基于VBA 技术的学生考勤系统设计与开发

黄思棉

（广西农业职业技术大学，广西 南宁 530005）

1 学生考勤系统研发背景

学风建设是高校永恒的主题，是衡量一所高校办学水平的重要指标[1]。高校充分利用信息化手段提高学生管理的实效性，对促进学风建设具有重要的意义。但是，我国多数高校的学生管理信息化尚未得到管理者的足够重视，局限于传统的管理模式和流程，使得信息化管理的便捷性和高效性难以体现[2]。

广西大学行健文理学院现有3 个专业教学部，其中理工学部下设4 个系，82 个班级，学生约4 000 人。各学部的学生考勤管理模式基本相似。为加强学生考勤管理，推动学风建设，理工学部率先重塑考勤管理流程，通过采用VBA 技术进行考勤系统的研发，管理效能得到了显著的提升。

2 传统考勤管理模式及其弊端

为促进学生管理精细化，多年前理工学部就已建立专门的考勤监督体系，通过对每节课堂进行考勤，及时了解学风动态，做好学业困难学生的预警和帮扶。在具体实施过程中，由于考勤数据采集不规范，汇总统计工作量巨大，造成数据准确性不高，时效性不强，应用面不广。如何有效获取、挖掘、利用考勤数据，提高考勤管理效率，是学部管理者亟待解决的一个难题。

2.1 组织构架与实施方式

理工学部在学生管理上遵循分系部、分年级管理原则，下设应用工程系、电气工程系、设计工程系和计算机信息工程系4 个系部，共82 个班级。考勤统计工作的组织和实施方式是由班干部配合科任老师进行课堂考勤登记，然后采用Excel 电子表格文件通过QQ 或其他方式逐级汇总上报。

2.2 考勤数据获取与上报流程

考勤数据的填报需经班干部、系部年级负责人、系部总负责人、学部分管学风的负责人总共四个环节才能汇总完毕。主要涉及的表格有课堂考勤表、学部动态汇总表等，需要填报的内容繁多，指标交叉重叠，表格复杂庞大，例如系部动态汇总表竟有多达97 列的指标。

2.3 存在的不足与弊端

从上述流程模式不难发现，各个环节存在大量的校对、排名工作，效率低下，数据质量难以保证，具体存在以下弊端：

（1）各班级需填报的内容繁多复杂，给班干部带来繁重的工作量，易出现倦怠心理。

（2）年级、系和学部负责人深陷于考勤数据的书面检查和核对上，而无暇对最重要的数据真实性进行核查。

（3）数据缺乏统一规范，部分指标之间存在交叉重叠，给班干部填报数据造成困扰，也为进一步挖掘利用数据造成严重障碍。

（4）缺乏有效的检查、复核机制和方法，错误率和失真率高且难以发现；若某个环节数据存在问题（如漏报某个班级数据），后续各环节的排名数据就需要重新计算。

（5）统计周期长，数据时效差，成果利用形式单一，无法体现具体班级出勤率低的原因和旷课学生的违纪明细清单，不便于有针对性地对开展督查及约谈旷课学生工作。

3 学生考勤管理信息系统研发过程

为进一步提高班级考勤工作效率，解决管理中的痛点和难点，增强数据的准确性和实时性，实现精准管理，理工学部通过学院的课题立项，以重塑管理流程、规范数据录入为基础，研发了“一表化”考勤管理系统，较好地解决了当前存在问题。该系统所强调的“一表”指所有的原始数据都来源于班级填报的班级每周出勤异常表，其他后续所有的统计汇总都是源于该表的记录，完全由电脑自动进行各种分析、汇总并输出。

3.1 指导思想

针对现有管理模式存在的弊端，课题组认真梳理了问题存在的根源，结合信息化建设的特点，提出了如下系统研发的指导思想：

（1）以大数据的思维模式，重塑管理模式，简化工作流程。原有的多级汇总统计模式，环节太多，效率低下，必须进行扁平化处理，尽可能减少环节。

（2）尽量减少相关人员的工作量，提高工作效率，促进系统的推广应用。必须尽量避免重复录入和校核数据，力争实现数据一次录入，全周期可用，同时避免由于数据错误而造成返工。

（3）系统应该根据当前大学生普遍掌握的计算机应用技能，做到开发技术难度不大，易于安装部署及推广使用。

（4）系统研发应该充分听取各环节人员的意见和建议，做好需求调研，吸引和带动学生参与系统的调研与开发，在不断应用中实现功能完善和迭代优化。

3.2 开发平台的选择

为了能快捷地开发出系统原型并不断迭代优化完善，本课题以在大学师生中广泛普及的Microsoft Office 办公软件为平台，利用VBA 进行二次开发，增加有关的定制功能，实现考勤数据录入与各系各班考勤的统计和报表输出。基本的技术思路是，通过Excel 电子表格收集原始考勤数据，再导入到Access 数据库中进行统一管理和综合分析。

