新医改下如何改进医院档案管理工作研究

陈海英

摘 要：档案管理是医院必须要重点关注的工作内容，档案对医院发展的整个过程予以详细记录，对医院管理起到良好的指导作用。社会发展速度逐渐加快，信息化水平有明显提升，为医院发展奠定了坚实的基础。从医院管理的角度来说，虽然信息化程度有大幅提高，但是不少医院在展开档案管理时依旧采用传统方式，使得管理的实效性达不到预期目标。若想保证医院档案管理的实际效果更为理想，必须要寻找到行之有效的管理策略，除了确保档案资源更为安全，同时能够对医疗技术服务水平的提升起到促进作用。本文主要针对医院档案管理的实际情况展开深入探析，了解管理过程中出现的各种问题，在此基础上寻找到切实可行的解决之策，使医院档案管理更具实效性。

关键词：新医改;医院;档案管理工作;改进措施

通過对国内公共卫生系统分析可知，医院是十分关键的组成部分，展开医院档案管理时，就是要对档案管理等方面的资料进行有效管控。从医院各个部门的情况来看，档案管理的难度并不大，因而受重视程度较低。确保档案管理能够有序展开，能够使管理质量切实提升，使其具有的作用能够充分展现出来，进而使得我国医疗行业保持良好的发展，疾病防护目的也能够切实达成。

一、传统医院档案管理工作存在的问题

医院在开展日常管理的过程中必须要对档案管理予以重点关注，要选择行之有效的途径来保证档案资料更加完整、客观，档案作用可以充分发挥出来。国内不同地区的经济水平是存在差异的，这对医院管理也会产生一定程度的影响，在此背景下，档案管理实效性也难以达到预期，必须要针对档案管理予以创新，如此方可跟上医改的脚步。因此，要达成目标，必须要对传统档案管理过程中出现的各种问题有清晰的认知。

1.档案管理部门多、分散程度高

我国很多医院在进行管理时虽然采用的是统一领导方式，但是管理呈现出分层特征，从档案管理的现状来看，主要包括4个组成部分，综合档案管理（文书、基建、科研、实物、声像档案）、财务档案、人事档案、病案档案，而且是交由不同的部门负责，这些部门间并不存在关联性。综合档案是由办公室负责;病例档案交由病案室来进行管理;人事档案的管理者则是人事部门;财务档案则是由财务部门负责管理。如此就会使得参与档案管理的部门明显增加，导致管理显得较为分散，相关信息难以真正汇集起来，应用效果达不到预期。

2.档案管理规模庞大，工作烦琐

医院人事档案管理需要面对的内容较多，如“三龄二历一身份”的审定、专项表格的填写、审核依据、审核程序、审核中疑难问题的处理，以及人事档案的利用、传递、保管保护等。同时，人事档案涉及个人隐私，档案资料的利用有严格要求，因此采用传统方式进行管理是可行的。在展开文书档案管理过程中，重点是要保证纸质资料、实物资料、视频资料等得到行之有效的管理，这也是整个医院管理的关键所在，因而要选择更为可行的方式展开管理。其中，病例档案管理是较为重要，这里所说的病例档案主要指病患信息、病史记录、诊疗分析等，相关的数据必须要予以整合，如此方可保证管理效果更为理想。病例档案的内容是繁杂的，管理也显得较为烦琐，必须要保证管理精度有大幅提升。然而，从事管理工作的相关人员所拥有的综合素质并不高，使档案管理职能履行无法做到位，档案存放不符合规范要求，档案损毁、散失等情况也就很难避免。

3.档案自成体系，不能相互借鉴

从传统的档案管理来看，其目标是保证档案资料的归档、收藏能够顺利达成。医院档案室需要完成的工作包括收集、整理、归档、入库等环节，而且整个过程呈现出明显的封闭状态。医院已经建成了综合档案室、人事档案室以及病案档案室，相关人员要对档案进行查阅时必须要经过严格审批，然而这三类档案体系是各自独立的，这就使得档案资源共享难以实现，其具有的借鉴、科研以及经济等方面的价值无法得到充分利用。

