RPA财务机器人价值创造途径

郑榆凡

随着科技的进步与发展，RPA逐渐出现在大众的视野，作为数字化的产物，RPA技术的广泛应用激起了财务领域数字化转型的一波浪潮。2017年5月，德勤公司作为全球会计师事务所领军之一，率先开发出RPA财务机器人，帮助多家公司解决财务工作难题，助力其实现财务数字化转型升级。本文立足于德勤机器人——“小勤人”的具体应用场景，探求RPA财务机器人的价值创造途径，并基于RPA财务机器人的技术现状对其未来的改进方向提出建议。

我国十四五规划指出：“推动互联网、大数据、人工智能等同各产业深度融合”，这推动了RPA财务机器人在我国的发展。目前，我国RPA技术尚在起步阶段，还未得以广泛运用，引进RPA财务机器人的企业大多财力雄厚，中小企业出于成本与收益的考量，对于是否引进数字员工仍持观望态度。2017年5月，德勤推出了财务机器人“小勤人”，多家公司结合自身需求与德勤进行合作，打造了个性化的“小勤人”并将其运用于具体财务场景：增值税发票管理、应收核销及凭证入账、合并报表及纳税申报、合同管理等。本文通过探究“小勤人”的价值创造途径，并提出对于RPA财务机器人优化方向的看法，以期为同行业发展提供建议。

一、RPA概述

（一）RPA的概念

RPA，为Robotic Process Automation的缩写，译为机器人流程自动化。不同于我们印象里的机器人，RPA并没有实体形态，相反，它作为自动化流程软件存在于电脑里，是一种虚拟形态的机器人。在运行过程中，它通过模拟人类在计算机界面的操作，按照事先设定的规则自动执行相应的任务，以代替或辅助人类完成重复性的工作。RPA适用的条件为量大重复、规则既定，量大重复让RPA有实施的必要，规则既定让RPA有实施的可能。

（二） RPA在我国的发展现状

2015年，RPA 技术由国外引进国内，主要应用于金融行业，当时，知名的RPA厂商均来自国外，如UiPath、Blue Prism、Automation Anywhere。2016年至2018年，随着RPA的潜力逐渐显现，需求日益增加，我国国内的一些RPA品牌开始发展，如云扩科技、金智维、艺赛旗、影刀等。2019年上半年，RPA机器人的应用迎来了一波爆发，其布局开始向制造、医药、政府、电力、零售、电商等行业延展。截至2019年，RPA在我国的市场规模为10.2亿元，较上年增长96.6%。虽然RPA的规模增速惊人，但在我國的发展仍处于起步阶段，未来还有许多增长空间，在数字化转型的推动下，“RPA+AI”将成为发展常态。在财会领域，基于财务工作的特性，RPA技术有很好的适用性。2017年，德勤中国推出RPA财务机器人——“小勤人”，随后与英迈中国、皇家中国、中航国际租赁、中建投信托等企业进行合作，意在帮助不同行业的企业实现财务数字化转型。除德勤以外，普华永道、安永、毕马威等国际会计师事务所也相继推出了自己的财务机器人，RPA技术正不断渗透进资金结算、纳税申报、发票管理等财会工作中。目前，我国引进RPA 财务机器人的企业大多为大型企业，中小企业出于资金不足、业务量较少等原因未将引入数字化员工提上议程，RPA财务机器人的覆盖率并不高。

二、传统财务工作情景中的问题

（一）员工受制于低附加值、耗时长的工作，无法实现职能转型

日常财务工作中，一个财务人员往往花费大量时间去完成发票归档及审核、凭证录入等基础性工作，其创造的价值相对于投入的时间成本来说微乎其微。作为领先的IT分销商，英迈中国每月都有大量的开票需求，为内部销售人员或外部客户开具增值税专用发票，成为了税务发票管理人员日常业务中重要的工作。为符合发票管理规定，发票管理人员还需要手动将专票进行电子归档。当销售部门人员申请查询发票信息时，发票管理人员查询单张发票的时间平均为五天。财务工作人员都或多或少被低附加值的工作任务消磨着时间，无法抽身参与到企业的业务分析活动、决策支持活动、未来发展趋势预测活动中，来体现财务人才的职能效用和价值，这阻碍着传统财务工作人员从核算类型向管理类型、价值类型的工作模式转变。

（二）面对大量重复的工作，人工操作效率、正确率不高

每到纳税申报季，合并报表、纳税申报给财务人员带来了不小的负担，加班赶进度已成常态，在精力的限制、抵触情绪的左右下，员工的工作效率、正确率随之下降。德勤的合作商之一——中航国际租赁，其财务人员进行合并报表时，需要先进入浪潮GS系统中进行调汇、结转、数据计算、上传和下载，再将每一家的数据合并到同一张报表上，财务人员在从事这些工作时，由于太过机械、单调，往往容易产生厌烦情绪，致使工作效率不高，同时，也容易出现疏漏，工作的准确率难以保证。

（三）桌面办公软件、财务管理信息系统存在弊端

财务人员最常使用桌面办公软件如EXCEL来计算与汇总数据，并通过用友、金蝶等财务管理信息系统进行账务处理、资金结算等工作。这些传统的办公软件，信息系统协同财务工作人员完成了大部分工作，节省其工作精力，但仍存在弊端：1.需要人员实时操作，无法实现自动化;2.工作流程可追溯性不强，无详细的工作日志记录其运转轨迹;3.无法打破各部门之间的壁垒，信息传递存在障碍。随着财务工作对自动化、安全性、信息交流的要求越来越高，这些办公软件、信息系统存在的弊端逐渐凸显，亟待解决。

