新形势下医院档案管理工作的新思路研究

孔令超

摘 要：医院档案管理工作是对医院发展过程中有价值信息的收集、分类、汇总，是医院信息资源的核心部分，在新形势下医院档案管理工作也需迎合医院新的发展需求。本文将从新形势下医院档案管理工作的发展方向出发，探讨新形势下医院档案管理工作的开展现状，分析新形势下医院档案管理工作的创新思路，并研究新形势下医院档案管理工作的革新途径。

关键词：新形势;医院;档案管理;创新思路

引言

伴随着医疗制度改革，现代化医院管理有着更高要求，要求医院健全信息管理制度、加强信息化和规范化建设，医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，也需创新思路，促进医院各项事业的进步与发展。

一、新形势下医院档案管理工作的发展方向

在新形势下医院档案管理工作的发展方向主要表现在三个方面，第一个方面是需要加快档案收集、汇总、查询的速度，在传统档案管理工作中往往需要人工进行处理，不仅会耗费大量时间，而且在网络信息普及的社会背景下，数据信息海量增长，人工处理各类信息的效率已经难以满足档案管理需求。第二个方面是需要扩展档案信息的收集范围，在社会进步发展背景下人民群众对于医疗卫生的要求更高，医院需要掌握更多的信息内容来服务医疗工作，通过扩大档案信息的收集范围，增加有用、有益数据信息的获取量，从而提升医院服务质量。第三个方面是档案管理水平需要提高，在医院现代化发展过程中，医院各个部门、科室以及工作内容都发生了革新，医院整体运作水平正在不断增强，这也要求档案管理能够满足现代医院发展的各方面需求，促使档案管理水平的强化。

二、新形势下医院档案管理工作的开展现状

1.现代化理念不够深刻。医院虽然进行了现代化、信息化的建设发展，但是医院管理层以及医务人员本身对现代化发展理念认识较为浅薄，相关工作依然较为传统，在医院档案管理工作中需要医院各个科室的全面配合，而当科室人员现代化理念缺乏时就会对档案管理工作产生影响，难以发挥出医院档案管理工作的作用。而且医院在现代化发展中往往会以医疗技术为主，注重医院的社会效益和经济效益，对医院内部人力资源、信息资源、管理工作的投入较少，导致医院缺乏创新管理意识，这将影响医院未来的发展。

2.信息化设备不够普及。档案管理的新型工作模式应当是借助网络信息优势将传统人工收集、汇总、分类的工作由计算机自动化进行。而在医院信息化建设发展中虽然建立了医院信息管理系统（HIS）、患者关系管理系统（CRM）、医院临床信息系统（CIS）等信息化系统，但是在医院档案管理方面依然是以计算机基础设备为主，只能满足基本的档案使用需求，当出现大量科室或部门查询档案时就会出现供不应求的问题，档案管理人员无法在短时间内提供大量服务，甚至会影响医院各个部门的后续工作，难以达成现代化医院的运行服务要求。

3.复合型人才较为缺乏。新形势下医院档案管理工作形式也发生了巨大变化，信息化、智能化管理工作成为当前档案管理的主要方式，而医疗服务本身作为一种相当复杂的工作，涉及数个方面的专业信息，这对档案管理人员提出了新要求，不仅需要掌握一定医院运作知识，而且还需具备一定信息技术能力，能够有效运用相关软件系统开展档案管理工作。但是当前具备丰富经验以及信息技术能力的人才较为稀缺，也影响医院档案管理工作的有效展开。

三、新形势下医院档案管理工作的创新思路

1.升级并完善档案管理。在新形势下医院档案管理也需更新换代，升级并完善档案管理相关内容。将传统依靠人力整理、分析、处理的工作形式进行转变。创新方向就是通过计算机设备、先进的软件系统、医院网络平台开展档案管理工作，从根本上改变传统档案管理模式，杜绝再出现档案缺失、档案查询效率低下等问题，要确保管理人员在实际档案管理工作中能够运用信息系统开展档案管理，可以实现快速收集、分析、汇总相关档案文件。而在完善档案管理过程中要注重与医院建设发展相互配合，优化传统档案管理工作方式，加强各个方面的提升。例如当前对于全过程、全生命周期的管理较为注重，档案管理工作也应加强对档案中全面、全生命周期的完善。比如将纸质档案转变为电子档案，利用网络或计算机存储电子档案，继续细化档案类别，通过二维码、编制等方式完善档案管理配置，实现高效分类档案，在整理档案、查询档案时能够迅速快捷，大幅提升档案管理工作效率。