4.档案易出现纰漏，后果严重

医院采用传统档案管理时，参与的部门、人员是众多的，整个管理过程也较为复杂。不同人员在管理过程中所做的事情是大致相同的，导致投入的时间、人力大幅增加，工作效率却得不到提高。另外，分散管理会导致设备投入大幅增加，资源浪费更为严重，实际应用却难以得到满足。更为重要的是，此种管理方式显得过于粗放，发生失误的概率大幅增加，使档案管理的实效性达不到预期，医院整体工作也必然会受到直接影响。如果发生严重失误的话，会导致病患治疗的效果不够理想，造成医患关系更为恶化，甚至导致社会矛盾进一步激化。

5.管理人员重视度不够

在医院中，档案管理的受关注程度较低，尤其是规模不大的医院，或者是经济较为落后地区的医院，此种情况较为常见的。从事档案管理工作的相关人员并未认识到工作的重要性，不了解其对医院经营能够产生积极影响。部分工作人员甚至将档案管理视为可有可无，导致医院档案管理采用的方法较为陈旧，先进技术未能得到应用。另外，医院档案管理的专业性较低，管理人员的培训没有做到位，造成档案管理的实效性较为低下。

6.档案管理投入的资金不足

若想保证医院档案管理更为科学，现代化程度有大幅提高，必须要保证资金需求得到满足。但是，从当下的管理现状来看，资金支持力度并不大，使得档案管理受到很大影响，尤其是办公设备较为陈旧，档案管理信息化难以实现，档案管理效率达不到预期目标。档案保存环境不适宜，会对纸质档案产生非常大的影响，因此要保证温度、湿度是最为适合的，防水能力要大幅增强，如此方可使得档案管理的效果更为理想。另外，医院能够投入大量的资金方可使人才培养体系真正构建起来，医院的人才储备才能更为丰富，才能确保档案管理可以顺利进行。

二、改进医院档案管理工作的必要性

切实完成档案管理工作能够对医院的发展历史予以完整记载，并对其进行清晰还原，更为重要的是能够对医院各项工作的开展起到促进作用，保证新医改的效果更为理想。如果档案管理出现问题，医院运行必然会受到影响，造成的经济损失也是难以预估。比如，医院展开档案管理的过程中如果没有构建完善的档案管理制度，或是从事管理的相关人员没有良好的专业素养，那么医院发展所受影响就会明显增加。尤其是在新医改深入展开之际，档案管理中出现的问题更多，这就要求医院对新医改的具体要求有清晰的认知，将各种问题予以归总，寻找到具体原因，并对其产生的影响有切实了解，保证选择的解决方法更具实效性，保证档案管理顺利展开，工作质量、效率能够有明显提高，医院才能真正保持稳健发展。

三、新医改背景下医院档案管理工作的改进措施

1.完善管理制度，改进管理体系

医院的档案管理部门应根据医院自身实际情况，同时结合（2015年重新修订《归档文件整理规则》）制定统一、规范的档案管理制度，针对档案资料的收集、整理、分类、录入、保管等工作环节进行统一规范管理。只有完整统一的规章制度及归档工作流程，才能依照制度履行工作职责，做到有法可依、有据可循，确保档案管理工作的顺利进行。同时，还应当将档案管理工作纳入绩效考核，把档案管理的工作质量与员工绩效相挂钩，全面采取岗位责任制，督促档案管理人员的日常工作，进一步提高档案管理工作质量。此外，档案管理人员都应依法建档，从档案实践角度出发，遵守《保密法》做好档案保密工作。

2.档案管理模式的新开拓

我国的医疗改革工作正在深入展开，因而在展开档案管理时必须要紧跟社会发展的脚步，重点针对每个管理环节予以完善，促使医疗改革目标顺利达成。若想保证档案管理效率有大幅提升，医院必须要针对档案管理模式进行优化，确保信息化程度得到提高。从新医改现状来看，公共医疗卫生事业的建设是必须要关注的重点，在此基础上构建起更为完善的医疗卫生制度，并保证其能够实施到位。医院要对新医改提出的相关规定有切实了解，在此基础上完成信息系统的构建，促使医疗事业能够朝着正确方向发展。从医疗卫生事业的发展现状来看，计算机技术已经得到普遍应用，在展开档案管理的过程中将计算机软件系统的作用充分发挥出来可以使档案管理信息化、数据化程度大幅提升，广大群众也能够享受到更为理想的医疗服务。

