流程自动化机器人在财务共享中的应用研究

刘红

关键词：国有企业;流程自动化机器人（RPA）;财务共享

中图分类号：F230        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2022）12-0104-03

党的十九大以来，以习近平同志为核心的党中央指出，国有企业是中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，是我们党执政兴国的重要支柱和依靠力量。新中国成立以来特别是改革开放以来，我国国有企业为我国经济社会发展、科技进步、国防建设、民生改善作出了历史性贡献，功勋卓著，功不可没。当前，国有企业要大力推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌。

为贯彻落实习近平总书记关于推动数字经济和实体经济融合发展的重要指示精神，落实党中央、国务院关于推动新一代信息技术与制造业深度融合，打造数字经济新优势等决策部署，国有企业近年来矢志拼搏、锐意进取，积极推动新一代信息技术创新应用，加快推进生产经营数字化，着力培育数字新模式新业态，为数字化转型工作奠定良好开局。

随着国有企业业务领域、业务范围的不断扩展，各部门业务工作量急剧增长，目前的业务处理场景为“人工化+信息化”，在人工处理的业务中存在大量重复的机械的、低价值的工作，在此过程中无法避免地出现人为疏忽、效率低等问题。在人力成本不断飙升的现在，将有限的人力资源投入在这些低价值的工作中不得不说是一种浪费。从企业经营的角度出发，不管信息技术发展到何种程度，增效降本是企业在任何时代都在追求的永恒命题。作为能够最大化解放员工和降低生产成本的自动化和智能化，始终是企业重点探索的方向。因此，为构建“智能化+信息化”的业务场景，应针对高重复性、标准化、规则明确、大批量的业务处理流程，引入RPA产品和技术，将原本由人工操作的流程由机器人自动执行，释放出的人员更加集中精力于富有创造性的高价值工作上，从而大幅提高流程效率、降低人力成本，提升运营管理的自动化、智能化水平，成为国有企业增强企业核心竞争力的重要举措。

一、RPA业务流程自动化系统

机器人流程自动化系统（以下简称RPA）是过往20余年软件技术逐步积累和发展的产物，作为新时代的人工智能应用软件，能够帮助企业实现降低运营成本，提高工作效率，并从机器人流程自动化开始，将企业由“数字原生”推向“数字智能”。智能化的本质就是用物力解放人力，构建一种新型的人机交互关系，使得人工智能成为传统生产要素的有益补充，促进工作方式和生产方式的转变。机器人流程自动化，作为智能化领域的热点，是企业数字化转型中的重要工具。

机器人流程自动化，指通过使用用户界面层中的技术，执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案，其应用能够极大地提高工作效率，最大限度地平衡效率与收益，并且技术堡垒较小，能够实现快速部署。

目前，RPA系统已应用于多个领域的多个工作场景，如财务对账业务智能化、OA安全运维业务智能化、“三重一大”数据审核等，实现了业务流程的自动化转型，极大的释放了员工的生产力，降低了人力成本，为集团数字化转型的有序推进提供了有效的技术支撑。财务共享中心很多流程都符合RPA的适用标准，即大量重复、规则明确，这为RPA的应用提供了广阔的空间，例如费用报销、资金管理、总账报表、合规管控等多个场景均可应用。下面，本文就集团财务共享中心RPA的几个应用场景进行简要说明。

二、财务共享中心RPA主要功能场景介绍

（一）费用报销业务智能化

财务共享中心费用报销业务类型多，比如通信费、差旅费、招待费、会议费等，审核要点多、重复机械，且费用报销系统无法实现规则配置化，对集团公司财务报销而言，存在两大难点。

一是需要处理的发票数量较多。公司每年有大量增值税发票需要处理，单一票种数量繁多，传统的人工审核方式消耗人力资源高、质量不稳定。二是审核流程烦琐复杂。复杂严密的报销流程，单据发起人需要耐心填报各种单据信息，财务人员更要细心地悉数复核。

