焕焕

对于当代国有企业来讲，由于引领国民经济发展的特殊地位，以及规模化、集团化的特点，使得秘书这一工作岗位承担着更加丰富而全面的工作职能，对相关工作人员综合素质提出了更高的要求。国企的秘书，既要具备机关秘书应有的政治觉悟，又要具备国有企业秘书的专业素养。随着我国社会主义市场经济体制改革的不断深入开展，经济、信息全球化的全新背景下，国有企业在现代企业管理制度的驱动下，产生了越来越复杂和多样的工作内容，给秘书工作提出更大的挑战。

一、现代国企秘书必须具备的基本素质

（一）较高的政治理论素养。习近平总书记在2020年中央党校中青年干部培训班开班仪式上强调：“在干部干好所有工作所需的各种能力中，政治能力是第一位的”，国有企业是党领导下的国有企业，是在经济领域受组织委派为党工作的，生产经营与国家政策的相关度较高，国家政策的导向对国有企业来说相当重要，因此秘书人员也要具备良好的政治素质，把政治放到首要位置，具备较高的政治理论素养。

（二）扎实的专业技术知识和较强的写作能力。绳短不能汲水，浅水难以浮大舟。日趋激烈的职场，秘书人员必须清醒地认识到，扎实的专业技术知识和写作能力在工作中的重要性。一方面，要熟悉掌握生产经营相关知识；另一方面，要具备较强的写作能力，具备较强的文字表达能力、归纳概括能力、理论政策理解能力、延伸扩展创新能力，掌握写作技巧，能够高质量做好工作报告、会议纪要、讲话材料、调研报告等公文的撰写。

（三）终身学习的态度和善于学习的能力。秘书应该保持经常学、全面学、反复学的终身学习的态度，不断提高学习能力，提升个人的业务能力。同时，不断适应形势变化和岗位要求，联系实际肯学、会学、勤学，在工作中学习，在学习中工作，把学到的知识、理论运用到实践中，在实践中再认识、再学习、再提高，善于接收新知识、学习新技能，用新理念、新思路解决工作中的新矛盾、新问题。

（四）敢于创新，有与时俱进的锐气。作为国有企业的秘书来说，要跟紧时代的发展，敢于站在世界层面分析市场形势，站在全国层面分析企业定位和走势，站在行业层面分析市场形势，与时俱进，勇于创新思想，具备大局意识，敢于改变自己的思维模式，突破传统的秘书思想以及工作，利用新时代的秘书工作思想与职能要求不断提升自己的工作能力。

（五）良好的沟通和协调能力。对于国有企业秘书来说，他们是企业高层领导身边的辅助工作人员，拥有良好的沟通与协调能力是国有企业秘书所必备的技能，也是履行秘书职能的必要步骤。秘书对上要认真倾听领导讲话，以便更好了解国有企业领导的真实想法与真实命令，对下要做好与员工之间的沟通，做好相应的传达与沟通。然而，作为秘书，所有的传达沟通都要从国有企业长远发展高度进行考虑，并且适当提出自己的看法或者意见，让高层管理者或者全体员工更清晰自己所传达事情的重要性，提高职工思想认知，增强职工凝聚力，提高工作效率。

（六）准确研究政策的能力。对有关国家经济政策进行研究是国有企业秘书最重要的工作职责。对于向上级领导提出的一些企业日常经营策略要及时弄清楚，以便在实际的经营中灵活运用，而不至于照本宣科。由于现实生活中国有企业往往会遇到各种突发状况，这一点很难让人提前准确预想到。同时，还要积极组织展开企业市场跟踪调查，了解市场的真正潜在需求，这样才能有助于企业进行下一步的经营活动。企业的员工队伍是整个企业正常运转必不可少的，所以企业秘书需要及时协助领导重点关注员工的整体工作量和积极性。员工只有真正具备了工作的热情和工作激情，才能高效完成企业的各项工作目标。

二、现阶段国有企业秘书存在的问题

（一）心理压力。国有企业的秘书一般工作比较繁杂，工作量比较大，工作中会产生心理压力。从身体因素看，国有企业秘书责任重大，所撰写的每一个通知以及决定都对企业的长远发展有一定的辅助作用，再加上时代发展迅速的背景下，秘书工作竞争极其激烈，他们对于自己的能力过于严格地要求，从而导致心理产生压力，经常处于不安、焦躁的状态，睡眠质量下降，自然干不好工作。同时，国有企业秘书在日常人际交往中，经常会遇到优秀的各界人士，与他人进行比较，发现自己的社会地位、才能、境遇等诸多方面相差太远，会产生一种消极的心理，从而容易引发消极的工作态度。

