浅谈结合企业数字化转型构建产品报价分析系统

文/王建华（中铁电气工业有限公司）

本文以面向铁路市场的制造企业为例，先探讨构建产品报价系统的外部环境，然后针对产品报价系统本身进行功能模块化分析，提出有效的系统构建方式，最后探讨该系统和产品成本管理系统以及和企业财务系统的有效对接方法。

一、构建产品报价系统的外部环境分析

在当代数字化背景下，信息效率越来越成为企业之间竞争角逐的关键领域。特别是当企业业务规模扩大以后，随着业务种类和管理层级的增加，信息审核关卡增多，企业内部的信息流通速率变慢，导致决策流程变长。所以，推动企业数字化建设，将粗放的独立的各个业务进行统一化建设，提升企业信息效率已经迫在眉睫。

笔者所在的企业当前在投标竞价过程中，采用的决策方式是先根据招标方要求进行基础成本核算，再根据招标产品的市场价格趋势、其他参与竞价企业习惯采用的竞标策略等信息，结合自身经验，提出报价方案。这种做法具有下列缺陷：

（1）成本测算的支撑依据不清晰；（2）历史报价数据缺失；（3）竞争对手参与项目的报价数据不全；（4）客户信息不全面。

这些缺陷的存在导致企业在进行投标决策时，难以有效确定价格的合理性，导致出现丢失客户或挤压自身利益的现象。此次设计产品报价系统的原则是，结合传统分权式系统和集权式系统各自的优势，采用最新理念下的数据共享平台作为核心，将报价环节中涉及的特有的业务流程简化为独立的报价系统，构建数据平台核心和报价系统端分别处理核心数据和流程数据的架构模型，这不仅有利于报价系统本身的优化和扩张，还有利于其他系统和报价系统的纵深对接，提升数字化报价系统的响应速度[1]。

二、数字化产品报价系统的构建

（一）系统简介

此次构建产品报价系统拟采用易拓展、高容量、高性能的NoSQL分布式关系型数据库，使用Hadoop进行数据的分布式存储和管理，该构架可在用户不必详细了解底层逻辑的基础上完成系统搭建工作，同时Hadoop具备高度的信息运算和存储能力，同时能通过复制副本确保数据信息的安全性，很适合多台计算机的分出存储，具有高度的弹性扩容空间和弹性计算能力。

（二）系统搭建

使用Hadoop框架搭建系统，在处理大规模数据时要做好机器的增减以寻求达到动态平衡，在确保处理任务可靠的情况下，要有效提升系统的安全性，保障在机器宕机或断网的情况下依然具有实时性和准确性[2]。

在搭建平台时建议采用X86系统架构云处理平台，该系统性价比高，价格低廉效果优异，可胜任一般企业的数据要求，另外可使用软件容错代替硬件容错的方式节省成本展开搭建。在设置节点时，可根据系统数据规模展开节点设计，要充分利用分布式数据处理系统的框架优势。在数据存储上要做好物理拆分，将数据存储于多个站点上，但又要保证逻辑的统一性，在平台内用户进行数据查阅时，要保证能根据存储逻辑快速找到目标信息。在各站点加强数据自治性管理，在整个系统架构中，不必过度关注系统的冗余数据，由于该系统为了提升数据安全性会主动生成数据副本，而数据处理能力可以根据增加节点进行拓展，所以在数据清理成本和硬件拓展成本上要做好取舍。

