大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究

李波

关键词：大数据;档案管理;新媒体;传统纸媒;融合策略

中图分类号：G270.7;G206文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2022）05 — 0127 — 03

引言：

檔案管理工作是企业和政务部门非常重要的一项工作，能够有效地为事务决策、目标制定、人力管理、资源分配、岗位调动提供了信息支撑，因此需要得到高度重视。本文就大数据时代背景下，新媒体与传统纸媒的融合优势展开分析，提出有效的融合策略，充分发挥传统纸媒与新媒体各自的优势，以期为档案管理的科学发展做出贡献。

一、大数据时代背景下加强档案管理的必要性

在远古时代，古人记录重大事件的方式基本是用绳子，随着文字的产生及应用，人们便开始用文字来进行记录，它也成为事件记录的基本材料。自宋代开始，纸张被研发出来，事件记录更加清晰全面，国家重大政治事件、历史事件等均使用纸张进行记录，这些档案在当代被成为史书。到了如今，信息时代的到来，互联网、大数据成为热点词汇，它们的应运而生让人们感受到信息记录与传播的便捷性和时效性。而要真正发挥它们的众多优势，就要思考如何将其运用到档案管理中去。近年来，很多专家学者都在研究提升管理综合效益的方法，这些光靠传统纸媒当然是无法满足企业现代化发展的需求，因此要结合新媒体平台，使两者相辅相成，共同作用。

自中国加入世贸组织之后，就在努力追赶世界的脚步，以发达国家为目标，不管是经济、政治、文化还是军事，都得到了飞跃式提升。伴随着信息化时代的来临，大数据映入眼帘。所谓大数据，是指以计算机为存储的工具，采取信息技术来记录、存储、输出一些关键数据。大数据的记忆力很强，可以将令人眼花缭乱的数据分类存放，便于人们浏览和使用，因此应用范围非常广泛。它可以用于记录企业的财务状况、国家的GDP增长情况等，甚至还可以精确到某一年某一时间段的某一事件，详细记录事件的发生时间、过程及影响。同时它还可以用于政府管理，以便更高效地处理民众适宜。大数据还拥有备份功能，这样可以提升信息数据存储的安全性，打破了纸媒单一存储、容易损毁的限制，只需管理好磁盘，便不用再担心数据丢失。相较于以纸媒为主的档案管理模式，大数据的运用可以最大程度地减少因人为失误或自然因素导致的档案损失、遗漏等情况。

对于档案管理者来说，要懂得利用大数据的优势，把大数据技术运用到档案管理中去，改变传统管理理念，意识到新媒体与传统媒体融合的必然趋势，以完善的知识体系去迎接档案工作的改革。不仅如此，企业也要进一步健全档案信息化管理的相关规则和管理制度，确保档案管理朝着规范化、科学化、信息化的方向发展，方便使用者查找相关档案信息，减少人工管理和查找档案所花费的时间，做到毫无遗漏，避免意外。

二、大数据时代新媒体与传统纸媒融合的重要性

（一）加速扩充信息资源

传统纸媒与新媒体的融合既是大数据时代企业竞争力的主要体现，也是规范档案信息资源存储工作的有效措施。在以传统纸媒为主的时代，档案存储的对象为卷、件，受到空间、时间、人员、环境等因素的影响，容易发生案卷遗失、更新不及时等问题，管理效果不佳。其次，一些占用空间较大、数据逻辑关系不明确的档案资源无法保证存储的完整性和安全性。在大数据为时代下，档案管理人员不再局限于纸质档案的记录，而是利用计算机的海量存储空间，更新数据管理的对象，将纸质转变为数据，优化了资源的配置，这样才能满足和提高档案安全管理的相关要求。就目前的档案改革现状来看，新媒体档案管理模式基本可以消除纸媒管理的弊端，所形成的数据库还可实现云系统共享，加深了管理者与用户的良好互动，加快转变了档案存储主体的转换，促进了档案工作的长远发展。

