供应链视角下煤炭企业物资采购管理模式优化

赵英臣

【摘要】为进一步满足供给侧改革需求，我国许多大型煤炭企业通过兼并与重组，搭建起以资源优势整合为目的的供应链体系。物资采购是煤炭企业供应链管理中的关键流程之一，关系着企业供应链各环节成本的控制及企业核心竞争力的塑造，具有重要意义。本文立足于供应链视角，对当前煤炭企业物资采购管理模式的优化展开论述。

【关键词】供应链；煤炭企业；物资采购管理

从煤炭企业的生产经营性质来看，其属于开采型企业，在运作过程中受地质条件、自然环境影响较大，因此在物资采购环节需要更多地考量到安全性与稳定性。近年来，因煤炭开采程度不断加深，地质变化程度与不确定性加剧，导致煤炭企业经营成本的上升，因此，许多大型煤炭企业通过采用集中采购的模式来统一管理采购业务，通过网络技术应用、物资信息统筹、各部门有效交互，减少成本损耗。煤炭企业还应从根本上转变粗放式物资采购思维，以科学的采购管理体系带动采购效率、质量的稳步上升。

供应链管理的概念及影响

供应链管理的概念

“供应链”这一概念源自“扩大生产”，具体指采购方与供应商之间通过计划、获取、存储、服务及其他活动之间的联系，完成原材料的搜索、运输、加工与分配。对供应链的管理本质上是指对供应链系统的运作全过程进行有序的计划、协调、管理、监视与优化，从而在规定的时间内产出与质量标准相符的产品。

鉴于煤炭企业所在行业的复杂性与关键性，在供应链管理中应遵循以下原则：第一，合理区分客户的需求与类别，根据企业盈利能力搭建物流网络；第二，及时收集、更新关于市场需求的信息，紧跟政策动向；第三，及时确定物资采购计划，与供应商协商制定互利合作战略；第四，以准确、完善的信息系统保障信息的高效流通，确保各环节之间能够建立实时交互关系；第五，建立用于评估整个供应链有效性的标准体系，对管理过程涉及的环节与细则做出明确的质量监管要求。

供应链管理对煤炭企业物资采购的影响

供应链视角下，煤炭企业的物资采购工作较之传统模式发生了重心的转移，主要体现在以下几个方面：

第一，由库存采购转变为需求采购。企业根据自身需求，明确采购需求，供应商根据订单中要求的采购物资，直接运送至需求点，二者可在实时沟通协调的状态下保障生产交接的有序运行，不再盲目积累库存。

第二，供应商主动性提升。传统物资采购模式中，煤炭企业需要主动面向特定的目标供应商发出物资需求信息，但随着供应链的形成，企业与供应商之间的关系逐渐以平等的合作伙伴为主，双方在合同约定范围内完成信息的双向传递与共享，极大地提高了供应商在企业生产链条中的参与程度，对于产品质量的改进与创新有重要促进作用。

第三，采购环境趋于良好。在全球化发展趋势下，传统物资采购格局下利益互斥的局面逐渐得以打破，单一的对抗氛围转变为合作共赢的氛围，企业与供应商双方均获得了更多的平等对话空间，对于物资采购中出现的问题也可通过友好协商的方式解决，在一定程度上消解了传统物资采购模式中交易关系不稳定的风险。

第四，信息共享程度升高。信息共享程度是供应链模式区别于传统模式的一大关键，通过大数据技术的全面渗透，供应链上各个运作环节所生成的数据信息能够实时上传至信息管理系统，使物资采购的各个主体均可随时了解需求、生产、运输等情况变化，为及时的战略转移或调整带来有利先机，进而更精准地防控潜在的市场风险。

第五，采购成本损耗降低。通过精准化供应链管理，供应商可根据企业需求信息的变动，在合理调整生产的同时，规避生产浪费、库存积压等现象，同时也进一步明确了供应商的责任范围，促使其自觉提升产品质量及服务水平，形成责任与利益共存的约束链条，侧面缩减产品质检所需损耗的成本。

供应链视角下煤炭企业物资采购的特征

物资种类繁多，采购方式差异明显

煤矿行业生产具有高度复杂性，因此，企业所需物资品种涉及广泛，数量巨大，不同材料、设备和零部件的名称、规格和型号种类繁多，不同的物资其采购方式和供应商管理差异较大，不可一概而论。目前，诸如国家能源集团、中煤集团等国内大型煤炭企业将物资分为主要产品和辅助產品两类。其中，主要产品指采煤和掘进，辅助产品指供电、运输、通风、安全等，涵盖设备、配件、钢材、木材、化工、五金、电料、建材、杂品等品类，且多数生产过程中消耗的物资并不构成煤炭产品实体，如油脂类、燃料类、支护用品等易耗品需求量大。不同的物资种类所适用的采购方式也各不相同，物资投入占煤炭企业生产成本中往往占据着较大比重。

