医院人事档案精细化管理措施探析

文/山东省东营市第二人民医院 李燕丽

干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部及评鉴人才的重要基础，人事档案能直观反映出员工的具体情况，人事档案的管理显得尤为重要。人事档案管理运用精细化管理的方法，利用“互联网+”、大数据思维，规范管理内容及程序，使档案管理更全面、更准确，更能为人力资源工作提供信息支持，从而推动医院可持续发展。

一、医院人事档案精细化管理的意义

（一）优化人才选拔机制。在人事档案管理工作中，采取精细化管理模式，对其中的流程内容予以细化；采取规范化管理的模式，从而能够有效找出早期档案中的不足和缺陷并及时予以调查和补充，以此确保资料内容有着较高的真实性。而医院在对内部员工进行职称评定的时候，同样可以参考人事档案提供的信息内容，以此确保相关工作有着较高的公平性和合理性，进而促使管理部门作出更为准确的决策，使得选拔机制变得更为有效。

（二）适应新形势的要求。现如今，我国医疗体制处在持续改革的阶段，使得各个医院之间的交流也变得更为频繁。因此，医院在进行管理的时候，需要处理的信息资料将会变得更多，使得管理人员自身的工作压力越变越大。尤其是在网络技术全面普及之后，医院在进行档案管理工作时，不再局限于登记和查询两方面，还需要提供更多附加服务，对于人事档案管理方面自然也有了更高要求。为了提升工作效率，医院要充分发挥信息技术的价值，展现其优势，逐步实现精细化管理的目标，促使医院更好地发展。

二、医院人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不够。现如今，医院为了实现自身规模的发展，将大部分精力投入在临床上。对于人事档案管理工作来说，本身并不会直接产生经济效益，医院管理者对此缺乏重视，觉得这些都是制度化、程序化内容，导致人事档案工作流程混乱，存在档案内容缺失、档案不完整等问题。

（二）缺少专业的人才。从当前情况来看，很多医院之所以没有推行精细化管理的方式，主要原因便是相关人才较为匮乏。在很多人的眼中，人事档案管理都是一些十分清闲的工作内容，普遍年轻人不愿意参与，感觉无法展现自己的真实水平。因此，医院的人事档案管理人员都是从其他岗位中临时抽调而来，年龄偏大。他们虽然工作非常努力，但缺乏创新精神，也不具备专业的档案管理知识，在日常工作的时候，容易出现一些问题。

（三）管理活动和信息技术结合不到位。对于人事档案管理工作来说，为了实现精细化目标，自然需要采用信息化技术。人事档案管理涉及的内容有很多，单纯采用早期的工作模式，自然会出现诸多纰漏。而在应用信息技术之后，就能使得管理工作变得更为细致。但是从目前情况来看，很多医院在管理时，并未将信息技术的价值全部发挥出来。尽管已经实现了计算机化，但其各方面功能没有全部展现出来，使得工作开展的效率有所下降，无法实现预期的目标。

三、医院人事档案精细化管理的方法

（一）打造精细化数据库。随着医院规模的不断扩大、医院新进职工不断增多，医院管理的档案数量也在持续增加，早期经常采用的粗放型管理模式已经与医院现阶段的发展模式完全不符。因此，医院当前需要对档案信息化管理展开全面优化和调整，建立完整的电子数据库，以此实现精细化管理的目标。通过对数据库不断调整和优化，以此使得档案内容变得更为统一。而在建构的过程中，理应考虑三方面内容。其一，数据库的保密性。档案包含了个人从初中至工作阶段的所有文字资料，在数据库的建立、使用、保存过程中尤其要注意对个人隐私的保护。其二，数据库的准确性。档案除了记载个人基本情况外，还能体现出干部的科研水平、业务能力等，是岗位竞聘、职称晋升的重要依据。其三，数据库的高效性。数据库专门设置一个模糊搜索的功能，工作人员可以根据自身的实际需要，查询对应的内容，使查询效率得到提高。

（二）完善人事档案管理制度。为了对精细化管理的目标予以有效落实，提升管理活动的基本效率，医院就要参照当前的实际情况，对制度内容持续优化，改进其中的不足和缺陷，从而对广大员工的个人行为起到约束的效果。具体来说，主要包括以下方面。其一，严格按照中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中对档案分类的要求，十大类材料分别按相应顺序整理，不能乱排、少排。其二，管理人员在开展归档工作的时候，应当对纸质档案和电子文档进行分开整理，有效归档。不仅如此，所有资料都要保证完整性达标，不能有任何遗漏或者缺失，内容也要足够真实。其三，医护人员在入职、离职以及升职的时候，管理人员理应做好档案维护工作，防止其出现损坏。同时还要按照具体要求，对其进行归档，以此起到保存的作用。其四，管理人员需要做好档案保护工作。比如信息化系统，管理部门可以尝试搭建一个完善的防护体系，设置相关要求，禁止随意对其进行插拔和移动，保证其安全性。其五，对于档案的销毁予以明确。若必须进行销毁，工作人员应当在第一时间向上级部门申请，在得到确认之后，才能展开销毁工作。否则，绝对不能凭借个人意志盲目销毁。

总体来说，通过打造一个完善的制度体系，对于精细化管理的全面落实有着非常大的帮助。

（三）创新服务模式。早期在进行档案管理的时候，很多工作人员单纯注重管理活动本身，而对于利用有所忽视。显然，这种理念是错误的，从而使得这些宝贵资料的二次利用价值被完全浪费。因此，当前医院的管理部门就要转变原有的服务模式，将被动变主动，以此将档案的利用价值全部展现出来。其一，管理人员应当合理应用信息化平台，促使档案工作的效率有所提高，解决其中存在的各方面问题。其二，管理人员应当主动为干部职工提供资料的咨询和查询服务。如果有职工需要查找档案中的资料，而按规定人事档案不能经本人之手，这时候就需要管理人员予以协调配合。其三，管理人员在参与管理的时候，还需要主动提供档案方面的服务。其四，若管理部门出现了人员调动的情况，还需要主动投入档案维护的工作之中。比如使用管理系统，将资料内容调出来，及时展开优化和修改，确保其真实性和全面性不会受到任何影响。

