档案信息化建设与档案管理探究

王密密

关键词 档案信息化建设 档案管理 数据标准 网络安全隐患

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2022）05-0103-03

档案管理工作作为每一个单位之中的基础管理工作内容，是每一个单位在发展进程中的必要基础工作。如果档案管理工作没有起到应有的作用，则容易导致档案出现丢失以及信息数据泄露的问题，进而造成对单位或个人的消极影响，严重影响单位以及个人的工作节奏。基于此，有关单位需要高度重视档案管理工作，并且将档案管理工作的具体情况和如今社会发展的趋向进行结合，加快档案信息化的建设，以此提升档案管理工作的实际效果。

1 档案信息化建设概述

1.1 概念解读

从广义层面分析，档案信息化的建设是整合经济、社会与政治多个领域价值信息，让信息的融合性更强，共享程度更高。而从狭义角度分析，档案信息化主要是对特定机构内部的档案资料展开信息化。依托信息技术发展特点，高效利用，完成档案信息化建设及管理各项工作。当前，各行业档案信息不但内容丰富，而且种类更多。通过信息化建设，能够以电子形式存储档案内容，转变传统纸质管理模式，便于长期存储。建设信息化管理平台，为档案资源管理、使用以及共享提供更多便利。所以，加大力度完成信息化建设，辅助档案管理，不但能够让管理工作更加高效，而且还能提高管理质量。[1]

1.2 特点分析

在不同的建设阶段，档案信息化也存在不同的特点。第一，信息化建设实验阶段，建设重点就是突破传统单一模式的档案管理，优化管理方法，将管理过程多元化特色有效体现出来。第二，信息化建设普及阶段，管理者可以利用检索方式，展开档案信息开发，并且利用档案资源。在此阶段，信息技术应用的重要性也逐渐凸显出来，无论是档案内容的编目，还是内容的分类整合，都需要依托计算机，辅助档案立卷工作的开展。第三，信息化建设网络阶段，管理者会利用信息技术，使用信息化设备，对于档案信息进行存储，计算机在信息化建设当中主体地位有所体现，管理工作关口也不断前移。第四，档案建设数字化时代，通过数据库建设，或者档案管理网站建设，让电子档案成为重点管理对象，数据库在档案管理中的应用优势也逐渐显现出来。

2 现阶段档案信息化建设的必要性

2.1 促进档案工作现代化

现阶段，我国社会经济的发展速度越来越快，对于档案工作现代化管理的需求逐渐增加。其根本原因是由于近年来信息化技术的发展为传统档案管理模式带来了极大的压力。根据信息技术的运用情况来看，若是将档案工作和信息技术进行密切的结合，能够呈现出更佳的效果。在进行档案工作管理中，采用信息技术融入模式，能够让相关档案内容以信息化形式进行储存，存储范围不仅包含文字档案，还能够涵盖视频、音频类档案内容，对档案进行统一有效的信息化形式储存能够更加安全高效。而且，加快档案信息化建设，还能让档案信息管理的整体效率得到有效提高，对加强档案管理工作的质量提供有力的帮助，真正提升相关档案管理工作的作用，同时有效降低档案管理工作的人力资源成本，让档案管理工作可以更加稳定地发展。

2.2 推进档案工作标准化

实施档案信息化管理创新，对推进档案工作标准化将起到十分关键的作用。主要在于进行档案管理工作过程中能够最大程度地发挥科技的优势，因此应当制定一个相对完善的档案标准，推动档案管理信息化建设的进程，以此促进档案标准化建设工作的完成。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 数据标准不够统一

5G时代所带来的技术变革，使得工程档案信息化建设已经不再局限于内部应用，而是需要通过标准的统一，进行更为多元的整合，实现有关信息数据的高度共建共享。但从实情来看，工程档案信息化建设当前自成一体，缺乏统一的数据标准，导致各个信息服务平台之间难以进行有效的对接，制约了工程档案的利用效能。

3.2 软硬件建设滞后

5G时代，高速发展的信息化技术，使得越来越多的新兴技术开始应用于档案管理工作，对档案管理软硬件提出了更高的要求。对工程档案管理来说，信息化建设必然需要保持动态发展的趋势，在不断引入新兴技术的同时，还需要针对软件进行不断的优化调整。但从当前工程档案管理实际情况来看，软硬件建设存在较大的滞后性，制约了各种新兴信息技术的应用。

