基层检察机关诉讼档案管理解析

佘鹏

摘 要：检察机关诉讼档案是各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的诉讼文书材料。它具有透明化诉讼过程、实质化法律规范、体现诉讼程序等特点，并在证据证明、案件复查和普法教育方面具有重要价值。本文针对没有明显的档案意识、缺乏足够数量的专业人员、开发利用不合理等问题，有针对性地提出加强专业人员配置，做好专业队伍建设、构建完善的制度体系、保障档案管理的合理性等解决对策，对做好新时期检察机关诉讼档案管理工作具有积极的指导意义。

关键词：基层检察机关;诉讼档案;管理

引言

根据《人民檢察院诉讼档案管理办法》相关规定，检察院诉讼档案简单来说是各级人民检察院，通过依照法律进行办事时可以进行保存的各种资料。这些资料大多数是在案件调查中所形成，是一种文件证明材料，也是与案件直接相关的材料，更是记录整个案件活动的关键性资料，在某种程度上来看还是检察机关顺利落实国家政策方针、实施法律监督的保障。

一、基层检察机关诉讼档案信息化管理建设的必要性

一直以来基层检察机关在档案管理方面都采用传统的工作模式，需要投入大量人力、物力与财力资源成本，难以有效提升档案维护管理工作的质量与效率。在信息技术高速发展的时代背景下，档案管理工作模式也逐渐发生变化，档案管理信息化建设工作逐渐被人们关注，在信息技术支持下能够对档案信息进行分类与整理，并实现对数据档案信息的整合与共享。基层检察机关档案管理信息化建设工作不但可以有效节约各种资源成本，对基层检察机关档案资料信息化、规范化管理有重要的影响与意义。

具体分析：其一，在计算机存储模式下能够有效节约空间资源。基层检察机关办公用房资源紧张，应用信息化模式进行档案管理工作，可以有效缓解办公用房资源紧张问题，并且在信息技术支持下，能够实现数据快速传递与分享。其二，在信息化管理模式下搜索查询信息，能够有效提升档案查询的时效性。传统纸质档案数据量较大，档案信息种类繁多复杂，在档案查询过程中准确性不高。然而，在信息技术支持下，通过关键字便可查询需要的档案数据。其三，管理方式更加科学，解放人力劳动。信息化档案管理模式下，使得档案资料不受时间、地点等条件限制，档案管理人员便可根据使用需求通过简单的操作获取相关信息，整个查询过程耗时短、无须投入大量人力劳动。

二、检察机关诉讼档案的特点

1.透明化诉讼过程

检察机关诉讼档案专业性较强，具有一定的保密性，是国家档案不可缺少的一部分，包括检察机关所办理的刑事诉讼案件、民事诉讼案件、行政诉讼案件等，案件类型的分类是严格按照诉讼相关法律执行的，相关工作人员会按照规定流程做好对应的归纳整理工作，整个案件从接手到结案都必须严格整理，目的是不令其失去档案功能。还有一个优势，检察机关诉讼档案管理的卷宗形式非常单一，只按照时间要求进行记录便可以，非常利于记忆。

2.实质化法律规范

一定程度上来讲，档案是凭证的一种，所以检察机关诉讼档案具有法律诉讼效益，也同样具有强制性的约束力度。案件诉讼当事人能够结合其维护自身合法权利，并且这样的法律效果更强，不受约束，包括该检察机关诉讼档案相关的庭审笔录、阅卷笔录、检委会决定等都可以作为法律凭证。

三、检察机关诉讼档案的意义

1.是一种证明证据

检察机关通过查阅诉讼档案，可以为追诉漏罪、累犯时及时提供证据。举例来说，侦查机关移送案件至检察机关，行批捕、起诉工作时，在这个过程可能会发现在案件调查过程中，犯罪嫌疑人构成累犯，又或是在此之前有漏罪的，但侦查机关移送案卷材料少了这一部分的证明材料。此时，查阅检察机关之前所办理的归档诉讼档案，将材料调取，分析其是否存在遗漏追诉的罪行，又是否存在累犯的情况。诉讼档案可以更好地维护法律，可以更好地打击犯罪，让司法更加公平公正。

