基于微信平台的档案信息服务发展探究

摘 要：当下，微信已然成为拥有最多用户、影响力最广的即时通讯工具之一。它从根本上影响着档案信息服务意识、服务需求、服务方式。基于微信平台的档案信息服务在发展过程中暴露出存在微信技术不稳定、档案信息真实性存疑、档案与微信公众平台结合率不高、微信平台存在安全漏洞等问题。本文提出可以通过提升微信平台稳定性、保障微信发布档案信息真实性、优化档案与微信公众平台结合度、打造安全的微信平台等方式，实现档案信息服务更好发展。

关键词：微信平台；档案；档案信息服务

中图分类号：G270.7文献标识码：Ａ 文章编号：１００９ — ２２３４（２０22）１2 — ０1０９ — ０4

信息技术飞速发展与广泛应用，使人们对信息的获取、分享、交流、利用等方面产生了极大需求，催生一些即时通讯工具。微信在该领域以其自身的即时性、安全性、隐私性、便捷性等优势迅速占领市场。目前，微信在全球有12.6亿用户，应用领域逐步扩展到政治、经济、文化等方面。越来越多档案机构也加强对微信平台的应用，在平台及时发布相关文件、推出常见问题自动回复等功能，使用者可自助查询开放档案信息，提升了档案信息服务质效。

一、微信在档案信息服务应用的影响

（一）微信对档案信息服务意识的影响

当下，档案机构可以利用微信为人们提供档案服务，满足档案使用者快速在线查询、阅览、利用档案资料等需求。档案机构传统的服务方式是以现有档案内容为使用者提供服务，而在当下“人民至上”服务理念指引下，档案信息服务也要转变以往的旧观念，向以使用者需求为中心转变，重点关注协调解决使用者现存的问题。微信正引导档案服务机构逐步实现开放，不仅体现在思想观念的变革，也对档案工作提出了新的要求。档案机构在做好档案信息收集、分类整理工作的同时应致力于服务手段和方式的创新，提升档案服务意识，以更便捷的服务方式、更丰富的档案资源，为档案事业可持续发展贡献力量。

（二）微信对档案信息服务需求的影响

微信是档案服务机构与档案使用者可以进行信息交互的平台。档案机构在微信平台发布档案信息，采取嵌入式信息的方式，是对相关档案网站内容不足情况的一种补充。例如，发布音频档案或直接查询网站文件资料，不受传统档案网站获取信息渠道的限制，进而达到档案信息资源共享的效果。从目前情况来看，档案用户只需进入微信平台，即可以成功获得所需档案信息，档案机构也可以在微信平台，通过自动回复、点对点在线交流等方式，获得更准确的用户所需档案信息数据，减少由于档案信息传播不利造成的损失。用户所需的档案信息，可以借助微信平台，实现使用者之间相互传送、转发和评论，促使更多用户获得档案信息最新动态，扩大了档案信息服务对象范围，实现了档案信息服务利用价值最大化。档案机构为了更好地通过微信为用户提供档案服务，要指定专人在后台定期收集、整理、更新档案信息情况，将提供档案服务过程中遇到的问题汇总反馈技术部门，及时发现微信发布档案机制不足，确保服务质量。由此，档案机构通过更丰富的内容、更优质的服务扩大了档案信息的使用范围，拓展用户需求。

（三）微信对档案信息服务方式的影响

档案机构通过微信平台发布档案信息，是其拓展自身服务方式的有益探索。微信平台以其不受时间、地点限制的特点，提升了档案机构与用户之间沟通效率，影响着档案机构服务方式。一方面，档案机构通过微信平台为用户提供服务，相较于传统电话查询、实地查找方式，减少了等待时间、同时增强了用户满意度。档案机构还可以根据后台统计数据，通过精心设计对使用频率高、访问人数多的档案学术交流、查询等，设计直通服务栏，提升用户体验。另一方面，档案机构可以从用户需求出发，提供在线咨询、语音服务等方式，更有针对性、更及时，解决用户遇到的问题。多样化的服务方式，全新的用户体验，高效的沟通，开启档案信息服务的全新时代。

