医院人事档案管理工作方法探讨

冯赫

【摘 要】人事档案管理是公立医院人力资源管理工作的重要组成部分，真实、完整的人事档案不仅是人才队伍建设的评价标准，也是人才引进、干部选拔任用的重要依据，在机关事业单位工资制度改革、养老保险改革中发挥了重要作用。本文主要针对目前部分公立医院人事档案管理工作中存在的问题，提出针对性改进建议，认为医院应从加强组织领导、建立健全规章制度和工作机制、打牢人事档案工作基础、稳步推进信息化建设、重视档案管理人员的选拔和培养等方面入手，全面提升人事档案管理工作质量，从而实现提高医院人力资源管理水平的目的，进而促进医院高质量发展。

【关键词】医院人事档案管理；信息化建设；人力资源管理

中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1004-4949（2022）19-0090-04

Discussion on Hospital Personnel File Management Methods

FENG He

（Department of Human Resources， Beijing Maternity Hospital， Capital Medical University， Beijing 100026， China）

【Abstract】Personnel file management is an important part of human resource management in public hospitals. A true and complete personnel file is not only an evaluation standard for the construction of talent teams， but also an important basis for the introduction of talents and the selection and appointment of cadres， and plays an important role in the reform of the salary system and pension insurance of public institutions. This paper mainly aims at the problems existing in the management of personnel files in some public hospitals， and puts forward some suggestions for improvement. It is believed that the hospital should strengthen the organization and leadership， establish and improve the rules and regulations and working mechanism， lay a solid foundation for the work of personnel files， steadily promote the construction of information technology， and attach importance to the selection and training of file managers， so as to comprehensively improve the quality of personnel file management， so as to achieve the purpose of improving the level of human resource management in hospitals， and then promote the high-quality development of hospitals.

【Key words】Hospital personnel file management； Information construction； Human resources management

人事档案管理是公立医院组织与人力资源管理的基础性工作，也是医院人力资源管理工作的重要组成部分。医院人事档案管理在一定程度上能反映医院医疗人员的专业能力与职业素养。不断完善并改进人事档案管理相关制度，提升相关工作人员能力，可推動医院更好的发展[1，2]。本文在明确人事档案管理意义基础上，从重视程度、管理模式等方面提出当前医院人事档案管理存在的问题，建议通过加强组织领导来提高医院档案管理工作的政治责任感和使命感，健全人事档案规章制度和工作机制，打牢人事档案工作基础，提高人员业务能力，稳步推进人事档案信息化建设，以逐步提升医院人事档案管理工作质量和效率，充分发挥人事档案管理优势，为医院在人才选拔和使用、干部任免等方面提供准确重要的参考依据，从而优化医院人力资源管理，推动医院高质量发展。

1 人事档案管理在医院管理中的重要性与必要性

1.1 为医院人才队伍建设提供科学合理的评价标准 人事档案是职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩的真实记录，是全面考察了解与正确选拔使用人才的重要依据。在医院选拔人才与专业技术人才队伍建设过程中，人事档案可为其提供相关评价标准。以人事档案材料为依据，医院通过对拟选拔或培养人才的学历背景、工作经历、专业技术水平等方面进行客观评估，有助于做出科学、合理、准确的遴选。

1.2 为医院拟提拔任用干部、交流任职干部提供专项审核保障 人事档案工作既能充分反映人事档案制度改革成果，也有利于形成正确用人导向，加强对干部的管理监督，促进各项改革措施的贯彻落实。干部工作的基础是考察，根本任务是知人善任、量才录用，而善任的前提为知人，查阅干部人事档案是考察、了解人的重要渠道之一。档案是历史的记录，材料的形成多数是当事人的手迹，并经人事档案管理部门的鉴别、整理，剔除了虚假不实和错误的材料，人事档案可为组织提供权威性材料。《干部人事档案工作条例》[3]中明确指出，干部人事档案是教育培养、选拔任用、监管管理干部的重要基础。公立医院人事档案涵盖了学习、工作、思想状况，是干部政治品质、业务能力、职业道德和廉洁自律情况的全面体现，应遵循“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”原则，为医院选拔任用干部、交流任职干部提供重要依据，同时也为医院严把选人、用人关[4]。

