事业单位档案管理工作的作用及对策探讨

李晓莉

◆摘 要：在事业单位的日常管理工作中，档案管理发挥着重要的作用，囊括了重大活动的纪要、珍贵文献资料的传承等，是企业发展的见证，也是落实监督检查的重要信息资源。本文基于对档案管理在事业单位发展过程中所发挥的作用分析，对其现阶段的管理现状进行剖析，重点探索了强化档案管理的具体对策，以期能够进一步落实档案管理工作，为事业单位的健康发展保驾护航。

◆关键词：事业单位;档案管理;作用分析;现状剖析;强化对策;探索研究

一、引言

事业单位的职责是为人民服务，为百姓办实事，档案管理发挥着对重要信息进行记录和保管的作用，以便在需要的时候能够加以利用发挥功效。想要不断提升事业单位档案管理工作的水平，就必须敢于剖析和面对其存在的问题，找出原因，逐一击破，推动管理水平的持续上升。

二、档案管理工作在事业单位发展中所发挥的作用分析

1.发展事业单位的文化建设

对于任何单位或者企业来说，文化建设都是其软实力的主要构成，展示着单位的凝聚力和向心力，而档案管理工作则与单位的文化建设息息相关。事业单位所举办的各种活动以及职工在活动的突出表现，都会通过档案来进行记录，这不仅是一些文字或者影像，更是全体职工在共同努力之后所取得的劳动成果，是事业单位精神文化的内涵所在，传承并推动者事业单位文化建设的进一步发展。

2.完善事业单位的服务功能

事业单位作为政府组织的一个重要部分，发挥着为人民服务的职能，尤其是那些关系着百姓民生的事业单位，更是要将维护人民群众的根本利益、贯彻落实为人民服务作为第一要务，因此，其服务质量的高低是进行考核的重要指标之一。而档案管理工作不是单纯的文档资料归类整理保存，更是与其服务功能密不可分，做好事业单位的档案管理工作，能够为推动事业单位为人民提供更加优质的服务。

3.提升事业单位的工作效率

在一些事业单位的工作中，可能会存在不同科室缺乏沟通、团队合作意识低的各自为政现象，导致在实际工作中部分工作效率低下，不利于事业单位的健康发展。人们对于档案管理工作存在一些偏见，不被重视，在工作中造成档案利用率不高、难以发挥应有效力的局面。因此，做好事业单位档案管理工作，打破与各科室之间的工作壁垒，能够帮助提高科室间的沟通和合作，互帮互助，帮助事业单位在整体上提高工作效率。

三、现阶段事业单位档案管理工作中的现状问题剖析

1.档案管理的意识不足，重视度不高

现阶段，管理人员对于档案管理工作没有在思想上足够重视起来是事业单位档案管理工作面临的首要问题。在实际工作中，如果没有认识到档案对事业单位发展所发挥的作用，就难以从主观思想上认同管理工作的重要性，因此就难以在实际行动中付诸科学、有效的管理。这就导致了一些事业单位的档案管理较为混乱，缺乏秩序性、规范性，难免会出现管理疏忽造成档案材料丢失的现象，制约了事业单位的健康发展。

2.管理理念和方式有待提高

目前，随着社会经济的不断发展进步，事业单位肩负起的社会责任和担当越来越大，需要面对和处理的问题也日益剧增，这从一定程度上给档案管理工作带来了困难，档案管理工作的难度就会变得越来越大。以往采用传统的档案管理方式，都是纸质材料进行传阅和归档，但是现代信息化平台办公之后，一般是使用OA系统完成档案的传阅和归档工作，可是年底汇总跟整理的时候依旧会使用纸质材料进行打印和归档，如此便增加了档案管理的工作量，此时我们需要思考档案管理工作，应该以纸质材料为主还是电子材料的效果会更好。

四、强化事业单位档案管理工作的对策探索

1.转变档案管理的方式，更新管理理念

档案管理的过程中，单位需要根据自身的实际情况，加大信息化技术的创新力度，紧跟整个时代发展的特点和要求，进一步完善档案管理理念。信息化档案管理是进行档案管理的必经之路，所以作为档案管理部门成员，必须要懂得将信息化技术管理模式融入到单位的档案管理中，如此一来，才可以有效地提高档案管理的工作效率和水平。信息化档案管理从一定程度上降低了人工劳动力，缩短管理时间，还为查阅者提供了极大的便利。准确地说，就是单位员工可以根据自己的需求，输入关键词完成档案查阅工作，而且信息化档案管理工作有助于复制和保存档案，简化档案管理流程，提高管理效率和质量。

2.建立完善的档案管理制度

制度不规范、不完善、条例不清晰是档案管理制度的现状。时代在发展，社会在进步，信息化技术的发展，使得档案管理工作不只是停留在纸质文件上面，而是将大量的信息数据录入到档案信息库中。要想提高档案管理工作的效率，首先，单位需要制定更加规范合理的档案管理制度，积极引进全新的信息化管理技术，从根源上解决问题。其次，单位还需要对现有的档案管理制度进行完善和改进，分析出管理工作中的不足之处，同时完成改革工作，用最先进的档案管理方法完成管理工作。

3.推动档案管理信息化

信息化时代背景下，档案管理工作的优化和创新，打破了传统的管理方法，让电子资料可以自动收集和上传，避免在此过程中由于人为的疏忽大意而失去信息数据的真实性，促使文书档案管理工作逐步朝着现代化的方向发展。信息化技术的应用，毋庸置疑，使得档案管理工作变得更加方便快捷，进而节约大量的人力物力和财力，从收集信息到处理结束，花费的时间越来越少，最大程度简化了档案管理流程。同时，合理地应用计算机技术，使得用户可以花费最短的时候获取到需要的信息，简化查阅过程，让查阅手段朝着多元化的方向发展。需要注意的是，为了保证信息化档案管理工作的安全性，单位要不断加强安全技术的投入力度和管理力度，例如用户在登录查阅的时候需要进行身份验证，加大网络监管力度，提高计算机的安全性能，避免信息泄露，最大程度地提高档案管理的安全性。

五、结束语

从事业单位的档案管理工作上，我们可以窥测到其文化建设、单位整体风貌以及对政策落实的一个真实情况。做好事业单位的档案管理工作，回顧过去、审视现在、展望未来，不仅对其实际工作，还是对人才的引进培养都有着重要的意义，关乎着事业单位的长远发展。

参考文献

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[2]淑萍魏.浅议大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].现代经济管理，2021，2（02）：94.