新时期事业单位档案管理创新思路

段卫

档案管理在事业单位发挥了举足轻重的作用，是事业单位管理不可分割的核心组成部分。档案管理作为事业单位的基础性工作，其主要的内容是登记相关的信息以及一些其他的服务。高效的档案管理能够有效提升事业单位的工作效率，并且能够对事业单位的思想和认识进行有效的统一。伴随着信息技术和互联网的高速发展，传统的档案管理方式显然已经不能与时俱进。本文针对新时期事业單位的档案管理工作进行了有效的探讨，希望能够给予相关人士参考和借鉴。

长期以来，由于信息技术手段的落后以及系统更新成本等因素的限制，使得档案管理一直采用传统式的管理模式，即人工化的管理方式。在数字化时代，信息通讯工具和传输、储存手段的变革，对于档案计算机管理工作带来了外力上的冲击，迫使其必须要有所回应。只有这样，才能够系统化地推进数字化时代下的档案计算机管理。

一、事业单位档案管理现状

（一）档案管理缺乏独立性

档案管理的目的在于通过对计算机的工具化利用提高档案管理的效率，使档案资源能够得到有效使用。从现有的档案计算机管理来看，其存在计算机利用率比较低的问题，管理比较混乱，没有很好地保障其独立性。在传统的管理理念下，认为档案计算机管理就是利用计算机对档案文件进行收发和管理，或者说就是配合其他部门进行工作资料的准备以及提供，其并不具有独立工作的属性。由于长期受这种观念的影响，对于档案管理上投资并不是很大，或者说不愿意进行投资，认为其不具有其他部门所具有的明显的价值上的转换或者回报。由于这些原因，对于设备的更新或者专业人才的引进并没有得到上级领导的重视和认可，长期处于一种滞后状态，对于新型传输工具和储存工具的使用也比较落后于其他部门。档案计算机管理独立性的缺乏直接影响到其效能的发挥，不利于其长远发展。

（二）档案计算机管理手段落后

事业单位档案管理手段是指如何对收集来的档案进行储存、利用以及开发，不仅仅局限于对专门化的档案计算机管理。由于档案管理内容上具有广泛性，档案文件涉及的内容繁杂，层级混乱，需要大量的人力和精力进行整理归纳和开发利用。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理通常采用人工管理的工作方法，即通过人脑和手工进行档案资料的收集、整理、筛选、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低、错误率高、时间长、耗损大、回收难等方面的弱点，档案管理工作带来了一定的困难。事业单位档案管理工作的落后直接影响到事业单位工作进展。在数字化时代下，新的传输工具和储存工具的开发，使得这些难题发生了根本性的变化，人工管理模式下带来的问题对档案计算机管理工作的阻碍已经弱化。但是，由于长期受到管理体制和资金投资的限制，以及领导干部的重视程度，以及档案管理工作的价值转换等因素的影响，事业单位档案计算机数字化管理的进展比较缓慢，难以进行快速化的变革，在很大程度上依然采用人工化的档案管理手段，而没有采用数字化的档案管理方式。

（三）档案资源信息化开发缓慢

在数字化时代，事业单位的档案涉及到对诸多部门的资源利用开发，档案管理往往多部门分工与合作，不再是以往单个部门或者少数几个部门合作就能完成的事情。多部门的分工与合作必然带来信息传递和档案资源的增加，无形之中给档案管理工作带来了工作量的增加。传统模式下的人工化手段已经不能够满足档案管理工作的需求。但是在现实运行之中，长期以来，认为事业单位档案管理就是利用计算机对档案文件进行收发，不具有复杂性的工程，并没有对其进行专门化系统化的利用和开发。现代社会下，工作繁忙，对于档案资源信息化的需求转变为一种刚性化的需求，这就意味着传统的档案资源开发已经不合时宜，需要把事业单位档案计算机管理向档案计算机信息化管理方向迈进，提高档案资源的开发和利用。然而事业单位档案信息化管理在很大程度上依然停留在线下的开发或者利用模式下，没有能够实现档案资源信息化，或者说档案资源信息化不全。

4.档案管理专业人才队伍建设不足

档案管理存在的意识薄弱问题，究其原因在于档案管理人员的专业性不足，我国开始档案信息化的时间远远短于西方发达国家，但不可否认的是我们一直在努力进步，完善档案信息化的问题，而且也取得了不错的成果。但是相对来说，我们在培养人才方面经验总体不足，是在摸索中完善系统问题。所以在事业单位档案信息化工作开展中，管理人员的具体思路、方法与创新能力并不是成熟稳定的，是在波动中总体进步前进的，支撑事业单位的发展和建设的档案管理人才专业队伍，还需要相对长时间的磨练和建设。

二、事业单位档案管理创新策略

（一）积极推动记录的识别和销毁

目前，新措施已经将鉴定销毁工作的权力交还给单位，事业单位还应按照新办法的有关规定，定期开展档案鉴定和销毁工作。最好的周期是一年一次，进行鉴定和销毁。对于已经达到保存期限的档案，档案部门人员应评估档案的意见，重新确定档案的保存期限;不需要存放的按程序销毁，由档案部门和财务部门人员执行，监督部门和审计部门参与监督。如有必要，还应邀请单位的法律工作人员参加。为了销毁档案，档案部门和财务部门的工作人员发布销毁意见，编制销毁档案清单，注明名称、卷号、复印件数量和其他相关信息，并由负责人签署意见。销毁前，监督机构应按照清单规定的内容清点数量。销毁后，应当签署意见，并向单位负责人报告。