1.3 为医院拟接收新入职干部、军队转业干部提供政审保障 现代医院发展以人才管理为核心，特别是高层次人才，医院发展建设需要人才支持，因此医院离不开公开招聘引进吸纳优秀人才。同时，公立医院接收军队转业干部也是一项政策指令性工作，每年需要按时完成。医院在拟接收公开招聘新入职干部和军队转业干部时，需提前审阅档案，核查其个人档案的真实性、完整性，确保拟接收人员符合录入条件之后，方可正式办理入职手续。依据档案专项审核工作要求，凡新进入专项审核必审范围内的人员，未进行过专项审核的，要在接到档案后的规定时间内完成专项审核。

1.4 为医院工资和养老保险改革、职称晋升等多方面人事工作提供有力支持 加强人事档案工作是深化干部人事制度改革的现实要求。公立医院人力资源管理工作中的调资工作与人事档案有着密切的联系，职称改革工作同样离不开人事档案工作；每年进行的专业技术职务评聘工作都与人事档案提供的可靠依据密切相关；人才引进、员工退休、政审、公证也都需要查阅人事档案后才能确定办理。因此，在医院人力资源管理工作中，人事档案管理工作发挥着重要作用。

2 医院人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理工作重视程度较低 人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的幕后服务性工作，但人事档案管理工作并不直作用于医院运营收益，因此其重要性易被忽视。另一方面，医院人事档案材料的形成与完善涉及到许多相关部门和职工本人的协作，由于提交归档材料的相关部门对人事档案管理工作意识不足，导致信息收集不及时、归档材料不完整等情况偶有出现，极易造成材料缺失、混乱、不规范、不完善；此外，部分职工本人缺乏档案管理意识，在填写档案材料时有一定的随意性，有时可能会为了自身的利益填写虚假的信息，导致档案内容缺乏真实性与规范性[5]。

2.2 人事档案管理工作基础薄弱、管理模式落后 人事档案管理工作基础薄弱的主要表现为：档案保管场地面积配备不足、缺乏独立阅档空间、设施设备配备不齐全；专职档案管理人员配备不足、专业知识储备不够丰富、审核档案时处理复杂疑难问题的能力不强；档案管理相关制度不完善，未及时更新；档案管理模式落后，没有启用电子信息化档案管理系统，仍然使用传统纸质文书档案，检索查询资料仍采用手工操作，耗时较长、效率偏低[6]。在上述各方面中，人事档案专职工作人员配备不到位和管理模式落后是最普遍存在的问题。管理工作需要有强大的理论背景支持，而若要使专业理论知识在管理活动中最大限度发挥出价值和功能，使工作要求和任务得到充分落实和执行，就必须匹配专业的管理人员[7]。另一方面，随着信息化建设步伐逐渐加快，信息技术应用程度也日益加深，人事档案管理可以借助先进的技术设备和智能化工具来优化工作流程，提高工作效率，降低错误发生率，在提升工作质量的同时，也减轻了档案管理人员工作压力。故现阶段档案管理人员应具备较强的信息技术应用能力和网络环境建设能力。

3 做好医院人事档案管理工作的建议

3.1 加强组织领导，提高工作政治责任感和使命感 人事档案是反映医院职工和领导干部工作学习经历、工作业绩、专业素养、道德品质、政治品质、社会关系、家庭狀况的记录材料[8]。真实、准确、及时地提供干部人事档案材料并充分发挥人事档案作用是医院人事档案管理工作的基本目的和要求。做好医院人事档案管理工作，首先建议加强组织领导，提高工作政治责任感和使命感，从医院领导班子层面认真履行人事档案工作领导职责，重视人事档案管理工作，引导医院人事档案管理工作逐步朝着制度化、科学化、规范化方向发展[9]。

3.2 建立健全人事档案规章制度和工作机制 所谓“无规矩不成方圆”，医院人事档案管理工作质量和效率的提升，离不开相关规章制度的支持。医院应严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，依照上级规定，结合自身工作实际情况，制定或完善修订工作场所管理制度、工作保密制度、回避制度、档案资料收集制度、库房管理制度、专职档案员工作制度等，保证档案管理工作有章可循，有理可依[10]。此外，还需要以当前需求为基础，打造长效管控机制，有计划地将管理流程和规范与具体工作细节相融合在一起，保证各环工作有序开展。

