程翠华
摘 要:主数据的应用已经渗入各行各业,但大多企业主数据应用管理系统仅作为大型管理系统如SAP的一部分,无法实现业务流程再造、业务模式创新、产供销一体化等。本文基于主数据管理背景,采用多层构架设计,构建建筑行业企业主数据管理体系和应用系统,为建筑行业企业建立高质量数据管理模型提供经验和借鉴。
关键词:主数据 行业企业 管理体系 数据服务
近年来,随着企业信息化建设工作的不断推进,各行各业已意识到信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,是重要的现代战略资源。建筑行业企业普遍实现了企业内外WEB站点,MIS系统已形成初步规模,有些建筑行业企业为适应数字化转型,还特别新上线了SAP,实现了进销存管理一体化,企业的产品开发创造能力、企业经营管理能力和国际竞争综合实力进一步提升。然而随着信息资源的不断利用与开发,信息系统日臻完善,信息资源也日渐庞大,出现了信息资源的综合利用程度低,系统内部、系统外部数据不一致,信息难以共享和交换等情况,甚至“信息孤岛”。
因此,各行各业迫切需要对数据进行有序管理,提高数据服务质量,进而促进企业效益的不断提高。
一、主数据内涵和重要性
主数据(Master Data)是用于定义企业核心业务实体的数据,具有高业务价值,是可在企业内跨越各个业务部门被重复使用的数据,并且往往存在于多个异构的应用系统中,如客户、员工、合作伙伴、产品、物料等。主数据管理(Master Data Management)的目的是协调和管理与企业核心业务实体相关的系统记录以及系统登录中的数据和元数据。有规划、统一的主数据能够促进企业数据源头管理、业务流程的规范化,进而支撑企业的业务分析、管理创新、模式创新和业务决策等。
二、建筑行业企业主数据管理需求分析
(一)建筑行业企业主数据分类分析
建筑行业企业包含人员、组织机构、供应商、客户、成本中心、利润中心、会计科目、项目8类主数据,后续根据不同企业需求进行拓展延伸。为不失一般性,笔者在此以这8类主数据构建管理模型及其逻辑,各类主数据描述如下。
1.人员
人员数据在企业各个应用系统都会用到,通常情况下由企业人力资源部或办公室在人力资源系统进行源头管理维护,但是从目前大多企业情况来看,企业内部存在编码不唯一的现象,如在财务系统人员编号A001为张三,张三在设备管理系统中人员编号又为1003,这就导致人员数据无法共享。
2.组织机构
组织机构主数据也是应用广泛的一类主数据,在大多数应用系统中使用,通常也由人力资源系统进行源头管理,但是缺乏分享共享机制,很多企业在应用过程中也存在数据不一致的情况。
3.供应商和客户
供应商和客户这两类主数据通常在进销存类、客户关系类、财务类系统、物流类系统等应用系统中使用,维护好这两类数据才能实现产供销一体化。
4.成本中心和利润中心
成本中心和利润中心主数据通常在财务类系统、HR系统考核等系统中使用,维护好这两类主数据才能开展部门绩效考核。
5.会计科目
会计科目通常包括两类:一类是财政部设定的科目,另一类是企业内部为了更高效率结算进行企业和内部设定的更细的科目(也称之为非银行科目),主要在财务类系统中使用。
6.项目
项目主数据大部分没有实现统一管理,有些在设计系统、项目管理系统、合同管理系统、财务系统,大多没有统一编码,没有统一对应起来,因此企业无法实施从设计、建设到销售全链条的信息化建设。
(二)各类主数据管理功能需求分析
为不失一般性,下文以某一建筑行业企业的“供应商”住宿管理功能需求为例进行分析,具体如下。
1.数据源和责任部门分析