二、微信在档案信息服务应用的要求

（一）创建人性化档案信息服务平台

档案机构旨在建立一个以用户为中心的新型信息服务平台，在对档案用户的信息需求进行深入探究的基础上，力争为用户提供更高层次、更个性化的信息产品。一是建立公平合理档案信息环境。虽然现实生活中，不存在绝对公平的网络信息环境，但档案信息服务平台的构建者，在微信平台的建立、维护过程中必须要做到使所有的平台用户能够获取相同的权限、服务，保证用户在该平台上获取、使用信息的公平，平等对待每一位用户。二是充分理清用户的档案信息需求。服务机构在构建微信平台的过程中，要将用户体验作为首要考虑因素。良好的用户体验可增加用户使用的频率、提升用户忠诚度，档案机构也获得更多用户信息数据，为档案服务平台的改进工作提供资料来源。如档案机构在设计信息推送、后台档案文献编辑时，可采取发放问卷、实地调查等方法，进一步了解用户行为习惯，将调查结果和与自身实际工作情况结合，综合利用各种技术手段，为用户提供个性化服务，更好地让档案信息通过微信发布的形式在使用者之间流动，让档案信息在微信平台更广泛循环式的发布和分享，从而扩大档案信息的使用范围。

（二）提供丰富档案信息资源

信息发布的及时性、传播的有效性都一定程度上影响档案使用者的用户体验。传统网络媒体发布信息不及时，导致用户无法随时获取所需档案信息。而微信平台所具有传播范围广、速度快、时效性强等特点，正是其区别于传统网络媒体的独特优势。档案机构使用微信平台进行档案信息服务，能够做到第一时间获取信息，提升档案信息的更新速度，弥补档案信息网站更新较慢、用户反馈渠道不畅通的不足，转变档案信息推广传播速度慢、信息利用范围狭窄的局面，适应当下档案信息发展新常态。同时，微信平台还能够及时将相关网站中前沿学科理论、社会动态、最新信息与工作成果等内容实时发布分享到平台，也丰富档案信息服务的形式与内容。

（三）实现信息共享

信息本身具有共享属性，借助微信这个信息共享平台，可以让档案使用者免受时间、空间的限制进行信息共享，不仅在很大程度上增强了信息传播的时效性，也拓展了信息共享的深度和广度。档案服务机构搭建微信服务平台时可利用自身在档案信息服务过程中的主导地位，建立档案信息共享平台，开放档案查询和现有信息档案服务功能。用户使用该平台能够共享任何他们拥有的信息资源，许多用户也会由此主动或被动接受一些档案资讯。同时，档案机构在平台维护与运营过程中，应结合工作实际，在微信平台上向用户征集档案信息，利用微信强大传播能力收集一些不易得到的民间档案信息，拓展档案机构信息资源的渠道来源，充实自身档案数据库，让档案信息在官方和民间实现双向流通，让流通成果惠及更多使用者，为用户提供更优质地服务打下坚实的基础。

（四）成本效益优势

传统档案查询利用，使用者必须亲自去档案室或相关存放机构。档案存储室需要花费档案机构或档案局许多人力、财力资源。而在微信平台上，档案机构只需发布更新档案信息管理微信平台就可以满足使用者查询使用需要，而微信平台的运营维护的成本都相对极低。因此，微信平台在档案信息服务中的应用还具有十分明显的成本和效益优势。

二、微信在档案信息服务应用的不足

（一）微信技术不稳定性

技术数据管理、操作稳定是档案信息服务顺利进行的重要前提。用户之间通过微信客户端、电脑端传递信息，这种复杂的数据管理技术对微信技术提出了很高要求，微信技术管理运行稳定性不高。如微信在历史上曾出现大规模的系统崩溃通讯故障，就是微信技术平台数据操作的稳定性不足所致。此外，网络服务器拥有严格的信息审核系统，常出现发布内容因微信后台的设定而不能发布或者被删除的现象。基于微信技术现有稳定性方面的隐患，档案机构在微信平台进行档案信息服务过程中，应首先做到对微信平台本身的技术、性能、相关运营规则等全面了解，尽量保证应用过程中不出现技术性问题，同时还要时刻保持警惕，做好紧急预案应对突发状况。

（二）档案信息真实性存疑

随着档案信息资源开发与利用的数字化，档案信息资源越来越多元化。微信平台通过文字、图片、语音、视频等方式为用户提供更人性化档案的信息，这种信息发布方式不受时间和空间影响，不受终端设备、平台管理者约束，一定程度上扩大了使用者范围，方便用户查询使用，但容易引发信息真实性难以保障的问题。微信信息迅速传播以及碎片化表达，常造成信息要点易被误解，降低信息真实性。而档案信息资源是人们生活中的重要信息来源，通过微信進行传播时，一定要注意信息传播的整体性、真实性和及时性，避免档案信息资源失真现象的产生。因此，创建一个良好的微信环境需要人们自觉维护，也需要档案机构提供真实可信的信息。微信平台发布的档案信息是真实有效的，信息更新频率快、信息量大，用户可以更便捷利用微信浏览所需档案信息，除了防止非法入侵外，还要更多地关注各种可能妨碍系统正常工作的侵扰。

