“AI财务蜂眼”：智慧财务共享管理的探索

2022-04-13 04:04国网河北省电力有限公司邹伟平刘义江侯栋梁黄斌

管理会计研究 2022年2期

文 · 国网河北省电力有限公司邹伟平刘义江侯栋梁黄斌

一、引言

近年来，国网河北电力紧抓企业数字化转型、数字雄安建设、智慧共享财务体系建设等重点任务，积极推进人工智能、大数据、区块链、RPA等新技术在企业经营、基层减负等工作中深度融合与应用，搭建起一套“全票种报账终端+人工智能单据审核系统”的新型智慧共享财务管理体系，推动了财务管理从“后视镜会计”向数字驱动型的“导航仪会计”转变。

二、建设背景与体系设计

（一）背景：直面会计业务的痛点

国网河北电力是国家电网公司的全资子公司，主要负责河北石家庄、雄安新区、邯郸、保定、沧州、邢台、衡水7地区电网的规划建设、运营管理、供电服务等工作，服务电力客户2500万，2021年完成售电量2139亿千瓦时，同比增长9.70%，经营业绩位居国家电网公司前列。国网河北电力下辖7家市级供电公司、10家业务支撑单位、98家县级供电公司。

随着业务的不断拓展，其在财务管理中的一些难点问题愈加凸显。

（1）柜台业务占比高，诸多基础繁琐事务限制财务人员能力发挥。电网公司在承担工程建设、电网运维、用户服务等一线工作过程中，各类基建、技改、大修、零购，以及日常的电费、办公、差旅、薪酬、福利、车辆、零修、材料、税务等柜台业务工作量占到全部工作的60%。一家地市级电网公司平均每月需处理900多笔金额小到几十元大到千万元的业务。每笔结算单据，财务人员需从单据的有效性、完整性、合理性等多角度平均审核20多项要点。此外，还要对业务的预算额度、现金流预算、挂账情况等系统数据进行比对，最后完成系统录入、资料归档工作。这些柜面基础工作繁重，要求严格，一旦出现错误要花很大精力进行冲销、退回，基层近60%的财务人员都在日复一日地处理这些业务。

（2）业务流转效率低，形成人力成本浪费。在日常工作中，签字盖章的纸质资料较多，发票、工程的开工报告、验收报告、审计定案通知单、结算书等仍需以纸质方式逐级流转审批，一项业务的过程资料收集齐全后，需经过各级业务分管、财务分管等诸多签字环节后才流转到财务人员手中，有的单位成本会计出差几天，报销业务就得暂停几天，不少业务经办人员对财务要求不熟悉，业务来回跑办、沟通咨询占用了经办人员大量时间，形成公司人力成本的浪费。

（3）财务人员业务能力存在差异，标准执行不统一。虽然财务的各项动作均有明确的制度规范，但由于业务能力的差异，在不同的人员和不同的公司之间处理方法仍存在差异。在各类检查审计过程中，业务处理不规范、人为估数分摊不合理、附件资料不齐全、不合逻辑等问题屡查屡犯，不能杜绝，甚至个别公司财务部门为服从本单位领导要求，被迫降低标准，出现“业务部门生病、财务部门吃药”的现象。

（4）系统数据有限，查阅效率低。通过系统集成和人工录入，系统中存储了各类业务总数，但如果需要查看业务的详细内容情况，只能通过调取纸质凭证翻阅。所有业务的明细情况财务都有，但都锁在了档案室，翻阅过程容易造成单据的损坏、丢失，不便于对业务的深入统计和分析。各类审计检查仍需派人进驻现场开展，效率低、成本高。

（二）体系：框架设计

经过调研，市面上也有一些财务机器人产品，但是普遍存在三类问题。一是一些手机拍照类报销产品，审核图像时单据还在办理人手中，存在窜改风险；二是一些智能收单设备，只能处理单一票据，不能同时对多种单据进行比对分析，应用范围受限；三是一些OCR识别类产品能“认字”，但不能进行数据积淀和经验学习，处理业务能力有限。市场上还缺少一款可以实现防窜改、全票种和智能化处理财务业务的产品。

基于以上背景和痛点，国网河北电力组织与中科院、清华、人大、腾讯、百度、华为等20多家技术团队进行反复交流研讨，以结算规则和业务流程相对复杂的业务作为典型场景，完成了“AI财务蜂眼”系统的全面设计开发并成功上线应用。该系统主要由“全票种报账终端”和“人工智能单据审核系统”两大部分构成。

1.全票种报账终端

“全票种报账终端”设置在结算单据从业务人员交接给财务人员的环节，前台设备集成了扫描、识别、信息收集和反馈、单据存储和退回等功能，既能接收纸质结算单据，也能上传处理电子票据。业务人员自助操作将结算单据投递到前台设备后，统一转换为“电子图像+结构化数据”的格式，除了留存原始单据影像外，原各种纸质单据中的业务金额、起始日期、进度情况、付款条件、结算明细等全部转化为结构化数据，按照设定好的规则，对这些数据进行比对分析，便可逐步代替传统的会计审核工作。

