新时期提升人力资源档案管理工作的策略

黄文胜

摘 要：人才是企业的重要战略性资源，也是人力资源管理的主要对象。在人力资源管理工作中，人事档案管理是重要的组成部分。本文对档案管理在人事工作中的重要作用进行分析，进一步探讨影响人力资源档案管理实效性的主要因素，并提出针对性策略和档案信息化管理建设建议，旨在为相关人士提供有价值的参考。

关键词：人力资源管理;档案管理;信息化建设

引言

人事档案可以简单理解为在企业人力资源管理与人事活动中形成的员工信息资料，作为人力资源管理的重要组成部分和主要工作内容，企业可以通过人力资源档案进一步查看了解员工的基本工作情况、教育背景、才能品行。既是绩效考核的第一手资料，又是人才选拔与任用的重要依据。为了更好地推动企业人力资源管理工作的稳健发展，应全面提升人力资源档案管理的质效水平。

一、档案管理在人力资源管理中的重要作用

1.明确人才管理方向

人事档案是人力资源规划和管理的重要依据，在人事档案中不仅包含着企业当前任职人员的信息与数量，更反映着企业整体的人力资源管理和应用水平。通过完善人事档案可以为企业人才供给与管理提供更科学的依据，在人事档案的归类、整理和分析中，可以进一步明确企业所需要的人才种类，了解企业的人才后备存量和晋升退休信息，档案管理人员通过将员工档案信息反馈给人力资源管理人员，可以使人才管理工作的方向更明确，保证企业人力资源管理的科学性与规划的前瞻性。

2.保证招聘合理公正

当前，企业人才招聘的方式分为外部招聘和内部招聘，外部招聘是企业公开向高校和社会进行招聘的形式，内部招聘则是从既有员工招聘与筛选人才的形式。然而在员工招聘的过程中，一些招聘专员受地缘和业缘关系的影响，会对自己的校友、老乡“开绿灯”，通过降低岗位条件和录用标准，鱼目混珠，不仅降低了企业的招聘活动质量，还未起到人力资源开发和应用的目的，有违公平公正、择优上岗的招聘原则。而通过对招聘员工的个人档案进行分析，可以保证招聘人员安排的合理性，提高人才招聘的质量。

3.科学开展培训活动

定期开展职业教育和岗位培训活动，是企业人力资源管理的重要内容，更是充分发挥企业员工潜力，提升企业竞争力的重要切入点。

4.设定职业发展路径

在人力资源档案的管理中可以进一步了解企业员工的受教育情况、专业特长、工作表现、职务调动等工作信息，有利于帮助员工进行职业发展规划，为员工安排更适合的工作内容。通过适当的目标设定和多方位激励手段，充分发挥员工的个人所长，实现人尽其才。

二、影响人力资源档案管理提升效果的主要原因

1.对档案重视度不足

档案管理是企业人力资源管理工作的重要内容，要保证管理的常规化和日常化，才能确保其为人力资源管理提供可靠的员工动态信息。然而长期以来，许多企业都未能认识到人力资源档案管理工作的重要性，在档案管理部门的规划设置、人才培养、资金设备等方面的投入力度不足，不仅缺少专业性强的人事档案管理人员，相关硬件设备的升级和软件的更新也不及時，档案管理边缘化问题严重。往往只在有人事调动需要时，才对人事档案进行整理分类和分析，严重影响了企业人力资源管理工作的有序开展。不仅如此，由于单位重视度不足，人事档案管理的观念相对落后，虽然引进了信息化管理设备和软件系统，但许多档案管理人员还坚持着纸质化的管理模式。在新经济发展环境下，档案管理的质效水平不高，在提取相关人事资料的过程中，浪费了大量的时间成本。

2.档案管理基础薄弱

正如上文所述，由于对人力资源档案管理工作的重视度不足，整体的开展程度不深，缺乏扎实的管理基础。在实际调查中发现，许多企业部门的人事档案并未完全整合到人事管理部门，而是由各部门自主管理，造成人事档案管理职责权限模糊，存在分工不明确、不合理的问题，不仅在出现管理问题时无法找到负责人，还加大了整个档案管理工作的难度。由于人事档案管理存在的漏洞，导致档案管理内容上还存在许多不合理的地方，严重影响了相关管理人员才干的发挥，在日常工作中无法充分发挥相关管理人员的主观能动性和积极性，影响了实际执行效率和质量水平，难以发挥人力资源档案管理的核心价值与重要作用，影响企业在新时期高质量转型。