2.帮助案件二次调查

检察机关的诉讼档案能够为案件再次调查提供辅助作用，帮助案件更具有合理性。比如，检察机关在进行抗诉法律监督相关工作时，为提高人民群众抗诉和维护合法权益的效果，需对整个案件相关信息进行反复确认，这种情况下，如果能够通过阅读案件诉讼材料便能够准确掌握情况、知晓申诉人合法权益需要在哪些方面做出调整。

3.具有法律教育作用

现实生活中，检察机关也同样担任着法律知识的普及与教育责任，检察机关办理案件的过程，也是梳理案件整个情形的全过程，可以将案件作为例子为大众提供讲解，并且对于当事人来说也具有现实性的教育意义。社会每年都会在特定时间组织相关的法制学习，这时，检察机关便可以将案例作为实质性教材，进而对大众进行警示教育。

四、现实中检察机关诉讼档案管理方面的问题

1.没有档案意识

检察机关办理诉讼案件在时间上都要求明确，并且，基层案多人少的现状较多，存在着很多矛盾，因为检察机关的档案工作人员以及办案的工作人员，他们的档案意识不足，所以导致输送档案在收集过程中，出现缺失或者是不及时的问题。再加上案件办理需要一定时间，所以诉讼材料不被明确安放的情况也会出现。

2.缺乏足够数量的专业人员

结合基层检察机关工作情况进行分析，担任相应工作的很多是非专业人员。诉讼档案管理人员大多是从其他办公室或者其他部门调过来，也就是说从事档案管理工作的人员所具备的专业知识以及背景不充分，这种情况也在一定程度上造成基层检察机关诉讼档案无法规范化进行下去。

3.不合理的开发及运用

档案的真正价值是被开发和利用，检察机关诉讼档案案件应该符合“为办案服务、为领导决策服务、为社会服务”等原则，但是受制于专业人员的缺乏以及能力不足。档案信息管理技术条件不允许等因素影响，导致诉讼档案的利用率以及开发率较低，档案无法实现正确利用的问题也很明显。

4.侧重纸质方式

随着法治社会建设的不断深入，民众法律意识不断提升，基层检察机关案件受理量也随之增加，档案数量呈逐年上升趋势，基层检察机关人少案件多的问题也随之加剧，部分基层检察机关的工作人员年龄相对较大，在日常工作过程中，依旧侧重纸质档案管理方式，在电子档案管理方面认识不到位，虽然能够将案件内容及时录入计算机系统中，但忽视了备份工作的重要性，一旦计算机系统发生网络故障，容易造成档案丢失或损毁的现象。

5.基层检察机关在信息化管理方面存在问题

目前在相关的档案管理中，已经逐渐将计算机技术渗透其中，并在档案存储与检索方面发挥显著优势。但从当前一些基层检察机关的档案管理工作情况来看，其中存在一些问题有待进一步改进。首先，在具體实践过程中，更侧重对信息资源管理，档案管理信息化建设要应用到整个诉讼过程中，但在实际管理过程中对这方面的重视工作有所欠缺，难以有效发挥出信息化档案管理的功能作用。其次，档案人员素质有待提升，大多数档案管理人员并不具备灵活熟练操作现代化档案管理系统的能力。在计算机技术广泛普及的时代背景下，基层检察机关在档案管理过程中只掌握档案检索操作方式，并没有将计算机系统的其他功能有效发挥出来，如：档案管理培训学习等，还有些档案管理人员对电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等业务操作不够熟练。最后，缺乏系统规划与技术支持。部分专业应用软件开发工作与综合档案管理系统建设缺乏统一性，信息化建设尚未形成协调统一、统筹兼顾的管理系统。此外，档案信息化建设缺乏长期目标，数据格式并没有建立统一标准。在这样的情况背景下，基层检察机关档案管理信息化工作无法适应现有的时代需求，受传统管理理念影响，导致一些工作人员没有对现代化的工作形成全方位的认知，造成信息化工作效率过低，出现各级档案管理工作发展不一致的现象。

五、检察机关诉讼档案管理应对策略

1.加强专业人员配置，做好专业队伍建设

由于司法机制完善、办案数量增加等因素，所以相应部门需要重视诉讼档案管理工作，加强管理方面的领导，如可以成立专业小组、建构专门档案管理工作部门对诉讼档案进行管理。并且结合检察机关实际情况，分配对应的档案管理工作人员。同时，还应该定期对档案管理工作人员进行专业化培训，要求其具备专业知识、相关法律业务知识、现代化信息技术操作能力等，确保工作人员具有良好技能以及综合素养。