2.运用信息化管理系统。信息化系统是档案管理创新的根本，在医院信息化建设过程中，档案管理也需与信息化系统相互融合，利用计算机管控各类档案，并进行分类、收集、整理档案等工作。信息化管理系统是档案管理工作创新的必然趋势，也是医院现代化发展的必经之路。加强信息化管理系统与档案管理工作的联系可以使档案管理工作得到极大提升。例如共享档案信息，调整档案信息数据，将档案分门别类，全部纳入信息化管理系统之中，灵活运用信息化管理系统便能够有效提升档案管理效率，助力医院的现代化发展。

3.转变传统档案管理理念。不仅是档案管理人员，医院所有工作人员都应树立起管理理念，医院管理层应采用全新管理观念，改变老旧的管理方法。使医院所有科室、部门都能重视起医院内部管理、医院档案管理都已经发生改变，需要工作人员积极配合。比如在传递相关资料文件时以电子版形式传输，可以减少档案管理人员将纸质档案转变为电子版的时间，而且工作人员也需具备一定程度的档案管理知识，在档案、病历、资料、文件、处方的制作过程中按照档案存储的要求进行打印，促使档案管理整个过程更加标准化、系统化，这对于提升档案管理效率和质量十分重要。

4.加強档案管理人员能力。档案管理人员的能力是档案管理工作开展以及创新发展的关键，在档案管理工作创新过程中，也需注重对档案管理人员的培训教育，学习运用信息技术、软件系统处理档案，在管理过程中能够灵活运用信息化管理系统为其他部门和科室提供支持。档案管理人员需要具备信息技术能力和医院运作需求的基本知识，在此基础上展开规范化的归档工作，并随着医院现代化建设逐渐提升工作能力、知识覆盖面，进一步提高档案管理工作的服务效果和质量水平。

四、新形势下医院档案管理工作的革新途径

1.强化医院档案管理体系。新形势下医院档案管理工作的革新途径关键在于具有明确的管理体系，为档案管理工作的建设发展提供方向和支撑。首先医院管理层和档案管理人员要清楚，档案管理工作的优化升级不是一朝一夕便能完成的，信息化设备、纸质档案转为电子档案、管理人员工作模式转变都需要一定时间来完成或适应，要避免为了信息化建设而导致档案升级出现问题，不能出现档案胡乱处理的状况。档案管理部门需要在创新过程中做好基本的档案管理任务，逐渐从传统模式转变为新的工作形式，这样既能保障档案管理工作的稳定性，也能给档案管理人员一定适应时间，确保档案质量和安全。然后档案管理应有一个明确的建设目标，可以借鉴三级特等、三级甲等医院或已经完成现代化档案管理升级的医院，再结合医院自身实际情况细化档案管理工作内容，使每一项工作在信息化加持下更符合实际要求。建设目标应当具备保障措施，避免成为摆设，毫无影响力。建设目标要根据相关工作内容分配权责关系，与档案管理人员以及医院其他工作人员绩效挂钩，以促进相关人员建设发展的积极性，使档案管理工作体系构建更为完善。之后要做好档案管理现代化建设辅助，通过引进先进仪器设备和系统，建立起医院档案管理系统。档案管理人员也需积极学习先进的信息技术，例如大数据、云计算、人工神经网络等科学技术，不只是要依靠计算机等基础设备，要从先进技术出发，为档案管理工作的采集、分类、统计、分析、检索提供更为准确、快速的方式。另外在信息化建设中也需注重信息安全和网络安全，需要在管理系统中设立权限，做好保密工作。

最后要发挥先进档案管理方式的优势，不仅提高档案管理工作本身的效率和质量，也要体现出档案管理为医院工作服务的效果。例如人事档案、医疗技术、财务收支、科研资料等内容，通过信息技术分析相关信息，得出医院在建设发展过程中的基本情况，利用档案数据为医院发展决策提供帮助，做好档案管理工作，将为医院建设、科研和服务等工作进步发展提供参考。

2.构建医院档案管理系统。医院档案管理系统是新形势下档案管理工作创新发展的基础，当前国内很多医院的档案管理系统多是由企业平台移植改进而来，在详细工作内容方面并不完善配套，需要构建专门的医院档案管理系统，在强化医院档案管理信息化水平的同时，提高医院管理能力。第一步要明确医院档案管理系统的基本使用功能，从系统的使用者角度出发，档案类型可分为医疗、人事、科研、设备、财会、培训、基建档案。如表1所示。