总体来说，医院在进行精细化管理的时候，管理部门理应在模式层面积极创新。

（四）打造管理文化。在医院的人事档案中，会将医院工作人员自身的工作经历、个人生平和职业发展全部记录下来。因此，这些档案不但是管理活动的重点内容，同时也是展现医院自身管理价值的关键。为了创设优良的外部管理氛围，使得所有人员都能对管理活动有所重视，并积极参与配合，医院就需要根据当前的实际情况，打造特有的管理文化。其一，管理部门应当对现有的所有档案展开有效整合，合理分类，以此将其中的价值全部挖掘出来。其二，管理部门应当做好宣传工作，促使所有人员都能提高对人事档案的重视度。其三，在人员聘用、人才流动、职称评估以及参加社会保险的工作中，应当将档案资料的价值全部凸显出来。其四，医院在未来发展规划的时候，理应将人事档案全部纳入进来，以此促使档案得到全面创新并取得良好的发展。

（五）加强人员的专业培训。医院在进行人事档案管理的时候，人为因素对其带来的影响非常大。无论是收集、整理、归档、保存，都需要工作人员参与其中。为提高档案管理的精细化程度，医院需要加强人员培训。无论是领导干部还是基层人员，都需要共同参与进来，从而逐步转变个人态度，明白档案管理的价值，并积极配合相关工作，提升管理的综合水平。其一，在进行培训的时候，理应对于管理工作的基本目标、内涵以及具体方法予以详细讲解，以此使得管理人员提高档案管理意识，明白精细化管理的价值，从而能够积极实践，在日常工作中落实。其二，在进行培训的时候，应当参照档案管理和数字化管理方法，以此作为培训内容，不断提升认识档案管理人员的综合水平。其三，在培训的时候，需要采用“理论+实践”的基本模式，以此展开全面讲解，帮助档案管理人员扎实个人基础，强化技能水平，让其更好地应对工作中遇到的问题并运用自己的能力进行处理。其四，应当定期开展业务培训。时代在发展，档案管理的活动自然也要做到与时俱进，持续进步。只有真正做到定期培训，才能促使员工们的视野有所扩大，从而与时代保持同步，激发潜在的创新意识，进而更好地开展管理活动，解决其中出现的各类问题。

（六）夯实细节管理。对于医院的人事档案管理活动来说，本身是一项长期性工作任务，为了能够落实精细化管理的基本目标，自然需要对其中的各类细节予以完善，持续调整和优化。其一，对于人事档案管理的内容应当尽可能细化处理。由于此类管理涉及的内容有很多，因此较为复杂，一些管理人员在初次接手时，会感到较为迷茫，不知如何下手。为此，管理部门就需要对其展开细化，并参照具体标准，寻找管理工作的薄弱之处和关键之处。之后，再通过划分阶段和划分重点的方式，不断细化，从而做到循序渐进、井井有条。其二，对于管理流程展开细化。医院管理人员要充分了解自身的工作内容、具体方法以及核心目标，从而采取一些有效措施，防止出现不必要的疏漏。其三，对于人事档案管理应当进行全面监督。之所以建立制度，主要目标就是为日常的工作开展提供参考，确保其能够有效推进。若制度本身存在问题，自然也会对精细化管理带来影响。因此需要对制度执行的实际状况予以有效监督，保证管理人员能够按照标准进行工作，保证各项活动都能具有规范性、合理性和科学性。其四，应当对于责任制度进行落实。针对人事档案管理的内容，应当对其责任部分进行具体化处理，并要求管理人员在日常工作中，有效履行个人责任，并落实细节内容。如此一来，管理人员的责任心就会提高。

（七）运用大数据来完善管理模式。其一，由于医院的人事档案的信息庞大，数据以及人力资源的各种信息比较丰富，因此，可以借助于大数据技术，更新和完善医院的人事档案管理模式，提升人事档案的管理效率。进而有效挖掘医院人才资源的隐藏价值，在具体的人事管理中，部门领导需要转变管理的理念，鼓励相关工作人员有效运用大数据技术来进行日常管理，深入地挖掘认识档案管理的有效价值，科学合理地分析人事档案的数据信息，进一步提升人事档案的管理工作效率。其二，加强大数据的管理意识。基于大数据的背景下，要想有效提升人事档案的管理效率，需要不断增强人事管理人员的大数据应用和管理服务意识。在实际的人事档案的管理工作中，积极渗透大数据的管理思想，提升大数据技术的管理水平。为了进一步推行大数据的管理模式，需要医院的重视和支持，医院管理人员还需要增强大数据的意识，采取现代化的管理服务模式，改变传统人事档案的管理方式，提倡医院管理人员运用大数据的管理手段，丰富人事档案的管理的过程。另外，医院还需要在硬件和软件设备上提供更多的支持，购买先进的设备，逐渐提升医院软硬件设施的水平。同时加强技术培训。

四、结语

综上所述，医院在进行人事档案管理的时候，采取精细化处理的方式，不但可以更好地进行人才筛选，同时还能保证各项工作更好地开展。因此，医院要提高重视，基于早期工作中出现的问题，及时采取措施进行处理，为医院的发展提供帮助。