2.完善制度体系，确保档案管理的科学合理

因为司法档案方面规范比较严格，检察机关诉讼档案管理需要遵守一定规范。按照法律方面的严格要求以及相关法律法规对档案进行整理、完善。并且，还应该完善诉讼档案交接管理制度。档案管理工作人员在准备接受该项工作之前，应该跟随相关办理部门做好必要的诉讼资料收集整理工作，一致化的进行编制目录处理，接着再将诉讼档案进行数据库归档处理，按照顺序进行诉讼档案上架，确保诉讼档案管理高效合理化的进行。

3.加强管理力度，利用现代化信息技术

由于现代办公大多采用信息化技术应用，能够简化工作流程，检察机关档案管理工作也应该纳入现代化信息技术，在这方面加大投资，使诉讼档案管理信息化，达到现代化管理层次。档案管理工作也应该势必做好数字化档案室建设，并且建设专门的数字化档案管理场所，提供数字化档案教室不可缺少的计算机、扫描机器、装订机器等，运用对应的网络线路，对案卷进行归档整理，做好相应的资料归纳。运用计算机等信息技术网络，实现书上档案管理的网格化以及现代化。另外，通过物理隔离、密钥保护、配备温湿度自动调节系统，进一步加强诉讼档案网络管理的安全性。

4.注重调节，灵活进行档案资料的开发与利用

在当前模式下，由于大众对于司法程序以及权利方面关注度增加，对自身合法权利的保护，需要不断提升要求。所以各检察机关要重视诉讼档案资源的利用以及开发工作，加强普法宣传教育，做好诉讼档案编研将档案资源信息实现最有效的呈现，提高服务能力以及技能水平。如果遇到一些较为典型的案例，还可以将其加工细化印在宣传手册上，进行大规模的普法宣传，再对外进行宣讲，这样一来能够对群众正确认识犯罪、了解犯罪计谋、如何正确利用法律武器保护自己等起到促进作用。不仅如此，正确利用新媒体技术，比如通过微信、微博、短视频等线上传播方式，采用大规模诉讼档案的普及及宣传工作，最大限度地确保档案资源的利用以及开发价值。

5.加强硬件管理，纸质与电子并行

基层检察机关经费有限，在落实档案信息化建设硬件设施后，在档案信息化要求不断提升的背景下，需要及时解决加强硬件系统建设工作。将信息化档案管理系统硬件升级工作纳入单位年度预算，及时更新相关的技术设备，并对老旧的档案柜、保密柜等进行定期维修与更换，确保基层检察机关档案设施健全的功能与作用满足实时要求。积极主动尝试统一应用系统，将相关数据录入档案管理软件中，提升档案管理质量与效率。

6.提升诉讼档案建设总体质量

在案件侦办过程中，各种各样的文书资料与档案资料的产生与整理，是推动诉讼档案建设工作有序进行的重要基础，需提升基层检察机关档案诉讼建设工作总体质量与成效。首先，案件相关负责人要对文书材料的形成过程与整理分类工作进行全过程监督与监控，保证所有材料的真实性与准确性，有序开展各项检查工作，及时整改不符合规范标准、不够全面的工作，有序做好档案排列工作，一般情况下，会根据档案材料的名称、类型、时间等开展排序工作，并且要保证所有材料齐全。案件的封面与目录要与内部资料相一致，在填写各种材料名称与档案编号时，要应用字迹持久的墨水，做到字迹真实、清晰、精准。最后，在对各项材料进行归档的过程中，需要的根据相关的规定标准进行，明确具体的保管期限，以此提高诉讼档案建设总体质量。

结束语

综合以上内容，检察机关诉讼档案是长期基础的系统性工程。需要具有高素质的管理团队，同时需要完善相应的规章制度，加大信息化建设的投入，完善档案知识的普及和宣传。这样才能充分发挥档案的作用以及凸显其价值，更好地为检察事业发展服务。

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（作者单位：山东省平邑县人民检察院）