高校智能报账体系构建及流程优化研究

江潇

（哈尔滨医科大学计划财务处 黑龙江哈尔滨 150081）

一、引言

大数据、人工智能等新兴技术为重塑组织的财务工作创造了条件，也引起了高校的广泛关注和积极探索。新《政府会计制度》的实施，对高校财务工作提出了更细致的会计核算要求、更大量的数据采集要求和更全面的分析报告要求，严重依赖人力的高校财务工作承受着较大的准确性与合规性压力。如何紧随时代变化和技术发展趋势开创财务工作新局面，是高校财务亟需解决的重要问题。

财务报销的质量和效率是高校财务管理与服务的基础，长期以来存在着流程繁琐、效率低下等问题。本文结合当前信息技术的发展探索高校智能报账体系构建与流程优化思路，以期为高校推进智能报账体系建设提供有益参考。

二、高校财务报销现状

很长时间内，高校财务报销模式为现场报销，但因其“排队难、效率低”等问题而逐渐退出历史舞台。目前，大部分高校都采用网上预约报销的形式，但仍存在以下弊端。

（一）业务处理效率低。现有财务网报系统使用流程为：报账人员登录系统，填写生成网报单，由项目负责人等逐级审批签字后，将原始单据连同网报单一起投递至收单机；财务人员接收单据后，进行票据校对、经费审核、会计制单、凭证复核、出纳付款。整个过程中，财务人员主要依靠手工操作审核网报单据内容，工作量较大，而且容易出现错漏，业务处理效率较低。对报账人员而言，有时会因业务不熟或沟通不畅导致多次往返财务处取单修改，存在诸多不便。

（二）业财系统融合难。新《政府会计制度》对高校财务工作提出了很多新要求，但有些要求在目前功能单一的高校财务系统中还难以完全实现，比如按照合同进度确认收入、按照使用年限计提固定资产折旧和无形资产摊销等。这主要是因为，高校内部业财系统之间相互独立，数据交互困难，财务系统与资产管理系统、人事信息系统、科研管理系统等之间缺乏关联性，财务信息与非财务信息之间的协同化程度低。目前，高校业务系统中的大量信息往往需要经过加工、整合后由手工导入财务系统中使用，业财融合壁垒没有打破，信息化建设力度不够。

（三）财务监管不到位。随着高校教学、科研经费投入力度的加大，高校耗材采购量逐年上升，包括办公用品、实验试剂等低值易耗品。采购品类多、单位价值小、资金消耗总量大、结算不便捷、过程不易追溯等是耗材采购的特点，也是耗材报销管理的难点。但是除了报销手续是否齐全能够受到财务部门的监督外，采购事项不真实、虚开发票套取资金、拆单报销规避集中招标、畸价采购、向外单位转移科研经费等舞弊现象则难以被发现并有效控制。

（四）审签流程进度慢。虽然报账人员利用网报系统可以在线上填写预约报销单，但审签环节仍在线下进行，需要联系各级审批负责人进行面对面审签。一方面，不同的业务类型与报销金额对应着不同的审批流程，报销人员难免因不了解相关规定而发生漏签错签的情况；另一方面，审批人一旦出差，便无法及时完成审批流程，尤其是金额较大的项目经费审批需由多人逐级进行，报销进度会严重受阻。

（五）“报销繁”问题仍存在。目前，各高校的“报销难”问题在网报模式下已经解决，但“报销繁”问题仍普遍存在，主要反映在差旅费报销和耗材报销两方面。对报销人员而言，差旅费报销涉及的票据种类多、金额计算复杂、附件材料多、容易产生超标费用；而办公用品、实验试剂等耗材采购的发生频率高，单张发票金额小、数量多，报销事务琐碎而复杂，这些问题给报销人员带来了很大压力。

（六）纸质档案脱离信息化管理。很多高校尚未实现会计档案的信息化管理。一方面，随着凭证数量增多，装订不及时容易导致票据丢失；另一方面，纸质材料的查询与调阅不方便，在经费审计与迎检等工作中占用时间。此外，已实现会计档案信息化管理的高校往往采用外接设备（如高拍仪等），由财务人员在制单时将报销单据扫描录入财务系统，这一过程耗时费力。