3.3 存在网络安全隐患

5G时代，各种新兴技术在诸多领域发挥了重要的作用，推动了诸多行业的改革发展。在看到优势的同时，越来越多的云计算信息安全问题接踵而至，比如谷歌G-Mail用户数据被盗、索尼云服务中的用户资料与密码泄露、亚马逊爆发的宕机事故等，层出不穷的信息安全问题引起了全球的广泛关注。对工程档案管理工作來说，在信息化建设的过程中，同样也需要高度重视网络安全。当前工程档案管理对于网络安全隐患的防范不够理想，并未结合当前信息技术发展动态，引入对应的安全防范机制，仍旧面临诸多潜在的网络安全隐患。

3.4 专业管理人才不足

知识经济时代，行业内部之间的竞争，归根结底在于人才之间的竞争。工程档案信息化建设自然也不例外，只有具备一支专业技术过硬、综合能力突出的管理人才队伍，才能够有效保障工程档案信息化建设的成果。然而，当前专业管理人才严重不足，导致工程档案信息化建设、管理、运营等方面均缺乏足够的人才作为支撑，制约了工程档案信息化建设的有序推进[2]。

3.5 信息化建设意识缺乏

部分档案管理者对于档案工作信息化建设存在片面认识，未能从思想高度将档案信息化纳入管理层，忽视了管理过程信息化运用。与此同时，也未能从资源利用这一角度，对于档案信息化建设、管理给予充足的重视，使得档案管理工作实践还停留在传统的工作模式当中。单纯依托建档、查档和管档等管理方法，导致部分利用价值极高的档案信息未被收入管理系统之内。这样，档案资源也难以被高效开发和利用，长期下去，不但不利于档案信息化建设，档案管理的工作效率也会受到影响，工作质量难以提升。

4 推进档案工作信息化建设的有效对策

4.1 拟定完善的档案信息化建设计划

对档案工作展开信息化建设，能够为档案管理工作效率的提升奠定一个良好的基础。首先，政府部门应当以实际情况作为出发点来开展有关的信息化建设协调工作，并且进行一个总体计划布局，以切实提升档案信息化建设的速度与效率。其次，相关部门还应当加强和档案馆间的交流与沟通，防止档案馆中出现刻板施行的状况，影响对实现档案管理工作信息化建设的整体布局。同时，各个档案馆在逐渐展开信息化建设的进程中，应当高度重视有关部门的意见和具体情况之间的联系，真正做到符合当前信息化的建设需求。档案馆在开展信息化建设的进程中，还应当贯彻施行科学发展理念，确保和政府有关部门间的有效沟通，并将其作为出发点和一部分信息化建设较为完善的档案馆展开密切的交流。而针对一部分信息化建设较为落后的档案馆，则应吸收其他档案馆的优质经验，积极改进与完善，如此才能对档案馆信息化建设起到相应的帮助，为接下来档案管理工作的有效展开奠定良好的基础。

4.2 完善保障体系，为档案信息化管理奠定基础

（1）积极落实解决策略，保障信息使用安全。单位要积极加强并落实档案安全管理体系，以适当的策略来完成对信息化档案管理程序和流程的优化提升，促进其科学性、规范性、标准性，使其不断升级完成蜕变，确保信息使用安全。同时，单位还要设置统一的归档标准、专职管理人员，实现措施到位、责任到位，确保档案分类得当、信息精准、系统完整。（2）重视防病毒软件的安装，做好网络备份。作为档案管理人员，必须要经常对杀毒软件进行升级，以降低电脑病毒感染的概率。同时，还要不断更新软件、硬件设施，确保在档案信息化建设过程中能有足够的支撑与后盾。另外，对重要数据做好网络、本地备份也是非常有效的管理手段。该方法能帮助单位在遗失数据时以最快速度恢复数据，减少单位压力，增强单位管理的安全性。（3）权责明确，双重保障。完善的责任机制是有效激发档案信息化管理优势，解决其安全问题的重要手段，单位在实际工作中做到责任到人，提高职工的权责意识，避免出现遇事推诿拖拉等现象，这样就能极大提高档案信息化管理的安全性与可靠性。