需求规律不一，物资缺货成本较高

煤炭生产属资源开采业，容易受煤层厚度变化、岩层结构（褶曲和断层）以及土壤性质、河流剥蚀、岩溶陷落和岩浆浸入等各种地质条件和自然环境的影响，主要表现在工作地分散、作业面路程长、地质条件特殊且多变、生产环境恶劣等方面。同时，在不同生产环境下，所适用的采矿工艺也有所不同，如爆破采煤法、综合机械化采煤法、水力采煤法、深孔爆破法、充填法等多种形式适用于不同场合，产生的物资需求也因此出现差异。以此为前提，煤炭企业在生产运营中时常面临物资需求方向、需求规律的问题，物资与物资的互换性低，且可能因气候、时段的不同而出现需求规律的变动，如发生缺货现象，临时采购、运输的成本便将直接攀升。一方面，受矿区道路交通情况和作业面路程等因素影响，物资应急补给时间增加数倍；另一方面，如要在增设仓库的同时增加总仓库安全库存量，虚增采购计划将使采购量远大于实际需求量，成本控制困难。

安全性要求高，物质质量控制严格

较之其他生产企业，煤矿生产的安全风险系数较高，需要在保障物资质量的前提下，满足生产需求。譬如，煤矿专用物资必须有特殊安全性能和使用许可，即便是一般性标准化的物资，也必须在质量上达到国家或行业标准；同样，参与招投标的物资供应商也必须具有相关的安全使用说明或者生产许可资质。部分物资不具有通用性，煤炭企业与物资供应商需基于煤炭供应链建立不同类型的协同关系。

市场环境复杂，物资采购规模庞大

由于煤炭企业物资品种和数量规模巨大，面对的供应商和供应市场也是纷繁复杂的，与此同时随着网络技术的应用和B2B商业模式的发展，物资供应商信息的获取更加便捷，信息的低成本快速搜集和传递使得客观上供应商数量迅速增多。物資采购经常受到外部市场供求关系的影响，带来企业缺货风险、产品质量和生产安全等一系列问题，大型煤炭企业应实时把握市场规律，运用信息化技术和管理方法，实现供应商选择的科学性、准确性和便捷性。

供应链视角下煤炭企业物资采购模式优化路径

设置供应商管理层，优化物资供需结构

供应链视角下，煤炭企业对于供应商差异化管理的实现直接决定物资采购质量，应通过设置对应管理层级、优化管理方案来从根本上调节物资供需结构。

可将所需采购的物资分为重要物资、关键物资、日常物资、辅助物资几类，在此基础上建立物资分类模型，根据采购目标的不同，实施差异化管理。在供应商申请环节，可通过设计统一的供应商入库注册标准，由具有合作意向并达到标准的供应商自行填写资料、发送供应申请，再由煤炭企业的系统管理员根据供应商提交的信息，核对营业执照、相关资质证书等原件，确认信息准确无误后通过审核。在供应商评估环节，可邀请采购部门、安全部门共同对供应商的资质、产品及服务提出评价意见，对不同供应商所能提供的物资重要程度进行分类，形成综合评估报告，如发现达不到采购标准、弄虚作假等现象，则在评估报告中明确指出，并将该供应商纳入不合格名单。在供应商绩效管理环节，由相关部门针对供应商的产品质量、售后服务、交货时间等指标分别进行打分，再根据综合得分对其进行评级，采取对应激励措施促进下一阶段绩效的提升。譬如，以增加合同或订单数量的形式进行激励，下一年的采购订单份额可根据上一年评估等级进行分配，激发供应商参与热情；以延长采购期限的形式进行激励，与评估等级优秀的供应商签署长期采购框架协议，减少供应商对某一采购订单收益与损失的关注，更多地将目光投放在长期收益的收获上，从而带动物资质量与服务水平的提升。

及时确定采购计划，定期监测预算目标

物资采购计划关系着物资的预期用途与实际用途能否保持一致性，是所有采购工作有序开展的重要前提条件。

首先，由技术部门、工程部门等物资使用部门共同拟定物资采购计划，并创建用于分析该采购计划的分层系统，仓储部门需根据物资的实时库存来核查采购计划的编制是否足够科学合理，确定最终采购数量后完成审批。其次，由市场部门根据所需物资的规格与数量等相关信息，汇总仓储部门批准的数量，经过反复核对与审查之后，确认物资总购买信息。最后，在物资采购的全过程，对计划执行情况进行实时动态监测，用于检验物资采购计划是否有效，或是否与预期情况发生偏离，当实际采购结果与采购计划存在较大误差时，应及时对下一阶段的目标设定及执行方法做出一定调整，使之尽可能地贴近原先目标，从而保障煤炭企业物资及时、保质地供应到位，减少成本损耗。

严格完善招标体系，加强风险控制管理

供应链视角下，招投标体系的优化与完善是实现成本控制、风险控制的有效手段，对于煤炭企业的正常生产运营也可起到有效保障。煤炭企业可基于所需采购的物资类别，按照“招标前-招标中-招标后”三层结构打造采购物资招标体系，对应防范不同阶段的风险。

