互联网时代强化图书馆档案和文件资料管理的有效途径

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2201-5042-2749

摘要：随着图书馆馆藏书籍、文件资料存储数量以及人们对于信息资源需求量的大幅提升，传统的图书馆档案和文件资料管理方式已经无法满足图书馆发展需要，需要引进更加先进科学的管理模式。基于这一需求，该文首先探讨了互联网时代图书馆开展信息化图书馆档案和文件资料管理的重要性与可行性，之后针对具体的信息化管理策略进行了系统化研究，并提出各项措施建议，以期为相关工作者带来新的管理思路。

关键词：互联网时代  图书馆档案  文件资料  信息化管理

中图分类号：G25   文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2022）04（b）-0000-00

Effective Ways to Strengthen the Management of Library Archives and Documents in the Internet Era

PAN Qiong

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei Province， 430074 China）

Abstract： With the storage quantity of books， documents and materials in library collections and the substantial increase of people's demand for information resources， the traditional management methods of library archives and documents and materials can no longer meet the needs of library development， and more advanced and scientific management models need to be introduced. Based on this demand， this paper first discusses the importance and feasibility of information library archives and documents management in the Internet era， and then systematically studies the specific information management strategies， and various measures are proposed in order to bring new management ideas to relevant workers.

Key Words： Internet age; Archives; Documents; Information management

圖书馆档案和文件资料管理水平在很大程度上决定着图书馆服务水平与整体发展水平。在互联网时代，不仅给此项工作带来了更多方法策略上的选择，还基于信息技术、大数据技术以及网络技术的运用，提供了巨大的技术支持。基于此，有必要站在互联网时代背景下，探讨更加先进科学的图书馆档案和文件管理有效途径。同时促进图书馆自身管理水平以及对外服务水平的全面提升，从而更好地履行图书馆的社会职责与历史使命。

1 构建图书馆档案和文件资料管理有效途径的必要性

1.1符合提高工作质效的需要

图书馆档案管理除了需要对馆藏书籍、文件资料进行管理以外，还包括人事档案、读者档案、业务档案、设备档案等众多管理项目。因此，图书馆档案不仅是为读者提供图书借阅、资料查询服务的载体，还可以将其视为图书馆日常工作记录的汇总，还是图书馆制定管理决策的重要参考依据。尤其对于那些建馆时间较长的图书馆而言，积累了大量档案资料，如果采用传统方式进行资料查找，不仅需要消耗大量人力物力以及时间精力，还极有可能存在某些人为差错或者疏忽遗漏，导致工作质量和效率受到影响。因此，有必要基于互联网这一时代背景，构建信息化图书馆档案及文件资料管理模式，方便档案管理者更加优质高效地完成本职工作，从而推动图书馆管理水平及服务水平的全面提升。

1.2大幅扩充资料存储量

对于现代化图书馆而言，需要管理的档案内容不仅种类庞杂，而且更新速度较快。在这种情况下，一方面需要对原有的档案管理容量进行扩充，另一方需要加快档案资料的归档、查询以及管理效率。否则，极有可能因为工作量过大、工作方法单一陈旧导致档案丢失、归案不及时、纸质档案无处存放等一系列问题。而且纸质档案还非常容易出现受潮、损毁等风险。而通过引进信息化档案管理模式，可以有效扩充档案存储量，加快档案归案效率，还可以避免各种纸质档案管理过程中的各种弊端问题，使图书馆档案和文件资料管理呈现出更高的水平。

1.3提高档案资料利用率

传统的纸质档案和文件资料，需要存储在图书馆档案室当中。因此，在对其进行管理、查询和使用时，非常容易受到时间与空间上的限制。一旦错过图书馆工作时间，或者档案管理者因公外出，便无法对档案及文件资料进行查询与借阅，这无疑限制了档案资料作用价值的发挥。针对这一问题，可以通过引进信息化档案管理模式予以解决。不论是档案管理者、图书馆工作人员还是读者群体，只要存在图书档案和文件资料使用上的需求，即可随时随地登陆到信息化平台当中，进行档案资料的查询。从而实现图书馆档案资源的高效共享，打破时间与空间上的诸多限制。

2 互联网时代强化图书馆档案和文件资料管理的有效途径

2.1创建信息化管理平台

构建信息化管理图书馆档案及文件资料管理平台，是实现信息管理模式的前提与基础。此信息化管理平台需要具备登陆入口、信息服务区、藏书阅览区、信息查询区、馆员工作区、社会活动区等常规功能分区以外，还可以结合图书馆自身管理需求制订一些个性化功能模块。但是，在编写系统程序时，要确保各个功能区之间既互不干扰，独立操作运行，又可以实现信息资源的互联互通与高效共享。比如在传统阅览室的基础上，借助信息技术开通电子阅览室，通过这两种阅览室为读者提供更多样化的图书借阅及文件资料查询服务。另外，在传统图书档案管理模式下，很多珍贵的馆藏图书资料都有无法外借的缺陷，导致很多读者大失所望，更降低了图书资源的利用率。在电子阅览室当中，读者便可以登陆到信息平台当中，对那些无法外借的资源进行查询与阅览，更打破了时间与空间上的局限，使那些珍贵的图书档案和文件资源得到高效利用。2.2借助數据库实现资源共享