3.3 主要数据表结构

考勤系统主要有班级情况表、违纪明细表、考勤统计表、数据字典表四个数据表，它们的结构与关系如图1 所示（图中1-∞表示一对多的关系）。

图1 主要数据表结构关系图

其中：违纪明细表是通过系统自动导入每周出勤异常表得到记录数据。考勤统计表的部分数据是通过每周出勤异常表文件名提取出来的信息，部分是由违纪明细表按班级、周次分组统计出来的信息。

3.4 数据视角的系统构成

从数据产生、流运及应用的角度看，系统可分四个主要构成部分：

（1）在数据获取方面，编制了每周出勤异常表的Excel 表格模板，如图2 所示，对录入数据进行了严格约束，并尽可能采用下拉列表框选择数据。此外，对电子表格文件命名进行了严格规范，采用“班级-周次-课时-人数-出勤异常表.xls”的命名规则，以便通过文件名提取班级的基本信息。

图2 每周考勤异常表样例

系统虽对录入数据进行了严格规范，但其要求简单、明晰，杜绝了重复、交叉录入，也不需班级进行出勤率的计算，总体上减少了班干部的工作量，应用推广十分顺利。

（2）在数据提交方面，专门建立QQ 群提交考勤数据，各班按规定时间提交每周出勤异常表给负责人员。该方式将原有的数据填报环节从四层压缩成两层，实现了扁平化，极大地减少了所需人手，提高了工作效率，如图3 所示。

图3 “一表化”考勤管理系统数据流程示意图

（3）在数据导入和管理方面，系统采用了Access MDB 数据库统一管理数据，能将电子表格数据成批自动导入到数据库中。在导入过程中，系统对数据进行全面检核，自动检查出数据填报中存在的问题，并同步得到错误反馈清单以供改正。此外，系统提供了数据核查工具，以便班干部在提交数据前自行进行检查和整改。以往由于粗心大意造成的低级录入错误普遍存在，数据“污染”严重。前置检查后，基本杜绝了这类错误，确保了数据质量。考勤系统数据导入工具的界面截图如图4 所示。

图4 考勤系统数据导入工具界面截图

（4）在数据统计与利用方面，“一表化”考勤系统可根据需要各种时间段和各种班级、年级分组的出勤率统计报表，也可以按违纪事由或违纪次数，缺勤总课时等指标，筛选出符合条件的学生名单及其违纪清单，甚至可以调取、输出选定学生的全部违纪清单，供辅导员或班主任进行精准帮扶、重点督导。考勤系统数据统计汇总工具界面如图5 所示。

图5 考勤系统统计汇总工具界面截图

4 学生考勤系统取得的成效

“一表化”考勤管理系统经过不到一个月的集中研发就投入了使用，此后经过了不断调整和完善，功能越来越完备和实用，取得了良好的应用效果，具体体现在如下几个方面：

（1）实现数据填报扁平化、快捷化，极大地减少工作量，提高了工作效率。例如，在收到各班每周考勤数据后，学部对各班出勤率的统计排名，原来所需时间至少7 d，现从数据导入到输出各类报表仅需不到10 min。

（2）填报表格内容简洁、易懂，指标内容没有重复或交叉，大大降低班干部考勤登记的工作量，也避免了对填报内容理解上的偏差。

（3）实现了自动检查数据，极大地节省了核查数据的时间和人力，提高了统计效率，使得班主任和辅导员有更多时间和精力去走访班级核实情况。

（4）所有考勤数据集中保存在数据库内，可进行深度挖掘和综合利用。例如，可以精准获取到具体学生的违纪明细，快速上传至相关领导和班主任，以便及时对违纪学生开展批评、教育。

5 今后系统改进和深化方向

虽然系统取得了良好的效果，但依然具有很大的提升空间和数据扩展应用前景，今后可以进行如下改进：

（1）平台载体升级。可将系统的硬件载体平台从电脑转向智能手机，通过采用基于微信公众号或移动应用APP 开发的方式，实现学生考勤的移动终端填报与在线校核。这避免了数据流转中间环节，进一步提升了数据填报的效率和便捷性，同时也可以实现数据一经录入即可各方查询应用，大大缩短数据录入到查询的周期。

（2）数据获取多元化。从大数据思维角度看，若能将分散在学校各部门管理的各类信息制作成综合信息数据库并共享使用，将极大促进各类系统的综合应用和数据挖掘，有可能更加科学，更加精准地发现蕴藏于数据中的深层次规律。

（3）应用领域扩展。学风建设是复杂的系统工程，解决问题的对策需要多管齐下，综合治理，使社会、学校、教师、学生等各方面的因素相互作用，促进良好学风的转变[3]。今后在数据应用上可以结合微信公众号或移动APP 的开发，提供给学生和家长便捷查询接口，以充分满足家长监督孩子，学生自我管理的需要。

6 结束语

学风是学校办学和管理水平的综合反映。高校通过提高对信息化的重视程度，坚持顶层设计，统筹规划，充分借力信息化手段和大数据信息挖掘，势必大大提高考勤管理的针对性和有效性，在考勤管理中实现标本兼治，真正提高考勤管理和学风建设的实效。