3.管理人员素养不高

人事管理工作涉及的内容庞杂，其中人力资源档案管理人员综合素养和业务水平会直接影响到档案管理水平。随着我国经济的高质量发展，在实现人力资源档案管理规范化、标准化和特色化的过程中，离不开业务能力强、管理经验丰富、职业素养较高的复合型人才。现阶段，受人力资源档案管理重视度不足、管理基础薄弱及思想观念存在滞后性的影响，许多企业并未针对内部人力资源特点设置专门人事档案管理专员，大多是由行政管理部门统一管理，不仅专注性不足，而且专业档案管理水平不高，无法针对企业的人力资源发展需求进行科学深入的研究，难以胜任新时期人力资源档管工作的需要。

三、提升人力资源档案管理质量的策略分析

1.提高档案管理重视度

为了有效提升管理质量，企业领导和管理部门应全面深入地认识到档案管理对企业人力资源管理的重要性，正确认识新时期人力资源档案管理的关键点，充分认识强化人事档案管理对提升企业核心竞争力的作用，并将该项管理工作纳入企业可持续发展的战略决策中。在新经济环境下的人资管理工作中，务必要加强对档案管理的系统认识，从夯实人资管理与档案管理基础入手，全面支持人力资源档案管理工作的有效落实和科学推进。自上而下地强化人事档案管理意识，形成管理认识梯度，实现档案管理工作的全覆盖，将人事档案的收集、整理、分类、建档、调取等一系列步骤形成标准化流程系统。

同时，还要加大对人事档案管理的资金、技术与管理投入力度，提供坚实后方保障。通过进一步完善档案管理工作的基础设备设施，引入更先进且操作便捷的档案管理设备与软件系统，构建智能档案室，以此来提高人力资源档案管理的效率和质量，全面提升档案管理执行力度，保证档案识别的精准性，提高档案归纳整理的完整度。不仅如此，为了更好地保证档案管理的安全性，对于纸质档案要加强消防安全警报，并做好电子信息的及时录入与更新。确保有效优化人力资源配置，为招聘、选拔和晋升等人事变动决策提供更科学、真实、可靠的信息数据，使档案管理成为发现和培养“千里马”的“伯乐”。为了更好地加大管理力度，企业领导和管理部门人员还要及时了解和掌握人力资源管理人员在档案管理中的困难与问题，帮助其及时解决。相关的档案管理人员，也要积极树立正确的人事档案服务意识，通过化被动为主动，从改变自身观念和能动意识入手，积极为各部门人员提供建档、归档、查阅与调取服务，全面提升档案服务体验，扭转一直以来档案管理工作的边缘化格局。

2.完善档案管理基础制度

首先，要建立更健全的人事档案管理制度，通过不断完善基本制度，切实有效地推动相关工作的顺利进行。通过完善人力资源档案管理制度，进一步明确部门和岗位的分工权限，全面深入地分析企业内部人力资源档案管理现状，制定岗位责任制度。以完善合理的制度体系，有效约束和监督相关从业人员的行为，以责任落实到人的方式避免推诿情况的出现。

其次，要加快人事档案管理的规范标准建设，在企业的高质量发展改革规划中，将档案管理建设作为未来发展的主要方向。还要积极引入精益化管理模式，明确人事档案管理工作的开展标准、实施方法和执行要求，保证归档范围的合理性，不断精简工作模式。考慮到部分企业的经营管理特点，人才需求量大、人事档位变动较为频繁、人力资源档案更新速度快，相关管理人员还应加强汇总收集，在坚持精益化管理的过程中提高归档、建档与调取服务时效性，缩短采集、编撰、存储的时间。另外，针对人才招聘、选调与晋升，还要制定专门资料的收集管理办法，例如，员工入职后的工作表现和业务考核等相关信息也要作为档案管理内容，以此来保证人事档案的真实性和参考价值。

最后，要加强纪律监督，进一步完善相关管理人员的考核与奖惩制度。企业人资档案管理工作既要严格遵循国家相关法律法规，还要结合企业自身发展需要，制定特色档案管理办法，以此来有效引导档案管理工作的制度化发展。在健全纪律监督机制的过程中，应着眼于基础的档案资料收集，对于不符合归档要求、不翔实、不完整的材料坚决拒绝归档，确保人力资源档案管理工作的有章可依、有迹可循。为了更好地保证人力资源档案管理制度的有效执行，还应采取合理的奖惩机制，以此来更好地调动相关管理人员的主观能动性和积极性，通过定期检查及时发现人力资源档案管理工作存在的不足和困境，及时解决。针对违反管理纪律的情况，不仅要及时纠正，视情节严重程度还要以国家相关法律法规为基准，追究相关涉事管理人员的责任，以此保证赏罚分明，提高档案管理工作的执行效率。还要对人力资源档案管理人员的工作表现进行不定期审查，例如档案等级的及时性、档案管理的规范性，对于工作完成度高的管理人员应给予适当奖励，对存在操作失误或渎职懈怠的人员要及时追究责任，以此来确保档案管理工作的秩序。