在互联网技术的支持下，运用图书馆现有资源搭建一个系统完善的图书档案及文件资料数据库。在这个过程当中，针对所有录入到数据库当中的档案进行编码，建立起电子档案。从而实现电子档案的信息化管理、智能查询以及高效调取与借阅。届时，借阅时间、归还时间以及借阅者信息全部记录以数据库系统当中。另外，在应用和完善数据库的过程中，工作人员要针对各类档案资源实施精细化管理。比如针对不同的系统用户设置不同级别的使用权限与登陆方式。比如图书馆会员不仅可以进行电子图书的在线阅读，还可以结合个性化需求对其进行下载。此外，图书馆各职能部门可以借助数据库实现工作信息共享，打破部门之间的信息壁垒，促进工作效率的整体提升。最后，图书馆与图书馆之间同样可以进行资源共享，以此来丰富图书馆馆藏资源，满足不同读者的图书借阅及信息查询需求，促进图书馆服务水平的大幅提升。

2.3借助云计算构建数字图书馆

在互联网时代，运用云计算技术推进图书馆档案信息化管理建设，已经受到越来越高的认可，尤其当图书馆针对某个专业领域提供图书资源借阅服务时，云计算不失为最佳选择。例如：某市图书馆借助云计算及相关技术构建起云服务平台，以此来推动图书馆数字化发展。通过云服务平台，不仅可以为广大读者群体提供更加优质全面的网络化图书借阅服务，还可以实现区域信息资源的全面整合，在整个社会公共图书馆领域内构建统一的平台，实现图书资源的高效整合与共享。例如：北京市建立了区域数字档案馆，并且借助云计算技术，在原有的档案规划基础之上，面向社会公众提供国家级、综合性图书档案资源及相关应用软件。不仅如此，通过云计算，选择某区域作为试点单位。当获得一定的实践经验之后，再借助已经建成并且投入试运营的云平台，提供更大范围的图书档案借阅查询服务。通过这种模式，建立起多区域数字档案馆。

3 互联网时代强化图书馆档案和文件资料管理的保障措施

3.1建立图书馆档案管理制度

在互联网时代，基于信息技术、数据库、云计算等一系列先进构建起电子阅览室以及数字化图书借阅平台，意味着图书馆将开通更加多元化的图书档案及文件资料借阅、查询服务。在这种情况下，以往的图书馆档案管理制度将不再适用全新的管理需求。因此，要想强化图书馆档案和文件资料管理成效，有必要结合管理需求，建立健全相关管理制度，使各项新增工作内容朝着规范化、制度化以及科学化的方向发展。在此项工作中，首先需要针对图书馆信息化管理工作，建立起一套规范的档案收集、整理以及归案标准化流程，包括将纸质转换成电子档案，再对其进行编码和统一标记。其次，依据档案类别、性质、用途以保存级别对其进行存储，使图书馆档案数据库得到持续不断的完善与扩充。除此之外，还要针对电子阅览室、图书档案数据库、信息化管理平台出台相应的管理举措与监督机制，确保各项工作的长期有效开展，从而实现图书馆管理效能的全面提升。3.2提高档案管理员工作能力

首先，图书馆定期面向全体工作人员开展业务培训。通过现场演示、实践操作以及模拟训练等多种方式，使全体工作人员熟练掌握信息化平台、专业软件、数据库系统的操作方法，达到快速归案、查询检索、输出打印各种档案信息等工作要求，为各层级、各部门工作人员及读者群体提供优质高效的档案服务;另外，图书馆档案管理人员要深刻意识到在互联网时代，必须积极主动地学习各类新知识、新技能，及时更新工作理念，尽快构建起互联网思维，将互联网相关技术运用到本职工作当中。要积极主动地自主学习，并且将所学知识运用到工作实践当中，注重自我总结与自我提升，努力将自己打造成一名合格的信息化图书馆档案管理人才。

3.3加强电子档案信息安全

在互联网时代，人们虽然享受着网络技术所带来的便捷，但也面临着信息安全的威胁。因此，不论在构建图书馆信息化平台过程中，还是在日常使用过程中，都要注重信息安全管理。所有连接内部网络的计算机，都要安装上防病毒软件，系统维护人员要定期修补漏洞，定期进行杀毒，从源头上阻断非法访问和黑客入侵，为图书馆信息安全提供可靠保障。

3.4凸显档案信息化服务层次

图书馆可以借助互联网平台，引进大数据分析技术。针对现有读者群体的阅读喜好、阅读习惯进行精细化分析。在此基础上，面向读者推出各种个性化、人性化、差异化服务举措，比如利用微信公众号、短信提醒等方式进行好书推荐，或者发出图书归还提醒、生日提醒等有价值的信息。还可以通过信息化平台开展在线读者问卷调查，不断加强对读者群体的了解，推出加强贴心的服务。针对图书借阅流程、图书内容结构等方面，要进行优化，以此来提高图书馆服务层次，更好地满足读者需求。

4 结语

在互联网时代，图书馆档案与文件资料管理面临着许多新要求、新问题与新挑战。与此同时，也给图书馆发展带来很多新机遇。对此，图书馆要基于互联网思维，对现有档案管理模式进行创新，积极开展电子阅览室、图书馆档案信息化平台以及数据库建设，运用云计算等先进手段提供更加优质高效的档案服务，从而实现信息资源的高效共享。

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作者简介：潘琼（1983—），女，本科，馆员，研究方向为图书资料。