加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新性研究

文/谢馨慧

行政事业单位发展过程中，干部人事档案管理是一项重要的基础性工作，干部人事档案记录着与干部相关的信息资料，是每名干部成长的记录、是干部德才的反映、是历史的见证，干部档案管理中心作为干部人事档案管理的重要支撑力量，做好干部人事档案管理工作尤为关键。基于此，本文以陕西咸阳彬州市为例，概述了干部人事档案信息化管理的重要性，分析了干部人事档案管理现状，探讨了加强干部人事档案信息化管理的措施与对策

干部人事档案，是记录干部工作表现、履历及个人信息的重要资料，是了解干部综合素质情况的关键凭证。干部人事档案管理工作中，干部档案管理中心发挥着重要的作用。信息时代，干部人事档案传统管理方式方法易于造成档案数据丢失、破损、泄露等现象，影响干部人事档案资料查询和提取，因此，加快干部人事档案信息化建设与管理工作创新性研究，对于提升干部人事档案管理水平无不具有重要的现实意义。

一、干部人事档案信息化管理的重要性概述

1.提高档案管理效率

传统干部人事档案管理主要采用的是纸质管理模式，需要人员进行费时费力的整理、管理，管理工作中有着较高的失误几率，影响干部人事档案资料的应用。采用信息化管理模式，借助计算机设备和信息技术、大数据技术管理干部人事档案资料，极大地弥补了传统管理模式的缺陷，干部人事档案管理效率和质量显著提升，同时也为干部人事档案的查阅和利用提供了巨大便捷。

2.保证档案资源完整性

传统干部人事档案资料大多以纸质档案为主，受到环境因素、人为因素的影响，极易出现档案丢失、破损等现象，影响干部人事档案资料的安全完整性。干部人事档案信息化管理背景下，借助计算机系统管理海量的干部人事档案资料，登陆档案管理系统输入干部姓名等关键词，即可一键查询，并且借助计算机系统管理干部人事档案，能够减少档案翻阅频率，降低档案丢失、破损等问题的发生，进而保证干部人事档案资料的安全性和完整性[1]。

3.提高干部档案信息化水平

干部人事档案资料，具备极高的利用价值。加快干部人事档案管理信息化建设，发挥信息化技术优势，进而共享档案资源，为干部管理、人员调动、绩效考核等工作的进行提供参考依据，促进了干部人事档案信息化管理水平的提升，助推事业单位转型升级发展。

二、干部人事档案管理现状分析

在过去的一段时间里，彬州市聚焦干部档案管理工作力量分散、设施设备落后、理念手段陈旧等问题，影响干部人事档案管理工作效率和质量及后期利用，不利于彬州市干部档案管理。为进一步加快彬州市干部人事档案标准化、规范化、精细化水平，更好地服务于党员、干部、人才及群众。近年来，彬州市高度重视干部人事档案管理与创新工作，构建了彬州市档案管理中心，统一化管理不同类别、身份人员的档案资料，并将管理工作责任和任务落实到每一个人，避免了相互推卸责任问题的出现，管理人员具备了更高的工作积极性。与此同时，彬州市档案管理中心，通过构建干部人事档案资料收集制度、保管保护制度、查阅借阅制度、检查核对制度，为后续各项管理工作的开展提供了重要保障，使得干部人事档案管理工作更加规范化，彬州市档案管理工作水平显著提升。除此之外，彬州市积极推行档案查阅借阅预约制度并进行集中化审批和办理，并对档案查阅和借阅流程进行了规定，服务意识和水平进一步提升。彬州市在干部人事档案管理工作中，通过建立干部职工档案管理信息服务群，极大地便利了干部档案资料信息查询、转入转出、职称晋升等工作，保障了干部人事档案管理工作的规范化、有序化运行，提升了干部档案管理工作效率和质量，为政府部门及各个岗位选人、用人决策提供了重要的信息支撑[2]。

