数字转型背景下高校档案文件的数字化分类管理探究

李 燕

(内蒙古财经大学 体育教学部，内蒙古 呼和浩特 010070)

信息化时代，计算机、互联网等作为一种普适性技术，在人类社会各领域中的应用越来越频繁，并驱动着深刻的数字转型变革。对于高校档案工作而言，随着其信息化装备的升级，泛在的数字化构筑起了其运行的基础环境，并汇聚了大量的电子文件。如何建立并增强各类文档之间的关联性，提升大数据应用价值，更好地支持教学、科研等工作展开，是高校档案工作面临的一项全新挑战。而文件分类则为高校档案工作优化提供了科学的前进方向，尤其是基于职能的文件分类意义重大。

一、数字转型背景下高校档案文件数字化分类管理的背景与意义

随着我国高等教育普及化、大众化发展，办学规模扩张、生源数量增长，使高校档案信息源愈加丰富，并对相关管理工作提出了更多、更高要求。文档分类作为高校档案工作的关键与核心，是实现高校档案高效收集、利用和销毁的重要保障，[1]其在现实层面的开展意义体现在三个方面。

一是，有助于管理规范性。运行在一定标准下的科学文件分类，可更加高效地导引教学、教研及行政管理等日常事务展开，并通过相关档案资料的信息反馈，支持各项决策的制定，有利于突出高校档案工作价值，提高了工作效率。

二是，有助于管理科学性。采取不同的科学分类方法对高校档案文件进行保存，可将复杂的信息清晰明了地归结在一起，如纸质文档、电子文档等，并采取针对性地保护措施，使管理更具操作性。实践工作中，纸质文档容易受潮，且存在虫蛀的风险；电子文档包括照片、影像、视频等容易发生数据丢失风险。基于文件分类进行分类存储，可达到最佳的防护效果。

三是，有助于管理便捷性。基于文件分类可提高高校档案管理的科学化、系统化，并为后续便捷的查询利用提供支持，且更便于进行分类销毁工作，确保准确无误。同时，宏观信息化时代，数字转型驱动的社会发展改革愈加深化，基于计算机、互联网、大数据等现代科技应用，其本身在处理庞杂信息上的功能优势，为文件分类在高校档案工作中的部署与实施创造了便利条件，大幅降低了从业者的劳动强度，且工作效率及质量表现更高，是高校档案工作进展的必然方向。

二、数字转型背景下高校档案文件数字化分类管理存在的问题

高校档案管理工作涉及部门较多、文件类型复杂、形成的档案数据关联性强、使用授权程序复杂等特点。因此，在日常工作中会出现以下几种问题。

一是，高校档案管理工作不集中，学生处、教务处、招生处、党政办公室等各部门不同程度拥有档案资料管理职权，负责文件分类管理工作。

二是，高校各部门之间对档案文件分类管理的要求不尽相同。有的高校必须使用《DA/T 10-1994高等学校档案实体分类法》开展文件分类管理，有的则未做明确要求。

三是，在档案管理数字化转型方面，大多数高校仅采用普通的办公自动化系统来辅助开展档案文件分类工作，并未进行深层次的数字化转型。

四是，随着高等教育普及化，生源数量与日俱增，高校教务部门汇聚了庞杂的文件信息，包括学生学籍、成绩单、课程表、教材等，而其又分属于不同的“领域范畴”标准，破坏了其相互间的天然联系，整体看起来较为繁琐凌乱。

五是，过多、过细的类目层次划分，容易出现类目交叉而难以确定文件归属的问题，且相同类别的档案文件源数据来自不同的职能部门，等待排号降低了管理工作效率。尤其是在高等教育普及化发展格局下，高校档案工作环境出现了较大的变化，查询利用需求明显提升。上述规则框架下生成的文件材料并不能包括所有的业务活动，如人物、实物、网页等存在无类可归的现象。[2]数字转型背景下，高校信息化装备水平不断升级，电子文本的数量及种类不断增加，如何进行有序管理和便捷利用是高校档案工作面临的一大难题，科学的文件分类是关键。

