新形势下提高人事干部档案管理工作质量与效率的策略分析

中图分类号：G271;D262.3DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2205-5640-7228

作者简介：巩晓玲（1976—），女，本科，馆员，研究方向为档案管理。

摘要：在人事制度深入改革的影响下，人事档案管理也有着不断增加的数量，增加了档案管理工作的难度。对于组织人事工作而言，干部人事档案有着重要的地位，能够给人才的考察与选拔提供依据，提高干部人事档案管理的实效，将档案资政价值有效发挥出来。本文分析了干部人事档案工作的价值，论述了人事干部档案管理工作的现状，并提出了新形势下提高人事干部档案管理工作质量与效率的策略。

关键词：人事干部档案  档案管理  新形势  工作质量  工作效率

Strategic Analysis on Improving the Quality and Efficiency of Personnel Cadres' Archives Management under the New Situation

GONG Xiaoling

（Cadre and Personnel Archives Service Center， Zhangqiu District， Jinan， Shandong Province， 250200 China）

Abstract： Under the influence of the in-depth reform of the personnel system， the number of personnel archives management is also increasing， which increases the difficulty of archives management. For the organization and personnel work， the cadre personnel archives has an important position， which can provide a basis for the investigation and selection of talents， improve the effectiveness of the cadre personnel archives management， and give full play to the value of the file. This paper analyzes the value of cadres' personnel archives work， discusses the current situation of personnel cadres' archives management， and puts forward some strategies to improve the quality and efficiency of personnel cadres' archives management under the new situation.

Key Words： Personnel cadre archives; Archives management; New situation; Work quality; Work efficiency

干部的選拔及任用离不开干部人事档案管理。因而提高该工作的质量与效率有着重要的价值，可以有效满足新形势下的实际需求，将干部人事档案管理的价值有效展现出来，为社会主义建设奠定坚实基础，促进党和国家健康可持续发展。

1干部人事档案工作的价值

对干部人事档案工作加以优化，不仅可以提高干部任用的科学性，还有利于政治责任的凸显，以及干部管理水平的提升。

1.1提高干部任用的科学性

干部人事档案可以为干部考察提供有力依据，应对档案信息进行定期更新，将信息的真实性与全面性有效增强。档案管理人员应将信息技术有效应用起来，加强档案的综合管理，向相关部门推荐适合的人才，把资料库转化成信息库，将档案的价值有效发挥出来^[1]。

1.2有利于政治责任的凸显

通过人事档案可以对干部历史面貌进行充分了解，对干部各个阶段的工作情况进行有效掌握。除此之外，将档案信息高效运用起来，可以将党政工作的实效有效提高，将档案教育价值全面发挥出来。

1.3促进干部管理水平的提升

由于档案拥有服务功能，干部人事档案含有干部的信息证明，对干部学习情况以及任职信息等进行全面了解。对于干部评定职称及升职加薪可以提供相应材料，企业应将人事档案工作的科学性有效提高，进而促进干部管理水平的提高，将干部团队的合理性有效增强。

2人事干部档案管理工作的现状

现阶段，人事干部档案管理工作不断优化与完善。然而在实际工作中，仍存在诸多压力及困难，不利于工作效率与质量的提高。

2.1重视程度有待提高

第一，一些领导未能重视干部人事档案管理工作，未能对其重要性以及必要性进行正确认识。一些领导觉得该工作仅仅是文件装订、资料整理等工作，因而未能提高对干部人事档案管理的重视程度。进而未能确保人力、物力及财力等方面投入的充足性，甚至部分领导人员觉得档案管理部门仅仅处理好档案保管和调动就可以^[2]。进而对档案管理部门的地位带来影响，不利于档案管理工作长久发展。第二，深受领导层、部门地位等因素影响，档案管理人员也未能重视本职工作。在实际工作中存在敷衍了事等情况，对工作质量以及效率的提升带来严重制约。