繁杂的报销流程，不仅影响员工日常工作，由于其重复和机械性的工作性质，往往还会导致员工的低效率。

根据集团财务工作需要，利用RPA，采用基于规则自动化的模式，将企业基本的财务审单（初审）工作置于后台规则中，实现分种类自动化批量处理。

自动审单应用场景的实现归为以下两类：

基于员工信用的智能审核（需要共享中心配合）。企业可以在系统中设置员工信用等级，分为A、B、C、D类;对于信用等级为A、B类的员工业务单据（费用报销单或费用申请单）通过系统自动审核（RPA财务检查项审核）;对于信用等级为C、D类的员工费用报销单则需要财务共享中心的审核人员手工审核。结合流程抽检，极大的提升财务审单的效率。

对于员工信用等级的形成，可以通过系统设置自动智能升降级和違规扣分规则;提升企业财务的审批效率，形成员工信用档案来规范员工的报销行为，在提升员工素质的同时，也自动实现了企业财务管控的目标。

基于财务检查项的智能审核。利用财务机器人RPA基于财务检查项的智能审核以提高财务审核工作效率。比如，财务在审核一项差旅费报销的时候需要对18项内容进行核验。在这18项里面有13项可以通过系统实现自动化审核的，如发票查验、附件完整完整性、收款人账户检查是否正确等。其他的一些项目（附件清单是否合规、付款是否符合合同条款等），需要依赖人工审批。

（二）财务付款智能化（批量付款业务处理）

财务对于批量代发稿酬对业务流程中，存在对付款账户信息填写的不确定性，导致财务人员需要耗费大量的时间成本与人力成本完成对个人付款账户信息的核对和补全。且核对完成后，又需要耗费大量时间成本与人力成本完成对个人账户的付款的操作。

在财务付款智能化的流程中，使用RPA将由个人填写的付款账户信息根据关键词进行账户的标准化处理，完成对个人付款账户信息的核对和补全。核对完成后，交由人工完成对个人付款账户信息的付款操作。

（三）资金日报编制智能化

利用RPA将前日的账户余额填制到当日的起初余额中，再根据每日的资金业务时间，序时逐笔登记各银行日记账中，自动与账务系统进行核对，列示差异，并将完成的资金日报发送给指定人员。

以单位为主体，每日按期编制资金日报表。其主要流程为：一是将前日的账户余额填制到当日资金日报表的上日余额处，确保本日期初余额与上日期末余额相符，保证资金日报表的连续性;二是根据每日的资金业务时间，序时逐笔登记各银行日记账（或同类型合并填列）;三是与账务系统进行核对，列示差异，并将编制完成的资金日报发送给指定人员。

（四）财务对账业务智能化

随着现代企业业务规模不断增加、交易数据量不断攀升，诸如账户被非法使用、挪用公款等情况也使得金融风险的发生率逐步升高。对企业而言，银企对账可以保证企业资金安全，规范企业会计核算。由于财务共享中心负责多家单位银行账户的银企对账工作，业务同质性高，工作量大，流程具有普适性，通过在RPA对账机器人中设置既定的规则进行自动化处理，进行银行对账和余额调节表的自动生成，可以同时进行多家单位多个银行账户的银企对账工作，在减轻工作量的同时，又能保障准确度，从而实现全集团财务对账业务的智能化集约化。

（五）总账报表业务智能化

财务共享中心存在大量的报表计算工作，每月结账周期后每个账套需要花费30分钟至1小时进行报表的计算和报送，整個过程非常机械烦琐。通过RPA财务机器人对于各种线下报表可以做到灵活便利的处理，对第三方平台数据的获取和对账，还可以按照报表的主体需要分发给相应负责人。

