办公室秘书写作策略研究

许建涛

摘 要：公文是机关单位在公务活动中，用于上传下达、处理公务的一类文体。公文的水平会对企业运行效率、形象等各个方面产生影响。办公室作为企业的核心拟文机关，其全体职员都需要具备公文写作能力。本文根据公文的实际使用情况将其特征总结为：权威性、简明性、规范性，并针对性地提出相应写作策略，希望通过系统地分析来促进办公室秘书写作能力的提升。

关键词：公文;写作;秘书

一、引言

口头语言和书面语言是人类社会进行信息交流的主要形式，公文是书面语言的重要形式之一，是党政机关、企业上传下达、互通有无、调控状况的首要工具。“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”，公文之于国家、企业就如同血液之于身体，公文的质量对企业运行效率有着较大的影响。对外，公文彰显着一个组织、团体精神面貌;对内，公文影响决策、分工、落实等方方面面，因此严格把握公文的质量关就显得十分重要。

2012年中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》其中定义了“党政机关公文”的概念，依据党政公文的概念可以推知，对于企业而言公文是：企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是企业公布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

办公室秘书作为企业重要的发文人员，首先应掌握好公文的特征。在熟悉公文特征的基础上达到公文写作的基本要求，并在长期的写作实践中切实地掌握公司运行的真实状况，通过运用写作策略写出语言得当、切合实际的公文，为企业的高效运行贡献出自身的力量。

二、公文的特征

公文作为工具性文体与文学文体有着鲜明的区别，为掌握公文写作的要领，提升公文写作的能力，首先應熟识公文的特征以便针对性地提升写作本领。基于《党政机关公文处理工作条例》的相关内容与公文的实际使用情况，可以推知公文有以下几个主要特点。

（一）权威性

权威性是指公文在一定时间与空间范围内对特定主体的特定行为具有着强制性规定。权威性在下行文中体现的尤为明显，公文中的决定、通知、通告等下行文是企业方针、策略的体现，是企业机关形式领导职权的具体形式。下行文一经发布便在规定的日期开始生效，相关单位、个人务必遵照执行。

公文的权威性来源于以下三个方面：首先，公文的权威性来源于内容切合实际。通知、公告写作的基础应是对客观事实的精准把握，正确掌握问题的全貌，在此基础之上所写就的公文才具备有实际价值，不然就是无根之木、无本之源，难以令人信服。其次，公文的权威性来源于组织安排的科学有效。受众在阅读公文后应清楚地了解到做什么、如何做、何时做等内容，在正文或附件中涵盖必要的具体方案、规则以及如何处理意外情况。并且公文中的工作措施应是符合事物发展规律的，这样才能够行之有效的解决问题。

（二）简明性

简明性是公文的重要特征之一，公文属于工具性文体这决定了公文必须具备简明高效的表达。简明性主要体现在以下两方面。简明性首先体现在标题清晰明了。一方面，公文的标题一般包涵事由、文种与发文单位这三个要素，受众可以通过简明的题目了解发文所涉及的主要内容。另一方面标题中的名词、介词具有规范性，动词一般用于公务活动、处理方面，如：转发、批复、批示等。常用的介词则是“关于”例如：《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》。

其次体现在语言风格平实质朴，公文是为了高效率的处理事务，令受众迅速理解为什么、怎么做，因而言辞必须简洁明了、严肃得体。在语句方面应避免使用省略句，多用完全句;在词语方面应避免使用口头语、方言词语，而使用正规的书面语。《文心雕龙·章表》中对公文应使用怎样的语言有着很好的概括：“言必贞明，义则弘伟。肃恭节文，条理首尾。”时至今日，这也是写作公文时应遵循的要求。

（三）规范性

公文在长期的使用中形成了一套规范制度。对公文的规范性要求古已有之，《典话·论文》：“夫文本同而末异。盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”尽管文体与当今不同，但千年前就已体现出公文有其特定的写作要求。现如今国家层面有《党政机关公文处理工作条例》来规定公文格式，各类企业也有自己具体的规定，公文的行文、拟制、办理、管理都有一系列清楚明晰的制度要求，各级单位务必遵照执行。

公文在格式、用语方面都有相应的规定，格式方面已有明确的客观规定在此不做赘述，而用语方面主观性较强因此应给予较多的关注。一方面，客观准确地反映和记载事实是对公文的首要要求。唯有语义准确、概念明晰公文才能如准确传达机关意图，从而顺利地贯彻执行、及时批复。另一方面，公文写作主体应树立去主体化的意识，公文的公务性决定了公文的创作者应站在机关、企业的高度看待问题、部署安排，去除个人的思想情感代表单位的整体形象进行公文写作。权威性、简明性、规范性这些特点构成了公文的特质，对以上特点的把握有利于更加有效地掌握公文的写作策略，为写出优质公文筑牢根基。