三、高校智能报账体系构建及功能

为解决上述网报模式存在的问题，本文拟构建高校智能报账体系，助推高校财务智能化建设。智能报账体系不仅仅局限于财务报销与核算环节，而是从财务信息采集开始，提供智能填报、线上审批、账务处理、自动支付、档案管理等全流程一体化的智能报账服务，并在此基础上实现内部控制、绩效评价、财务分析等管理职能。

首先，引入外部服务资源（如携程、京东等），打造智能差旅平台和耗材采购平台。智能报销系统根据平台采集传输的订单、发票与结算等信息生成财务数据，完成财务报销。其次，建设财务信息共享平台，方便获取相关业务信息，完成资产入库、职工薪酬、学生奖助学金发放以及科研经费落账等报销工作。最后，通过实时稽核平台与工商、税务等系统对接，自动进行会计监督。智能报账体系的具体框架如图1所示。

图1 智能报账体系的具体框架

（一）智能差旅平台。智能差旅平台对接主流商旅平台和智能报销系统，高校师生可以享受从出差申请、行程预定到票据结算、财务报销的全流程线上服务，使用手机或电脑登录平台即可完成报销流程，“一次都不跑”的业务模式将为报销人员提供极大便利。智能差旅平台的业务办理流程为：（1）线上提交出差申请，由部门领导或项目负责人审批；（2）通过商旅平台完成交通、住宿等行程预定；（3）完成行程后，在线提交差旅报销申请，关联已审批出差申请和已完成行程单号，系统自动获取行程信息并归集电子票据，计算交通、住宿及补助费用，生成差旅报销单；（4）如有非电子票据，如会议通知、会务费发票等，需拍照或扫描上传至系统；（5）相关负责人进行线上报销审批；（6）财务人员线上审核、转账支付，打印会计凭证。智能差旅平台的主要业务流程如图2所示。

图2 智能差旅平台的业务流程

（二）耗材采购平台。耗材采购平台可以提供耗材采购与管理，财务结算与报销的一站式线上服务。耗材采购平台根据高校需求可分为材料模块（含办公用品）和化学品模块（含生物试剂）。其中，材料模块可直接对接国内主流电商平台（如京东商城）；化学品模块因专业性强、服务对象特殊等特点可通过招标形式确定入驻商户。耗材采购平台的业务办理流程为：（1）采购人登录平台，进入网上商城；（2）选择商品、确定项目经费后提交订单；（3）系统将项目余额与订单金额进行比较，如余额充足则项目经费被预冻结，如余额不足则退回订单；（4）项目负责人和财务处线上审批；（5）审批通过后，供应商发货配送；（6）采购人确认收货；（7）智能报销系统获取已完成订单数据，生成耗材采购报销单；（8）财务处定期集中结算，支付货款，解冻项目冻结金额。耗材采购平台的主要业务流程如上页图3所示。

图3 耗材采购平台的业务流程

（三）信息共享平台。财务信息化建设需要打通高校业财系统之间的信息壁垒，构建信息共享平台，实现高校财务信息与人员、资产、科研项目等非财务信息的共享，提高财务工作效率。比如，通过人事处教职工管理系统、税务管理系统和财务处薪酬发放及核算系统的信息共享，完成人员薪酬发放的核算制单工作；通过国资处资产管理系统和财务处核算系统的信息互访共享，实现资产购置、入库和对账的顺利完成；通过教务处和研究生院的学生信息系统和财务处收费系统的数据共享，实现学宿费的入账、对账管理；通过科研部门科研管理系统和财务处核算系统的信息互联，实现科研经费的落账、报销、经费审核管理。

构建信息共享平台的过程中，各个业务部门要对自身业务管理系统进行扩展，根据与财务部门之间的业财数据共享需求，修改现有的数据交换接口，或开发新的数据共享接口。同时，还需充分利用防火墙以及数据加密技术防范网络安全风险，保障校内信息共享平台的稳定运行。

四、高校智能报账流程优化及管理

智能报销系统是高校智能报账体系的核心，通过外部服务资源和校内信息平台采集的财务数据都将汇集于此，利用人工智能等进行分析、处理与核算，并为数据库建设、大数据分析与预测等更高层次的财务管理工作奠定基础。

区别于高校现有的网报模式，智能报销模式的业务流程发生了根本性的改变，采用了集手机填报、智能识别、自动稽核、线上审批、账务处理、自动支付、档案存储于一体的全流程智能报销方案，极大地提高财务服务效率，改善报销人的使用体验。智能报销模式的业务流程如图4所示。