目前“全票种报账终端”已经过了四次改良，重点攻克不同种类票据安全传动装置的难题，将环境监控、人脸识别、身份认证、二维码扫描、语音交互、扫描打印等12类设备进行整合，集中了超声检测、匀速进纸、人体感应、远场拾音、电子签名等53项技术。实现了将财务前台窗口向业务延伸，替代财务人员柜台处理业务。其具有如下特点：一是自助式服务。本终端接入公司信息网络，与员工报销、ERP等系统集成，可放置于大厅、营业场所等，可7×24小时服务用户提交单据。二是业务单据全覆盖。本终端对业务经办人提交单据进行识别，单据范围除发票外，还可识别明细清单、费用审定表等制度办法要求的附件，识别范围更广。三是人机交互友好。本终端可把识别、审核、反馈一次性快速完成，出现审核问题当场拒收，并提示问题原因，如果机器识别、审核等出现疏漏，业务人员可选择强制通过。四是单据便捷存取。本终端设置有退票柜（类似丰巢快递柜），如果收取的单据确实存在问题，将放入退票柜并向经办人发送取单码短信，业务人员可随时取回，在设计过程中，同时充分考虑了电子发票、电子票据的发展趋势，对于纯电子附件业务（例如车辆通行费），可直接将电子单据上传系统，完成业务流转，业务办理实现“零跑办”。

2.人工智能单据审核系统

按照业务流程，“人工智能单据审核系统”由识别、稽核、标注、抢派单、复核五大部分组成，在国网河北电力省级统一集中部署，为所有“全票种报账终端”提供支撑。首先，在识别引擎中设定了各类业务单据的模型和人工智能算法，前台设备扫描生成的图片进入识别引擎提取结构化数据。其次，将财务审核要点细化为稽核规则。稽核引擎对结构化数据进行比对，完成单据的机器自动比对初审，并将审核结果反馈给全票种报账终端，审核无误的单据将留存在设备中。然后，机器识别置信度低于95%的数据将被认为可能存在识别错误，将进入标注平台由人工进行干预，对确实存在问题的数据进行重新标注。最后，对于机器无法完成的审核点，进入抢派单和复核平台，由财务人员根据图像和结构化数据完成最终人工审核。人工智能单据审核系统流程具体如图1所示。

图1 人工智能单据审核系统流程

人工标注和审核的过程也是人工智能算法训练和学习的过程，标注数据和审核行为成为算法的“黄金数据”，帮助算法不断迭代升级，提升准确度。算法迭代提升如图2所示。

图2 算法迭代提升

最终审核完毕的单据，其结构化数据传递至财务ERP和管控系统，自动完成记账和支付申请提报，省去财务人员所有手工操作过程。

总之，“全票种报账终端”就像一只只蜜蜂的眼睛，可以辨识各种类型单据上的信息，然后传递给大脑——“人工智能单据审核系统”，由它把各类单据分析加工成有用的数据资产。

三、系统推进中的管理变革和成效

（一）会计业务与财务管理的变革升级

1.建成了新型混合财务共享服务中心

通过以上体系，国网河北电力财务在充分考量地域分布、薪酬差异、队伍结构、管理成本等因素，建成了一种“数据集中为主、人员集中为辅”的新型混合财务共享服务中心。平台与原有系统相互契合协作，自动化迭代更新，实现“三个共享”。①数据共享。本审核系统自动存储获得的单据信息，供员工报销、ERP实时调阅、分析，自动记录单据处理过程，便于财务人员跟踪问题根源，加强源头治理。②规则共享。本系统审核规则库可根据审计发现问题、新制度规定、重点领域管控要求等及时更新、动态调整，实现了一人总结多人共享，让经验实现了积淀和发展。③人员共享。财务人员通过报账终端提交单据后，对于需人工审核业务纳入任务池，通过抢单派单机制分发任务，突破了业务审核的地域限制，通过系统建成了无人的财务共享中心。

相比传统财务共享服务中心（人员集中，实体型）和完全虚拟财务共享服务中心，公司设计的混合财务共享服务中心具有集约化程度高、管控力度较大、空间大、服务好等显著特点，具体如表1所示。

表1 不同类型财务共享服务中心的模式特点和优劣分析

2.实现了会计业务过程的自动化

（1）自动进行报销审核工作。通过设定审核规则，自动对报销单据进行审核，与税务系统互联，自动对发票的真伪进行验证，并可根据审计发现问题及时更新规则，规则固化统一，杜绝人工审核的角度或把关尺度的差异，杜绝人情账。

