高校学籍档案管理数字化研究

[ 作者简介 ]

张红叶，女，河南邓州人，河南科技大学，助教，硕士研究生，研究方向：营销管理与档案管理。

[ 摘要 ]

高校档案管理數字化对高校的发展具有巨大的推动作用，是社会发展不可避免的趋势。高校的教学管理包括对学生和人员的管理，学籍档案记录学生的个人信息和学业成绩，学籍管理也是教学管理的一部分。由于社会经济的持续发展和科学技术的革新，档案管理的工作模式也发生了变化。当前，学籍档案管理逐渐摆脱了传统方法的束缚，着眼于数字化开发，这也有助于加快高校教学改革的步伐，是时代发展的必然结果。高校要适应时代发展的需要，认识到学籍管理的重要性，解决学籍管理中的一系列问题，提高学籍管理水平。

[ 关键词 ]

高校;学籍档案管理;数字化

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.08.042

学籍是一种具有辨识度的身份工具，包含学生的一系列个人信息和在校期间的相关情况说明，具有长期保存的价值。高校学籍档案中的信息对于学生和学校来说都非常重要，但管理工作负荷比较大，因此，档案管理人员不仅要有较强的责任感，还要掌握必要的计算机应用技术，同时能有效地接受新的知识和技术。数字化的电子文档便于长期保存，档案管理人员在添加、修改、删除数据时，通过配置网络安全防火墙，防止外部网络干扰和黑客攻击、破坏学籍档案文件中的数据，还需要定期备份，才能有效防止信息丢失。

1    高校学籍档案管理存在的主要问题

1.1  档案管理队伍建设薄弱，管理模式陈旧

目前，我国的高校学籍管理在思想和技术上都较为落后，人员综合素质不高，相关管理技术不够先进。一些高校认为档案管理不能直接促进高校的发展，档案管理水平与高校综合竞争力排名、教学业绩考核排名、毕业生就业率排名等硬性指标没有明显关系，因此档案管理不重要。这种错误观点导致一些高校忽视档案工作，特别是高校领导对档案管理也缺乏深刻的理解，认为档案管理仅仅是存储和咨询信息的简单工作。一般来说，大多数高校由不同的二级单位组成，学籍档案的生成、保存、管理归属于多个部门负责实施。在实际工作中，一方面管理人员缺乏责任心，会导致在学籍档案信息的一致性上出现漏洞;另一方面，多部门共同参与，不同系统的管理员会按照自己的标准进行数据分类，容易出现逻辑不一致、格式不统一的情况，严重妨碍档案信息的利用效率和效果。将信息进行数字化可以统一数据标准，加强不同系统之间的连接，实现信息数据的一一对应。如今，无纸化、自动化办公在高校应用非常普遍，但仍有很多高校使用传统管理方式进行档案管理，对电子档案归档方法、流程还不太熟悉[1]。虽然一些高校引入了计算机档案系统进行管理，但仍处于“自动+手动”状态，学籍管理效率仍然低下[2]。

1.2  学籍档案的保存保管技术有待提高

一些高校专门负责收集、存储和利用学籍信息资源的专业人员紧张，并且缺乏对档案管理参与部门的监督，因此对工作中遇到的问题和错误无法及时纠正和解决，导致现存档案资源的可靠性、完整性受到破坏，特别是一些有利用价值的档案材料原件未被保留，使许多重要学籍信息资源缺失，无法弥补。虽然纸张通常被认为是相对稳定和安全的档案文件载体，但纸张文件易破损、易受潮，当高校面临学生人数激增、手续繁杂、多次重复利用等情况时，纸张载体的脆弱性就显现出来。面对复杂的信息，管理人员需要以高效的方式管理和检索信息。但是，由于各种因素，档案管理人员归档业务基础水平不一、原案卷保存质量不高、档案管理软件通用性不高、归档自动化没有统一的标准，这些都限制了档案管理的数字化速度[3]。

1.3  学籍档案管理体制不完善

高校由很多不同的二级单位构成，每个单位都有自己的学籍档案材料。许多高校还没有建立完善的档案管理体制，各部门独自整理自己的档案信息，容易造成资源的浪费，而且增加信息不一致的风险，为后续学籍档案信息的利用带来阻碍。高校作为一个完整系统，需要从宏观的角度整合、共享各单位的信息，进行分类汇总，必须完善档案管理体制，投入足够的资金建立档案数据库[4]。此外，档案归档完成后，需要定期维护，维护工作需要专业的设备和人员。高校规模的不断扩大和学生学籍档案资源的数量增加，在一定程度上加剧了档案管理的难度。为了适应这一变化，许多高校需要完善档案管理体制，配置相应的设备和人员，以跟上数字化发展的步伐。