图4 智能报销模式的业务流程

（一）票据识别环节。智能报销系统的OCR识别引擎可通过光学字符识别技术对报销人拍照上传的票据影像进行信息采集，快速提取关键信息（包括发票抬头、号码、金额、发票专用章、收款单位账号等），并完成对关键信息的识别、鉴定、转换和存储，大大提高发票真伪验证及数据录入效率。另外，基于人工智能的OCR识别引擎通过不断地识别作业，能够自动训练常见的票据种类，不断提高识别准确率，有效代替人工审票。

随着OCR技术的逐步完善，财务数据维度也将不断扩展。例如，通过建立票据库，进行发票连号预警、重复报销筛查。通过建立合同库，进行合同要素筛查、内容规范性检查。此外，OCR技术还可以通过识别并提取关键字，将没有实现电子化存储的纸质材料录入财务数据库并自动分类归档，为高校财务档案的全面电子化做好准备。

（二）智能稽核环节。智能稽核环节相当于人工初审阶段，依靠人工智能对报销事项进行检查、校验，自动完成基本逻辑判断。在智能报销系统建设之初，高校财务需要基于不同类型的日常财务业务（差旅费、办公费、服务费、借款等）梳理提出对应的稽核规则，搭建出系统的稽核架构，并要根据财务制度的改革和应用环境的变化随时调整稽核规则的设置。

系统通过内置的稽核规则对报销事项进行逻辑判断，同时利用OCR识别、自然语言处理及知识图谱技术，结合上一环节的票据识别结果，对报销事项的单据完整性、票据规范性、报账及时性、金额准确性以及报账权限、预算控制等若干维度进行稽核考量，将有问题的单据自动退回报账人处提示修改，能够减少人工审核工作量，提高财务工作效率，从容面对海量报账需求。

（三）线上审批环节。线上审批不需经办人来回跑路，只有“信息跑”和“数据跑”，可以充分解决线下审批流程繁琐、效率低下的问题。高校财务要对学校现有业务的审批流程进行全面梳理，确定不同金额标准的审批节点，并在系统里设置，实现审批程序的线上流转。其中涉及多部门联合办理的审批事项，为加强部门间协作，还需做大量的前期协调与沟通工作。

在实际使用中，当一笔报销申请通过智能稽核后，将触发相应的审批流，启动流程推送功能。报销信息按顺序流转至各级审批人，审批人可查看报销人填写的报销申请、上传的附件材料以及系统稽核结果，选择退回或通过。在签批时，线上审批系统通过实名校验、人脸识别和CA证书验证，保证当前审批人是用户本人，确保审批权限的执行真实可靠。

（四）单据投递环节。一笔报销业务在通过了前期的票据识别、智能稽核、线上审批后，票据投递将是报销人完成报账流程的最后一个环节，同时也是实现无接触式报账的关键环节。在自助报账场景中，票据的收纳是一大难点：如何利用机器完成票据整理和打包工作；同时要确保投递票据与前期通过稽核的票据保持一致性。

自助报账机可利用智能识别、自动封装归档等功能，实现票据接收的闭环管理：第一，报账机调用人工智能OCR处理内核进行单据比对，确保移动端上传票据与报账机实际收票的一致性；第二，报账机内部具有打包模块和票据周转箱，当票据通过扫描、收集完毕，机械化的封装模块会使用热塑膜将票据包覆并封口，最后送入收纳箱方便财务人员定期取走。

（五）账务处理环节。财务人员拿到投递成功的单据后，通过扫描报销单上的识别条码进行收单确认并从系统中调出此单的票据上传影像、智能稽核结果和审批情况，结合纸质单据对报销事项进行复核，没有问题的报销单可进行会计制单。

要实现会计凭证的智能处理，需要在系统中设置全面的制单规则，包括发票类型、内容与经济分类科目的关系，经费类型与会计科目之间的对应关系，以及不同类型经费项目的核算要求，各类费用的包干标准等。智能报销系统按照会计制度的核算要求，并根据高校财务业务特征设置相应的会计分录模板，将系统采集到的业务信息与会计核算要素相对应，财务人员点击“生成凭证”的功能按钮即可触发会计处理程序，按照预先设置的分录模板生成会计凭证，快速完成传统模式下的账务处理工作。