3.3 切实打牢人事档案工作基础 人事档案工作基础分硬件基础和人员基础两部分，故一要严格按照有关标准要求设立人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护，切实做到阅档场所、整理场所、办公场所分开；二要充实人员力量，按照“每管理1000卷档案一般应配备1名专职工作人员”要求，配齐人事档案专职工作人员，保持人事档案工作人员相对稳定。建议实行人事档案工作人员报备制度，如果遇到人员调整，需要向上级主管单位报备。此外，面对数量逐年递增的档案管理材料，医院有必要增加专业档案管理设施数量，丰富设施种类，完善设施体系，为档案管理人员更加高效、专业的完成档案管理工作提供有力支持[11]。

3.4 稳步推进人事档案信息化建设 医院人事档案资料管理工作量庞大，传统管理方式中医院多使用纸质档案管理，这种管理方式相对而言效率低，且管理方式单一，难以对纸质档案进行有效保存。因此，有必要在医院人事档案管理工作中引入电子信息化建设。

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》增加了“档案信息化建设”的重要内容。医院需要迎合时代发展要求，通过利用计算机信息化技术，不断强化医院人事档案管理工作的信息化程度[12]。而随着信息化时代逐渐实现高质量发展，医院的人事档案管理也需要紧跟时代发展步伐，对于管理模式进行创新，提高医院人事档案管理的效率，提高医院在档案管理方面的成本投入。为保证医院人事档案管理工作能够实现全面信息化发展目标，需要对管理所需的硬件进行优化，同时还要重视对管理人员现代化硬件设备操作水平，并积极主动引进全新的现代化技术和设备，真正实现人事档案管理的现代化发展[13]。此外，医院还需要建立人事档案的信息化管理系统，实现对人事档案资源的合理配置和运用。

将信息技术应用到医院人事档案管理中，采用计算机信息平台系统进行人事档案数据的录入，使医院人事档案管理人员从繁重的资料信息整理和录入工作中解放出来，有效降低录入档案信息工作量。此外，人事档案材料可以通过计算机录入到硬盘，可以长期完整保存信息资料，而信息资料在保存过程中不会发生任何的变化，从而让医院人事档案信息管理效率得到提高[12]。在信息化档案管理平台系统的建立下，医院人事档案信息管理可以建立数据库，便于医院人员档案信息的查询和统计。在进行档案查询时，只需要在信息平台系统中输入一些相关的档案信息或者关键字，就可以快速、准确、全面地找到所需要的信息，为查找人事档案信息提供了便捷，逐步实现医院信息管理的现代化建设目标[13-15]。

3.5 重视档案管理人员的选拔与培养，提高档案管理人员的业务能力 医院人事档案管理工作的高质量完成需要以建设一个高度专业化的人事档案管理队伍为基础，档案管理队伍的综合素质能力直接决定着档案管理水平的高低。基于新时代人事档案管理工作的新要求，医院必须从提升人事档案管理人员专业技能入手，为人事档案管理工作提供高素质的团队。作为医院人事档案工作的主体，人事档案管理人员理应享受“成长”权利[16]。所谓“成长”，亦可理解为职业生涯发展。不同年龄的个体处于不同人生发展阶段，当同时为一项工作服务时，各自所表现出的欲望会有区别，因此医院管理者有必要对人事档案管理人员进行深入了解，从物质、精神等不通过方面去满足他们的需求，真正做到关爱员工。医院应定期组织人事档案管理人员进行培训学习，加强相关工作人员的专业知识储备，培养工作人员专业能力，进行思想道德方面的教育，使其拥有较高的工作责任感，提高其工作效率。还可以安排人事档案管理人员进行专业课程培训，有效地促进本医院人事档案管理模式不断更新，紧跟时代发展的脚步[17-19]。

4 总结

公立医院人事档案管理是医院组织与人力资源管理的基础性工作，意义深远，任务光荣，责任重大，在医院人才引进、干部选任、科学发展等方面发挥了重要作用。医院应转变工作理念，增强人事档案管理工作的政治责任感和使命感，以认真细致、求真务实的工作作风，积极进取、勇于开拓的精神面貌，认真抓好人事档案工作的细节落实，履职尽责，进一步提升医院人力资源管理工作品质，推动医院高质量发展。

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