（三）业务融合

根据制造企业的模式，报价系统和业务的融合要从以下方面进行：

第一是报价系统各独立对外端口之间的信息互通建设。要消除以往对应不同细分市场，不同的负责部门独立进行招投标报价核算的行为，降低信息“孤岛”行为带给企业的损失。第二是要作好报价系统和交易市场信息的互通功能，特别是中小型企业，在市场竞争中本来就处在劣势，因此更要面向市场做好数据挖掘功能，最大限度提升报价合理性，降低成本。通过和互联网交换数据，在提升市场信息透明度后，报价系统能更精准地锁定各个目标市场的环境特点，从而有计划地调整产品报价。第三要做好产品推荐功能，在目标客户提出需求后，报价系统能根据客户要求快速建档分析其特点，推荐对应的目标产品，在目标客户更改要求时，能同步更新招投标价格。第四要做好招投标数据的历史记录，以便后续展开分析工作，同时该数据也是市场趋势预测的重要参考数据，在存储数据时要根据预定的数据存储逻辑归类，方便后续调阅。第五要做好产品的展示功能建设，在招投标工作中进行报价时，通过直观的产品展示效果，可有效提升双方的信息交流效率，降低招投标环节的交流成本。同时建立在数字化基础上的招投标产品，可有效提升说服力和产品科技感，吸引目标客户的关注，提升招投标成功率。第六要做好招投标报价环节中的配套服务建设，比如在确定合作后的登记结算工作中的数据录入、结算服务和凭证生成等需求[3]。

三、报价系统和成本信息系统的对接

（一）报价系统和成本信息系统的对接原则

报价系统本身的功能并不复杂，在软件设计流程上也很容易完成逻辑实现，在完成报价系统的基本构建后，重点是要实现该系统和其他系统的数据对接，比如和成本信息系统的对接就是重要内容之一。

在独立的报价系统和成本信息系统之间进行对接时，需要采取数据导出导入的操作，如果采用以上提到的企业数据平台，则需要分析两者在业务上的数据流通，做好底层数据同步工作就更容易实现对接，降低数据对接成本。

成本管理系统围绕“费用对象化”的成本理念，通过费用归集、费用分配及成本计算的过程来实现成本处理业务流程。同时结合了成本对象、成本项目和费用要素的重要成本概念来描述整个过程，并集成出入库业务及出入库核算以实现一个完整的成本管理系统。在成本信息系统和报价信息系统的对接中，要确定数据的先后逻辑，以两者信息交互的重要焦点产品信息为例，在招投标环节中，报价系统要将产品信息传入到成本信息系统中进行估算，在得到结果后返回至报价系统。在该过程中，成本信息系统发挥着底层支持数据的作用，而招投标过程中其他的各项支出等数据，则要同步到成本信息系统中进行核算，进行单向数据传输即可。而在市场信息读取方面，两者虽然共享市场数据信息，但是都只需要从企业数据平台中获取数据即可，不必进行横向数据传输，因此从逻辑上不必建立市场信息的对接关系。如图1是通过企业数据平台交换信息的相关流程图。

图1 企业数据平台信息交换流程图

（二）基于报价系统需求对成本信息系统的对接端口拓展

首先，需要建立基于产品的信息对接端口，根据企业产品的特点，设立符合产品描述的多方面的数据对接指标，例如：针对铁路市场的钢结构产品，不同的技术规格书中可能对产品的质量要求、材料组成、制造工艺需求和外形规格指标等提出了多方面、个性化的要求，每个指标中又包含了多个子项目，则要在成本信息系统中构建相对应的数据表以接受数据信息。虽然不一定要对数据进行全部接受，但是在成本信息系统中需求的数据，在报价系统中一定要有原始数据，尤其是在关键性成本核算的信息数据中，在报价系统中的数据不能为空，否则要做好报错提醒，阻止数据的同步和上传。

其次是要开设面向报价系统相关维护工作的额外成本对接端口，如和报价系统使用维护的相关人员，在企业招投标活动中产生的各类成本可通过“类别+金额”的方式进行上传，该数据可作为今后成本优化中的重要参考指标。在面向报价系统进行成本核算的岗位建设上，要添加负责报价信息审核的成本信息管理专员，比如在报价端口的招投标环节中，对于客户提出的独特的产品定制信息，这些信息在原成本信息系统中未进行预设，则要成本信息管理专员做好面向产品的人工成本分析，在常规系统分析上加入人工分析数据进行矫正，以保障报价系统端产品信息的合理性。

再有就是要结合报价信息端建立正规的成本信息对接制度，指导报价端到底应当重视哪些数据的录入，又应当如何进行规范的录入，一般来说，在涉及产品和资金流转的过程中，都应当做好数据的录入上传工作，避免采用只记手工账的方式进行记录。