2.2人事管理制度有待优化

现阶段，我国运用干部人事档案管理的模式为管理权以及隶属管理，基于该模式下，干部人事档案管理工作有着重要价值。然而在新形势下，我国各个地区人员具有较大流动性，进而导致当地人员隶属管理在任何时候都会存在一定变化，进而给现阶段干部人事管理工作带来了新变化与情况。基于此，干部人事档案管理难以紧跟人员流动的实际速度，进而导致一些地区档案未能及时更新，对人事调动工作带来了严重影响。另外，因档案更新速度有待提高，使得一些干部人员存在人档分离及弃档等情况，进而导致档案管理系统相对混乱，不利于干部人员的调配与晋升等工作进行。

2.3工作人员素质有待提高

现阶段，从事干部人事档案管理的人员会存在综合素质有待提高的情况，理论知识匮乏并且未受到过专业培训，导致部分人员在实际工作中会造成数据误差的情况。并且由于领导人员对该工作的重视程度有待提高，会导致部分存留问题长期难以解决，进而导致实际问题只增不减，使得干部人员以及管理人员之间矛盾问题日益凸显，带来诸多问题。除此之外，一些地区工资待遇相对较低。导致在档案管理工作中，会存在经常性调配岗位的情况，对管理人员工作主动性以及积极性带来一定影响，不利于档案管理工作稳定发展。

2.4信息化建设有待加强

现阶段，诸多地区干部人事档案管理依然使用传统模式，未能将信息化管理有效运起来，进而对工作效率带来严重影响。例如，在人事档案查询的过程中，应根据检索信息在资料库内根据档案标号进行查找，该查找过程具备鲜明的复杂性，会花费大量时间^[3]。该管理模式不但会对工作效率带来影响，还会对组织人事工作进行带来一定制约，不利于干部选拔与任用有序展开。

2.5档案管理系统的统一性有待提高

在干部人事档案管理中，未能确保管理要求以及标准具备统一性。部分地方档案管理系统是采购的，还有部分是进行自主研发的，导致各系统差异性较大，无法实现各地方管理系统的互联互动，管理标准未能统一，进而对干部人事档案管理工作质量与效率带来一定影响。

2.6辅助设备有待更新

在干部人事档案管理中，应加强相关设备的优化及完善，才能有效提高工作实效，将档案管理工作的价值充分发挥出来。然而在实际工作中，由于资金等诸多影响因素的限制，导致部分干部人事档案系统未能及时更新辅助查询等方面的软硬件设备，导致设备难以满足实际工作需求，不利于档案管理工作的有序进行，也会严重制约信息化建设的发展。

2.7档案审核工作有待优化

人事档案能够给干部人员提供依据，因而为了确保干部任用的公平性以及公正性，应确保人事档案真实与可靠。应提高对档案审查的重视程度，秉持严谨的态度展开审核工作，有效提高档案的可靠性及准确性。然而，部分企业因条件、设施等因素，导致难以有效展开档案审核工作。致使档案材料存在缺失问题，并且未能及时审核更新，难以确保档案的有效性与真实性。

3 新形势下提高人事干部档案管理工作质量与效率的策略

在新形势下，应根据实际工作情况，探究出高效可行的策略将人事干部档案管理工作效率及质量有效提高。

3.1提升重视程度

对于领导人员而言，应将重视档案管理工作，给该工作顺利进行奠定坚实基础。人事档案管理涉及诸多内容，并且专业性很强，因而应正确认识管理工作的必要性及价值。第一，应构建专门的管理队伍，由专人负责管理工作，确保该工作可以有序进行。第二，领导人员应提供资金、人力等方面的支持。除此之外，领导人员应定期对档案管理人员工作情况进行了解，给予其一定关心。第三，档案管理人员应树立终身学习意识，将自身能力与水平有效提高，运用恰当的方法对人事档案进行鉴别，避免存在瞒报、虚假信息等情况，确保档案信息的准确性。第四，领导人员应带头提高對档案管理工作的重视程度，并且将内部宣传栏、工作例会及干部工作群等有效运用起来，对人事档案管理相关知识进行宣传，促使干部可以对人事档案收集、分类等内容进行充分了解，给提升工作质量与效率提供良好的群众基础。