根据档案管理工作的需求，档案管理人员在系统运作中负责所有档案记录、查询、存储等综合性管理工作，需要有额外的使用功能。包括系统使用权限管理、系统维护开发审计、资料审核借阅、档案添加删除修改、对档案资料的统计分析。第二步建立档案管理信息系统的功能模块，涉及用户权限、交互界面和基本功能三方面。用户权限的设计需要根据医院具体情况而定，一般来说档案管理人员应当是档案管理信息系统最高使用者，负责整个档案管理信息系统的管理、运行。系统管理人员可以具备技术层面的最高权限，可以对系统进行维护升级。各个科室和部门则是具有一定限制的用户，可以修改自身部门的档案信息，并由系统进行备案。最低一级则是普通的访问用户，仅可以查询部分档案，访问特定文件需要申请并通过审核后方可访问。交互界面的设计只需符合医院档案运作需求即可，需要注意的是交互界面应当进行IP锁定，只准许医院内部用户进行访问。基本功能包括基本查询功能，用户可以搜索基本档案信息并调阅;管理功能主要是各部门对部门档案进行维护输入、保存、修改、提交等功能;个人信息针对用户权限和信息进行管控，用户可以进行个人资料修改，而管理人员则可设定其权限;权限审核包括待完成审核、通过审核、驳回审核等功能，由档案管理人员和部门主管负责;最后还有系统基础控制功能，包括系统管理、系统运行、系统备份等功能。第三步则是保障档案管理信息系统的安全，在网络普及的环境中，网络安全是系统运行的基础，为了避免存在安全漏洞，受到网络攻击，需要加强档案管理信息系统的安全性。应当设置访问权限，实施分级管理档案数据，运用智能入侵检测技术，并进一步增强医院内部网络的安全性，也可通过备份档案数据来避免因非法入侵或系统崩溃出现的档案损坏问题。

3.完善档案管理人才队伍。档案管理人员作为医院档案管理工作的执行者，其工作能力和综合素养很大程度上影响着医院档案管理工作的发展方向，继续完善档案管理人才队伍，对医院整体档案管理有显著的促进作用。首先要加强培训指导，在新形势下档案管理工作培训学习不应局限在传统教育模式，要结合先进的信息技术进行讲解，革新培训制度和方法，实时更新档案管理知识，从而提升档案管理人员的能力。

其次要制定档案管理评价机制，在档案管理工作开展过程中由其他部门的工作人员进行评价，通过评促发展方式来提高档案管理人员能力，评价内容应当符合医院工作实际情况，确保评级机制的科学合理，能够发挥导向、鼓励、规范档案管理人员的作用。

最后要加大档案管理的宣传，档案管理不只是档案管理人员的工作，需要医院其他工作人员积极配合协作，使各个部门的人员熟悉档案知识，了解新形势下档案管理工作的具体内容以及配合方式，从而提升医院整体的档案管理工作效率。

4.明确信息化档案管理制度

信息化档案管理制度是支撑档案管理工作现代化发展的重要内容。首先要加强档案管理工作的资金投入和技术支持，在医院信息化建设过程中将档案管理与医疗技术摆在同一层面，为档案管理信息系统建设提供必要的技术和资金帮助，确保医院信息化建设过程中档案工作能够与医院系统相互结合，流畅运作。其次要革新档案信息安全，电子档案虽然安全可靠性相比纸质记录有所提高，但是在查询、传输、借阅过程中还是存在被盗取、损坏、攻击的可能，实行数字化档案管理后必须配套设立信息化档案安全管理机制，医院工作人员在使用网络查询、借阅档案时能够按照安全机制的要求实行。最后是医院管理层要增强档案管理工作的规范化建设，档案资源不仅是医院医疗记录的数据库，也是医学科研、教育、管理的重要依据，档案管理工作规范标准也反映医院内部管理的水平，增强档案管理质量将有助于提升医院管理能力。

结论

新形势下医院档案管理工作必须要激发出新思路，沿着时代方向前行，不仅要跟上时代发展的脚步，还要不断创新发展道路。从新形势下医院档案管理工作开展现状分析，结合创新思路，明确在新形势下医院档案管理工作需要强化体系、建立信息化管理系统、完善人才隊伍、明确管理制度，才能够实现档案管理工作的高质量发展。

参考文献：

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[2]孙 伟.利用数字化网络技术做好医院档案管理工作[J].兰台内外，2021

[3]路 倩.医院档案信息化管理工作探析[J].兰台世界，2021

[4]何 伟.医院档案信息化管理模式的构建研究[J].中国新通信，2021

（作者单位：日照市妇幼保健院）