4.3 落实工程档案软硬件建设与信息技术研发

针对当前档案管理新兴信息化技术进行全面的调研，了解信息化技术对于软硬件的要求，并结合硬件市场调研制定针对性的引进策略。从硬件建设层面来看，工程档案信息化建设显然会尝试引入各种新兴信息化技术，包括云计算、物联网、大数据、人工智能等，这就对硬件基础提出了极高的要求，不仅需要计算机性能满足要求，同时也需要完善配套设施建设，并且还需要结合各种服务器建设方面的需求，针对固态硬盘、机械硬盘进行合理的搭配，才能够有效满足档案管理信息化建设需求、档案信息传输需求。从软件建设的层面来看，应当避免当前套用通用软件的模式，而是需要主动与相关的科研企业、第三方企业进行深入的交流合作，尝试定制专业化的软件内容，并针对软件对应的接口、对接内容等进行优化，使得软件能够与工程档案管理系统之间进行有效的兼容，且相关功能模块能够适应工程档案管理需求。

4.4 推进文档一体化管理

以往的档案管理工作主要是以分离式管理形式展开。但是根据如今的具体情况，这一档案管理形式已经无法满足现今工作的要求。在传统档案管理模式下，档案管理和文档管理之间实际上是互不影响且互相脱离的状态，这种档案管理形式的主要不足体现在：常常会造成档案管理工作重复进行的状况，这会使整个档案管理工作出现大量的人力、物力的浪费。因此，依据信息化创新建设的发展需求，通过档案信息化建设持续推进文档一体化管理则成为关键所在。其中，应当将文档一体化管理作为档案信息化建设的关键工作来开展。在此过程中，档案馆可以通过计算机技术真正实现档案管理及文档管理的云端储存，继而再安排档案管理人员凭借信息化储存真正完成档案一体化管理。

4.5 加强管理人才队伍培训与引进工作

对于工程档案信息化建设面临的专业管理人才不足问题，档案管理部门应当通过以下两个方面的措施，全面加强管理人才队伍培训与引进工作：一方面，针对现有管理人才队伍，应当针对他们的综合素质进行系统的调研、分析，了解他们专业水平、信息素养，以此来制定针对性的培训教育计划，为他们提供形式多元、内容丰富的培训教育，培训教育的内容不仅需要覆盖工程档案信息服务方面的知识内容，同时还需要根据工程档案信息化建设动态，不断融入新兴的档案管理知识、信息化知识、服务意识等，以此来促进现有管理人才队伍综合素质的不断提升。另一方面，加强信息化管理人才的引进工作。档案管理部门需要进一步优化内部环境，致力于打造一个良好的人力资源管理机制，提升队伍内部的激励体系，完善晋升机制，提升岗位吸引力，从社会引进一批档案管理人才、信息技术人才、信息平台运营人才等，针对管理人才队伍进行不断的优化，为工程档案信息化建设奠定良好的基础。

4.6 更新观念，树立信息化管理观念

在信息化环境下，档案管理部门人员，特别是管理者应该树立信息化管理观念，加强电子档案的管理，对于信息化建设工作的积极影响有深入的认知，能够转变管理观念，与时俱进，积极参与到档案信息化建设当中，转变传统低效、单一的管理形式，充分利用信息技术优势，建立档案管理数据库，配备信息化管理必备的软硬件设施。管理者从思想方面可以给予信息化建设高度重视，围绕档案信息化管理，鼓励档案信息管理者利用信息化方法，完成档案信息的动态化管理，使档案信息传播更加便捷，开发其最大化实用价值。只有管理者转变观念，才能对信息化管理和建設提供更多支持，推进信息化建设进程。

5 结语

综上所述，随着工程事业、信息技术的不断发展，工程档案管理工作面临的挑战也在进一步增大。这就需要管理者深入分析工程档案信息化需求与建设暴露出来的问题，围绕问题制定针对性的策略，通过围绕标准建设推动档案服务共享、落实工程档案软硬件建设与信息技术研发、加强工程档案网络安全设计优化、加强管理人才队伍培训与引进工作，从而有效提升工程档案管理的效率与质量。

参考文献：

[1] 何云璐.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].现代经济信息，2019（11）：164.

[2] 阙仕华.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].办公室业务，2020（15）：49-50.