3.2构建完善的档案管理制度

应构建干部人事档案管理制度，将管理职能明确下来，为档案管理工作有序展开奠定坚实基础。因而档案管理应做到有制可循，应构建含有各个方面工作的制度，如保密、收集、归档等。还应注重各个工作的联系，确保关键工作内容可以紧密相连。还应提高制度实际执行力度，确保档案管理工作顺利展开，应将党中央从严管理干部全面落实。首先，应构建干部人事档案严格管理机制，对中央与地方制度规定进行整合，设计出专项审核方案，实现档案收集、利用及归档等内容的全过程管理，构建出科学合理的工作制度^[4]。其次，应构建干部人事档案的任前审核制度，对于干部人员档案严加审核，根据干部管理权限及相关权责，将审核的有效性全面提高^[5]。最后，应将档案审核会商制度落实，由相关部门共同负责，凝聚干部人事档案管理合力。对于重难点问题定期展开集体会商及典型案例讨论会，对审核环节存在的普遍问题进行分析，制定出恰当的处理对策。

3.3加强信息化建设

随着信息时代深入发展，加强信息化建设有着重要的价值，有利于提高管理、服务等方面的效率，为企业发展提供有力支持。然而现阶段，干部人事档案管理仍主要运用纸质载体进行存储工作。由于存档环境有着相对较大的影响，增加了发生破损问题的可能性，同时也给档案的利用等带来了负面影响。因而档案管理人员应革新工作思路，加强信息化管理。首先，应提高技术、设备的研究以及应用力度，并提高投资力度。在购买设备、技术的时候，应根据企业实际情况，保障信息技术、设备可以满足实际工作需求。其次，应对档案管理系统的功能加以完善，并提高系统和先进技术的兼容性，如大数据、云计算等技术，给档案管理工作提供更广阔的发展空间。

3.4完善基础设施建设

对于干部人事档案管理而言，应注重建设基础设施。首先，应构建独立档案室，并加强设备配置。由于纸质档案拥有易损等不足，因而应配备专业档案设备，将干部人事档案存储的安全性有效提高。其次，应在档案室内部安设人事工作间，并进行电脑、打印机等硬件设施的配置，给人事档案工作提供便捷。最后，还应加强人资配置，构建专业高效的管理队伍。

3.5重视资料归档工作

对于干部人事档案管理而言，资料归档有着至关重要的地位。由于资料归档具备鲜明的长期性及复杂性，因而应构建完善的归档制度，将各环节规范性有效提高，进而将归档工作的科学性及标准性全面提高，提升工作实效。首先，应将归档流程明确下来，严格遵守流程展开工作，促进归档工作不断趋于流程化及标准化方向发展^[6]。其次，应构建人事信息补充机制。对于档案管理人员来讲，应提高对档案材料审核的重视程度，一旦发现缺少资料，应通知相关人员进行报送缺失资料，将干部人事档案的全面性与准确性有效增强。再次，还应对档案管理全流程进行细化。根据档案产生、归档及流转等，制定出科学的规章制度，将各流程具体分工明确下来，保障归档工作和其他工作具有良好的衔接性。最后，应提高归档工作的监督考核力度。定期对归档工作展开监督考核，能够将员工责任意识有效提高，防止归档工作存在形式化的情况，进而确保归档工作的质量及效率。