2    推动学籍档案信息数字化发展的策略

2.1  提升数字化重视程度并促进学籍管理系统创新

档案管理不能在短时间内直接促进高校的发展，但从长远来看可以间接促进高校的发展。因此，高校相关工作人员要重视档案管理，让档案管理与其他工作处于同一地位。在学籍档案信息管理数字化开发中，高校相关管理人员要仔细研究《档案法》，熟悉相关法律法规，提高学籍档案文件利用意识，把学籍档案管理数字化作为高校改革工作的重要方向之一。高校需要了解社会需求，结合实际情况，为学籍档案管理数字化开发制定框架，更新必要的硬件和软件设备，建立科学的指导系统，制定一套实用有效的管理数字化规章。

首先，要加强高校辅导员对学籍档案文件数字化的重视程度，持续加大管理投入，在资源、材料、才能方面提供支持。其次，注意学籍档案数字化系统的建立，为学籍档案管理人员提供良好的工作环境。建立相关档案管理计划，建立完善的管理数字化机制。比如高校学生注册管理系统，也应随着科技发展进行改革创新，建立更完善的学籍管理系统，之后将信息直接对接入档案管理数据系统。还可以开放部分学籍信息权限供学生自主查阅，提高学籍档案利用效率。第三，高校可在自己的微信官方账号中设置学籍管理模块，及时发布高校学籍管理相关规定，加强学生对本人学籍信息的注意[5]。

2.2  加强学籍管理工作人员的素质

高校拥有的档案信息具有法律性和行政性，因此高校需要使用更标准化、合理化的管理系统来管理档案工作。首先，高校要建立更完善的档案管理机制，必须明确档案管理部门的责任，努力落实个人具体责任，最好任命专门人员收集和存储学籍档案原案卷，同时进行数字化文档的“双备份”。其次，要协调档案管理部门与其他部门的关系，加强协作，提高高校整体档案管理水平。在高校档案信息向数字化转变的过程中涉及许多专业知识和技术。为了培养和提升管理人员素质，高校需要鼓励管理人员通过多种方式进行学习，提高信息技术的应用能力，以满足学籍档案数字化的需求。管理人员不仅需要熟悉基本的理论知识，还需要学习如何使用网络信息技术收集数据，也可以引入档案管理方面专家，形成学籍档案管理数字化团队。学籍档案文件中包含较多的内容，不同信息所属的输入主体不同，各个管理人员在档案信息录入时，需要建立统一、完善的学籍档案文件编码系统，充分保证学籍档案的使用。明确学籍档案文件的管理人员的责任和义务，确保学籍档案信息的有效性。学籍档案文件的输入不能由一个部门和一个人完成，只有团队积极参与，才能确保学籍档案数字化系统的有效建设，形成完整、真实的学籍档案信息。第三，为了充分调动档案管理人员的积极性，有必要建立报酬和惩罚机制。高校可以举办相应技能竞赛，以提高工作人员的工作效率。而在高校招聘档案管理人员时，必须遵守开放性和公平性原则，招聘有专业知识和有高度责任感的人才。第四，高校也需要为这些人才提供良好的工作环境，制定完善的薪资制度，及时调整人才结构。档案管理知识不是一成不变的。随着社会的进步和科学技术的发展，各种新的管理模式和管理系统不断涌现。最后，高校学籍档案管理人员要不断提高自身综合素质和管理水平，成为适合高校学籍档案管理的复合人才。要善于学习，掌握高水平的数字化知识，提高信息安全意识和服务意识，更好地执行学籍管理的相关工作。