3.提升管理人员专业素养

作为管理制度与工作开展的实施主体，需要具有档案管理与人力资源管理的专业知识，能够有效地识别不同信息资料。还要有丰富的管理经验和部门沟通协调能力，最重要的是要有岗位责任意识与法律意识，能够坚持公平公正的档案管理原则。因此在人力资源档案管理人员的专业素养提升中，可以从以下方面入手。

第一，要先端正人力资源档案管理人员的工作态度。态度决定意识，意识指导实践行为。在新时期的人力资源管理工作中，整体市场环境复杂，面对各种各样的考验与利益诱惑，企业应重点加强相关工作人员对自身工作的认同感，以核心价值观为科学指导，提高管理人员对自身岗位重要性的全面深入认识，充分调动主观能动意识，积极开展人力资源档案管理工作。

第二，企业要重视对人力资源档案管理人员的岗位培训和职业教育，针对性地提高专业知识和业务技能，通过定期开展业务训练、岗位进修与学习调研活动，有效提高管理人员的专业水平。同时深入挖掘和培养管理人才，发挥骨干作用，提高整体管理工作的质量和效率。除此之外，还要积极鼓励人力资源管理部门人员学习和创新业务管理方法，使其养成终身学习的职业发展观念，持续提高管理人员的个人素养和综合能力。

第三，还要加强对管理人员的思政教育，使其不断提升对自身岗位价值的正确认识，坚持政治核心领导地位，保证人资管理部门的优良作风，保证各项人事调动和录用的公平公正，从企业自身出发，保证整个人才招聘环境的廉洁清朗。

第四，企业应根据内部人力资源管理的实际情况，对人资档案管理部门进行彻底的资源配置优化，加快建成高素质、高水平、高层次的复合型人力资源档案管理人才队伍，以此来更好地发挥人事管理作用，促进企业的可持续发展。

四、其他建议

在新经济常态化的背景下，人力资源管理工作也要与时俱进，为了更好地提高人力资源档案管理的质量和效率，应积极开展信息化建设，以下是关于提升信息化水平的几点建议。

第一，要尽快创建人力资源档案管理的数据信息库，全面完善档案信息网络。档案管理的信息化建设，其本质是为了提高管理效率水平，加大对档案安全的保护力度。在创建企业的人力资源档案数据库时，应根据纸质的人资档案目录进行著录和标引，在通过电子扫描设备将纸质资料载体中的信息数据内容转化为数字化形式，保存在计算机内，形成企业的人力资源档案数据库。除了文字记录形式，还可以建立图片、影像档案，进一步丰富档案形式。

第二，还要结合企业各部门的实际人事管理情况，建立人事档案的信息化管理局域网，以人力资源管理部门发挥核心管理作用，企业各部门针对业务进行分级管理，构建归档建档、信息查询、档案调取与信息核实的一体化平台，提供更便利的人事档案服务。

第三，应提高档案信息管理的安全性。不同企业单位的人力资源档案存在普遍性与特殊性，因此人力资源档案资料的保密等级也有差异性。在档案信息化管理的过程中，离不开各类信息化设备和应用软件，难免会受计算机运行操作特点的影响。为了避免档案资料泄露或被恶意篡改，人力资源档案管理部门应加强与各部门人员的沟通，在及时更新和查看档案资料的同时，还要充分认识到保证人力资源档案安全性的重要意义，通过全面加强计算机硬件和软件的保密性与安全性，构建自动存档备份的管理模块，保证档案资料的完整性。

第四，在保证档案服务便捷性的同时，还要针对信息化档案系统设置访问权限，通过严格管理和动态化全方位监控，保证档案信息录入和传输过程中的安全性与保密性。相应地，还要在加强信息化档案资料保密等级的过程中，提高计算机系统的防火墙防御能力，以此来有效避免企业内部人事管理资料泄露，防止不法分子的恶意攻击，提高档案管理工作的安全性与可靠性。

第五，综上所述，人力资源档案管理工作对企业的可持续发展有重要意义，为了更好地通过人力资源档案明确企业人才管理方向、保证招聘活动合理公正开展、全面发挥人才潜能，相关企业不仅要正视当前存在的不足与问题，还要深入探究影响人力资源管理效果的主要原因，并通过积极采取有效策略，提高对档案管理的科学认识，完善人力资源档案管理制度，全面强化管理人员综合业务水平。同时还要加快档案管理的信息化建设，以此来进一步开创新时期企业人事工作新局面，推动企业良好发展。

参考文献：

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[4]薛翔芸.探究如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].老字号品牌营销，2020

（作者单位：福建省邵武市劳动就业中心）