浅谈企业档案信息化建设

文/北京航天控制仪器研究所 高俊荣

随着信息技术在企业产品设计、生产、制造等活动中的广泛应用，CAD图纸、三维模型、试验数据等电子文件急剧增长。企业办公自动化、生产智能化不断提高，使得档案信息快速地向数字化方向转移。这些既是机遇也是挑战，需要加快建设和发展档案信息管理技术，否则档案工作与企业发展脱节，势必影响和制约档案工作的开展。

一、企业档案信息化建设目标

企业档案信息化建设是以企业各部门档案管理需求为牵引，以数字化档案业务建设为基础，通过软件集成和工作流程再造，建立起覆盖各部门的统一数字档案信息管理平台，提供基于网络的档案事务管理、文件管理、信息服务。是与企业信息技术接轨，实现档案信息化，替代档案业务中一般性、重复性的操作和质量不易管控的环节，将档案工作从应急式管理模式向预先风险管控模式转变。

二、加快档案信息化建设策略

（一）以严格落实档案管理责任与要求为切入点，带动关键业务信息化。以严格落实档案管理责任与管理要求为切入点，以有效控制、优化流程、降低成本、提高办公效率为原则，加强档案工作计划管理，强化计划跟踪、过程控制。根据档案工作组织管理模式、业务流程、人员安排，在局域网内搭建相同的应用基础环境，开展档案工作宏观计划和项目作业计划管理应用，实现档案工作计划发布、进度反馈、任务分配等功能，推进档案业务信息化管理。

（二）以企业产品工程信息化建设为切入点，推动电子文件管理与应用。以企业产品开发设计与生产制造信息化建设为切入点，在产品研发与生产制造两级开展产品电子文件管理与应用，实现对产品生命周期中文件的质量与可靠性管理水平的整体提升，将产品设计文件及设计过程的管理工作从传统纸质化手工管理模式转变为电子流程化管理模式，对产品数据进行有效和全面的电子化管理，实现科研生产过程产生的电子文件全周期管理。

三、迭代发展的档案信息化建设

（一）系统架构。企业档案信息化建设在业务架构上由横向、纵向两个方面组成。横向以部门为主，覆盖企业各门类档案文件管理；纵向以产品为主，从设计到工艺，从产品研发到生产的文件管理。在应用架构上，包括三个应用层次，分别为产品设计层、生产层、管理层。系统建设以增强管控力度、强化数据分析与预警、为企业战略决策提供数据支撑的工作思路，将档案工作中的各项要求及关键控制点全部植入系统管理，逐步形成了综合档案管理、产品数据管理、现行工作管理三条主线的档案信息平台。

（二）系统建设。1.建立综合档案管理系统，实现各门类档案信息管理。把企业各类档案资源转化为数字化的档案信息，改变以往以档案实物为主的工作状态。推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。1991年开发使用“综合档案管理系统”，用于已归档的文书、经营、科研、产品、质量、设备仪器、基建等各门类档案文件的管理。在平台建设使用初期，只完成了库藏档案的条目式管理。1997年和2015年档案管理系统换代和升级，不断将新的工作内容与管控手段内置于各功能模块中。系统设计实施了预立卷管理、档案管理、借阅管理等功能模块。建立以各部门为主体的档案预立卷管理，各部门兼职档案员利用部门业务系统，采用数据自动导出导入的方式将文件信息录入档案预立卷模块，档案员通过系统实时监督、指导文件的分类和完整性，待确认完整后，档案员负责将文件信息转入档案管理模块。对于已存在的电子原文通过工具批量挂接于系统中，对于只存在纸质实体的文件通过数据化加工，人工干预实现电子化。综合档案管理系统实现了各门类档案电子化管理和利用。2.利用产品数据管理系统，实现现行文件全周期管理。产品设计文件及设计过程管理直接影响产品的设计质量，对其进行有效管理已成为企业的一项关键性的业务工作。以企业产品工程信息化建设为切入点，实现产品现行技术文件电子化管理，带动现行文件基础资源库建设。2007年用于科研生产图文档管理的“产品数据管理系统”正式运行使用，实现了产品设计文件从生成、审批、流转的电子文件管理和使用。2016年系统更新换代，在原有功能模块的基础上，扩展、扩大系统功能和应用范围，加强了文件配套、更改、分发等档案管理控制重点的功能模块设计。制定缜密的安全管理体系，保证跨组织协同的域间信任，使不同的职能管理部门、不同角色、不同人员分别拥有不同的系统功能和数据操作、访问权限。系统中设置的产品结构树实现完整的产品数据管理，图文档按照结构树实现归类建册。加强了图文档资料的前端和后端管理，前端增加了图纸使用单位的设置，后端可以按照前端设置好的图纸的使用单位，自动启动资料输出流程，单位内部用户根据需要可以阅览或自行打印输出文件，单位外部的用户由档案员负责打印分发。文件变更实行换版管理，保证数据更改的统一性和正确性，解决了产品边研制、边定型、边批产技术状态更改多带来的质量管控难度大的问题。3.开发现行工作管理系统，实现档案业务自动化管理。档案工作是企业科研生产链条中必不可少的组成部分，起到服务保障作用，工作质量如何，直接影响企业各项工作能否顺利进行。2014年档案部门为加强企业科研生产、经营管理各项任务对档案工作的需求，确保档案任务及时办理，以及实现各项业务台账的电子化管理，开发了“现行工作管理系统”。以档案部门业务流程管理为基础，用于对已归档技术文件的提晒、分发、更改、销毁等事务工作办理执行情况的管理。系统设置了任务管理、晒印管理、分发管理、销毁管理等功能模块。各模块都是基于工作流程自动化管理，涉及多部门协同办公，任务协同工作流可定义、可监控、可跟踪。各部门用户根据工作需要发起档案需求，档案员按照领导审批要求办理各项任务，用户可以实时跟踪每项任务执行情况，遇到问题及时沟通，保障任务处理的及时性。系统自动生成了各项工作的电子台账，方便查询统计以往工作数据，掌握工作状态。现行工作管理系统实现档案业务可视化管理。