2.3  优化储存模式

随着我国教育改革的深入，学生学籍档案内容越来越丰富，不仅包括学生成绩、家庭信息、政治面貌等，还包含资格证书考试、学籍异动、科研情况等。因此高校学籍档案的信息的总量也在增加。纸张归档的存储也有其限制性，无法满足随时更新的信息管理利用需求。如果不注意，纸张就会发生氧化反应，对所载的学籍信息造成不可弥补的损失。在档案管理数字化过程中，可以实现对学籍档案信息的全面管理。通过信息的及时录入、更新，可以充分了解学生的情况，快速收集、分析对学生有价值的信息。管理人员需要提高工作效率，注意信息的可靠性、完整性和安全性，实现学籍管理数字化。通过管理人员与其他部门之间的默契配合，转变观念，优化储存模式，对学籍档案管理数字化非常重要。优化储存模式后，高校可以为学籍档案管理设立窗口程序、申请电子公章，学生在需要利用学籍档案信息时，可以直接在系统上查看，需要导出时向工作人员发起申请，审核后放行[6]。

2.4  研发系统软件并保障学籍档案安全性

就我国高校学籍管理现状而言，许多高校仍然使用传统的学籍管理模式，很多学籍管理人员只会简单操作Word和Excel等软件，无法高效地收集和处理学籍信息，给学籍档案的管理工作带来许多问题，严重影响高校档案管理工作的正常发展。高校也可以使用自身的资源开发软件，多数高校都设有计算机相关专业，可以利用校内人员开发实用性的系统软件。对于自行开发的数据库、软件，如果出现系统问题，研发人员可以及时解决。在数字化学籍档案管理模式下，直接通过数据库进行改进、提取、读取和传输学籍信息，工作更为高效，并且多次重复利用后，也不会对纸质学籍档案原件产生较大伤害，可以有效避免使用频繁、遗失、损坏问题。数字化档案不仅可以电子存储、加密，还可以通过网络传输，档案库房和利用窗口不必处在同一物理空间中，登录系统时只需提供帐号和密码，既能提高使用便利性，也能保障学籍档案数据安全性。

2.5  构建完善的学籍档案数字化共享平台

高校学籍档案管理需要计算机硬件、软件系统和网络技术的支持。因此，设备投资是必不可少的。高校学籍档案管理数字化比传统管理模式具有更多的优点，很多高校管理人员认为数字化共享平台投资的金额大，不愿意增加相应投资，而高校档案部门自身也无力更改，导致学籍档案文件的管理混乱。因此，高校要积极推动相关工作，领导需要认识到数字高校建设对高校总体规划的重要性，深化信息化时代的数字化意识，积极拓宽渠道，增加资金投资，密切关注软件和硬件设备的改进。同时，在高校学籍档案管理数字化的建设中，提高归档数据信息的利用率，充分发挥档案信息的价值，使高校学籍档案管理与学校整体发展相协调是非常必要的。在这一点上，从信息访问和检索的角度来看，高校构建学籍档案共享平台，能够更好地满足学籍档案相关用户的需求。通过学籍档案共享平台，用户只要拥有相应的权限，就可以通过登录帐户、密码访问相应的学籍档案信息，其使用不受空间、时间的限制，大大提高学籍档案的利用率，实现学籍档案信息的有效交流。

3    结语

在数字化信息时代，人们对数字信息的利用逐渐深入。在众多信息资源中，档案资源非常重要。高校需要不断改进档案信息管理，建立更完整的数字信息系统，促进档案管理数字化。目前，高校学籍档案管理还停留在初级阶段，并没有完全废除传统基于纸张的管理模式，虽然一些高校已经开始使用计算机系统进行学籍档案管理，但大多数是基于目录级别的基本信息管理，并没有完全实现学籍档案文件的管理数字化。在信息化时代背景下，学籍档案管理数字化开发是普遍趋势。高校学籍管理需要做好应对准备和工作，开展专业培训，加强学籍管理系统创新和技术突破，改进高校学籍管理系统，顺应趋势，适应时代发展。

参考文献

[1] 张芳，阿地力·多力坤.“互聯网+”视域下高校档案管理存在的问题与优化路径研究[J].现代商贸工业，2020，41（23）：56-58.

[2] 张建娥.探讨管理数字化模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019（30）：35-36.

[3] 杨杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：59-60.

[4]贾必江.面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统设计[J].数字通信世界.2019（11）：11-12.

[5]朱颜郴.智慧校园背景下高校学籍档案信息化建设的探讨[J].兰台内外.2021（29）：36.

[6]庞蕾.浅谈“互联网+”视域下高校学籍档案管理工作[J].黑龙江档案.2021（06）：24.