机关事业单位数字化档案管理工作策略探究

焦志德

摘要：伴随科技的突飞猛进，以及信息化时代的来到，行业也会因此而逐渐产生巨大变革。与此同时，也对综合性较强的档案管理工作提出了更高的要求，档案事业需要与社会科学发展的步伐相适应，要用新型的现代信息管理等科技手段与之融合，构建起一个区别于传统方式的数字化档案管理工作模式，才能真正与信息时代同步发展。本篇文章将根据作者长期参与档案管理的工作实践，对国家机关及事业单位内控制度数字化以及档案管理工作中普遍存在的问题进行了一些分析，并期望于工作上提出值得参考的方法。

关键词：机关事业单位;数字化;档案管理

引言：国家机关事业单位的数字化档案管理工作，是指运用计算机技术、现代信息化技术等管理手段，将其在执行职责、开展业务过程中所产生的各种图文、音像、录像等文字资源，加以采集、分类、归档、存储的工作总称。对于提高工作效果、改善工作品质，就有必须在剖析当前机关事业单位数字化档案管理工作存在的不足的基石上，探寻出执行效果的具体措施。

一、机关事业单位数字化档案管理工作的现状

（一）缺少对档案管理的重视

现今，机关事业单位人员在上班时间常把工作绩效放在首位，而缺乏对后勤部门工作人员的投入。档案管理人员作为政府后勤工作中的重要一员，自然没有上级领导的重要性，致使档案管理工作多流于意识形态，而没有真正充分发挥它应有的作用。在这一观点的影响下，政府工作人员对开展档案管理工作的热情逐步减弱，管理意识也逐步减弱，最终档案管理的相关工作也无法顺利开展。

（二）档案管理方法滞后

随着新技术的发展，也给档案管理工作人员带来了新的发展机会，但由于不少机关事业单位在财务管理中依旧保持着传统的管理观念，再加上传统管理方式的落后，不少管理方式还是停留在纸质层面。而且这些管理方式很明显地和当下的新技术发展趋势相悖，例如，在档案管理工作人员在需要查阅有关资料时，仍必须花费数小时来到规定地点，然后完成文档查阅。纸质档案资料检索既耗费时间，也易发生损毁丢失等状况[1]。所以，造成当前阶段国家机关事业单位档案管理工作效果低下。

（三）档案资源开发及设施建设程度低

当期，在机关事业单位的档案管理管理工作开展过程中除以上几个方面问题之外，在其资源开发利用工作和基础设施建设等方面，也出现了一些问题。因为设施建设水平和资源开发利用程度相对较低，资源开发利用工作无法起到实际作用，这也导致了归档效率的逐渐下降。机关事业单位中并没有严格的规范标准，在实际工作期间只重视对档案资料搜集、整理、安放，而工作人员却把其当成了档案管理重点。而这些片面理解，也是造成档案资料开发低下水平的主要因素。

二、机关事业单位数字化档案管理工作的改进措施

1、加大设施投入

机关事业单位应当注重档案管理工作的数字化，科学合理制定和分解计划，增加档案管理软件、硬设备的投资，使之可以适应现代档案管理工作的要求。一是，要加强对硬件设备的投资。认真评估现行档案管理设备情况，对陈旧落伍、技术性能指标不合格的设备加以更新[2]。单位在进行新型档案管理设备的购买投资过程中，应该充分考虑新型设备的技术先进性问题，而不是必须购买技术性能指标较为领先的设备，并综合考虑影响各种因素，以力求在投资成本、技术性能、最佳的应用期限之间平衡发展。二是，要加强对系统软件设备的投资。单位使用的档案管理系统软件直接影响了单位硬件设施性能的发展，所以单位在加强对硬件设备投资的同时，也必须对系统软件设备加以必要的投资。

2、提高安全防护技术

要提高安全保护技能，必须确保数字档案的安全。数字档案主要是利用网络与计算机设备加以保存，所以，其安全性一定要有所保证，不然如果遭到骇客、病毒的进攻和侵犯，将会给国家机关事业单位的各项操作带来不良的影响。所以，必须要结合实际情况，配置杀毒，设置防火墙，或者控制浏览权限;定时更新数据库和病毒库，并进行文件、存档的备份保存管理工作，如果出现差错，就不会造成数据信息资源的损失[3]。做好软件和硬件设备的更新与建设，以提升管理水平，从而做到对档案资料的合理使用和共享。机关事业单位，在注重数字化档案管理与建设的基础上，还要做好对软硬件设备的定期维护与检测，以了解其有无出现问题，适时予以检查更新，以提升档案的利用率和使用安全。

3、培训招聘相互结合

高层次的复合人才对于开展数字化档案管理工作尤其重要，机关事业单位的财务管理部门要通过培训与招聘相结合的办法培养人员素质，并做好管理团队建设。通过对现有员工进行培养，能够有效弥补当前归档管理工作的领域短板;通过对新人员实行招聘，进一步增强归档管理队伍的操作技术力量;通过新老人员间的结合，能够形成管理队伍人员的优势互补关系。一是，要对现在归档管理工作人才加以培养。应该通过外聘归档管理工作人员对现在人才加以培养，但培养重心应该放到对归档操作基础知识、软件应用能力等对现在人才把握较淡薄的领域。与此同时，还要重视对现在人才自我把握能力的培养，让其在操作实践过程中进一步找到自己的不足，并不断实现自我提升与完善。二是，要招录归档管理工作的专业技能人才。按照职业特性与内容编制录用标准，通过对应聘人才的从业经历、业务能力等方面进行严格审核，择优录取。

结束语：综上，在国家机关事业单位财务管理信息化工程中，档案管理功能非常关键，为保障机关档案管理业务的全面健康发展，也为各个部门贡献了力量，必须要持续提高档案管理效率，所以，在当下有必要推动机关档案管理工作朝着数字化方面前进。在社会发展中，机关事业单位的财务管理工作人员要进一步提高对数字化档案保护的意识，努力建设高素质的归档管理团队，保证单位档案管理工作人员全面掌握先进信息技术，更有效的应对数字化档案保护，并有效克服电子化档案保护中的种种问题。

参考文献：

[1]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2017，（08）.

[2]郭华锋.信息化条件下机关事业单位档案管理问题分析[A].《決策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院“.决策论坛———创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）[C].2017.

[3]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019，（26）.