论如何提高档案管理水平

王丽春

摘要：档案管理是档案工作人员的重要事业，随着时代的不断发展，档案管理人员要紧跟时代的步伐，与时俱进，不断提高自身的档案管理水平，树立正确的管理价值观，从而把档案的作用有效发挥出来，基于此，文章就如何提高档案管理水平进行研究，针对其管理中出现的问题进行探讨，从而分析研究相应的管理策略。

关键词：档案管理;管理水平;提高

随着全球经济的快速发展，不仅仅是政府单位，越来越多的企业和公司也越来越注重档案的管理，这就相应提升了档案管理人员的工作地位，结合当下互联网的快速发展，对档案管理人员的要求也就相应提升，随着生活节奏的加快，全球人口的流动速度也相应增加，这就对档案管理人员提出了更高的要求。

一、档案管理工作中存在的问题

1.缺乏正确的管理理念

（1）很多档案管理人员对档案管理工作的认识还只是停留在了比较浅显的层面，认为档案管理工作只是单纯地管理一些文件，并没有对这些文件进行归类，也没有进行集中的整理，从而忽视了档案管理工作的重要性。

（2）还有一部分的档案管理人员的管理方式不科学、不合理，对于档案工作也没有进行具体的分析，只是把档案管理当成了一项挣钱的工作，没有真正从其意义上进行出发，这也就导致很多档案管理人员在工作上出现差错。

2.档案管理人员专业素养不足

（1）很多档案管理人员对自己的工作范围都不了解，没有相关的学习背景和工作经验，很多都是从其他领域内调过去的，档案管理人员的管理方式是和管理的内容分不开的，很多管理人员为了节省时间甚至都不看档案的具体内容，有的工作人员甚至都看不懂，从而也就不能对其进行正确的分类。

（2）除了相关的专业知识以外，很多档案管理人员也缺乏道德素养，这就会导致很多档案的信息内容外泄，在另一方面，也会造成部分档案内容缺失。

3.档案管理制度不健全

（1）档案馆对档案管理工作者没有制定一系列的管理制度，包括对其具体的工作内容、工作时间、工作要求等，这就导致档案管理人员在管理的时候没有具体的规章制度可循，从而增加了管理人员的盲目性。

（2）在另一方面，对于档案管理人员的具体操作没有制定详细的规章要求，没有对档案进行严格的类别划分，从而导致档案管理者在工作的时候就比较混乱，因此也更容易出现错误。

4.档案管理工作的设施落后

良好的档案管理设备可以有效提高档案管理的效率质量，但是在很多档案管理工作中，仍然存在设施条件落后等问题，主要可以分为两类：

（1）一方面是档案管理工作的环境比较落后，没有专门的档案管理室，部分档案管理室空间狭小、阴暗潮湿，这些都很容易导致档案内容受损，从而为后期的管理带来麻烦。

（2）另一方面是档案管理的设备不足，随着信息化和共享化程度的提高，对于档案的管理不只是停留在纸质管理方面，更多的是对其进行数字化的处理，然后运用现代化的扫描技术对其进行数字入档。但是很多档案馆没有相关的设备，这就阻碍了档案管理工作的进行。

二、提高档案管理水平的策略

1.树立正确的管理理念

档案管理人员要树立正确的管理观念，要时刻意识到档案管理是一项十分神圣而又重要的工作，多国家的发展和社会的发展具有重要的推动作用，档案管理人员不要只停留在浅显的表层意识，对一些重要的工作文件要进行归类，对其进行集中的整理。

档案管理人员要运用科学的、合理的管理方式，要对自己所从事的档案管理工作进行意义上的分析，不要只把档案管理工作当成一种挣钱的方式，要转变自己的思维方式，找到档案管理工作的真正意义，从而避免在工作上出现差错[1]。

2.提升档案管理人员的专业素养

档案管理人员首先要有相关的专业知识或者教育背景，要事先经过专业的工作培训，档案馆对于档案管理者的选拔也要加强要求。档案管理人员要根据管理的内容制定正确的管理策略，为其进行科学的分类，不要盲目追求效率而忽略质量，时刻明白自己的职责所在。

要加强档案管理人员的道德素养，对于工作的内容要保持完密性，不要轻易地向外泄露，对于档案的种類进行科学的划分，上班前和下班后都要对档案的内容进行查验，避免造成档案缺失或遗漏。

3.建立健全档案管理制度

首先档案馆要为档案管理工作者制定一系列的工作制度，对其工作的具体内容、工作时间、工作注意事项进行严格地规范，这样也方便档案管理人员在管理的时候有制度可循，避免管理中出现盲目性。