三、公文写作的策略

针对公文写作策略的研究是基于提升公文写作能力、助力企业高效运行而产生的策略性研究工作。科学有效的公文写作策略研究对提升公文写作水平有着现实性的指导意义，办公室秘书需树立不断提升写作能力的正确态度为单位的有序运行提供坚实的行政保证。基于公文特点与写作实践在此提出以下几点写作策略。

（一）立足实践，确保内容的权威性

办公室的秘书应依据公文写作的需要来搜集各种形式的有价值的材料，材料的真实性与准确性是其权威性的重要来源，同时也是公文写作的基本要求。因此，秘书需要对企业的情况有着深入的认识、对各类材料有着扎实的掌握。

1.立足公司实践，掌握一手材料。

“人在事上练，刀在石上磨”一名优秀的办公室秘书应具备在公司的一线岗位历练的履历。在一线的岗位上了解公司业务的运作模式、施工流程，深入扎实地积累一手的材料。并且在做好本职工作的同时，应熟悉各个部门的工作内容、新闻稿件。有了这样的积累能够使得在校对二级单位上报的材料时更加得心应手。通过在一线的磨练能够使得秘书大幅度提升辨别能力，进而保证材料的真实性与正确性，为写作筑下坚实的基础。

2.立足写作实践，学习公文知识。

毛主席曾言：“想要知道梨子的滋味，就要亲口尝一尝”，写作也是这个道理，要想知道如何写好公文，就要亲手动笔写一写。在日常工作中关注各类新闻事件，自己动笔为之写一篇新闻稿后，再与最终的新闻稿进行比较总结不足。办公室人员有计划地规划好大段时间、与零碎时间来进行公文练习、学习相应知识。

一方面，办公室秘书应通过书籍、课程等途径对公文写作构建出系统的认识，利用大段时间进行系统学习，对各类公文的文种、格式规范、使用范围等方面积累基本认识，并且勤学勤练地通过写作实践中提升写作能力。另一方面，办公室秘书应在系统学习的基础之上，利用碎片化的时间进行学习，针对性地积累词句、磨练文风，如“撸起袖子加油干”、“穿衣扣扣子”等比喻。还可以通过人民日报的典范文章学习排比、修辞等，为日后公文写作打下坚实的基础。同时，办公室秘书需要关注行业的新闻、相关法律法规的出台并加以整理，据此调整以往公文写作的参考依据，保证时效性与准确性。

（二）炼字点题，提升標题的简洁性

公文的简明性要求公文的标题必须是简洁明了的，因而必须提升“炼字”本领。“炼字”即根据内容和主旨的需要，选择最贴切、恰当的词来表情达意。古人将诗的题目比作眼睛，意为词眼犹人之眼目，是全诗精神主旨集中表现的地方，这与公文是相通的。标题是公文所有组成要素中最为精炼的部分它集中体现了公文内容、主旨，同时也展现了撰文者逻辑、语法和文种等多方面知识的综合运用水准。

1.简洁的标题要求要素完整、通顺得体

基于简洁性的要求，公文的要素通常为事由、文种与发文单位三项，但由于使用情况的复杂常有各式各样的组合，在此列出几种常用标题命名方式以及相应注意事项以供参考。

第一：“发文机关+关于+事由+文种”式标题。这是公文中最为常见的命名形式，其特点是指代精确、结构完整，阅读者仅通过标题就对文件的基本内容有一个概括的了解。在此之外有一个变式，即“关于+事由+文种”的组合形式。在联合行文时常常采用该变式，同时值得注意的是，三个以及三个以下机关单位联合发文应该列出发文单位的名称。三个以上的机关单位在联合发文时可省略发文机关名称。值得强调的是，正式庄严的公文在一般情况下不省略发文机关，这样有利于公文标题更为庄重，同时更加方便下级单位的引用。

第二：“发文机关+发文方式+原公文标题+文种”。这种标题常常使用在需要转发、批转的情况，如果原文的标题文种也是通知那么就可以省略“通知”，如《北京市人民政府办公厅转发市金融办等部门关于北京市小额贷款公司试点实施办法的通知》。

2.简洁的标题要求语法正确、介词恰当

语法就是语言的使用规则，在取标题时应遵循语法规则，才能避免语法错误的出现。首先应注重标题中介词的使用与省略。在公文标题中公文文种是公文标题的中心词，事由、发文机关则充当着定语的角色。“关于”是公文中最常用到的介词，它对公文文种起到介绍、关涉、提示的重要作用，因此在拟制标题时，通常不能省略“关于”。如《××省人民政府关于××同志离任的通知》这个标题，如果删减“关于”就变成《××省人民政府××同志离任的通知》，其含义就完全改变了。另外，在拟写标题时应注意“关于”、“对”这两个介词的连用情况。当同时使用两个介词时要搭配对应的中心语，若只有一个中心语但同时出现这两个介词就会重现重复冗余的错误语法现象，如《XX机关关于对2022届职工培训情况的通报》这个标题中介词“关于”的中心语是“通报”而介词“对”则没有与之对应的中心语，因而造成了语法错误。