（六）集团内关联交易对账结果反馈

利用RPA机器人筛选集团网报系统关联交易对账平台中关联交易未核对一致的结果，把每个企业未核对的结果分别发送至相关企业财务负责人员，通知其核实。

三、RPA项目实施步骤

第一步，项目启动。项目采购工作完成后召开RPA财务智能化项目启动会，对项目内容、工作计划和组织人力进行部署和安排。第二步，需求分析。根据人员分工，精细分配每项工作量，选择相应的试点共享单位，对每项流程进行详细梳理，优化原有明显不适用、可调整的步骤，形成需求分析文档。第三步，功能设计。根据需求分析文档，将人工操作的流程设计成规则明晰、可由程序自动处理的RPA自动化流程，主要包括功能逻辑设计和表结构物理设计。第四步，代码开发。由项目组实施人员针对已梳理好的流程和功能设计说明书，进行自动化流程的代码开发和流程测试等工作。第五步，客户测试。由业务人员对开发完成的RPA流程进行UAT测试，涵盖流程所涉及的各个关键场景，并检查数据获取的准确性和自动化处理的合理性。测试完成后形成客户测试报告。第六步，软件发布及安装。经用户测试完成后进行软件系统安装、运行环境调试和自动化流程发布。第七步，试运行及调整。系统安装调试完成后，RPA财务智能化项目转入试运行阶段，在试运行阶段根据RPA项目实现效果与预计存现的差异进行调整优化。第八步，项目验收。对RPA财务智能化项目成果和交付物进行审查和接收，进行项目验收确认，并对采用RPA财务智能化后的业务处理效果和管理成效进行分析总结。第九步，项目维护和推广。主要包括RPA项目上线后的日常服务和系统维保，并将可复制可推广的RPA财务智能化项目推广至共享单位。第十步，培训服务。项目运维阶段的知识转移，对RPA财务智能化项目运维人员及最终用户进行上线前的必要知识转移培训，确保项目成果的可持续性的同时为业务人员赋能。

四、RPA在实际工作中的应用效果

（一）增强提高业务准确性

1.深挖业务规则，健全检查机制，事前防范错误。RPA项目实施前应进行充分的需求讨论和业务规则梳理，深度挖掘手工操作过程中各个流程步骤的处理信息，并结合实际业务场景，确保转化成的RPA处理流程覆盖所有业务流，尤其需要关注特殊场景和特殊数据的处理。通过建立数据合法性检查和异常数据处理机制，提前筛除不符合条件的数据。在实施中增加系统规范性检查，确保RPA处理流程全面正确。

2.优化流程步骤，增加监测检查，事中保证准确。在RPA每个流程步骤增加“预期结果”参数，并对实际执行结果进行检查，符合预期结果定义为执行通过，不符合预期结果定义为执行不通过。业务流程处理过程中，被操作系统会弹出各类提示框、拒绝框，对于流程中已定义的弹出框，应加强对其的监测检查，确保事中各流程步骤的准确性。

3.操作全程录像，遇错自动截屏，事后回溯。通过优化代码逻辑、增加服务器资源、增加执行机资源、建全系统容灾切换、RPA操作全程录像、遇错自动截屏、记录系统日志、支持自定义截屏节点等方式，达到事后可以查询、审计或通过录像、截图等可进行事后回溯工作，保证业务的可追溯性。

（二）降低人工成本

随着人力成本的不断增加，企业在一个岗位上的预算是有限的，如果岗位需求大就意味着需要增加人力，这往往导致企业的人力成本不断增加，如果使用RPA来协助工作可以做到24小时不间断的工作，减少岗位上人力的投入，帮助企业更好的节约人力成本。

（三）提高工作效率

正常情况下我们八个小时的工作时间中，有效的工作时间一般只有4个小时，但是机器可以24小时有效工作，是人工工作速度的五六倍，因此可以提高工作效率。

（四）增强流程规范性

一般工作和业务流程具有规范性和逻辑性才能适用于RPA机器人流程自动化，当企业使用RPA的时候可以完善自己的公司业务流程，让整个工作流程更加规范，减少不必要的流程所带来的时间损失。

（五）提高员工满意度

使用RPA机器人后可以帮助我们完成大量重复性质的工作，从而让员工从繁杂的工作中解脱出来，让我们有更多的时间去思考更多的问题。RPA作为完整的流程自动化系统，蕴含巨大的潜力，可助力改善客户体验，帮助员工通过执行更高价值的任务来提高生产力，提升核心业务价值，助力企业成长。

参考文献：

[1]  张庆龙.下一代财务：数字化与职能化[M].北京：中国财政经济出版社，2021.

[2]  王言.RPA-流程自动化引领数字劳动力革命[M].北京：机械工业出版社，2020.

[3]  袁国辉.企业财务风险预警与防范[M].北京：人民邮电出版社，2020.