3.6加强材料分类整理

现阶段，能够将干部人事档案材料划分成10个类别，如履历材料、政审材料等。当完成资料收集之后，应根据材料类别进行归置整理。对于材料收集，应注重下述几方面内容。首先，应按照进行材料的收集以及整理工作。材料如果能够达到归档要求，应在接收一个月内将材料归置于本人档案，并且在1年内应进行整理归档，还应定期展开材料的催收工作。其次，应确保收集到材料的规范性，归档材料应为办理完毕的材料，需具备正式性。若为组织部门进行归档的材料，应具备组织部门印章。此外，关于处分决定或者是调查结论应具备本人亲笔签名，如果未具备签名，需要由相关组织将具体情况标注清楚。尽可能不使用复印件（证书与证件除外）。最后，应保障材料的完整性。对于成套干部人事档案材料而言，应具备完整性，若存在关联材料缺失的情况，需要登记以及补充收集，还应对连续形成材料进行跟踪收集。

3.7构建运行机制

在完成档案集中接收之后，各项工作进入常态运行。应将干部人事档案管理部门的服务功能全面发挥出来，加强档案接收以及保管、建设数字化档案等各项常规工作。与此同时，还应将行政辅助职能有效发挥出来，完善服务干部等工作，加强业务培训，注重人员团队建设。还应注重先进科技的运用，促使工作不断趋于标准化、规范化及高效化方向发展^[7]。首先，应保障档案的安全性，对档案进行定期盘点，并加强安防设施的检测，提高对消防应急演练的重视程度，确保档案具备良好的存储环境。其次，应注重档案管理以及信息技术的有效融合，通过数字档案提高档案的利用效率。对于纸质档案，原则上不予外接，缩小并把控可接触档案资料的人员范围，避免存在纸质档案被恶意篡改及使用损耗等问题。最后，还应将档案集中资源有效应用起来，通过典型案例教学及以干代训等展开培训，促使队伍建设不断朝着常态化及标准化方向发展，纠正交出资料后就不再关注资料情况的行为，防止存在工作断层、脱节等情况。

3.8提升工作执行力度

通常情况下，干部人事工作具有鲜明的复杂性，具备涉及面广、管理环节多及制度严格等诸多特征。即使干部人事部门将责任意识不断提高，并秉持公正透明原则进行工作。然而在实际工作中，仍存在档案管理工作执行力度有待加强的情况，对干部人事工作发展造成一定制约，因而应将工作执行力度有效提高。对于上级政策需要严加执行，并和实际工作相结合。还应加强内部管理，将人事档案工作各个环节的规定与要求确定下来，促使工作更加高效化以及标准化。此外，还应促进档案管理智能化与规范化建设，将管理工作实效有效增强。

3.9提高培训力度

应设计健全的培训计划，提高培训力度，将档案管理人员素质全面提高。对于档案管理人员业务能力及思想作风等方面应提高监管力度，并通过科学的引导，促使档案管理人员可以满足新形势下档案管理工作的实际需求。也应提高对素质教育的重视程度，加强档案管理责任意识的培养，将其社会价值有效发挥出来，提高档案管理人员职业认同感及自信心。

在提升檔案管理人员素质的过程中，应完善相关培训，加强其学习能力的培养，通过系统性的培训，运用自主学习、讲座等多元化的教育方法，将素质教育全面落实^[8]，还应注重短期教育实效检查计划的制订，将干部人事档案管理水平有效提升。除此之外，应提高对档案管理人员综合能力的培养，将时代创设出来的有利条件运用起来，通过现代化管理方法，对档案信息资源进行全面与高效的开发。对于政治素养教育而言，应督促档案管理人员进行政治学习的参与，提高对社会主义建设的参与度。关于业务技能培育，应鼓励档案管理人员构建扎实的专业知识体系，加强对先进技术的研究与运用，将干部人事档案管理的效率与质量有效提升上去。

4 结语

总而言之，基于新形势下，提高人事干部档案管理工作的质量与效率有着重要的价值。因而应探究出科学合理的策略，完善人事干部档案管理工作。应提升重视程度，构建完善的档案管理制度，加强信息化建设，完善基础设施建设，重视资料归档工作，加强材料分类整理，构建运行机制，提升工作执行力度与培训力度。进而将人事干部档案管理工作效率以及质量有效提高，确保档案的准确性与真实性，将档案的利用率有效提高。

参考文献

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