（三）谋篇布局，抓好内容的规范性

公文规范性的特点要求其结构要素齐全、逻辑通畅，同时应该做到层次清晰、过渡自然，不可使用文学作品中插叙、倒叙等结构。为使结构完整规范因而必须保证公文结构中各个要素的齐全，在此基础之上做到统筹构思层次清晰，保证各个结构之间内在逻辑的畅通。

1.掌握组成要素，保证基本规范

在撰稿之前应确保各个要素的规范性。眉首、主体、版记是组成公文的三个主要要素，其中页眉由份数序号、发文机关、发文字号等部分组成;主题部分由标题、正文、附件、成文日期等组成;版记部分由抄送机关、印发机关、日期组成。办公室秘书在撰文时应注意各个要素的完备与正确使用，这是公文写作中最基础的组成部分，但也是极为重要的部分。若不能保证结构的规范性，则会使企业内外对撰稿人专业水平产生怀疑，进而破坏公司的良好形象。

2.合理安排结构，促使逻辑通畅

开头、主体和结尾三个部分是公文的主要组成部分。这三个部分依据情况的不同有各种各样的表达方式，下面列举一些常见的结构形式针对其中一部分进行必要说明，以撰文者便灵活运用。

常见的开头方式有根据式、叙述式等，根据式开头是在开头表明公文的根据，一般是上级文件、领导指示等，运用此种开头时要注意提炼主题，避免照搬原文导致主题不明确。叙述式开头是简要概括公文所指向的主要事实，然后在此基础之上展开论述，这种开头能够使受众迅速对主要内容、基本情况有一个大致的了解。此外还有目的式开头、结论式开头等，办公室秘书可以根据需要灵活运用。

主体部分通常为递进式和并列式，当需要由表及里地逐层分析论证或按照事实的发生顺序进行表述时，常使用递进式结构。当需要对事件的几个角度进行分析、对产生的原因进行总结时常使用并列式结构。并列式和递进式也会交叉使用，相互并列的层次，撰文时应注意灵活运用。公文的结尾不用隐喻、暗示等方法，一般提出结论性的意见或者请求，常用的结尾形式有总结式、希望式、说明式和套语式结尾。

（四）遣词锻句，塑造语言的简明性

“言之无文，行而不远”语言是公文的核心，其质量直接关系到公文质量的高低。公文简明性与规范性的特点对公文语言提出了严明准确、庄重大方等要求。通过公文把目的、依据、要求准确地传递给受众，这看似简单操作起来却实则要下一番苦功夫，因此需要通过着重提升遣词造句的能力来塑造语言的简明性，进而保证公文高效准确地传递信息、机关稳步运行。

1.用词恰当，准备把握书面语

公文写作中会应用到大量的判断、概念等，在应用时要做到用词考究、指代明确，这样才能避免语义模糊、歧义等现象。叶圣陶先生指出：“公文不一定要好文章，可是必须写的一清二楚......让大家不折不扣的了解你在说什么。”为此，一方面应做到概念清晰，使得概念所需要表达的意图与使用词语的内涵完全一致，并且通过限定词对词语的外延做出适当且明确地限制。如“要求有关部门支持主责部门工作”其中“有关部门”的含义模糊没有明确指代，这就有可能在工作落实的过程中造成推诿的现象。另一方面要准确使用量词，在确定某表述对象全部具备或者不具备某一种特质时，应该使用“一切”、“全部”、“每一个”等词语，如果使用了表示部分的词语如“有些”、“极个别”、“大部分”等词语则会造成判断错误语义不当的现象。

2.晓畅明了，善于巧用口头语

办公室秘书在撰文的过程中，适当加入口语词汇，既可以使公文语言贴切实际，也有利于让受众更加清晰明了的掌握公文意图，有效地促进了公文充分提升效率，达到了以文辅政的目标。使用好口语词会首先应做到行文流畅、描摹生动。如“‘老虎、‘苍蝇一起打”其中“苍蝇”、“老虎”简约准确地将意思传递给读者，这多了几分生动避免了生硬。同时，应避免使用诸如“蓝领”、“摩的”等地方语、隐语等，这不仅没有更好地传递信息，反而阻碍理解、晦涩生硬。其次，在各类口语词汇中选择恰当的词汇。成语、谚语、惯用语和歇后语等都各具特点，撰文者应依据情况巧妙使用，如成语具备、结构严密、意义完整等特点;谚语具备凝练警策、通俗易懂的特点;惯用语则通过比喻、比拟的方式使得语言具备了形象性。

四、结语

公文作为书面语的代表具备庄严凝重的美感，因为其属于工具性的文种因而在长期的实践中具备了权威性、简明性、规范性等特点，呈现出与文学文本完全不同的风貌，因此公文写作策略对公文写作实践的顺利进行有着重要的意义。卓越的公文写作能力是办公室秘书的必备技能，甚至直接决定了其工作质量的水准。所以企事业办公秘书因立足岗位，在实践中积累写作经验，打磨写作技巧，以便养成卓越的公文写作能力，为单位的发展增光添彩。

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