三、数字转型背景下高校档案分类管理策略

(一)扎实基础保障

数字转型背景下的高校档案分类管理是一种机遇，更是一种挑战，对整个工作部署提出了更多、更高要求，扎实的基础保障是其循序渐进推动并不断深化的前提。数字转型背景下，高校要牢牢把握“互联网+”的时代发展趋势，认真贯彻党中央系列战略政策部署，结合自身实际情况，不断升级档案工作信息化装备水平，紧密关注行业前沿动态，积极引入先进科技，包括计算机、互联网、大数据、人工智能等，持续改善档案管理工作运行环境，并由此来推动深层次的变革，实现档案工作效率及质量的双向提升。同时，基于职能的文件分类重构了高校档案工作模式，对从业者提出了新的岗位职责要求。因此，高校还需大力加强“软件”建设，树立高度的人才战略意识定位，并将之作为档案工作改革优化的重要抓手，结合基于职能的文件分类理念，细化岗位工作要求，全方位审查文件生命周期中的业务开展实际，及时洞察其中存在的不足或问题，有针对性地提升从业队伍素养。[3]在此过程中，定期或不定期展开多样化的培训教育活动，必要时可聘请第三方专业机构支持，深入解读基于职能的文件分类功能优势及基本方法，及时更新思想理念，丰富其知识涵养构成，共享行业先进经验，搭建良好的内部交互平台，从而使之更好地支持该项工作发展。另外，以档案管理信息化为切入视角，组织专项培训活动，分析数字转型背景下诱发的深刻变革，提升其“互联网+”思维及信息素养，倡导终身学习，不断提升他们的岗位适应能力及胜任能力。如此，在扎实的技术与人文条件保障下，才能进一步推动基于职能的文件分类在高校档案工作中的落实。

(二)遵循科学原则

作为高校重要的信息资源财富，高校档案在其长期的建设、发展与管理中形成具有门类多、数量大、专业性强等特点。文件分类工作需按照科学的原则导向，保证其可行性。

一是，遵循法制性原则。全面依法治国战略视角下，高校要始终坚持中国特色社会主义正确前进方向，严格遵守各项政策法规，包括《档案法》《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》等，在合法合规的框架下，结合自身工作特点加以创新。

二是，遵循系统性原则。高校档案工作终将朝着规范化、标准化、信息化的方向发展，要制定统一的文件分类标准，做好宏观统筹，以此来保障各院系之间归档及利用的规范性，提高工作效率的同时，促进信息共享。在此基础上，高校还需兼顾档案文件类目的内涵及外延，按照一定的规律做好同层次子类目的次序安排。

三是，遵循准确性原则。随着高等教育普及化，无论是办学规模还是生源规模的不断扩大，各项业务活动中产生的文件信息愈加繁多，涉及教学、科研、党政、财物等档案品类。同时，教学档案又包括教学材料、教案、教学报告等。学生档案则包括新生名册、学籍登记、奖惩资料等。无疑在很大程度上增加了高校档案工作的难度，相应的文件分类难度亦是有所增加，缘于现实工作需求，要科学、严谨地处理好高校档案文件的分类准确性，以免错误归类，影响后期查询应用。[4]

基于上述三项基本原则导向，基于职能的文件分类在高校档案工作中的部署与实施才能更加顺畅且科学，是实现该项工程价值的前提条件。

(三)做好顶层设计

如上分析所述，数字背景下，基于职能的文件分类，可以帮助高校更好地从全局视角切入，根据档案工作的相关信息披露与支持，清楚掌握各项业务的进展情况，从而制定科学的管理决策。在未来的高校档案工作中，需充分重视并做好文件分类的顶层设计，清晰文件的产生到最终去向，以文件全生命周期理论为指导，明确管理需求、精细处置方案，使工作价值得到最大化地释放。基于职能的文件分类提供了一个说明机构做什么及如何做的档案体系。而关于如何进行基于职能的文件分类建构，中国人民大学马林青博士探索出一条普适性道路，并在其《基于职能的文件分类：理论、方法与实践》中进行了详细论述，大致可分为背景调查、业务分析、层级设置和分类编制等几个环节的操作。其中，业务分析是整个建构过程的重点与核心，应当根据高校组织结构特点，梳理清楚自有业务结构框架，并建议采用自上而下和自下而上相结合的方法，做好宏观与微观层面的双向把控，继而生成科学的文件分类框架。[5]