（三）档案与微信公众平台结合率不高

受互联网技术的影响，现今档案机构单一的服务模式无法满足用户多样化的需求。当前，微信平台可通过手机号码、微信网页版两种方式进行登录。档案机构借助微信这一多媒体平台，申请订阅账号，通过微信平台给用户发布信息，并且发送给用户的消息将显示在对方的聊天列表中。档案机构通过微信公众平台将档案信息推广给数以百万计的微信用户。微信公众号的实用性是毋容置疑的，档案机构的平台管理者能够通过公众号将可公开的档案信息推送给已订阅该公众号的用户；档案信息的传递形式更是多种多样，音频、视频、动画、文字、表格等都是可以选择的载体，丰富的表达方式扩大档案信息传播范围。但从当下我国档案机构发展情况来看，已开通微信公众号的档案机构并不多，关于档案信息周边的公众号或者相关推送内容都相当稀缺，档案与微信公众平台的结合率不高，微信平台在档案信息服务中的应用仍需要向纵深推进。

（四）微信平台存在安全漏洞

当下，网络技术在档案管理中的广泛应用，改变了档案信息服务单一的模式。现阶段，我国对网络信息监管与保护不足。网络技术高速发展面临的首要问题是网络技术安全性低，这使档案信息安全性面临巨大挑战。微信平台的不稳定性，使档案信息存在泄漏可能性。有部分档案信息是具有保密性，如果因为利用微信造成了保密的档案信息泄露是得不偿失的。另外，用户在微信平台通过身份证号码查询档案时，如果微信技术成熟、稳定性不足，可能为不法分子获取个人隐私信息提供途径。

三、强化微信在档案信息服务应用的策略

（一）提升微信平台稳定性

一是选择合适的载体。档案机构在构建微信平台前要做好前期调研工作，基于提供服务对象范围、提供档案信息内容等相关信息来确定符合自身实际情况的微信平台。多数微信平台具有网页、手机两个版本，可通过授权其他账号、扫二维码等方式来切换登录终端。档案机构在大力发展微信平台应用的同时，仍然需要加强网站建设，力争通过两者结合为使用者提供更优质服务。

二是综合分析，制定预防措施和计划。针对微信技术本身存在性能不够稳定的问题，档案机构应对所提供服务时所使用技术本身详细掌握，必要时可建立专业微信技术团队解决平台的技术工作，定期检查后台程序，确保安全稳定。同时，做好紧急状况预案，在出现技术及安全问题时，能在第一时间解决好，降低已经出现问题带来的不良影响。

三是增强技术创新。微信平台技术开发水平对微信发布档案信息起着决定性的作用。因此，档案机构应该重视并且投入大量的人力、物力资源用于微信技术和档案网站开发、优化管理以及两者的结合方面。

（二）保障微信发布档案信息真实性

一是完善微信发布管理体制。档案机构、档案信息使用者通过微信平台与外界沟通，档案机构内部需要选派专门工作人员，发现和纠正发布内容中错误信息，保证发布内容的真实性。还要对微信平台上发布分享的档案信息及相关信息做好收集、分析、归纳、整理。信息分析结果能够真实有效发现微信平台应用优势及不足，便于档案机构及时了解存在的问题，有针对性的优化下一步工作方案，不断完善微信发布管理体制，大幅度提高用户数量。

二是加强技术手段的指导。各种技术手段对微信平台更好的应用于档案信息服务有着至关重要的作用。开放端口是众多技术因素中最显而易见的，它可以通过技术手段来收集整理平台上的信息，这样既能方便获取大量信息，同时也能通过合理高效的算法来对良莠不齐信息进行筛选，除去无用错误信息。一方面保证所需要存储的数据量控制在合理范围，降低成本；另一方面提升有效信息所占比例。平台搭建和管理者应该提供该平台服务事项具体操作流程及使用说明。

（三）优化档案与微信公众平台结合度

利用二维码使档案服务的获取轻松便捷。二维码简单快捷使它应用领域、范围逐步延伸，微信二维码使用起来轻松方便，用户可直接通过扫描二维码来关注档案信息管理或服务账号，并在平台上获取档案信息服务及相关档案资讯。现今，我国部分省市的档案机构向所服务的用户发放会员卡，并在会员卡上印制公众号的二维码，使更多人了解到微信在档案信息服务中的应用，推广公众号知晓范围。除此之外，还可举办线下推广活动，事前通过微信平台提前发布活动相关事宜，征集活动形式、内容，这样的宣传范围广、成本低，使档案机构线下活动得到更多用户的支持和关注。