（六）档案管理环节。财务数据是高校特殊的无形资产，具有很大价值。通过智能报销系统采集的各类信息将转化为格式化数据存储，并按照会计档案信息化的管理要求制成电子档案，满足科研项目结题与其他各类审计调阅凭证的需求。同时，通过在智能报销系统上建立财务数据中心，分类形成基础表数据库、原始票据图像数据库、资源类数据库、决策类数据库等，可为领导层决策提供充分的财务数据支撑，促进高校财务由核算向管理职能转型，在管理会计领域实现更大价值。

五、高校智能报账体系建设对策

（一）以系统化思维推进财务智能化建设。首先，在总体设计理念上，将高校的规章制度、岗位职责和业务流程嵌入业务及财务信息系统中，建立学校一体化业务、一体化数据的信息管理系统，实现由“经验性的人治管理”向“数据化的智能管理”转变。其次，在战略上高度重视高校大数据平台建设，由统一信息部门进行统筹协调，各业务线合力，共同推进大数据平台的建设，解决业务孤岛、信息孤岛的问题，推进高校信息化建设进程。再次，在实际使用中持续完善智能财务系统，在充分实现智能报销的基础上，陆续实现智能预算管理、智能风险管控和智能决策分析等更高层次的智能应用，完成高校财务智能化的整体框架建设。

（二）促进观念更新，加强组织保障。制度经济学理论提出，制度惯性与路径依赖会给制度变迁带来阻力。对于高校而言，智能财务系统是新生事物，部分使用者囿于传统思维模式和原有操作习惯而对其接受度不高，系统建设之初难免遇到使用者不愿配合的阻力。面对这种情况，高校财务部门要做到：一方面，积极开展宣传、培训工作，促进观念转变，利用操作手册、讲解视频等手段帮助使用者掌握方法；另一方面，在系统运行初期不能强制要求“一刀切”，首先要集中力量保证线上线下并行模式的开展，同时逐步扩大试点应用范围，最终实现全校范围的使用。此外，学校领导的重视程度非常重要，强有力的组织保障能够加快推进智能财务系统的建设，并保证其稳定运行。

（三）强化系统安全防护措施。智能财务系统是基于互联网技术建立的，财务信息的传输和加工处理均通过互联网完成。智能报账体系涵盖了高校的各类业务系统，并与外部商城对接获取资源，数据接口众多、数据交互频繁，存在被泄露和篡改的风险。需要采取先进的、有效的防范手段，科学的管理方法，保证高校财务系统的安全、稳定运行。第一，高校在智能财务系统的应用过程中，应强化日常安全维护体系，提高学校财务网络的防护等级，建立高标准、多层次的网络安全体系。第二，系统管理员应定期做好数据库资料的备份工作，即使在系统受到破坏后，数据库也能够及时地恢复到原始状态，保证财务工作正常开展。第三，完善网络信息安全管理制度，增强财务人员的网络安全意识，加强网络技术人员培训，时刻做好系统故障和网络问题的应对准备。

（四）加强复合型人才的培养。智能财务系统将给高校财务人员尤其是从事基础核算的财务人员带来很大挑战。随着信息化技术的广泛应用，数据分析能力和计算机操作水平将取代账务处理成为财务人员的基本必要技能。一方面，高校财务要强调管理职能，加强对财务人员进行智能化建设、大数据分析等能力的培养，全面提升财务人员的信息化素养，将人才与技术充分融合，最大限度地发挥智能财务系统的优势力量；另一方面，财务人员也要积极学习、善于思考，抓住转型机遇，特别是从事基础工作的财务人员要通过学习，转变工作重心到财务管理、数据分析等工作中，更深层次地参与高校财务工作。

六、结语

财务报销模式向数字化、智能化的“智能财务”进阶，是信息化时代下高校财务改革发展的必然趋势。智能报销模式具有提高报账效率、加强内控管理、推进财务管理精细化、促进管理职能转型等价值，但同时也对高校全局规划、网络信息安全和财务人员能力等方面提出挑战。

可以说，高校智能报账体系的建设是一项系统性工程，需要硬、软件设施的更换和升级，需要数据安全技术的保障，需要高校内外各个部门打破陈旧的观念，更需要财务人员具备全新的财务理念和专业知识。高校在实际建设过程中，要充分运用系统化思维，促进传统观念转变，提供资金与组织保障，强化安全防护措施，并加强复合型人才培养，使其成为高校智能财务建设队伍的“排头兵”，打开全新的工作局面，切实提高财务管理与服务水平。