四、应用效果

通过开发、迭代升级档案信息系统，从设计源头到生产现场，档案信息化建设逐步覆盖了档案业务的各个方面，能有力支撑企业档案工作管理体系的深化，取得了显著成效。

（一）涵盖档案管理关键领域和过程。档案管理包括文件管理和事务管理。档案信息化覆盖现行和档案工作关键环节，对企业内质量体系覆盖全部过程进行文件控制，且文件在需要的场合和时机均可获得并适用，即可满足各部门对文件移动过程、使用过程等方面的需求，也满足档案部门及时反映文件使用的要求，从根本上解决了档案事务管理与文件管理相脱节的状况。

（二）实现完整的产品文件数据管理。实现以科研生产图文档应用为基础的技术文件电子化管理，从文档创建、审签、更改、分发、利用到归档的全生命周期管理，过程可控，数据可查。系统可以进行多版本数据管理，解决了现行文件由于批次多、状态多、更改频繁等管理烦冗复杂、耗时耗力、极易出错等工作难题，一些处理弹性大而不易规范的工作流程也变得井然有序，建立、健全、完善了产品技术文件管理的体系、方法、工具与手段。

（三）实现多项目多部门协同管理模式。系统支持多项目多部门协同管理模式，充分协调和分配现有资源，获取最佳项目实施方案，实现了以信息系统为驱动、以统一电子数据流为载体，在不同部门、岗位和人员间进行流转，完成文件申请、审批、归档以及信息发布的业务协同工作。既保证上下级工作的配合与协调，又解决任务之间的冲突与矛盾。促进了档案室与各部门、各员工之间的协调工作能力。

（四）基于流程驱控实现职能有形化。档案业务处理全过程，都纳入流程化管理，实现档案业务处理、业务监控和文件监控一体化。所有项目执行数据可借助工作流程实现在各级部门之间的纵向审批与部门内部的横向审批，使得组织内各级业务部门在统一软件平台上的 “职能有形化”，增加了各部门在计划执行中的参与感和责任感，确保了任务执行过程中问题的提前发现和及时解决，降低了项目风险。

（五）构建多维度档案数据统计分析。档案各项业务数据、流程数据、可总结和归纳的历史记录等都有机保存在系统中，随时可调用、可查找、可交互、可统计、可导出，保障了数据的准确性和时效性。系统实现高效率、高质量的成果管理及分析，可以从项目、部门、个人等多维度、多角度进行数据统计分析，实现从全局到局部、从多项组合到单项数据监控，满足各类人员不同的数据需求。

五、认识与建议

档案信息化建设是新时代档案事业发展的方向，也是档案创新发展的重要手段，要与企业信息化建设相协调，与发展战略相一致。档案信息化的健康和可持续发展，需要做好几项工作：一是建设体系，完善职能。档案信息化体系建设不单是档案部门的事，也是企业共同的事，管理者应给予足够的重视，在档案管理硬件和软件等各方面积极创造条件，否则就会出现短板问题，影响档案信息化进程。二是以点带面，逐步完成。档案信息化工作是一个过程，没有终点，要结合企业实际需求和资源能力统筹规划，以重点或难点工作带动档案全面发展，将信息技术应用稳步扎实地融入各项档案业务之中。三是学习改善，不断创新。持续深入开展档案信息化能力建设，通过不断迭代更新、系统集成，使档案工作与企业各层面形成良性的互动，开创档案工作新局面，从而提高档案工作的影响力和服务企业中心工作的能力。