该企业的供应商主数据的数据源在OA系统和SAP系统均有,供应商主数据的编码是来自于SAP系统,供应商主数据的其他数据则来源于OA系统。该类主数据的责任部门是市场部。
2.业务流程分析
整个数据处理流程为:供应商主数据信息的产生由申请人通过OA系统提交申请、市场部会审、ERP处数据组审核、SAP用户返回供应商主数据编码以及SRM系统用户名和密码、信息中心部门授予VPN账户和密码等步骤组成,最后反馈给申请人。
3.涉及的表单和数据项
供应商主数据涉及的表单和数据项至少有:申请人姓名和联系电话,公司名称、公司简称、注册资本、法人代表、税务登记证代码、电话号码、传真号码、地址,审批后的相关信息如供应商代码、VPN账户和密码、SRM用户名和密码等。其中申请人姓名和联系电话、公司名称、公司简称、注册资本、法人代表、税务登记证代码、电话号码、传真号码、地址等数据项是必填项。
4.与其他系统的关系
其他业务系统需要供应商主数据信息,以SAP系统中的为准,当前SAP系统没有为其他应用系统提供供应商主数据的标准接口。
5.存在的问题
供应商主数据当前存在的主要问题有:没有提供标准接口,无法供其他应用系统读取数据;在申请主数据过程中,有些数据项没有进行格式化、规范化,如邮箱作为申请过程中的数据项,用户即使输入格式有误也没有提示;没有集中化管理核心数据,容易出现信息更新滞后、數据不统一、不完整等情况;在当前管理模式下,不便于进行供应商主数据的维护、清洗、数据共享与交换等工作。
将供应商主数据纳入住宿管理系统统一管理,上述问题将会得到解决。
三、建筑行业企业主数据管理体系设计
(一)建筑行业企业主数据管理模型设计
为了能够统一主数据管理,需要建设主数据管理平台,实现各类主数据的统一全生命周期管理,如申请、审核、分发、冻结、停用,规范各类主数据管理,保证管理质量,并提供智能报表、数据导出、应用监控等。对于建筑行业企业来说,其管理模型构建如图1所示。
建筑行业企业管理平台的数据管理服务需要实现至少8种主数据的申请、审批、冻结、停用等功能;数据治理服务要实现8种主数据的清洗、合并、相似度检测等功能;数据应用服务要实现8种主数据的标准接口服务、实施推送、智能报表等功能;数据质量保证要实现8种主数据的规范化管理(规则定义和管理)。
(二)建筑行业企业主数据管理与应用体系框架设计
建筑行业企业主数据管理与应用体系主要包含基础标准、管理标准、应用标准以及详细分解,其中的管理标准结合现代建筑行业企业特点,将建筑行业企业主数据分为两大类:用于管理的主数据和用于经营的主数据,如图2所示。
各类主数据按照现代建筑行业企业职能进行进一步划分,将其细分为ABC三类进行精细化管理,旨在进一步对现代建筑行业企业职能进行精细化管理,减少因主数据交换而额外消耗的资源,最终实现建筑行业企业的主数据高质量管理与应用。
在应用过程中,设计高层领导账户、普通账户、申请人账户、审核账户、超级管理员账户等,实现对整个主数据管理生命周期的过程管理,确保主数据管理的有效性、科学性。
四、小结
随着信息技术的应用,建筑行业企业加强信息技术的应用,提高企业现代化管理水平显得越来越重要。本文从建筑行业企业主数据管理现状、管理需求分析,探索设计了一套建筑行业企业主数据管理与应用体系构建方案,以期为推进建筑行业企业高质量发展奠定智慧支撑的基础,下一步将在此基础上研究现代建筑行业企业主数据管理、现代建筑行业企业大数据平台的构建。
参考文献:
[1]廖恺.建筑工程项目管理信息化研究与分析[J].城市建筑理论研究,2018(10).
[2]赵铁红.信息化视角下现代建筑工程管理优化措施研究[J].四川建材,2021(8).
(作者单位:重庆建筑技师学院)