三、加强干部人事档案信息化管理的措施与对策探讨

1.完善信息化管理标准

建立并完善信息化管理标准及信息化管理系统，能够为干部人事档案管理工作的开展提供重要的支撑。当前受到PS等技术的影响，干部人事档案信息内容会被以假乱真，降低档案真实性，因此更要重视对信息化管理标准的完善，统一标准、统一录入，并制定了鉴别电子档案凭证真实性标准，使得干部人事档案资料更加真实有效。以彬州市为例，在结合国家标准的基础之上，将档案盒进行更换，同时印刷了专用档案袋和档案封签，机关事业单位工勤人员履历表，搭建了干部人事档案资料查阅借阅系统，使得干部档案资料的进出库有迹可循，避免造成丢失。同时，干部人事档案应用RFID档案标签，实行一人一码管理，彬州市数字、纸质档案一体化管理水平显著提升。由于方法对头，管理创新，科学有序，围绕机构改革对移交公务员及划转845人档案开展专项审核工作，目前彬州市委组织部被评为档案目标管理AAA级单位。

2.创新信息化管理模式

过去，传统干部人事档案管理模式存在的弊端日益突出，如今信息化时代，要充分结合干部人事档案管理工作特点和实际需求，创新信息化管理模式，使得干部人事档案管理工作更加高效化。如：彬州市在档案集中管理的基础上，对管理方式方法予以创新，分类管理干部档案资料。在实际管理工作当中，设置了多个岗位，并由专人负责管理不同的档案岗位，避免出现差错，档案管理与服务水平得到了显著提升。不仅如此，干部人事档案管理期间，应积极做好安全管理工作，将防火墙技术、入侵检测技术、防病毒技术积极应用于档案管理中，提升档案安全防护水平，保障干部人事档案信息安全，如发生干部档案泄密事件，应严惩相关责任人。

3.完善信息化管理制度

干部人事档案信息化管理工作的开展，离不开完善的管理制度的支撑。基于此，事业单位要在现有管理制度的基础之上，积极借鉴优秀单位经验，并结合实际管理工作需求，制定符合需求的干部人事档案信息化管理制度、监督管理制度，为档案管理工作开展提供制度保障，避免管理工作流于形式，针对工作中违反规章制度的行为，应严格追究相关责任。如：彬州市在干部人事档案管理工作中，积极制定并贯彻落实《彬州市国家机关事业单位工作人员档案查(借)阅制度》等，并成立微信群、档案管理台账，实现流程管理。中心建成以来，先后办理档案查借阅8200人次，极大地提升了干部人事档案管理规范化水平[3]。

4.优化信息化设施设备

干部人事档案信息化管理中，应用信息化设施设备，能够极大地提升管理工作效率及质量。过去的传统落后的设施设备早已无法满足信息化管理工作需求，所以相关部门应重视对资金的投入，将资金价值最大化，依靠充足的资金配置新型设施设备，为后续干部人事档案管理工作的开展提供帮助。例如：彬州市高度重视干部人事档案管理信息化建设工作，将信息技术、大数据技术应用于档案管理中，搭建了彬州市智慧档案室，实现了对干部人事档案资料的实时化监控，并且能够自动化检测档案室的温湿度，结合实际情况对档案室温湿度予以调整，避免干部人事档案资料受损。同时，20列100组智能密集架，能够随时操控和定位，档案室和门禁系统互联互通，防止闲杂人员进入档案室及系统对档案资料造成破坏。

5.配置信息化硬件

硬件配置是否齐全，会对干部人事档案管理工作效率和质量造成极大的影响。信息化时代，必须重视对硬件的配置与更新，配置标准化硬件，方可更好地满足干部人事档案管理工作需求。例如：彬州市为满足干部人事档案管理工作需求，搭建了干部档案管理中心，该中心面积300m2，由档案室、阅览室、整理室等多个部门组成，可实现对全室干部人事档案资料的统一化管理，并且能够满足彬州市30年干部职工档案管理需求，并且配置了完善的硬件设施设备，有力保障了干部人事档案的安全性与完整性。

综上所述，近年来彬州市为进一步提高干部职工档案管理工作信息化、标准化、精细化水平，加快了干部人事档案信息化建设与管理工作，实现了档案集中化管理。但是，在干部人事档案信息化管理工作实践中，也暴露出了诸多的问题，因此要高度重视，深入剖析问题根源所在，结合实际情况，制定有效的解决对策，借以提升彬州市干部人事档案信息化管理水平，助推彬州市干部人事档案管理事业良好发展，为彬州市经济社会发展提供有力的支撑。