（二）提高收集利用效率

传统媒体和新媒体的融合能够推动档案管理技术的创新发展。纸质档案不管是在记录、存储还是传输上都表现的非常滞后，容易让档案管理变得被动，即档案利用、管理的主动权无法顺利运行，都保留在档案管理者手中，使用者需要亲自到档案管理室调取资料。这种滞后性显然降低了档案利用的效率，延缓了利用时间，造成人力、物力的浪费。新媒体则在这一情况下进行了优化，云计算技术可以实现档案信息的在线处理、转换和收集，达到勒一体化应用的效果。档案管理的最终目标就是科学配置信息资源，为使用者提供良好的服务。在新媒体的驱动下，服务模式走向了智能化、多元化。管理人员可以按照使用者的信息需求提供个性化服务，从单向传播转变为多向传播。与此同时，管理人员还可以依据大数据技术的使用原则和规范，做好前置预测工作与信息统计分析，细致划分内容。利用全数据处理对象，生成完整的档案服务链条，借助互联网实现信息碎片化浏览和筛选，拓宽了档案管理的途径。

三、新媒体与传统纸媒的融合实况

（一）融合现状

通过调研数据可以看出，虽然当下传统纸媒与新媒体共同存在，但随着互联网的普及，网络用户注册数量急剧增长，新媒体单独具有的适配性、便捷性更加受到大众的喜爱。传统纸媒在携带、获取方面存在困难，受众群体不断缩减。加之在技术、政策、制度的影响下，传统纸媒的生存空间被不断压缩，久而久之，传统纸媒的生存空间将会越来越少。而且电子档案中对光盘、U盘及云端存储平台的应用也越来越普遍，凸显了传统纸媒的弊端，推动新媒体与纸媒的融合发展迫在眉睫。

（二）融合角度

要消除纸媒与新媒体融合过程中存在的间隙，就要找准融合的角度，在意识、技术、功能等方面进行研究。在功能上，要改变信息存储的方式。传统纸媒受限于存储空间、人力资源、自然环境等因素，可以借此来丰富资源存储的渠道，打造数字化管理平台。这不仅增加了信息存储量，还便于查询与获取，提高了沟通效率。要充分发挥智能化信息交换、定位识别、追踪识别等功能，让内部档案信息的记录、见证、查阅更加智能。在意识上，社会主流意识的转变为新旧媒体的融合创造了一个宽广的平台，拓宽了管理人员的眼界，丰富了精神内涵。当然，多种意识形态的融合也使得企业所处的舆论环境更加复杂，意味着档案管理工作必须解放思想，更新工作思维，在认知上重新梳理。在技术融合上，充分利用互联网、大数据、云计算等技术，发展新媒体凭条，确保需求一致。档案管理者要借助精密的仪器和存储设施整理档案，灵活操作便可实现强大的数据访问与分析处理操作。要充分挖掘数字化档案，以前瞻式预测促使业务访问的融合。

四、新媒体与传统纸媒的融合策略

（一）拓宽意识融合

在多种舆论思潮的影响下，新媒体与传统纸媒的融合趋势开创了一个广阔的融媒体时代。企业档案管理工作要搭乘上“融媒体”发展的快车，就要遵循媒体融合的原则，首先对档案管理人员、档案使用人员的思想意识进行拓展和更新。企业要高度重视档案创新管理工作，积极推进智能化、电子化管理进程。目前，新媒体平台已经成为传播时政信息、表达改革观点的重要途径。各个单位基本开通了独立新媒体平台，以实现档案的现代化管理。对此，档案管理人员要从新的发展平台中捕捉工作方法，具备主流意识，全面把握企业的生产、品牌宣传、社会问题等信息。通过新媒体平台，加强收集职工的意见，了解他们的思想动态，利用抖音、快手、微视等平台，促进职工与档案管理人员的沟通交流，及时发布档案管理的最新规范和使用规定。将信息热点融入到档案管理中去，解决传统管理方式的滞后问题，扩大普通人利用档案的意识范围。

（二）提高识别效率

新媒体与传统纸媒在实施融合的过程中，需要先建立以数据为主的系统化、整体化意识，通过增设大聚类识别功能，增强信息甄别的效率。具体来说，便是在当今时代，电子设备的可存储空间不断扩大，信息容量不断拓展，很多碎片化信息能够被集中存储，减少了纸质记录的过程。但是要对这些碎片化信息进行有效管理是存在一定难度的。由此可以发挥新媒体所具备的数据处理、分析与检索优势，完成价值数据的筛选工作。电子计算机可以自动定位和识别相关数据模型，在海量的档案资料库中进行归类并分级处理，生成一幅档案地图。这样一来，即使面对成千上万的档案资料，也能通过按图索引的方式，快速查找，避免资料过于离散的问题。

