学校档案管理与工作效率的提高方法

杨晋

摘要：学校档案是各个学校中最核心的文件，其中涉及的内容较多，包括学生的个人信息以及学校教师的档案、学校历年来发生的重要事件等等。学校档案从学校成立之初便存在，陪伴学校的发展，记录了学校的发展历程。学校在发展中需要认真做好档案管理工作，档案的完整性以及准确性对学校未来的发展具有较大的影响。方案管理工作如此重要，学校应对档案管理的方式和方法进行研究，制定出完善的管理制度，以满足学校对档案管理的要求。

关键词：学校档案管理;工作效率;提高方法;研究

1学校档案管理与工作效率的之间的关系

学校档案管理与工作效率存在双向关系，档案管理为提高学校工作效率提供信息来源，而工作效率的提高需要档案管理的信息数字化，两者之间的提高相得益彰。档案管理是将学校的各项活动的开展信息进行档案记录，然后进行分类管理，从而为学校今后的工作提供参考价值。一般来说，档案的系统性分类管理，就能够建立一个完整的信息库，档案管理一是提高档案管理工作效率，二是提高学校工作效率，从这个角度来看，学校的档案管理体现的是学校工作水平，记录的是学校历史轨迹、文化特色，可以说加强学校档案管理是提升学校工作效率不可缺少的部分。学校每个季度、每个月的各项工作计划，都关系到学校的工作效率提升，大部分的工作开展都会参照去年的工作进行，以便于制定科学的工作计划，提高学校各项工作开展的效率，但由于大部分的档案都没能够进行合理管理，从而难以为学校工作开展提供足够的参考，常常会影响到计划的制定及实施。

2当前我国学校的档案管理和工作效率提升方面存在的不足

学校的档案管理关乎到学校教学质量的提升，关乎到校园文化的建设与提高，更关乎到我国教育的历史发展研究。所以，学校不仅要重视教育教学工作，更要重视学校档案管理工作。在素质教育理念下，我国学校的教育教学工作蒸蒸日上，然而在学校档案管理方面出现了诸多问题，导致其工作效率难以提升，影响了学校及教育的发展。综合起来，其不足之处主要表现在以下几个方面：

首先，工作人员的专业意识和专业能力不足。当前学校从事档案管理工作的人员，一部分是教师，一部分是校外的大学生。这两种人都不是专业的，也没有足够的专业意识和专业能力。例如，教师以教学为主，忽视档案管理。再如，大学生缺乏管理经验，管理能力有限。他们对档案的分类、整理等不甚了解，让学校的档案管理几乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息时代的发展促进了网络技术在学校管理中的运用，但是学校档案管理仍以纸质档案管理为主，电子类档案的管理缺失严重。另外，在档案的归类、调取、查检等过程中，管理员仍利用传统的方式进行，极少利用网络技术进行。这不仅降低了档案管理的效率，也让陈旧的管理方法无法适应高效率、高要求、高质量的档案管理需求。有的学校之所以档案管理信息化程度不够，或管理系统、制度等不够健全，大多是因为学校的资金投入有限，毕竟学校最关键的工作是教学。

最后，协调能力不足。档案的管理并不是由哪一个工作人员或哪一个部门单独就能完成的，需要各方面人员、各科室协调进行。例如，教导处几乎每天都会产生新的档案，而这些档案大多没有及时的备份至档案管理处，导致档案管理和档案的进一步完善遇到问题。长时间如此，那么必然会让学校档案管理陷入混乱，必定会对教育和学校的发展产生阻碍。

3提高学校档案管理工作效率的方法

3.1规范档案管理，提高档案管理意识

为了学校的长久发展，学校领导应紧跟时代发展步伐，提高档案管理的意识，加强对档案管理工作的重视，并在人力、财力等多方面给予充分支持。另外，高层领导也应根据学校自身的发展情况，制定科学的档案信息化管理策略，创新档案管理方式方法，积极推动档案管理信息化的发展进程，全面提升学校的档案管理水平，以保障学校的稳定发展。规范档案管理工作，首先应从学校领导着手，提高学校领导对于档案管理工作的重视程度以及监督管理力度，端正管理人员的思想和行为，积极推行完善的档案管理制度，提高档案管理工作效率。

3.2完善档案管理制度

档案管理工作的根本上为学校教育工作服务，能够促进学校进行日常管理工作的稳定运行。加强档案管理制度建设，选择专业的人员进行档案管理工作，同时，各个部门之间的职责也要明确，将责任落实到个人，进而能够保证学校档案管理工作的稳步开展。除此之外，建立有效的考核机制，对工作态度良好，工作质量高的人员进行激励，提升工作人员的工作积极性，进而加快方案管理工作的飞速发展。

3.3学校档案管理信息化

随着信息时代的到来，信息化技术被广泛应用于各行各业，给学校档案管理工作带来了新的机遇。在传统的高校人事档案管理工作，档案材料转移困难，档案信息无法及时更新，降低了档案信息的准确性和完整性。基于信息系统的学校档案管理，建立了互联网信息数据库，改变了传统的档案信息输入与存储的方式，能够保证档案及时更新，大大提高的档案信息的完整性和准确性，有效促进人事档案信息的开发利用。另外，传统档案管理工作内容繁琐，工作人员每天需要整理大量的档案资料，工作强度较大，而且工作效率较低，人工操作也容易出现各种错误，降低了档案管理的准确性。信息系统下的学校档案管理系统实现了信息化和网络化，可以对档案信息进行自动化的统计分析，提高了档案管理工作人员的工作效率，提高了档案信息的准确性，降低了工作人员的劳动强度，使档案管理人員有更多精力去提升自己，提高档案管理工作效率，进一步提高档案管理工作水平。

结语

综上所述，学校档案管理是学校日常管理中重要的环节，同时也是最容易被忽略的环节，档案管理工作的顺利开展对学校的发展具有直接的影响，学校领导应对档案管理工作给予重视，并配合档案管理人员制定完善的档案管理制度，以提升档案管理的水平以及管理效率，同时档案管理人员也应不断的进行专业素质的提升，更好的适应学校发展的要求。

参考文献

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[2]张捷.提高学校档案管理与工作效率的对策思考[J].产业与科技论坛，2017，16（19）：265-266.