3.完善档案信息化建设，实现文档一体化管理

在展开档案管理时，多媒体技术、电子文件已经得到普遍应用，使档案管理方式出现明显转变，信息的存储、检索、传递更为便捷，档案管理的实效性自然就能够得到保证。不少医院已经建成了电子档案管理系统，其中包括文件收集、移交接收、库房管理、整体档案等模块。医院档案管理工作是由相关人员兼职完成，在对文件材料收集的同时，要完成好预处理，在此之后则要交由档案管理员来完成后续整理、归档等工作，保证档案入库顺利完成。通过库房管理模块能够保证入库档案查询更为方便。除此以外，医院要將《非纸质载体档案资料抽查记录表》《非纸质载体定期备份情况表》加以充分利用，而且在对电子文件进行处理时，光盘备份、硬盘备份要做到位，同时要保证真正构建数据恢复机制，一旦服务器发生异常，必须能够在第一时间完成系统搭建，数据可以及时恢复，使档案数据更加完整，安全性有大幅提升。

4.增强服务意识，满足患者诉求

为了能够切实消除传统管理方式带来的负面影响，医院领导必须要对档案管理创新予以重点关注，所需的管理设备必须要配置齐全，保证联网能力大幅提升。医院建成的服务器必须要加密，使档案信息共享可以真正实现。若想保证档案管理更具实效性，应该提高档案管理人员的地位，档案室也要纳入专业科室范畴中，从事档案管理的相关人员也应该定位为医疗服务专业人员，保证相关人员真正履行好自身的职责。在医院发展的过程中，档案室能够提供所需的综合信息，因而在当下必须要针对档案信息管理进行创新，确保医疗技术水平能够有大幅提升。从专业技术人员的角度来说，良好的档案管理可以保证医院的发展更为稳健，尤其是能够对成功医案予以借鉴，使医疗水平得到提升。还能够将病患的实际需要作为出发点，提供更为适合的医疗技术、治疗方案，使医院、病患间能够形成良好的关系，确保双赢目的顺利达成。

5.档案管理人员应提升自身素质

随着新医改深入开展，医院必须要强化档案管理工作，确保其能够一直保持良好的运作，档案管理相关人员必须要拥有较高的专业素质。首先，要将人员选拔做到位，也就是要细化选拔流程，尤其是要适当提高选拔门槛，保证档案管理更为专业，管理水平也会有大幅提高;其次，是要保证管理人员掌握更为丰富的管理知识，若想使档案管理的实效性得到提升，档案管理人员应该要对自身的管理技能予以提高，因此要做好人员培训工作，同时加强宣传教育，确保其专业技能真正得到提高。为了使档案管理人员能够更为积极地投入到学习中，除了要积累管理经验，还要熟练应用计算机技术，确保档案管理的整体质量有大幅提升。

6.利用大数据的思维模式

医院档案管理采用信息化管理模式来处理大量的信息数据，运用大数据技术既能够将档案信息进行归类，又可以实现档案资源的信息存储功能。档案资源类型越多、信息越丰富，则参与档案管理工作的人员就会越多，为建立档案共同体打造了良好的基础。同时，利用大数据技术可以记录并分析共同体成员的特点与感兴趣的信息，并对其档案进行分析与总结，能够提供更为有效的档案服务。

四、结语

总之，传统医院档案管理体系已不能适应新医改的发展要求，传统医院档案管理模式不能体现新医改的工作要求，传统医院档案管理技术方法不具备新医改的规范要求，传统医院档案管理工作方式不符合新医改的服务要求。智能化现代管理模式已经不仅仅是减轻人力和增加工作速率了，更重要的价值在于集系统化管理、精准化管理、安全管理于一身，既可以自动汇集信息、综合分析、分类归纳、提炼精华，还可以简化管理流程，便捷搜索应用。在新的医疗体制改革环境下用信息化理论优化医院档案管理工作是十分艰辛的过程，但是效果也将会是十分显著的，医院档案管理工作耗费的人力资源将大幅度减小，便捷化程度将快速提高、医院各工作人员之间以及医患间的信息交流将会更加顺畅。医院档案资源将成为推动医院管理和医疗技术发展的宝贵财富，医院档案管理质量和效率的提升将为医院现代化发展提供坚实可靠的保障。

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