（2）自动提升识别准确率。识别过程中加入了人工干预来防止机器出现纰漏，人工干预的行为将自动成为系统机器学习的“黄金样本”，帮助系统自我提升，伴随识别的单据和应用的单位越来越多，算法便可快速迭代，逐步减少人工干预程度。新旧账务处理流程对比图如图3所示。

3.达成了信息系统集成一体化

（1）充分契合现有系统功能，提升系统整体效用。“人工智能单据审核系统”与国网河北电力员报、ERP、门户、发票池、凭证电子化、短信平台等有机衔接，不改变、不切断原有系统任何功能，不改变用户的原有使用习惯，仅对过程中人工跑办处理等复杂费时的环节交由系统实现便捷处理，系统间链路更加贯通，多系统整体更加高效。

（2）采用独立部署方式，保证数据安全。当前市场上多数的智能化公司采用外网云架构模式提供服务，将核心算法资源和海量样本数据牢牢把握在自己手中，但此种模式势必带来数据外泄风险。国网河北电力充分应用现有系统功能，采用独立网络环境部署，税务发票信息只进不出、只读不取，杜绝财务信息的内外交互，充分保障财务数据的安全性。

4.实现了财会管理的智能化

（1）实现电子会计档案智能管理。原始凭证及档案整理存在耗时长、纸质档案查阅效率低、易损坏等难题。依托“全票种报账终端+人工智能单据审核系统”对财务结算单据的实时转化，加以归类，建立财务档案电子化归档系统，实现会计基础工作的数字化管理。主要包括原始凭证电子化管理和全口径电子档案管理，将票据档案与业务透视、会计报表紧密关联，从而实现财务档案从采集、入库、保管、调阅到统计的全生命周期的电子智能化管理，释放财务档案管理基础工作人力，提升档案应用价值。

（2）实现了数据智能统计分析。过去的财务统计与分析仍处于较为基础的阶段，存在统计时效性较差、应用价值较低、分析视角有限、预测能力不足等问题。依托“全票种报账终端+人工智能单据审核系统”智慧共享财务管理体系，将数据采集交换、共享融合、组织处理、建模分析、管理治理和服务应用集于一体，形成了综合性数据能力分析平台，在公司大数据生态中发挥了承上启下的功能，提供面向数据应用支撑的底座能力。依托于数据中台强大的数据能力，梳理财务报表统计和财务分析的需求，在国网数据中台提供的技术架构上部署智慧报表和智能分析应用，确保数据分析的准确性和及时性，从而推动整个体系的持续运营。

（3）实现了内控、合规、风控模式的转型。依托该审核系统，逐步构建发票智联体系，能够实现发票从开具、邮寄、签收、扫描、认证、对账整个生态链的自助、自动及智慧互联，降低发票、税务风险及业务风险。扫描并经人工智能识别之后对发票进行自动验真、提取全要素信息，自动推送影像信息、自动与结算单匹配之后向业务系统自动生成结算和报告。实时监控、预警公司下属所有单位开票情况，加强进、销项税务分类编码的控制，实时发票自动验真，自动识别异常单据，对异常单据再进行人工干预，充分降低重复开票或人工失误等情况，及时预警发票问题，有效规避税务风险。

（4）实现了财务管理体系的不断迭代。基于报表画像的思路，通过自我学习、智能分析、自动匹配，快速响应财务内外部报表及分析的需求，实现财务管理统计与分析的自动化、智能化。智慧报表将画像分析思路应用于企业财务报表及分析体系，智能分析、自动匹配，在统一规范、完整准确、适度汇总的数据基础上，以“元素+维度”为载体，自动计算，快速响应内外部报表需求。元素包含金额、数量、比率等；维度指的是将指定元素数值进行组合或细分的分析元素特征。通过获取财务数据与业务数据的充分链接，将算法、可视化、移动应用等技术应用于数据分析，规划数据分析专题及指标体系，服务于财务和业务人员，逐步实现从响应业务到创造业务。

（二）启示

“全票种报账终端+人工智能单据审核系统”的智慧共享财务管理体系，从多个维度深入全面分析财务管理的智能、共享趋势，使公司人员对“什么是财务智能化、共享化转型”，“财务转型的必要性、迫切性”形成更深刻的理解，有助于激发企业员工的创新意识，提升企业创新水平，保持在同行业及市场上的先进性。

随着AI智能技术的影响日益增加，AI+智慧财务管理将应用在更多部门与单位，能够为业务人员和财务人员解决大量实质性问题。一方面，通过提供有效的智慧财务应用实践案例，积极展开内外部单位交流，有助于树立起国网财务品牌，打造良好社会形象。另一方面，人工智能在财务领域的作用越来越重要，图像识别技术、机器学习技术在财务领域的应用，为财务领域带来巨大的影响，有效促进了企业数字化转型。