(四)推进精细管理

精细化管理是一种理念，更是一种文化，在现代管理学系统中占据中间层，是规范化的升级、个性化的基础。精细化管理的中心就是落实管理责任，通过管理责任的具体化、明确化，对战略目标进行分解，从而使之在每一个工作环节中都能发挥作用，从而提升企业整体执行力。在该种运行结构模式下，每个环节都是不可分割的基本单元，从而推动组织系统的持续改进和不断优化。[6]基于文件分类思想的高校档案工作，是推进其精细化管理建设的重要推手，整个链路进程应做好文件分类设计，并集成保管期限、处置方案、权限设置等设计，形成了文件全生命周期的业务联动，从而大幅提升其管理效能。例如，对于纸质文档而言，将每年间歇性、集中时段的归档工作精细化到日常工作事务中，可起到良好的规范作用，提升了高校档案工作效果。而对于电子文档，如此有利于实现档案信息的自动捕获、存取权限自动管理等，提高了相关工作效率。事实上，基于精细化管理概念，加之文件分类方法应用，将高校档案管理布满文件的整个生命周期，可实现整个动态流程的集约整合。值得着重指出的是，基于职能的文件分类，对于文件功能的判定是关键，影响着保管期限、权限设置等操作，要善于从“文件为什么产生”的视角切入，满足数字转型背景下批量自动化鉴定的实施，有效应对电子文档激增带来的种种难题。在此过程中，要充分做好技术部门的支持工作，充分依托现代科技装备，不断完善高校文档管理系统功能，全方位考虑权限控制、业务系统联动等需求。

(五)优化主题词表

数字转型背景下，高校档案管理系统牵涉海量数据信息汇聚。为了方便查询应用，有必要做好文件分类工作，并基于此在大数据分析、人工智能等强大搜索技术应用的加持下，按需成功查询文件易如反掌。“互联网+”战略格局下，依托数字转型的高校档案工作，要着力于突破全校不同职能机构之间异构系统的数据交换及共享难题，基于文件分类，设计科学的数据录入标准，逐步推动海量数据向大数据的转化，从而有效支持各项管理决策，实现教学、科研等全流程可控。如上分析所述，基于职能的文件分类编织起了一个能够说明机构做什么及如何做的文档体系结构，且具有清晰、稳定的性能，使各项管理决策更加贴合业务实际，为宏观把控与微观精细化奠定了基础。在此过程中，精细化管理将高校档案工作落实到“件”的力度，从而生成一致的信息流通语义，构成信息共享的基本条件。[7]在具体的工作实践中，值得客观指出的是，基于职能的文件分类只是建构起了高校档案工作的“骨架”，而对于其“血肉”的填充，还需进一步完善运行制度及细则，将基于职能的文件分类作为通用档案处置方案的同时，亦需考虑无法纳入该运行系统的文件信息，单独设立特殊类别，并设计科学的主题词表。由于高校教学、科研等业务活动的复杂性，对于主题词表的设计，应当规范全校学科、专业名称等，并纳入相应的术语。同时，组织机构作为业务的承担者、实施者，亦是文件产生的来源，应归属于分类系统中的一个层级，对其沿革脉络进行分析，将其在各个时期的规范名称纳入机构名称规范表中。

综上所述，数字转型背景下，受多重因素影响，我国众多高校当前阶段的档案工作实践中仍旧暴露出了些许不足，大数据功能及价值尚未得到充分挖掘。基于职能的文件分类，架构起了以文件功能为导向的档案工作网络系统，对解决其在现实语境下的问题有着积极意义，应引起足够重视。在实际组织过程中，依托扎实的保障条件，以科学的原则遵循为导向，结合实际情况，做好顶层设计，推进精细化管理，优化主题词表，从而实现其应有的价值意义。