招标前，应组织商务、财务、法律、技术等相关部门，严格遵照资格条件与评估标准，编制招标文件，设置招标文件审查流程，及时查找招标文件中存在的问题与漏洞，如发现评标办法或同投标人资格设置不合理等情况，及时进行修改后完成再次审核，直至确认无误。招标中，充分遵循从严收标、从严唱标、从严评标准则，在各部门的共同监督下，在现场或系统中以电子方式完成收标与唱标程序，保障其公开性与透明性，再由各评委专家进入指定评标室完成评标，在明确项目招标条款与评标准则的前提下，进入独立的评标过程，并将评标历史文件录入系统当中，进行留档。招标后，由采购人员及时针对已完成的采购项目进行梳理与总结，确保采购流程更新的及时性，提高招标时效性与成功率。

提升档案管理水平，明确物资验收标准

为保证煤炭企业所需的物资能够按时、按质交付，同时为下一阶段的物资采购工作提供对应数据，应进一步加强对采购合同的档案管理，使处理问题、解决纠纷时能够有据可依。

首先，煤炭企业应通过有效的行业信息收集工作与先进观念的及时吸收与渗透，转变对于物资采购合同档案管理的认知，提高对合同档案管理工作素质的要求，将档案管理标准纳入物资采购系统管理中，并据此拟定绩效考核方案，为后续物资采购与供应商管理工作提供完整的历史材料与数据。

其次，建立合同台账，对已签订完成的合同进行及时整理与库人，完成分类归档、合同存储等工序，以便迅速对合同的执行情况进行查阅，在物资采购系统内及时上传关于采购物资数量、成交价格、对应供应商等信息，包括后续合同的执行与付款情况，用于后期参考。

最后，明确合同档案管理人员的工作内容与工作流程等操作标准，清晰呈现合同归档时间、是否达到归档标准、合同交接人与监督等信息，还可设置专岗专职，配备专业的采购合同档案管理人员，按照各项标准设立对应激励机制，全方位推进电子化档案管理水平的升级。在物资验收环节，需要采购部门与需求部门共同开展验收，包括资质检验、包装检验、内在质量检验等，如检测到质量未达到标准，则立即联系供应商进行处理，确保数量与质量同步满足采购要求。

加强人员资质审核，纳入绩效考核制度

考虑到煤炭企业物资采购的规模化、复杂性特性，在物资采购管理人力资源架构方面需做出进一步优化完善。

首先，针对供应链模式下的供应商管理需求，设置专门的供应商管理岗位，并在采购部门分设不同职能，将工作内容覆盖至采购部门周期工作计划的方方面面。

其次，打造一支高素质的专业综合采购管理队伍，做好复合型人才的引进与培训工作，采用定期培训与不定期外派交流合作的方法，不断训练相关工作人员的沟通技巧、采购技巧、业务谈判能力、风险管理能力，引入“产学研一体化”体系，保持物资采购人力资源的专业性与稳定性，与法务、技术相关部门保持密切的协同交互关系，规避物资采购中的知识盲区，将管理风险控制在最小化状态。

最后，建立与物资采购部门人力资源配置相匹配的绩效考核机制与薪酬激励机制，将绩效评估结果与反馈进行深度结合，采用目标激励、精神激励与物质激励相结合的办法，保障物资采购管理的质性发展，为后续物资采购体系的进一步升级带来牢固的人力基础。

夯实风险防控根基，做好风险应急预案

对于煤炭企业而言，物资采购风险的有效控制是防止安全风险、成本风险的有力手段，应分别从风险识别、风险分析、风险应对三个方向出发，夯实风险防控基础。

在风险识别阶段，根据物资采购中面临风险情况的不同，将其分为内部风险与外部风险两类，其中，内部风险包括计划风险、验收风险、合同风险与人员风险；外部风险包括供应商风险、意外风险、价格风险、技术风险、物流风险等。在风险分析阶段，主要采用定性分析与定量分析相结合的办法，确定风险来源之后，对识别出的风险进行细化管理，根据最终分析结果来制定专门的应对计划。在风险应对阶段，主要可从以下几个方向出发：第一，风险转移，针对意外风险、供应商风险等不可控的情况，采用购买保险或担保方式来将风险进行转移与分摊，降低可能发生的利益损害；第二，风险降低，针对计划风险、验收风险等可能性较大的风险，采用企业内部控制的方式来减少人为错误发生的可能；第三，风险自留，针对人员风险等可控性较高的风险，可采用完善奖惩措施、改进考核手段等手段，将风险程度控制在企业可承受的范围。

结语

综上所述，在现代化进程加快的新时期，供应链管理在煤炭企业改革中价值功能日益突出，要进一步推进煤炭企业物资采购的科学化、先进化管理，就应当紧密结合行业运转的需求，立足于煤炭企业发展特点，深入实际物资采购环节来寻找可改进之处，实现物资采购管理流程规范性升级。随着数据分析、人工智能等技术的普及化，还可进一步加大此类先进技术方法在煤炭企业物资采购中的利用力度，从战略角度维持整个系统的稳定性。

（作者单位：中国神华国际工程有限公司集中采购中心）

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（责编：梁晋）