（三）构建新的链条

推进新旧媒体的融合，还需要关注档案收集环节的链条化管控，构建全过程管控模式。档案管理最终都要走向信息化、数字化、智能化的方向，新的管理链条涵盖了档案收集、档案分析、档案分级、档案保管、档案存储、档案加工与利用的各个环节，要优化档案管理链条构建，科学控制大数据的状态。一般而言，我们常见的客户端数据收集技术便是HDFS、Hadoop等，这些技术能够实时运行，让档案呈现动态化收集的效果，一个档案室终端可以对接多个存储用户，只需将需要保管的档案上传至云端，便可完成第一步的档案收集工作。而后再利用MAP、Raduc等技术，把数据上传到中心服务器上，使档案传输的效率、安全性得到提升。基于數据库功能的研究，可以综合监测数据库的变化。

（四）数字档案平台

建设数字化档案平台是促进资源开发的有力举措。数字档案的开发需要在技术层面完成平台协同，才能真正实现资源的整合。数字档案平台的建设主要分为四个方面：1.档案部门网络之间的整合;2.数字资源与其他文化资源的整合;3.新媒体平台的整合;4.协同化路径的整合。档案室有属于自己的门户网站，对外提供信息咨询服务。可以单独开辟专门的数字档案网站门户，公布相关信息，以便使用者可以快速查询，或打通各级档案网站之间的渠道，统一共建共享。要打造“数据多跑路”的服务效果，就要加强档案馆与各科室部门的合作，不能把档案室独立开来，包括各部门之间建立资源共享的机制，是解决数字资源检索困难的根本途径。

（五）优化存放规则

纸质档案在管理中，会有特定的卷内目录和编码，在存储时讲究规整有序，以便更好地服务使用者，简化办事流程，提高利用效率。企业的档案记录了本部的发展史、文化传承、人力资源管理、品牌宣传、生产效益、财务经济等各类信息，有的属于开放性档案，可供任何人查看，但有的属于机密档案，只供拥有浏览权限的人查看。这就需要档案的记录和保存要严格保密。不同的档案涉及的内容、保管要求不同，所以要制定相应的规则，确保档案管理的针对性。档案管理人员应当就档案标记的时间、卷内目录、存放编号进行分类，分类输入大数据中，由大数据进行整理、存放。需要备份的重要文件，也要建立相应的规范。管理人员要经过专业培训，熟悉档案管理规范，了解操作流程。档案要存放到正规管理区域，避免不正当行为的发生。站在新媒体的角度来看，要提升档案管理的质量，需要强大、复杂的文件管理系统，通过标准化管理系统来完善文件信息。

（六）多元参与途径

传统纸质档案管理模式已无法适应新时代的信息检索需求，线下人员缺乏有效的参与途径，使得档案开发效率低下。对此，要进一步开发新的使用群体，将原有的用户资源有序对接到新媒体平台，实现用户的数字化成长。除此之外，档案部门要推进用户融合，以便常规信息的公开与共享。内部人员可直接使用用户数据检索资源，行使正当的权利与职责，增强用户的操作体验。要实现线下、线下检索痕迹的同步更新，档案部门要对用户群体进行扩容，将线上用户向线上引流。

四、结论

档案管理的模式随着时代的发展而不断变化。在各类新技术的支撑下，各类电子产品应运而生，给管理工作带来了极大的便捷性。在大数据时代背景下，赋予了档案管理精确分类、无尽备份、存储扩容、查找快速等功能，管理人员要从多个方面对档案信息进行存储、传输和保护，充分利用新媒体平台，建立起相应规范和管理制度，合理规划和分配数字化资源，使其发挥应有价值。新媒体与传统纸媒在融合发展中必然会存在一些问题，这些都要以来先进的管理理念，创新管理模式，以完善的管理链条推动档案工作的不断前行。

〔参 考 文 献〕

[1]丛琳.大数据时代档案管理中大数据与传统纸媒的融合研究[J].科技传播，2018，（01）.

[2]乔瑞花.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].创新科技，2015（06）.

[3]滕春娥.大数据环境下档案工作转型研究[J].北京档案，2015（02）.

[4]尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究[J].兰台世界，2015（23）.

[5]李妍妍.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究[J].兰台内外，2020（03）.

[6]李烨.浅谈大数据时代下档案管理的优势与弊端[J].兰台内外，2019（09）.

〔责任编辑：侯庆海〕