三、RPA 财务机器人——“小勤人”价值创造途径

（一）24×7全天候运转

作为数字员工，RPA财务机器人不必通过休息来恢复精力，它可以实现全天24小时，一周7天的连续运转，最大限度利用时间，弥补了人工疲劳操作的缺陷。“小勤人”入驻英迈中国后，相关人员只需对销售人员提交的发票查询申请表进行审批，后续“小勤人”可全天候接收审批通过的发票查询申请表，按需完成发票查找，并将查询到的发票信息以邮件形式回复给指定人员。引入“小勤人”后，单张发票的查询效率由平均5天提升至1天。除此之外，“小勤人”实时坚守在自己的岗位上，提高了业务的响应速度，避免工作量的挤压。最初，皇家中国的财务人员需要在工作时间完成系统内订单解锁的高频重复工作，而订单被锁定主要是非工作时间的客户付款未及时由工作人员入账造成的，“小勤人”上岗后，自动检测付款订单，提高入账频率、加快应收清账的流程，也让工作人员不再为解锁订单而苦恼。

（二）高效执行任务

财务机器人“小勤人”拥有超强的计算能力与存储功能，可在短时间内大量处理指定的工作。在我国一家大型国有银行里，财务会计部每月编制该月的集团合并财务报表需从各分行及子公司催收获取该月报表，经过手工汇总后再进行合并抵消处理。其中，子流程一：系统数据导出及处理，人工执行时长约120分钟;子流程二：邮件数据催收，人工执行时长约4800分钟;子流程三：数据汇总及合并抵消，人工执行时长约2400分钟;子流程四：财务报表生成，人工执行时长约1440分钟。“小勤人”的使用，将这四个子流程实现了自动化：

“小勤人”累计耗时约45分钟完成了原需人工历时3960分钟完成的工作量（因邮件数据催收不是持续进行，未包含在内），执行操作13500次，效率提高98.7%，出错率几乎为0，大大缩短了财务报表生成周期，降低人工操作失误率。

（三）跨平台操作

财务人员在工作过程中，往往需要使用财务管理信息系统，发票验真系统，報税系统等多个系统，如果想做到应用系统间的统一，要对系统的源代码及接口进行改造，但有的应用系统由国家税务局进行管理，无改造可能性，如对自主管理的应用系统进行改造，将投入大量资金。“小勤人”以财务人员的身份，直接通过用户界面与各个系统进行交互，自动实现数据上传下载，纳税申报等工作，做到在不改变原有应用系统的条件下，跨平台、跨软件操作。

（四）集成人工智能

在数据输入端，“小勤人”可以集成光学字符识别（OCR）、语音识别等认知技术，待外界信息转化为计算机可以处理的信息后，再自动进行后续流程。比如，光学字符识别技术（OCR）可以把纸质的凭证、增值税发票、合同、账页的信息扫描到计算机里，并转化为计算机语言，然后由“小勤人”去完成入账、合同要素提取、报表填制等工作;而语音识别技术可以帮助“小勤人”识别、接收财务人员的语音指令，再将获取的信息转交给“小勤人”进行处理。

（五）个性化定制

“小勤人”的落地实施不仅限于单一的业务场景，可以将其进行适当改造形成应收清账机器人、纳税申报机器人、报销机器人等，有针对性地解决相应公司的难题。“小勤人”的交付使用主要分为三个阶段：1.识别（识别相应公司需要进行自动化办公的流程）;2.筛选（基于规则的判断及技术可行性筛选出能够引入“小勤人”的场景）;3.交付（根据具体业务要求设定“小勤人”的运行流程，交付使用，后续不断进行优化改善）。RPA 财务机器人的个性化定制使得其适用性更强，适用范围更广，若在将来实现更多业务点的自动化办公，有望让一些财务工作达到全流程自动化。

四、RPA财务机器人优化方向

（一）实现全流程自动化

目前，RPA财务机器人的应用使多数工作实现了自动化，将财务人员从繁琐的工作中解放出来，不过想要完整地完成工作，还需人机进行协同。例如纳税申报流程：在收到财务人员发出的纳税申报启动指令时，财务机器人将自动在报税系统中下载报表，计算申报数据并登录报税系统完成申报表的填报工作。填报完成后，财务机器人将填写结果交由税务人员进行审查，在收到审批通过的邮件后再次登录报税系统完成申报表的发送。在此过程中，若税务人员未进行申报表的核查工作，报税工作将停滞，并未实现全流程自动化。此外，在许多人机协同的情景中，财务人员均执行一些判断、检查性质的任务。建议通过人工神经网络（Artificial Neural Networks，ANN）技术为财务机器人构建“神经中枢”，形成类似人体大脑的神经元组织，使其更加智能化，自主完成推理、合规判断等工作，以实现财务工作的全流程自动化以及无人办公。

（二）建立与完善应急规则库

财务机器人始终按照既定的规则进行运作，一旦出现异常，它将无法处理。鉴于此，RPA财务机器人应基于一些特定场景建立规则库，让它在遇到特殊情况时，能够自主恢复正常，继续执行任务。同时，开发人员应根据以往发生的异常情形不断完善财务机器人的规则库，使财务机器人的应急处理能力更强。

结语

自动化时代已经到来，RPA财务机器人正不断融入各个业务场景，通过全天候高效运作为企业降本增效，通过跨平台操作减少侵入性，通过与人工智能相结合使企业更快实现财务智能化，通过个性化设定覆盖更多应用场景。RPA财务机器人的普及必将成为大势所趋，各企业管理层应尽早识别RPA财务机器人在本企业的应用落地点，引入与企业业务相匹配的数字员工，并建立RPA机器人卓越中心，不断对财务机器人进行优化，争取让RPA财务机器人创造更多的价值。