（二）工作压力。对于秘书来说，他们的工作非常繁杂，并且数量很多，所以他们存在很大的工作压力。琐碎的公司日常事务，让他们觉得身心疲惫，对于秘书工作来说，短时间内很难看到效果，这更增加了他们的工作压力。从企业内部来看，秘书处在员工与领导之间，很难真实地表达自己对于工作的想法和心情，会自相矛盾，如果没有按时完成领导交办的工作，会使秘书产生自责。

（三）能力不足。一是协调能力不强，效率不高。在企业办公室工作过程中，秘书要明确自己的任务，并按照要求去准备，但是在实际的国企办公室工作中，秘书上传下达能力不足，沟通协调不够及时，影响工作进度。再加上不能明确自己的任务、目标，盲目工作，很多任务缺乏时效性，在很大程度上降低了工作效果。企业办公室秘书在解决问题、接待服务和任务传递上都要进一步加以提升，增强秘书的沟通理解能力，发挥办公室行政的辅助作用。二是专业知识不能及时更新。当前国有企业不断发展，自然工作量不断增加，要求也日益严格，这就对秘书提出了挑战以及要求。如果秘书的专业知识不够充足，更新不够及时，不能适应时代，就会与领导要求的标准存在较大的差异，自身能力素质无法满足岗位的需要。

三、对国有企业秘书的激励策略

（一）提高国有企业秘书的薪酬待遇。薪酬待遇对于国有企业秘书来说极其重要，可以通过薪酬的发放来让秘书觉得获得了企业的认可，这也是接受激励的最低的心理需求层次。国有企业还应当适当建立激励性的薪酬待遇来激励秘书工作的积极性，并且辅助其他的物质奖励作为薪酬待遇之一。例如，可以针对国有秘书的职业贡献，以基本待遇薪资加上附加福利薪资，这样能有效调动秘书工作的积极性。

（二）明确国有企业秘书的职责范围。国有企业应当建立严格的秘书管理工作行为规范，严格划分秘书工作范围。不仅能有效增强国有企业秘书的工作责任感和工作自觉性，还能有效提高秘书的工作效率，避免秘书在各项工作中的重大失误。

（三）规范国有企业秘书的晋升途径。国有企业应为秘书任职提供良好的晋升竞争环境，搭建任职晋升的有利阶梯，给予秘书公平公正的任职晋升竞争机会，并制定明确的秘书晋升考核标准，如不同岗位的秘书任职资格要求、岗位的任职能力考核要求、效绩考核要求等。

（四）委权激励。国企适当的时候给秘书授权，让秘书有效释放更大的工作能量，使秘书尽快健康成长。比如，领导可能要长时间在外出差或者休息，为了让整个企业正常经营运行工作不受影响，领导授予秘书一些特殊权力是极其重要的，但在此前提下要相信秘书，相信秘书的能力与品德。这样才能充分唤起秘书为企业做贡献的意识和责任感，为企业的持续发展贡献力量。

四、提升国有企业秘书素质的途径

（一）加强政治理论学习。不讲政治的国有企业秘书，就不是合格的秘书。秘书人员由于工作岗位的特殊性，常常涉及一些核心机密。这就要求秘书必须具有强烈的政治素养，在任何情况下都不能在政治上出问题。一要始终保持政治上的坚定，始终要保持正确的路线和观点。二要严格遵守党和国家的政策法规。秘书人员必须增强政策观念，坚决维护党和国家政策法规的权威性和严肃性，只要是违反有关的政策法规，都不是合格的秘书。三要从政治的高度严于律己。要始终保持政治上的成熟和清醒，严格遵守党的政治纪律，特别是在决定重要事项、敏感事件处理等问题上，不说三道四和品头论足。

（二）注重专业知识学习。国有企业秘书要注重专业知识学习，提高工作水平。可以通过参加管理研讨班以及经验交流等多种形式，通过理论学习、经验交流提高办公室秘书的专业知识。同时，秘书应该借助网络平台，扩充知识面，通过网络了解最新的国际行业动态，吸取国内外企业行政管理的优秀工作经验，不断提高自己的业务水平。

（三）提高科学思维能力。适应复杂多变的国内外环境和市场形势变化，不断提高战略思维、历史思维、辩证思维、创新思维、法治思维、底线思维，增强大局意识，不断战胜各种困难和挑战。

五、结语

总的来说，要想做好国有企业的秘书工作，必须让秘书职能得到充分发挥，要让秘书与时俱进加强学习，不断更新专业知识，提高组织协凋能力，增强大局观念，不断适应国有企业对于秘书职能的转化要求，调整好身心，多学习多理解，跟紧时代脚步，从各个方面提高自己的能力，最大程度发挥国有企业秘书的作用。