4.加大资金投入

针对于条件比较落后的档案馆，有关部门要加强其在设备上的资金投入，从而避免因为设备不足而影响工作效率和质量。

三、档案管理的数字化程度

档案管理一般可以分为纸质档和数字化两种管理，现当下，我国有很多地区使用的仍然是纸质档的管理，这就会特别容易使这些档案遭到破坏，在管理时还特别容易丢失，所以应该提升档案管理的数字化程度，这也是新时代发展对档案管理提出的新的要求。

1.提升档案管理数字化程度的重要性

（1）避免档案丢失

提升档案管理的数字化程度可以有效避免档案的丢失，档案管理人员在工作的时候难免会出现差错，一不小心就会使档案文件遭到破坏，在传递的过程中也容易撕毁、弄脏，从而影响后期查阅的准确性。而对档案进行数字化的处理就避免了这一现象的发生。

（2）便于实现信息共享

现在是全球信息共享化的时代，对于档案管理人员、管理内部人员以及需要查阅的相关人员而言，他们需要对档案的内容有所了解，而档案的数字化处理就方便了相关人员的查阅，真正实现了档案信息的共享。

（3）省时省本，查阅方便

档案数字化的处理可以很大程度上节约时间成本和资金成本，无论是对档案管理者而言还是对档案查阅者而言，都是十分方便，可以在空间上缩短查阅者的距离，在轴线上缩短查阅者的时间。

2.如何提升档案管理的数字化程度

（1）建立数字档案库

特别是对于一些档案内容比较繁多的档案管理工作，尤其需要建立相关的数字档案库，不进可以避免丢失，还能方便档案管理工作的进行，也方便后期的查阅，从而可以有效提高档案管理水平。

（2）对数字档进行异地保存

由于全球气温的升高，再加上生活中很多操作的不规范，很容易导致火灾的发生，不仅对人的生命造成威胁，对档案的管理的也造成危害，所以有必要对档案内容进行数字化的异地保存，这样可以有效防止意外的发生，增加档案管理的可靠性。

3.数字档和纸质档并存

对档案内容进行数字化的处理以后并不是要抛弃纸质档，同样，档案管理人员要加强对纸质档案文件的保管，这样一方面是便于信息校对，另一方面还能增加纸质档案的历史性，为后期的研究提供有力的证据。

（4）录音或录像进行保存

尤其是对于一些重要的会议或者活动，这些性质的内容无法进行实质性的纸质录入，这就需要借助数字化的信息进行保存，档案管理人员可对其进行录音或者录像，然后再对其进行分类保存，从而可以有效提高档案管理水平[2]。

四、档案管理的安全保障机制

无论是一个国家还是一个企业，内部的资料永远都具有保密性，内部的档案是一个国家和一个企业最珍贵的财富，是不容旁人随便窃取的，因此，应该对档案管理工作建立安全保障机制。现当下，有很多档案管理人员的安全意识还不够，在管理的过程中为国家或者企业带来了不必要的麻烦，因此，需要建立相关的安全保障机制。

1.建立健全档案管理安全体系

想要遵法，首先要有法，在档案管理工作中，应该建立健全档案管理安全体系，要规范档案管理工作者的工作秩序，以免引起档案丢失或者盗取。任何事物都有它的两面性，在提升档案管理数字化的基础上，更应该注意当今网络的复杂性。

2.增强机构、企业、档案管理人员的安全意识

机构或者企业应该提高对内部档案的重视程度，并且制定出一系列的规章制度，同时要对档案管理人员提出更高的保密要求，出事了要为其负责，对档案管理的工作进行范围划分，不断使其提高对档案资料的安全意识。

3.加强全民监督，提升全民素养

当下是全民发展的时代，每一个人都可以是一个媒体，应该加强全民的监督意识，不斷提升全民的道德素养，让每一个公民都对档案内容引起高度重视，只有营造出和谐的安全氛围，才能从根本上提升档案管理的安全性。

五、结语

档案管理可以有效提升资源的利用与整合，对于企业和机构的发展具有重要的意义，但是由于有关部门管理不善、管理人员缺乏专业素养等原因，使我国的档案管理工作仍存在着一些不足，应该为其制定有针对性的解决策略;同时，档案管理的数字化程度和安全机制也是最为重要的两个部分，企业和机构应该引起高度重视，不断解决问题并进行优化，以全面提高我国的档案管理水平。

参考文献：

[1]陈爱国.提高档案管理科学化水平的策略[C].福建省商贸协会、厦门市新课改课题小组.华南教育信息化研究经验交流会论文汇编（八）.福建省商贸协会、厦门市新课改课题小组：福建省商贸协会，2020：9-10.

[2]何昭霆.浅谈如何提高档案管理水平[J].中外企业家，2020（20）：127.