最后，就是要建立报价系统和成本信息系统之间的数据存储记录功能，让系统数据对接变得有据可查，比如在报价管理中发生的金额相关数据，如报价指导中的应收费用数据、费用调整数据、收款数据、预收数据、退款数据、保证金数据、核销数据、预开票数据，报价系统与成本信息系统之外的第三方发生的应收、应付数据；报价系统经由成本信息系统的查阅需求数据和信息反馈数据等，在确认数据成功对接后，要采用“数据+时间点+负责人”的方式生成记录。

四、报价系统和财务系统的对接

将报价系统和财务系统进行对接，可有效通过财务指导消除企业在报价环节中的重复投入和效率低下的弊端。为企业成员提供标准化、流程化、高效率、低成本的指导服务，因此，良好的对接效率，可为企业创造价值，达到缩减成本的目标。

（一）报价系统与财务系统对接的标准

报价系统和财务系统的对接主要是确实存在的资金支出和收入方面的成本，在支出成本方面，主要包含报价工作中的人员成本、办公成本和相关设施设备维护成本等。其中在涉及合同方面的支出中，业务人员要按照合同约定进行付款分期申请，在系统通过验收后生成对应的合同清单。如果是报价流程中的临时性费用支出，要允许业务人员通过报价系统发起签报申请；在涉及申请审批问题时，要保证合同、付款申请单、发票的纸质单据的齐全，在财务系统和报价系统的信息对接中，要开设影像资料对接渠道，以便于异地识别，提升财务支持下的报价工作的灵活性。

（二）财务授权和凭证生成

财务安全是企业管理的核心要点，在开启数字化的线上业务操作中，一定要对每一位操作人员授权，仅允许其执行其操作范围内的数据录入、修改和查阅，各操作的权限可能存在不同。为了提升数据可追溯性，要在财务系统的各项操作中生成凭证号，位于报价系统端的业务人员可通过凭证号进行数据查阅，但无权更改。

在凭证生成中，要善于根据需求建立多种凭证模型，根据其他端口的需求提供不同类型的凭证，比如将收款、预收、保证金等不同业务生成一个凭证的操作，可实现多个业务的整合，又比如一个单生成不同的凭证的模式，有利于报价端根据需要进行产品调拨，还有按不同的条件分开生成凭证的方法，可通过设置不同条件，选取单据、组织机构、日期、管理区、结算方式等单个或者多个条件任意组合生成凭证。

（三）智能财务和风险防控

如今，数字化企业越来越重视智能财务系统的建设，通过分析挖掘财务系统的数据价值，对企业发展趋势和市场发展趋势做出预测，作为自己企业的战略参考，以此提升企业在市场中的竞争力。另外，智能化的财务分析系统可有效降低在财务数据分析中的人工成本，实现生产力解放，让财务人员能将工作重心从财务核算工作中逐步转移到以财务数据为参考的企业战略制定层面上来。对于报价系统而言，智能财务系统的出现可有效反馈给报价系统端，提升其判断力，实现风险防控工作。比如智能财务系统在和报价端业务人员客户进行对接的环节中，通过翻阅企业内部该客户的历史付款数据，或者查阅来源于互联网上和该客户有关的行为数据，评估出该客户的信用等级，从而适当调整对该客户的报价，实现有效的风险防控工作。在评估管理客户信用信息方面可建立专门的客户信用数据库，其包含的内容参考图2。还有就是更为强大的智能财务系统不仅能分析本企业的市场数据，也能在足够体量的数据挖掘中，对目标客户的市场数据进行有效分析，从而确定目标客户在接下来的市场变化中的发展走势，以帮助报价端人员做出更加慎重的选择。

图2 客户信用信息评估

五、结语

综上，企业数字化产品报价分析系统的构建，不仅需要企业做好报价系统相关业务的数字化整合，还需要结合报价系统的数据上传需求和数据读取需求进行其他系统的更新对接，其具体操作需要结合企业的业务模式和市场环境进行确定，并在考虑成本的原则下进行经济范围内可承担的数字自动化和智能化分析建设，这样才能最大限度地发挥数字化企业产品报价系统的优势。