（二）加强制度建设，提升管理责任

不同地区不同单位的档案管理现状各不相同，例如，固定资产折旧方法有不同的规定，因此，应该根据自己的情况选择能够发挥主导作用的正确政策。电子档案移交档案前，收集、整理、归档工作主要由财务部门负责。财务部门应从安全的角度提出安全要求，并组织电子档案。IT部门负责开发系统，提供技术支持，采取安全措施，而档案管理部门则负责监督和指导这一过程。新系统应在记录归档方面引入创新。除了传统的归档范围外，还应归档银行企业业务系统和互联系统创建新的电子档案，包括归档领域的元数据和系统文档，确保归档文件的完整性，为用户提供完整有效的基础。移交过程中，财务部门负责编制清单目录，档案管理部门负责对光盘和清单目录进行接收。档案部门负责后期妥善保管，按照相关制度规定进行标识和销毁，回收和使用。在收集整理过程中，要确保整个过程的安全性。从源头上控制档案数据的质量，严格管理传输和转换过程，充分保证真实性，电子文件的完整性和可访问性。

（三）档案管理机构的升级

事业单位档案管理委员会的权限应不仅仅是对于档案保存方式的监管，更需要监管档案整理的整个流程，促进管理过程中的高效，保证完成工作的质量。这也意味着责任到人制度的建立，确定相关管理人员的工作内容與工作范围进行相应的区分，明确其工作重点，因为档案内容相对固定，所以可以建立工作条文制度，增加工作人员的工作效率，体现问责制度的质量。同时还需要建立档案管理委员会监察小组，以保证工作过程中以正化、透明化以及正规化等方法开展档案的管理工作。

（四）增强档案意识

增加事业单位档案管理工作人员提交档案信息的自觉意识和认真意识，从源头减少反复修改提交可能造成的混乱情况;增加档案系统逐级录入系统程序，通过各级管理老师的严格审核后再归入档案，从过程中降低档案提交的错误率。定期开展档案相关课程，线上答疑，随时更新最新的关于档案的规章制度，向管理人员树立档案意识，共同确保事业单位档案工作有条不紊地进行。

从档案所有者层面讲，自己的档案调取可以永远是安全的，查档时也可以快速方便地拿到自己需要的资料，不再需要像过去一样到处盖章奔走甚至去异地提取，大大节省了时间成本。事业单位计算机信息管理系统升级改造，事业单位档案信息化建设还需更加深入。增大网络储存空间，建立空间科技云，建立数据共享平台，采用更加先进的硬件设备和软件操作程序，有条件的可以聘请专业的程序团队编制精确高级安全等级高的管理、查询和利用程序;确定电子文件归档格式，确保电子文件保存符合保存规范，建立电子文件保密实施细则等操作流程和适度;档案管理工作人员要熟练运用新编制的程序以及先进的设配，定期进行培训网络安全知识以及计算机使用技能等。一般而言，事业单位档案数字化管理的建设可以从两个方面入手。一是，专业人才的引进。档案数字化管理是高度抽象知识化的产物，需要专业人才进行开发和利用。二是，数字化设备和系统的开发与引进。设备的更新换代是档案资源开发的物质基础，物质基础的缺乏难以实现档案资源数字化。数字化系统则是把档案资源实现平台式的整合，使档案资源能够转化为数字资源。档案数字化管理的建设要从这最基本的两个方面着手，只有这样才能够促使档案计算机管理的改革和创新成功。

（五）加强专业化人才的引进，注重素质建设

档案计算机管理的改革和创新除了需要理念上的变革之外，还需要人的变革，即人才的引进。尤其是在数字化进程下，档案计算机管理进行数字化的管理、利用、开发更加需要专业人才的引进。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理岗位通常对技术性要求不高，认为档案计算机管理工作的职责就是把各种档案资源电子化、计算机化，而不是现在的信息化下的电子计算机管理，在传统的管理职责理念引导下导致其专业素质不强，专业水平不高。档案计算机管理数字化的开发和利用是现代社会专业分工的产物，需要专门人才的引进与之相配合。档案计算机管理并不是对档案资源进行采集和简单地处理，其背后蕴含着复杂的数字运算和价值转换，需要专业化的处理和运用，因此要加强对人才的引进，要改变以往的人才引进政策，要实现专业对口，促使档案计算机管理能够更快地推进数字化的开发。事业单位需要定时开展一些针对管理工作的讲座以及讨论交流会，以提高档案管理工作人员的整体素质与业务能力，针对细分出的不同岗位的工作内容进行针对性的培训与紧急情况预案处理。当然档案管理是一个团队协作的工作，也要加强各小组之间的工作交流，完成个人心得体会分享，以期给予他人及团队启发，积极讨论创新内容或者发现隐患进行查缺补漏。定期进行员工培训，鼓励员工学习最新的管理方法，并支持试运行，融合科学的管理措施与管理理论，努力打造出专业的管理团队进行事业单位档案信息化建设的稳定体系。

结语

事业单位档案管理工作的开展需要与单位的未来发展紧密结合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和单位相关规章制度相符。事业单位应成立专门的档案管理委员会进行档案管理相应事宜的工作，以便对档案管理工作的精确化定位，制定符合事业单位发展的档案管理体系与结构。事业单位应当支持档案委员会的改革事项，鼓励委员会人员对管理方法方式思路的创新，制定与时俱进的现代信息化档案管理具体操作事项，同时也鼓励人员对现存纸质档案管理的方法创新，保证档案管理工作有条不紊地进行新旧方法的更替与融合。