利用语音视频使档案服务轻松表达。应建立微信平台管理反馈机制，利用其对用户对档案信息服务的需求和期望做出细致的分析总结。在反馈机制中，档案机构与用户之间的沟通互动就显得尤为重要，要以普通文本互动方式为基础，顺应用户和社会要求，使用多种多样的互动方式，比如语音，视频等更加生动、有趣味性。通过语音交流，信息传递更加直接，易使人产生亲切感，容易接受、易于表达。除了单方面输出，档案机构也可通过有奖竞猜、有偿征集评选活动等方式强化用户与平台两者之间互动联系，在反馈机制中形成良好的输入效果。

利用自动回复使档案服务轻松获取。微信平台公众号最有价值的技术之一是用户可以通过发送关键字来直接获取与该关键字有关的信息内容。例如，金湖档案馆通过微信公众号定期给用户推送与档案、档案管理、档案信息服务等各种活动有关内容，用户在公众号可直接查询该档案馆内部的部门设置、相应机构部门职责、联系方式等，获取有关档案正在适用的各种法律法规文件，查找使用档案机构开放的档案信息。这些比较固定的内容，用户都可以通过发送所需内容对应关键字，即时得到相关回复。

为了使用户全面了解该微信平台，通常在用户关注公众号后，就通过自动回复技术向新用户推送该档案机构简介等内容。同时很多微信平台页面下方都有相关快捷方式栏，照此类比，档案机构可以在页面下方添加机构的介绍、使用说明、特色服务等最想让用户谙知的内容或者用户最想直接获取的信息内容。因此，微信平台自动回复技术极大的提升了平台效率，提升了档案机构服务能力和水平。

（四）打造安全的微信平台

打造一个安全性高的微信平台是档案机构应用微信平台提供档案服务过程中必须实现的重要目标。建立一个安全的微信平台，离不开行之有效的信息安全管理规范。微信平台上的账号作为档案机构对外宣传档案信息服务中的名片，其名称一定要规范，能够最完整并且准确包含档案机构内容，保证其真实性。这样易于用户直接查找相关机构，同时真实规范的名称能够提升用户对该平台的信任度。账号名称的规范只是一小步，更重要的是内容需要高度与现实相符，如账号头像应选择与档案机构相关且正能量的主流图像、账号主体简介内容属实等，从多方面提升用户信任度。另外，还需要及时申请微信平台认证，加强档案机构微信平台的真实性、权威性，防止其他不法分子意图伪造档案机构微信平台从事不法活动，造成恶性后果。

从档案机构和用户本身出发，在应用微信平台的过程中也存在很多问题，其中网络信息安全意识薄弱是两者都存在的严重问题。档案机构因经验不足，刚刚将微信平台与档案结合在一起，更重视基础性开发应用。而用户也因相关知识的匮乏，可能出现不符合规定的操作，因此未来打造一个安全的微信平台，加强档案机构和用户的网络安全意识十分重要。在提高网络信息安全意识的基础上，档案机构应该意识到微信平台在档案信息服务应用中不仅要重视基础建设，更要重视通过各种方式来确保网络信息安全有保障。用户也应该提高相关认识，遵守档案机构微信平台中提出的规范要求，并严格执行，规范自己的网络行为。

四、结语

现代生活中，微信作为网络和移动信息技术重要的产物已被广泛应用，在档案信息服务中应用微信平台也必将对档案信息服务的纵深发展起到重要的推动作用。本文立足檔案机构工作实际，通过从微信平台的特点入手，阐述其对档案信息服务发展的影响与要求，针对其在发展与应用存在的问题，提出改善建议，以期为档案机构提供更加优质、便利的档案信息服务提供理论基础。

〔参 考 文 献〕

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［2］陈雯.微信在档案便捷服务中的作用［J］.湖北档案，2015（06）.

［3］胡虹.探析微信在档案信息服务中的应用［J］.办公室业务，2015（11）.

［4］王文燕.微时代的档案信息微服务［J］.档案，2015（08）.

［5］许珍花.微信平台在高校教学档案信息服务中的特征与模式分析［J］.办公室业务，2016（04）.

［6］王越.基于微信平台的档案信息服务效果分析［J］.兰台世界，2017（09）.

〔责任编辑：杨 赫〕

收稿日期：２０22 — １2 — 12

作者简介：郑杨（1984—），女，黑龙江齐齐哈尔人，副研究馆员，研究方向：档案管理与研究。